Как работать с самозанятыми. Отчетность компании

Государственные и муниципальные органы власти получают сведения о деятельности предпринимателей и организаций посредством различных форм. Состав и порядок представления данных зависят от вида бизнеса, его размера, применяемых режимов налогообложения и иных критериев. Наиболее распространенными типами отчетности являются:

• Бухгалтерская отчетность – это отчетные формы, сформированные по правилам, которые установлены бухгалтерским законодательством (федеральный закон, ПБУ, ФСБУ). Этот тип отчетов содержит данные об имуществе, задолженности и капитале компаний. Ряд компаний (например, малый бизнес) имеет право не формировать эти отчеты.
• Налоговая отчетность – это декларации, уведомления, расчеты и иные отчеты, связанные с исчислением и уплатой налогов (сборов). К этому типу отчетности можно отнести любые регламентированные отчеты, которые предоставляют в налоговые органы. Состав представляемой отчетности будет зависеть от выбранного режима налогообложения и характера осуществляемых сделок.
• Статистическая отчетность – это сведения о деятельности компании, которые предоставляют для целей статистического наблюдения. Перечень отчетов, которые нужно представлять в Росстат, зависит от бизнеса. Для малых компаний и предпринимателей набор статистических форм ограничен.

Дополнительно компании могут предоставлять ситуационную (например, отчеты, связанные с пандемией), экологическую (в Росприроднадзор) и специализированную отчетность. Также у организации может быть обязанность представлять сведения во внебюджетные фонды и иные государственные органы.

Отчетность может быть как регулярной (например, ежемесячной), так и разовой (например, запрос сведений). При этом необходимо различать запросы, связанные с предоставлением документов (например, счетов-фактур в рамках встречной налоговой проверки), и запросы, связанные с заполнением отчетных форм (когда автор запроса присылает шаблон отчета).

Договор с физическим лицом, являющимся плательщиком налога на профессиональный доход, оформляется с учетом общих требований Гражданского кодекса РФ. Документ может быть оформлен как в письменной форме, так и виде оферты. Допускается также вариант в виде обмена электронными документами.

Перед заключением договора необходимо проверить регистрацию гражданина в качестве самозанятого. Для этого на сайте ФНС РФ действует бесплатный онлайн-сервис. Для контроля статуса физического лица необходимо ввести его ИНН, а также дату, на которую необходимо выполнить проверку. Сервис будет полезен организациям, которые уже работают или планируют работать с самозанятыми гражданами. Проверка поможет правильно рассчитать налоги и взносы по таким договорам. Альтернативный вариант проверки статуса будущего исполнителя – запрос специальной справки, которая формируется в приложении «Мой налог» (письмо ФНС РФ от 05.06.2019 № СД-4-3/10848).

Перед подписанием договора с самозанятым необходимо учитывать действующие ограничения для этого налогового режима: отсутствие сотрудников у самозанятого, запрет некоторых видов деятельности, лимит суммы доходов, ограничения для бывших работодателей и иные.

Если индивидуальный предприниматель, с которым сотрудничала компания, перешел на уплату налога на профессиональный доход, то действующий договор не перезаключается. Исключение – существенно изменились условия договора. Если в договорах с индивидуальным предпринимателем стоимость товаров, работ, услуг была установлена с НДС, то потребуется заключить дополнительное соглашение. В нем нужно урегулировать цену и указать, что поставщик либо исполнитель стал плательщиком налога на профессиональный доход (п. 3 письма ФНС РФ от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

Организации и предприниматели, выступающие в качестве заказчиков, имеют право заключать договоры на выполнение любых работ или услуг у самозанятых в рамках норм, установленных гражданским законодательством России. В качестве предмета соглашения могут выступать разрешенные законом виды деятельности физических лиц, зарегистрированных в качестве плательщиков налога на профессиональный доход. В частности, организация может заказать ремонтные работы или клининговые услуги у самозанятых.

Перед оформлением документов заказчик должен предусмотреть все ограничения и риски, действующие для самозанятых:

• компания не имеет право заключать договор с самозанятым, если последний был сотрудником организации-заказчика менее двух лет назад. До момента истечения этого срока сотрудничество возможно в рамках гражданско-правовых отношений с физическим лицом, зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя, или обычным гражданином (не имеющим особого статуса);
• для самозанятых действуют ограничения суммы годового договора: при превышении выручки за календарный год лимита 2,4 млн рублей применять налог на профессиональный доход уже нельзя. При этом организация не имеет права контролировать сумму доходов, поэтому в договоре с самозанятым необходимо предусмотреть обязательство проинформировать заказчика о потере физическим лицом права на применение льготного режима налогообложения;
• все услуги (работы) в рамках сотрудничества с самозанятым должны выполняться персонально тем физическим лицом, с которым подписан договор. Закон прямо запрещает самозанятым нанимать сотрудников. В качестве предосторожности организация-заказчик должна предусмотреть этот запрет в договоре;
• самозанятые имеют право реализовывать только ту продукцию, которую произвели самостоятельно. Реализовывать покупные товары запрещено, поэтому для снижения налоговых рисков заказчик должен убедиться (принять все возможные шаги) для контроля закупаемой продукции.

Дополнительно закон о самозанятых предусматривает ряд услуг, которые запрещено оказывать в рамках этого режима налогообложения:

• услуги арбитражных управляющих, оценщиков, адвокатов, медиаторов, частных нотариусов, участников договора простого товарищества;
• услуги по доверительному управлению имуществом;
• сделки по договорам поручения, комиссии и агентскому договору, кроме случаев, когда посредник оказывает услуги по доставке товаров и при приеме денег от покупателя для продавца применяет ККТ;
• добыча и продажа полезных ископаемых, а также подакцизных и товаров с обязательной маркировкой;
• реализация имущественных прав на недвижимость, кроме сдачи в аренду жилья (нельзя сдавать нежилые помещения и апартаменты).

Для подтверждения суммы оказанных услуг, даты и факта их оказания необходимо оформить и подписать акт выполненных работ (услуг) от самозанятого (информация ФНС РФ от 26.08.2021). В бухгалтерском и налоговом учете заказчика работы и услуги приходуются датой чека или акта от исполнителя. Например, если фактически работы оказаны позже выдачи чека и это указано в акте, то по дате акта. Акт здесь служит дополнительным документом для налогового учета, который отражает дату предоставления услуги.

Выплаты по гражданско-правовым договорам с самозанятыми отражаются в бухгалтерском учете компании на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Детализация переводов физическому лицу выполняется по контрагенту и договору подряда. Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» использовать нельзя, из-за того, что он предназначен для расчетов с сотрудниками, с которыми заключены трудовые договоры. Выплаты самозанятым за оказанные услуги, выполненные работы не относятся к расходам на оплату труда.

Корреспондирующий счет определяется исходя из характера работ или оказываемых услуг. Правила учета аналогичны расчетам с другими физическими лицами, не зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей. Проводка по отражению выплаты: Дт 76 Кт 50,51,52.

Для подтверждения оплаты услуг самозанятому он обязан сформировать и предоставить заказчику чек из приложения «Мой налог». В нем указывается ИНН самозанятого гражданина, наименование услуги, работы либо товара и сумма расчета. Электронный или печатный чек – неважно.

При осуществлении выплат компания (предприниматель) обязана руководствоваться общими правилами расчетов денежными средствами. В отношении самозанятых не действуют лимиты расчетов наличными деньгами (100 тыс. рублей по одному договору). Однако систематические выплаты наличными или регулярные платежи самозанятым могут нести налоговые риски.

Вместе с вознаграждением организация-заказчик может перечислять в адрес самозанятого компенсацию расходов, понесенных при оказании услуг или выполнении работ. Подобные платежи облагаются НДФЛ, так как не являются доходами от реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав самозанятых. Одновременно с этим начислять страховые взносы на подобные выплаты не требуется.

Для целей налогообложения прибыли признаются только те расходы, которые экономически обоснованны и документально подтверждены (абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ). Такие расходы должны быть связаны с непосредственной деятельностью организации. Иные расходы, например, транспортные или на проживание, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Те расходы, что не входят в вознаграждение, являются личными расходами самозанятого лица. Учитывать подобные выплаты организация не имеет права – они не связаны напрямую с ее деятельностью.

Плательщики УСН не вправе учесть компенсации расходов исполнителю-физлицу, который платит налог на профессиональный доход. При объекте «Доходы» расходы вообще не учитывают. При объекте «Доходы минус расходы» выплаты также не учесть, так как этих расходов нет в закрытом перечне из ст. 346.16 НК РФ.

Персональные данные о физических лицах, с которыми работает организация, необходимо представлять в налоговую инспекцию ежемесячно до 25-го числа следующего месяца. В этот отчет включают данные о сотрудниках, с которыми заключен трудовой договор, о работниках, с которыми компания сотрудничает на основании гражданско-правового договора, а также информацию о сумме выплат за отчетный месяц. Отражать самозанятых в персонифицированных сведениях в ИФНС нужно в трех случаях, связанных с видом договора, оформлением чека об оплате.

Первый случай – самозанятый работает в организации по трудовому договору. Сотрудникам не запрещено совмещать деятельность на специальном режиме с работой по трудовому договору, выплаты по которому не будут облагаться налогом на профессиональный доход (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Работник, который заключил трудовой договор, относится к застрахованным лицам. Его нужно отразить в персонифицированных сведениях в общем порядке (п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 3.1 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Второй случай – самозанятый работал в организации по трудовому договору, уволился менее двух лет назад, а сейчас выполняет работы по договору ГПХ. В этом случае физлицо не может применить льготный режим налогообложения к доходам по договору ГПХ, полученным от организации. Такие доходы не относятся к объекту обложения налогом на профессиональный доход (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Поэтому самозанятого нужно отразить в персонифицированных сведениях.

Третий случай – на отчетную дату организация не получила от самозанятого чек по оплате. Если нет чека – нет подтверждения, что выплата получена в рамках налога на профессиональный доход (ч. 1 ст. 15 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Значит, это обычная выплата в рамках ГПД и сведения об исполнителе нужно отразить в персонифицированных сведениях. Если чек от самозанятого получен после сдачи отчета, предоставьте по нему уточняющие сведения.

В отношении выплат физическим лицам, зарегистрированным в качестве плательщика налога на профессиональный доход, организация-заказчик не начисляет НДФЛ и страховые взносы. В связи с этим при заполнении регламентированной отчетности, связанной с этими налогами (взносами), учитывать и заполняет данные о самозанятом не требуется. Относительно налоговых обязательств по подоходному налогу и взносам во внебюджетные фонды самозанятый рассматривается аналогично подрядчику (исполнителю) юридическому лицу.

Из этого правила действует единственное исключение: если самозанятый в период выполнения работ или оказания услуг компании утратил право на применение налога на профессиональный доход и организация-заказчик несвоевременно получила информацию об этом факте. В этом случае юридическое лицо или предприниматель будет обязан удержать НДФЛ и начислить взносы, а значит – придется предоставить информацию в соответствующей налоговой отчетности. В частности, потребуется заполнить сведения в 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1.

В других отчетных формах данные по сотрудничеству с самозанятыми отражаются в общем порядке. Например, в бухгалтерском балансе задолженность перед исполнителем показывают в составе долгосрочной или краткосрочной кредиторской задолженности. Перечисленные авансы — в качестве дебиторской задолженности. Оплата услуг самозанятого должна быть отражена в отчете о движении денежных средств в качестве переводов при операционной деятельности компании.

В налоговой отчетности – в декларациях и расчетах – операции с самозанятыми отдельно не обособляются, их отражают в составе общих показателей, предусмотренных регламентированными отчетными формами. Например, в декларации по налогу на прибыль вознаграждения, выплаченные самозанятым и относящиеся к прямым расходам, необходимо включить в строку 010 приложения № 2 к листу 02.