Как работать с самозанятыми, чтобы не возникло споров с налоговой

При проверках налоговые органы могут переквалифицировать договоры с самозанятыми в трудовые, если обнаружат, что исполнители ведут свою деятельность не самостоятельно, а по указаниям организации.
Если договор признают трудовым, то организации потребуется доплачивать в бюджет взносы и НДФЛ. Кроме того, за нарушение трудового законодательства компании грозит штраф до 100 тыс. рублей, руководителю — до 20 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Инспекторы в ходе проверки обращают внимание на то, как в компании организована работа с самозанятыми. Выявить трудовые отношения между контрагентами попроверяющим помогают три основных признака.

Признак № 1. Исполнитель зависит от заказчика
Самозанятые должны вести свою деятельность самостоятельно и не обязаны подчиняться внутренним правилам организации. Если заказчик напрямую управляет работой исполнителя и принимает за него решения, то налоговые органы могут заподозрить трудовые отношения.

Основные моменты, которые говорят о наличии трудовых отношений, следующие.
• Регистрироваться в качестве самозанятого – основное условие для заключения с исполнителем гражданско-правового договора с компанией.
• Организация самостоятельно распределяет самозанятых по своим объектам, исходя из производственной необходимости.
• Учреждение определяет режим работы самозанятого, в том числе продолжительность его рабочего дня или смены, а также время отдыха.
• Сотрудник организации непосредственно руководит работой самозанятого и следит за результатами его деятельности.

Признак № 2. Самозанятый использует в работе активы заказчика
Самозанятые должны использовать в работе свои материалы, инструменты и оборудование. Например, компьютер, строительные инструменты и другие активы. Заказчик несет расходы лишь на выплату вознаграждения заказчику.

Инспекторы могут посчитать отношения между контрагентами трудовыми, если исполнитель фактически трудится на территории или в офисе компании и использует ее материалы, инструменты или оборудование.

Признак № 3. Исполнители получают зарплату вместо вознаграждения
Самозанятый получает за свою работу вознаграждение, которое напрямую зависит от объема выполненных работ или оказанных услуг. Зарплату, которая установлена во внутренних документах организации, вправе получать лишь сотрудники.

Проверяющие определяют доходы самозанятых из информации приложения «Мой налог» и могут усмотреть трудовые отношения, если исполнитель получает деньги за работу в фиксированном размере и в те же сроки, что и сотрудники компании, которые трудятся по трудовым договорам.

Данные признаки ФНС озвучила в своем письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@.

Организация вправе привлекать к работе самозанятых только в том случае, если необходимо выполнить разовую задачу за определенную плату, которая соответствует объему работ. При этом привлекать одного исполнителя к выполнению разных работ ежемесячно не запрещено.

Важно учитывать, что в качестве исполнителя нельзя привлекать работников, которым потребуется выделить рабочее место, материалы и оборудование. Кроме того, нельзя привлекать самозанятых, которые будут напрямую подчиняться сотрудникам организации.

В случае если компании нужен работник, который будет подчиняться вышестоящему руководству, ежемесячно выполнять работу в рамках своих должностных обязанностей с использованием активов организации и следовать внутренним правилам, то такого работника необходимо принять в штат по трудовому договору.

Избежать споров с налоговыми органами можно, если на каждом этапе работы с самозанятыми руководствоваться следующими принципами.

Размещение вакансий. В объявлениях по привлечению исполнителей и подрядчиков необходимо избегать любых формулировок и понятий, которые предусмотрены в трудовом законодательстве. На исполнителей по договорам ГПХ и ГПД данные положения не распространяются.
Кроме того, необходимо исключить из текста объявлений требование о регистрации в качестве самозанятого. Это связано с тем, что исполнители вправе самостоятельно решать – регистрироваться в качестве самозанятого или нет.

Предварительная проверка самозанятого. При выборе исполнителя необходимо проводить предварительную проверку на предмет выполнения кандидатом следующих условий:
• гражданин зарегистрирован в качестве самозанятого. Это можно сделать на официальном сайте налоговой npd.nalog.ru по ИНН физического лица;
• самозанятый не работал в организации в течение последних двух лет. При нарушении этого условия компания не вправе заключить договор с самозанятым;
• самозанятый не был сотрудником зависимой компании, у которой те же учредители или руководители. Это поможет избежать подозрений со стороны налоговой в формальном увольнении сотрудников;
• исполнитель вправе заниматься указанным видом деятельности. Все ограничения прописаны в части 2 ст.6 федерального закона № 422-ФЗ.
При условии соблюдения вышеперечисленных условий можно приступить к оформлению договора ГПД или ГПХ с исполнителем.

Заключение договора с выбранным исполнителем. Для минимизации рисков при работе с самозанятыми в условиях договора необходимо прописать следующие условия:
• исполнитель является самозанятым на момент заключения договора. В качестве подтверждения необходимо приложить справку о регистрации в качестве самозанятого;
• организация не является налоговым агентом по отношению к самозанятому и не обязана платить за него налоги и страховые взносы в бюджет;
• самозанятый не обязан подчиняться трудовому распорядку организации, следовать указаниям работников компании при выполнении своей работы, так как правила трудового распорядка организации на самозанятого не распространяются;
• самозанятый обязуется выполнить по договору конкретное задание или работу в определенный срок. Например, исполнитель обязан сделать инфографику, доработать сайт или провести определенное исследование на рынке за неделю;
• оплата выполненной работы рассчитывается исходя из объема выполненной работы и производится в сроки, указанные в договоре. При этом важно исключить фиксированные выплаты, которые не привязаны к объему работ или результатам деятельности;
• по факту выполнения работ самозанятый обязуется предоставить акт выполненных работ (оказанных услуг) и чек из приложения «Мой налог». Это основной документ, который подтвердит расходы по сделкам с самозанятым;
• самозанятый обязуется заранее предупреждать организацию о прекращении своей деятельности или снятии с учета. За нарушение условия следует предусмотреть ответственность, размер которой можно установить в размере компенсации НДФЛ, взносов, пеней и штрафов, которые могут быть доначислены компании.

Важно учитывать, что в тексте документе необходимо избегать любых формулировок и понятий трудового законодательства.