Как предоставить неиспользованный отпуск

Оплачиваемый отпуск компания обязана предоставлять своим сотрудникам ежегодно минимум на 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115, ч. 1 ст. 122 ТК РФ).

В исключительных случаях, когда предоставление дней отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год, если иное не предусмотрено ТК РФ. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124, ч. 2 ст. 252 ТК РФ).

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

При перенесении отпуска на следующий год денежной компенсацией может быть заменена лишь часть неиспользованного отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Например, работник согласно коллективному договору имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью четыре календарных дня. По производственным причинам он не смог отдохнуть в 2022 году, в связи с чем отпуск был перенесен на следующий год. Следовательно, работник вправе использовать 64 календарных дня отдыха (32 дня за 2022 год и 32 дня за 2023-й). В таком случае он может написать заявление о замене денежной компенсацией каждой части отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней (4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий). Работник также может попросить заменить ему денежной компенсацией любое количество дней из части каждого отпуска, превышающей 28 календарных дней (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).

Денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, не превышающий 28 календарных дней, работник может получить только в случае увольнения (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Трудовое законодательство не содержит положений, в соответствии с которыми неиспользованные сотрудником дни отдыха сгорают. Работники, у которых очередной отпуск либо переносился, либо не был им предоставлен вовсе, имеют право на предоставление неиспользованных дней отдыха в рамках очередного года.

Сведения о неиспользованных ежегодных оплачиваемых отпусках за прошлые периоды работы, то есть предыдущие рабочие годы, которые работник отработал в компании, рекомендуется отражать в графике отпусков.

По мнению Роструда, в график нужно включать полный отпуск на рабочий год. Ведомство указало, что ТК РФ не запрещает включать либо не включать в график неиспользуемые отпуска за прошлые периоды (сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2022).

Законом прямо не предусмотрена обязанность включать дни отдыха за прошлые периоды работы в график отпусков на очередной календарный год. Если их включить в график, то работники не смогут отказаться от отпуска и будут обязаны использовать его в запланированные даты. Это позволит избежать задолженности по отпускам перед работниками, а в некоторых случаях и ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, например, за нарушение ч. 4 ст. 124 ТК РФ — непредоставление отпуска в течение двух лет подряд.

Исключение составляют отдельные категории работников, которые могут использовать отдых в удобное для них время, например, у имеющих трех или более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет (ч. 2, 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК РФ).

Если у работника накопились дни отдыха за прошлые периоды работы, не включенные в график отпусков, очередность их предоставления определяется по соглашению между работодателем и сотрудником (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Порядок очередности предоставления таких отпусков рекомендуем прописать, например, в положении об отпусках.

Порядок внесения в график отпусков на очередной календарный год сведений о ежегодных оплачиваемых отпусках работников за прошлые периоды работы нормативно не предусмотрен.

Если компания составляет график по унифицированной форме № Т-7, рекомендуем вносить в него сведения о таких днях отдыха так же, как и об отпусках за текущий год.

Можно предусмотреть, что работнику сначала предоставляют отпуск за прошлые рабочие годы, а потом за очередной или наоборот. Хронологическую последовательность соблюдать необязательно (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Если компания использует свою форму графика, ее можно заполнить аналогичным образом.

Если отпуск за прошлые периоды работы не включен в график отпусков, то он предоставляется по соглашению между работодателем и сотрудником (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Обычно работник обращается с заявлением об использовании дней отдыха за прошлый период работы. Документ составляется в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет. В нем нужно указать:

• Ф.И.О. сотрудника, его должность, структурное подразделение (если есть);
• просьбу предоставить отпуск за прошлые периоды работы с указанием его вида — в зависимости от того, какой отпуск накопился у работника, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• рабочий год, за который работник просит предоставить неиспользованный отпуск;
• желаемое количество дней отдыха и период их предоставления. Например, остатки неиспользованного отпуска можно присоединить к отпуску за текущий рабочий год либо предоставить их отдельно;
• дату подачи заявления.

Сотрудник должен поставить на заявлении свою подпись.

Срок подачи заявления законом не установлен. По мнению специалистов Роструда, заявление на отпуск вне графика работник должен подать заблаговременно, например, не позднее трех дней до начала отдыха («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2022). Это обусловлено необходимостью оплаты работодателем отпуска не позднее чем за три дня до его начала.

Если работник не обращался с просьбой предоставить ему дни отдыха за прошлые периоды, а работодатель хочет, чтобы он их использовал, то можно, например, составить уведомление с таким предложением. Документ составляется в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет. В нем нужно указать:

• Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение (при наличии);
• сведения о накопившемся за прошлые периоды работы отпуске: его вид, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск, рабочий год, за который не он использован, количество дней отдыха;
• предложение использовать накопившиеся дни отдыха. Можно указать даты, когда работодатель готов отпустить работника в такой отпуск. Например, предложить присоединить его к отпуску за текущий рабочий год либо предоставить отдельно;
• просьбу к работнику выразить согласие с предложением либо отказаться от него. Для этого можете предусмотреть специальную графу.

После получения уведомления сотрудник делает отметку о своем согласии или несогласии пойти в предложенный отпуск.

Если в компании оформляют ежегодные отпуска приказами, то приказ о предоставлении работнику отдыха за предыдущие рабочие годы составляют в стандартном порядке.

В частности, используют унифицированную форму № Т-6 (если оформляется отпуск сразу нескольким работникам — № Т-6а) или самостоятельно разработанную форму. В приказе указываются:

• Ф.И.О., должность работника;
• структурное подразделение (если есть);
• даты начала и окончания отпуска, его продолжительность;
• рабочие годы, за которые он предоставляется.

Если таких рабочих лет много, можно указать период в совокупности за все рабочие годы либо по отдельности каждый рабочий год. В последнем случае при использовании унифицированной формы, например, № Т-6, в нее можно включить дополнительные графы, издав приказ о добавлении в названную форму реквизитов (абз. 2, 3 порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20).

Образец заявления о предоставлении отпуска за прошлые периоды работы.

В личной карточке работника по унифицированной форме № Т-2 сведения о предоставленном ежегодном оплачиваемом отпуске за прошлые периоды работы нужно отразить в разделе VIII «Отпуск». Нужно прописать:

• вид отдыха, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск,
• период работы, за который он предоставляется,
• продолжительность отпуска, даты его начала и окончания,
• основание предоставления — например, приказ об отпуске.

Если дни отдыха предоставляются не за один рабочий год, а за несколько, рекомендуем отразить данные об отпуске за каждый период работы отдельной строкой. Так будет удобнее, например, отслеживать, сколько дней использовал работник в конкретном рабочем году.

За непредоставление дней отдыха, которые полагаются работнику, предусмотрена материальная ответственность в виде денежной компенсации морального вреда и (или) административная ответственность, например в виде штрафа, который для организации может достигать 70 тыс. рублей. Ответственность в этом случае наступает, только если работодатель виновен в непредоставлении дней отдыха (ч. 1 ст. 1.5 КоАП РФ, ч. 1 ст. 233, ч. 1 ст. 237 ТК РФ). Например, если он не предоставил сотруднику ежегодный отпуск в течение двух лет подряд, чем нарушил ч. 4 ст. 124 ТК РФ.

Административная ответственность за непредоставление полагающегося по закону отпуска, если это нарушение совершено впервые, предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения, штрафа. Его размер может составить:

• для должностного лица от 1 до 5 тыс. рублей;
• для организации — от 30 до 50 тыс. рублей.

За повторное нарушение ответственность предусмотрена ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа, дисквалификации должностного лица на срок от года до трех лет. Размер штрафа уже может составить от 10 до 20 тыс. рублей для должностного лица, а для компании — от 50 до 70 тыс. рублей.

Если отпуск установлен коллективным договором, соглашением, то административная ответственность за его непредоставление предусмотрена ст. 5.31 КоАП РФ в виде предупреждения, штрафа в размере от 3 до 5 тыс. рублей.

Размер денежной компенсации морального вреда (если работник о ней заявит) определяется по соглашению с работником, а в случае спора – по решению суда (ст. 237 ТК РФ).