Как получить электронную подпись для физических лиц

С точки зрения Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись — это информация в цифровой форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной росписи, с помощью которого можно подписывать ЭД. Однако не стоит прямо воспринимать, что эта та же самая физическая подпись, которую ставит лицо на бумаге. Вы конечно можете сделать это графически «для красоты». Но в этом случае главное значение будет иметь не изображение подписи, важна уникальность и порядок символов, из которых состоит подпись. Проще говоря, подпись — это некий специальный код. Цифровая подпись может никак не выглядеть. Чтобы проверить ее наличие, нужны специальные программы. Один из хороших способов — проверить на госуслугах. Однако иногда подпись может быть видна. Зависит это от того, на каком сервисе подписываются документы. Выглядеть она может как несколько символов или как штамп.

Физически же это может выглядеть как обычная флешка (usb-носитель), sim-карта, smart-карта (как обычная пластиковая карта), токен (внешне схожее с usb). Однако все физические носители не являются подписью. На этих физических объектах хранятся отдельные составляющие. К таким комплектующим относятся: электронный сертификат, символы (ключи). Эти данные используются при создании ЭП.

ЭЦП может быть необходима в различных жизненных ситуациях, с которыми граждане сталкивается ежедневно. Перечень моментов, когда она может быть нужна, достаточно широк. Перечислим возможные случаи:

— подписание электронных документов работником через информационную систему работодателя (подходит для удаленной работы);

— получение государственных и муниципальных услуг (регистрация, обращения, взаимодействие с налоговой и прочее);

— заверение документов;

— регистрация юридического лица или ИП;

— подача иска в суд;

— подача жалобы;

— подача электронных заявлений (в учебные заведения, детский сад и другое);

— получение патента;

— заключение договоров;

— заключение сделок с недвижимостью.

Данный перечень не является исчерпывающим. Использование ЭП возможно  в различных ситуациях. Все это и многое другое доступно для физлиц, получивших ЭЦП.  

Всего существует два вида электронных подписей — простая и усиленная.

1. Простая электронная подпись — это ЭП, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Иначе говоря, уровень защищенности ЭП менее серьезный, чем при применении усиленной ЭЦП. С понятием простой подписи мы нередко встречаемся в повседневных дела: это обычные логин и пароль для входа в приложение или код из СМС, который мы получаем на свой телефон. Это может быть мобильный банк, установленный на телефоне. Факт входа в приложение через логин и пароль и совершения там оплаты будет использованием ее простой формы.

Однако чтобы простая ЭП была официально признана, необходимо данный факт зафиксировать документально. Это может быть соглашение между сторонами, обменивающимися с помощью ЭДО. Также это может быть прописано в нормативных актах. Подпись будет собственноручной, если это предусмотрено соглашением или НПА —  как в случае с банком. Если провести оплату через приложение, будет использована обычная ЭП, так как это прописано в условиях договора с банком.

Простую форму лучше не использовать при работе с документами, которые регулируют финансовые или имущественные отношения: дело в уровне защищенности такой подписи. Сложно будет доказать, что с личного кабинета сообщение отправлено именно тем лицом, которому кабинет принадлежит. Для таких дел лучше иметь усиленную подпись.

2. Усиленная электронная подпись подразделяется:

— на усиленную неквалифицированную электронную подпись;

— усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 1 ст. 5 закона об электронной подписи).

Обе они получаются в результате криптографического преобразования информации, иными словами, в результате шифрования.

Неквалифицированная подпись формируется из нескольких условий (ч. 3 ст. 5 закона об электронной подписи). У нее есть ключ электронной подписи. Такой ключ есть и у квалифицированной ЭП. Ключ представляет собой уникальную последовательность символов.

НЭП защищена надежнее, чем простая ЭЦП. При этом чтобы она считалась собственноручной подписью, это также должно быть закреплено в соглашении или НПА.

Стоит добавить, что такую подпись используют в документообороте при финансовых сделках (других имущественных сделках). Однако в судах часто отказываются их принимать. Связано это с тем, что создание таких ЭП не подлежит контролю. Поэтому не всегда понятно, кому эти подписи принадлежат.

Квалифицированная подпись также формируется из оснований, предусмотренных ч. 3 ст. 5 закона об электронной подписи. Помимо этих оснований, КЭП еще имеет квалифицированный сертификат, который выдает аккредитованный центр (ч. 3 ст. 5 закона об электронной подписи). Такой электронный сертификат подтверждает, что ключ принадлежит владельцу. Квалифицированная подпись более защищена, чем предыдущие, можно сказать,  приравнивается к собственноручной. Применение КЭП возможно в любых электронных системах документооборота и не привязано к одной системе.

Такие подписи свободно принимаются официальными органами и судами, так как КЭП выдается официальным учреждением. В этом же подразделении происходит и идентификация личности владельца. Соответственно, такие подписи используют при любом документообороте.

Аккредитованными удостоверяющими центрами являются: ФНС России, Федеральное казначейство, Банк России. Физлица могут получить квалифицированный сертификат в коммерческих аккредитованных центрах.

Порядок получения зависит от вида ЭЦП.

1. Простая ЭЦП. Здесь порядок зависит от того, используете ли вы систему электронного документооборота (ЭДО) или нет.

Существуют специальные информационные системы, через которые можно обмениваться электронными документами. Для того чтобы подпись в такой системе была создана, нужно к ней подключиться и получить логин и пароль. Самый наглядный пример — портал «Госуслуги», в котором вам нужно также создать логин и пароль. Эти данные будут ключами электронной подписи. Их получение часто требует подтверждения личности. Это нужно, чтобы идентифицировать подписанта.

Способ приобретения такой подписи достаточно прост, надо совершить привычные нам действия: зарегистрироваться и при необходимости подтвердить личность.

Если информационная система не используется, нужно заключить соглашение. В документе следует предусмотреть порядок обмена ЭД по почте с использованием ЭЦП. Подписью в данном случае будет пароль к электронной почте и ее адрес. Не забудьте указать в соглашении адрес почты и лиц, имеющих право направлять сообщения.

2. Если вам нужно получить усиленную ЭЦП.

Если вам нужно получить неквалифицированную ЭЦП. Это может быть личный кабинет налогоплательщика, если это нужно для налоговой. В разделе «Нужна электронная подпись» выбираете необходимый раздел. Далее задайте пароль.

Или это может быть иная информационная система документооборота. В такую систему уже может быть встроен неквалифицированный сертификат. Такое используется в банковских программных продуктах. Иначе говоря, если вы работаете через такую систему, неквалифицированная ЭП может быть присвоена автоматически.

В случае если специальные системы не используются, ЭП можно получить в специальном удостоверяющем центре. Список аккредитованных центров размещен на сайте Минцифры РФ по ссылке https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/. Возможно обратиться также в центры, не имеющие аккредитации. Подать заявку можно, заполнив форму на сайте центра. Сделать это можно онлайн. После подачи заявки заключается договор. В конце после оплаты вы получаете НЭП.

Если нужно получить квалифицированную ЭЦП, сертификат в данном случае выдается удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры РФ. Перечень центров по ссылке указан выше. При обращении в центр физическому лицу нужно будет представить документ, удостоверяющий личность. Далее происходит идентификация заявителя. К сертификату прилагается руководство по безопасному использованию. За выдачу сертификата может взиматься оплата. Если вам нужна ЭЦП для налоговой, действует такой же порядок. Если речь идет о трудовых отношениях, то работник может получить ее этим же способом. А по условиям трудового договора работодатель может возместить расходы на оплату такой подписи.

В ситуации взаимодействия с порталом налоговой любой документ, который вы отсылаете в инспекцию, должен быть подписан либо НЭП, либо КЭП. Такими документами могут быть:

— декларация 3-НДФЛ;

— заявления (зачет налога, льготы и прочее);

— различные уведомления;

— сообщения о владении имуществом.

Вот так выглядят все основные способы получения ЭП физическим лицом.

Ответ также зависит от вида ЭЦП.

1. Простая подпись предоставляется бесплатно, можно сказать, по умолчанию. За ней не нужно никуда обращаться. Достаточно создать логин и пароль и подключиться к системе. Другой способ — это зафиксировать факт обмена электронными документами в соглашении. Это на случай, если система не используется.
2. Неквалифицированную подпись также можно получить бесплатно в личном кабинете налогоплательщика. Однако действовать такая подпись будет в рамках этого личного кабинета при отправке документов и заявлений в ФНС. Также такой порядок может касаться и других систем обмена электронными документами.

Попасть в личный кабинет можно несколькими способами:

— получение логина и пароля при личном посещении налоговой инспекции;

— получение через представителя по доверенности;

— с помощью учетной записи на портале «Госуслуги» (для этого нужно, чтобы пользователь ранее уже лично обращался за кодом);

— с помощью уже имеющейся квалифицированной подписи.

3. Если вам нужна квалифицированная подпись, ФНС РФ выпустила разъяснения по данному поводу. Они коснулись как физических, так и юридических лиц. Бесплатно такую подпись могут получить только юридические лица и ИП в удостоверяющем центре ФНС России. Физическим же лицам для ее получения необходимо обратиться в коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр. Получение КЭП происходит на платной основе.

Однако на портале госуслуг говорится, что получить сертификат бесплатно физлицам все-таки можно. Для этого нужно зайти в приложение «Госключ».

На портале госуслуг обычно используют простую ЭП, то есть, как уже говорилось ранее, это логин и пароль. Логин является ключом проверки ЭП, а пароль —  это ключ ЭЦП, то есть комбинация чисел и различных символов. С помощью этих кодов можно определить конкретное лицо, которое вправе совершать действия в своем личном кабинете.

Такая ЭЦП дает возможность пользоваться информационными услугами в электронном виде и обмениваться документами. Но данная ЭП будет действовать только на этом портале. Применить ее в других системах не получится. Однако если у вас есть КЭП, вы можете ее использовать и на этом портале, в том числе для операций с недвижимостью.

Если вы не совершали те или иные действия, сложно будет доказать обратное, когда доступ оказался у третьих лиц. Если предположим, что недобросовестные сотрудники получили доступ к подписи руководителя, они могут удостоверить какие-то важные документы. Руководителю будет достаточно сложно отстоять свою невиновность в таком случае.

Если брать обычных граждан, то бывали случаи, когда злоумышленники переписывали квартиру на третье лицо, незаконно завладев подписью. Хотя большинство прецедентов заканчивались благополучно для потерпевших, пришлось пожертвовать нервами и временем. Опасность заключается в том, что мошенники, завладев подписью, смогут ее использовать в своих корыстных целях. В результате имя владельца подписи может быть опорочено, на него могут повесить долги, он даже может остаться без имущества.