Как получить 2-НДФЛ

Ранее работодатели представляли форму 2-НДФЛ как в налоговую инспекцию, так и своим сотрудникам. Сейчас формы с названием «2-НДФЛ» официально не существует. Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ утверждена форма расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ, форма по КНД 1151100). Именно по ней работодатели должны отчитаться перед налоговой инспекцией за 2021 год.

Отдельным приложением к этому приказу представлена форма справки о доходах физлица и суммах НДФЛ (форма по КНД 1175018). Ее налоговый агент и выдает по требованию физлица. От прежней справки 2-НДФЛ эта форма практически ничем не отличается.

Как и прежде, справка не только подтверждает платежеспособность человека, но и является основанием для получения некоторых государственных и коммерческих услуг. Она может понадобиться в следующих случаях:

• при получении кредита. Такая необходимость возникнет, если человек берет кредит в банке на крупную денежную сумму, для чего ему нужно доказать свою платежеспособность. Хотя банки не всегда требуют предоставить форму, утвержденную ФНС. Иногда нужна справка по форме, установленной в кредитной организации, которую также должен подготовить и подписать работодатель;
• при получении налоговых вычетов. Законодатель установил случаи, когда можно вернуть часть ранее уплаченных налогов. Речь идет о налоговых вычетах, которые могут быть связаны с покупкой недвижимости, дорогостоящим лечением либо иными ситуациями, предусмотренными правовыми нормами. Физлицо для получения вычета обращается в налоговую инспекцию с набором документов, в который входит справка о доходах;
• при получении льгот и пособий. Оказавшись в сложной жизненной ситуации, люди иногда вправе рассчитывать на налоговое послабление, предоставление льгот или пособий от государства. Для этого также формируется и передается в соответствующий орган комплект документов, как правило, в его состав входит и справка о доходах;
• при трудоустройстве. Работодатель может потребовать у новых сотрудников справку о доходах с прошлого места работы. Обычно эту справку выдают при увольнении, но человек при необходимости вправе запросить ее у бывшего работодателя и позже;
• возможны и другие случаи, когда нужно официально подтвердить материальный статус. Справка о доходах может понадобиться, в частности, при усыновлении, в ходе судебных разбирательств, для поездки за границу, при расчете пенсии или для оплаты больничного листа. 

Пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ предусмотрена обязанность налоговых агентов выдавать физлицам по их заявлениям справки о доходах и удержанных суммах налога. С 01.01.2022  справка выдается по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (приложение № 4).

Налоговые агенты по НДФЛ – это лица, являющиеся источником выплаты доходов физлицам (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговыми агентами по НДФЛ признаются следующие физ- и юрлица:

• российские организации;
• индивидуальные предприниматели;
• нотариусы и адвокаты, занимающиеся частной практикой или имеющие адвокатские кабинеты;
• обособленные подразделения иностранных компаний.

В общем случае налоговыми агентами по НДФЛ являются работодатели. Но можно ли получить справку о доходах человеку, который нигде не трудоустроен? Для этого ему нужно определиться с тем, от каких источников приобретается доход. К примеру, неработающему гражданину для получения справки нужно обратиться в центр занятости населения, если он состоит там на учете. Студенту следует подать заявление о выдаче справки в деканат вуза, в котором он обучается. 

Если человеку, работающему в компании, или иному физлицу, получавшему доходы от фирмы, понадобится справка о доходах физлица и суммах НДФЛ, нужно обратиться с соответствующим заявлением к работодателю. Организация в этом случае отказать не вправе. Срок, в течение которого работодатель должен предоставить справку, зависит от того, кто за ней обратился:

• сотруднику, в том числе и бывшему, справка должна быть выдана согласно ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ в течение трех рабочих дней со дня получения заявления;
• увольняющемуся работнику она предоставляется в последний день его работы (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ);
• иному физлицу, которое получало от организации доход — в течение 30 дней с момента получения заявления (ч. 1 ст. 20 закона о персональных данных).

Если в течение календарного года фирма не смогла удержать НДФЛ с доходов работника, нужно ему об этом сообщить. Для чего фирма направляет сотруднику справку о доходах и суммах налога физлица не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ, п. 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, п. 1.18 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Особый порядок для заполнения справки о доходах физлица и суммах НДФЛ, выдаваемой работнику, не утвержден. Она заполняется по общим правилам, установленным для оформления расчета 6-НДФЛ. Печать на справке не ставится, поскольку это не предусмотрено ни формой справки, ни утвердившим ее документом.

Способ выдачи справки для физлица о доходах и суммах НДФЛ законодательно не установлен. Компания может выбрать любой, не противоречащий законодательству способ. В том числе справка может быть выдана электронно и заверена электронно-цифровой подписью (письма ФНС РФ от 16.11.2020 № БС-4-11/18719@, от 02.09.2020 № БС-4-11/14113@).

Если работодатель нарушит сроки выдачи справки или откажет в выдаче документа, ему может грозить административный штраф согласно ст. 5.27, 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях. 

К прямым обязанностям налоговых органов выдача человеку справки о его доходах не относится. Но бывают ситуации, когда получить ее больше негде. В частности, если бывший работодатель ликвидирован, то выдать работнику сведения о доходах за прошлый период могут только в налоговой инспекции.

Для этого человек должен обратиться с письменным заявлением в фискальные органы по месту учета своего бывшего работодателя. Работодатели представляют отчетность в налоговую инспекцию на своих сотрудников ежегодно. Поэтому налоговики могут выдать справку физлицу о его доходах на основании имеющейся у них информации (письмо ФНС РФ от 05.03.2015 № БС-3-11/852@).

Более проще и быстрее можно получить справку о доходах онлайн на официальном сайте ФНС. Для этого нужно войти в «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица». Сделать это можно с помощью подтвержденной учетной записи портала «Госуслуги». После входа выбрать раздел «Доходы и вычеты», а затем «Справки о доходах». В последнем разделе будет отображена информация о доходах и суммах налога физлиц, представленная в ФНС работодателями или другими налоговыми агентами. Также здесь можно заявить дополнительные доходы. 

Получить электронную справку о доходах можно и непосредственно на портале «Госуслуги». Она имеет такую же силу, как и бумажная — с подписью и печатью работодателя.

Для этого нужно войти в свой личный кабинет на портале «Госуслуги» и ввести в поле поиска наименование услуги: «Справка о доходах 2-НДФЛ» и выбрать ее. Затем нужно нажать кнопку «Получить справку». Услуга оказывается в течение дня.

Правда, если нужны данные за текущий год, то придется обратиться к работодателю. Через портал можно получить данные за прошлые годы. Причем справку за предыдущий год можно заказать не ранее 1 апреля текущего года. 

Если человек получал пособия от фонда социального страхования и ему необходимо получить справку о доходах и суммах налога физлица, то запросить ее можно в ФСС. Справка будет содержать информацию лишь о суммах, выплаченных по листкам временной нетрудоспособности, которые облагаются налогом на доходы физических лиц, с указанием суммы удержанного налога. Запросить справку можно несколькими способами:

• подать заявление в электронном виде через «Личный кабинет получателя социальных услуг», размещенный на сайте фонда социального страхования. Доступ к этому кабинету обеспечивается при наличии подтвержденной учетной записи портала «Госуслуги»;
• подать заявление в письменной форме на бумажном носителе с собственноручной подписью. Документ представляется в отделение соцстраха по месту регистрации работодателя. Это можно сделать лично, через уполномоченного представителя или посредством почтового отправления. В заявлении также должно содержаться согласие на обработку персональных данных.