Как подать уточненную декларацию 3-НДФЛ

В законодательстве предусмотрен один случай, когда потребуется сдать уточненную декларацию по форме 3-НДФЛ – при наличии в исходном отчете ошибок, недочетов или неточностей, которые привели к занижению суммы налога к уплате в бюджет (п. 1 ст. 81 НК РФ).

Если же из-за найденных неточностей, ошибок и недочетов в исходной декларации налог к уплате в бюджет не был занижен, то представлять уточненный отчет необязательно, но сделать так можно. Это не запрещено законом (абз. 2 п. 1 ст. 81 НК РФ).

В законодательстве не закреплен срок сдачи уточненной декларации по форме 3-НДФЛ. Это связано с тем, что «уточненку» сдают только после того, как в исходном отчете будут найдены ошибка, неточность или недочет.

Однако важно успеть сдать уточненную декларацию до того, как истечет срок представления первичной декларации. В этом случае отчет будет считаться поданным вовремя, и инспекция не будет применять  санкций (п. 2 ст. 81 НК РФ).

Из общего правила предусмотрено одно исключение для случаев, когда подавать «уточненку» было излишне. То есть если ошибка в исходном отчете не привела к занижению сумм налога к уплате в бюджет, то уточнение можно сдать в любое время без каких-либо последствий (абз. 2 п. 1 ст. 81 НК РФ).

Есть две особенности, которые касаются сдачи в инспекцию уточненной декларации по форме 3-НДФЛ. Рассмотрим их подробно.

Первая особенность — уточненную декларацию по форме 3-НДФЛ необходимо сдавать на том же бланке, который использовался при сдаче первичной отчетности. Конечно, если применялась актуальная на момент сдачи форма документа.

Вторая особенность — в «уточненке» необходимо отразить все изменения, связанные с пересчетом налога. Для этого надо указать в форме верные данные, а не разницу между исходными и уточненными показателями. Такой порядок следует из пункта 1 статьи 81 НК РФ. 

Уточненную декларацию по форме 3-НДФЛ оформляют в том же порядке, который предусмотрен для первичного отчета. Но есть одно отличие в оформлении титульного листа: в нем записывают порядковый номер корректировки. Если уточнение первое, то указывают «1—».

Рассмотрим подробнее порядок заполнения отчета.

В состав отчета необходимо включить титульный лист и разделы — один с приложением и два. Остальные восемь приложений и три раздела включают в состав отчета только при наличии доходов и расходов, которые отражают в этих приложениях и разделах, или права на налоговые вычеты. Когда по расчету нужно зачесть или вернуть излишне уплаченный по итогам года налог, необходимо заполнить приложение к разделу 1 (п. 2.1, 5.1 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 28.08.20 № ЕД-7-11/615).

Для печати на бумаге отчет можно оформлять без обрамления ячеек и прочерков. Заполняйте знаки шрифтом Courier New высотой 16–18 пунктов (п. 1.13.2 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 28.08.20 № ЕД-7-11/615).

Важно учитывать, что правила заполнения разных версий отчетов могут отличаться, поэтому нужно применять те инструкции по заполнению отчетов, которые действовали в периодах, за которые подается уточнение. Это записано в разделе IV стандарта заполнения форм, утвержденного Приказом ФНС РФ от 06.07.17 № ММВ-7-17/535.

Мы подготовили образец заполнения уточненной декларации 3-НДФЛ. Скачайте его по ссылке: пример заполнения уточненной декларации по форме 3-НДФЛ.

Отправить уточненную налоговую отчетность в налоговые органы можно лично или через представителя одним из двух способов.

Первый способ – сдать отчет на бумаге непосредственно в инспекцию, по почте с описью содержимого или через МФЦ.

Второй способ – отправить декларацию в электронном виде по ТКС или через личный кабинет на сайте ФНС.

Важно учесть, что у индивидуальных предпринимателей есть ограничение способа сдачи отчета. Если среднесписочная численность сотрудников за предшествующий год превысит 100 человек, то декларацию по форме 3-НДФЛ следует сдавать только в электронной форме по ТКС (п. 3 ст. 80 НК РФ). Если же сотрудников меньше, то данное ограничение не действует.

Рассмотрим подробнее каждый способ сдачи отчетности.

При сдаче отчетности в инспекцию необходимо распечатать два экземпляра заполненной декларации по форме 3-НДФЛ. Один экземпляр заберет инспектор, а на втором он проставит штамп с датой приема отчета, регистрационный номер, свою подпись и затем вернет. Это поможет подтвердить факт сдачи отчета (абз. 2 п. 4 ст. 80 НК РФ).

При сдаче по почте безопаснее всего отправить отчет заказным или ценным письмом с описью содержимого. Заказные и ценные письма регистрируются на «Почте России». Это значит, что их отправителю почта выдает квитанцию, а с адресата возьмет расписку в получении письма. Опись вложения подтвердит наличие в отправлении декларации по форме 3-НДФЛ. Датой подачи отчета в налоговую инспекцию будет считаться дата отправки (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

При сдаче отчета через Интернет можно воспользоваться услугами уполномоченного специализированного оператора связи или отправить отчет при помощи личного кабинета налогоплательщика на официальном сайте ФНС. Чтобы сдавать декларации через спецоператора, нужно заключить с ним договор и оплачивать соответствующие услуги. С личным кабинетом налогоплательщика можно сдать отчет бесплатно. Для этого необходимо войти на сайт через портал госуслуг либо при помощи логина и пароля, которые выдают в инспекции.

Продолжительность камеральной налоговой проверки уточненной декларации по форме 3-НДФЛ не может превышать трех месяцев. Это общее правило, которое действует для всех отчетов, кроме декларации по НДС (абз. 1 п. 2 ст. 88 НК РФ).

Срок проведения камеральной налоговой проверки начинает течь с даты, которая следует за днем поступления отчетности в инспекцию. Это тоже общее правило, которое действует и для камеральных проверок по уточненным декларациям (п. 2 ст. 88, п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

В день подачи уточнения инспекция автоматически прекращает проверять исходную декларацию. Со следующего дня начнется отсчет нового 3-месячного срока на проведение камеральной проверки по представленной «уточненке». Это ответ на вопрос:сколько рассматривается «уточненка» в инспекции (п. 9.1 ст. 88 НК РФ)?

Однако из правила есть исключение – если «уточненка» подана после составления акта проверки, то «камералку» не прекращают. Акт оформляют уже после окончания проверки, поэтому инспекция сначала вынесет решение по итогам проверки первоначальной декларации, а потом начнет отдельную камеральную проверку уточненной декларации. Такие выводы следуют из письма ФНС РФ от 20.11.15 № ЕД-4-15/20327.

Пример.
Предприниматель сдал в налоговые органы отчет по форме 3-НДФЛ за 2020 год в срок 1 марта 2021 года. Обнаружив ошибку в поданном отчете, 15 марта 2021 года бизнесмен подает по ней уточнение.

Предельный срок камеральной проверки по первичному отчету – с 2 по 15 марта 2021 года. Предельный срок «камералки» по «уточненке» – с 16 марта по 15 июня 2021 года.