Как пересчитать НДФЛ при смене статуса работника

По общему правилу налоговыми резидентами РФ для целей исчисления НДФЛ признаются физлица, фактически находящиеся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ письма Минфина РФ от 27.07.2022 № 03-04-05/72454, от 20.02.2021 № 03-04-06/12336, от 22.01.2020 № 03-04-05/3343, от 23.05.2018 № 03-04-06/34676, от 15.02.2017 № 03-04-05/8334). Налоговый статус сотрудника нужно определять на каждую дату получения им дохода исходя из фактического времени его нахождения на территории РФ.

Если работник-нерезидент стал резидентом РФ:

• нужно пересчитать в отношении него НДФЛ по ставке 13 (15) процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ);

• при наличии оснований и подтверждающих документов можно применить вычеты (пп. 2.3, 3, 6 ст. 210 НК РФ).

Пересчитать налог необходимо с того месяца, в котором число дней пребывания сотрудника в России в текущем налоговом периоде превысило 183 (письмо Минфина РФ от 27.02.2018 № 03-04-06/12086).

Пересчет НДФЛ делают следующим образом.

1. Рассчитывают сумму налоговых баз на дату получения дохода нарастающим итогом:

• у налоговых резидентов она облагается по ставке 13 (15) процентов, предусмотренной п. 1 ст. 224 НК РФ. Каждая из налоговых баз рассчитывается отдельно (п. 2.1 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ);

• уменьшают базы на сумму вычетов (пп. 2.3, 3, 6 ст. 210 НК РФ) при условии, что сотрудник имеет на них право и представил необходимые документы.

2. Исчисляют НДФЛ по ставке 13 процентов с суммы налоговых баз не более 5 млн рублей за налоговый период или по ставке 15 процентов с суммы превышения этого лимита (п. 1 ст. 224 НК РФ).

3. Определяют сумму переплаты по НДФЛ (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Сумму переплаты по налогу нужно засчитать в счет уплаты НДФЛ с последующих выплат этому сотруднику в текущем году. Заявления от работника на зачет такой переплаты не нужно. Его не требуют ни положения НК РФ, ни госорганы в своих разъяснениях (письма Минфина РФ от 26.09.2017 № 03-04-06/62127, от 15.02.2016 № 03-04-06/7958, ФНС РФ от 21.09.2011 № ЕД-4-3/15413@).

Если по итогам года сохранился остаток переплаты по НДФЛ, то возвращать его работнику не нужно. Сотрудник должен обратиться в инспекцию за возвратом налога по окончании года (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, письма Минфина РФ от 26.09.2017 № 03-04-06/62127, от 15.02.2016 № 03-04-06/7958, ФНС РФ от 17.12.2020 № БС-4-11/20829@, от 21.09.2011 № ЕД-4-3/15413@).

Отразить остаток переплаты по НДФЛ следует в приложении № 1 к справке о доходах и суммах налога физического лица (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 5.5 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, утвержденного Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).

Кроме того, следует сообщить сотруднику, что у него есть переплата по НДФЛ. Форму такого сообщения и сроки его направления НК РФ не устанавливает. Рекомендуем сделать это в письменной форме сразу по окончании года, чтобы работник смог быстрее обратиться в налоговый орган за возвратом. Вместе с сообщением следует выдать работнику справку о доходах и суммах налога физлица. Она понадобится для заполнения декларации.

С января по июнь 2022 года дворнику Ибрагимову, являющемуся нерезидентом РФ, начислялась заработная плата в размере 45 тыс. рублей в месяц, с которой удерживался НДФЛ по ставке 30 процентов. За шесть месяцев сумма удержанного налога составила 81 тыс. рублей (45 тыс. руб. x 30 % x 6 мес.).

На дату выплаты зарплаты за июль дворник Ибрагимов стал налоговым резидентом РФ. У него есть ребенок, и поэтому сотрудник заявил стандартный вычет в размере 1 400 рублей в месяц.

На 31 июля НДФЛ нужно пересчитать следующим образом.

1. Налоговую базу рассчитать нарастающим итогом за 7 месяцев (с 1 января по 31 июля включительно): (45 000 руб. x 7 мес.) — (1 400 руб. x 7 мес.) = 315 000 руб. — 9 800 руб. = 305 200 рублей.

Итого: налоговая база = 305 200 рублей.

2. Рассчитать налог по ставке 13 процентов: 305 200 руб. x 13 % = 39 676 рублей.

Итого: НДФЛ 39 676 рублей.

3. Определить сумму переплаты по НДФЛ: 81 000 руб. — 39 676 руб. = 41 324 рубля.

Итого: сумма переплаты по НДФЛ составит 41 324 рубля.

Налоговыми нерезидентами признаются физлица, которые находятся в России менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ).

По общему правилу если физлицо не признается налоговым резидентом РФ, то его доходы облагаются НДФЛ по ставке 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ). Из этого правила есть исключения. Например, ставка 13 процентов (15 процентов) применяется к доходам от осуществления трудовой деятельности нерезидентами (пп. 3, 3.1 ст. 224 НК РФ):

• работающими по патенту (ст. 227.1 НК РФ);

• высококвалифицированными специалистами;

• участниками госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, а также членов их семей;

• членами экипажей судов, плавающих под Государственным флагом РФ;

• беженцами или получившими временное убежище на территории РФ.

К доходам нерезидентов не применяют стандартные, имущественные, социальные, профессиональные налоговые вычеты (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина РФ от 28.05.2018 № 03-04-05/36089). При этом не имеет значения, по какой ставке данные доходы облагаются НДФЛ. Например, зарплата беженца-нерезидента облагается налогом по ставке 13 (15 процентов), однако право на вычеты он получит, только когда приобретет статус налогового резидента РФ.

Если сотрудник на дату получения дохода стал нерезидентом, удержанный ранее в текущем году налог нужно пересчитать.

Если есть вероятность, что до конца года он может снова стать резидентом, сразу пересчитывать налог не нужно. Например, если сотрудник перестал быть резидентом в марте, но есть вероятность, что в течение года он снова может стать резидентом в связи с предстоящим возвращением в Россию, то нужно пересчитать налог, когда статус работника больше не изменится. То есть когда работник в текущем году уже находится за пределами нашей страны больше 183 календарных дней (письмо Минфина РФ от 03.10.2013 № 03-04-05/41061).

Порядок пересчета НДФЛ будет следующим.

1. Когда работник стал нерезидентом, нужно исчислить НДФЛ отдельно с каждого выплаченного с начала года дохода по ставке 30 процентов. При этом суммы дохода на вычеты по НДФЛ не уменьшаются (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ).

2. Определить сумму НДФЛ, которая недоудержана из-за пересчета по ставке 30 процентов. Эту сумму нужно удержать из последующих выплат работнику начиная с ближайшей. Производить удержание можно только в определенных пределах (п. 4 ст. 226 НК РФ). В частности, общая сумма удержаний из оплаты труда сотрудника не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).

Если до конца года полностью удержать такой налог не получилось, налоговый агент должен сообщить об этом налоговому органу и работнику (п. 5 ст. 226 НК РФ). Невыполнение этой обязанности влечет штраф:

• для налогового агента (организации, ИП) – 200 рублей за каждое непредставленное сообщение (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• для руководителя компании – от 300 до 500 рублей (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

С января по август инженеру Петрову начислялась зарплата и средний заработок за время нахождения в долгосрочной зарубежной командировке в одинаковом размере 65 тыс. рублей, с которых удерживался НДФЛ по ставке 13 процентов. У него есть один ребенок, поэтому предоставлялся стандартный вычет в размере 1 400 рублей.

За восемь месяцев сумма удержанного налога с инженера Петрова составила: (65 000 руб. x 8 мес.) — (1 400 руб. x 5 мес.) x 13 % = (520 000 – 7 000) x 13 % = 66 690 рублей.

На дату выплаты за сентябрь инженер Петров утратил статус резидента РФ и до конца года останется нерезидентом. Средний заработок за сентябрь и выплаты за последующие месяцы нужно обложить НДФЛ по ставке 30 процентов.

На 30 сентября НДФЛ за январь–август следует пересчитать в следующем порядке.

1. Посчитать налоговую базу отдельно по каждой выплате без вычетов и применить ставку 30 процентов:

• январь — 19 500 руб. (65 000 x 30 %);

• февраль — 19 500 руб. (65 000 x 30 %);

• март — 19 500 руб. (65 000 x 30%);

• апрель — 19 500 руб. (65 000 x 30 %);

• май — 19 500 руб. (65 000 x 30 %);

• июнь — 19 500 руб. (65 000 x 30 %);

• июль — 19 500 руб. (65 000 x 30 %);

• август — 19 500 руб. (65 000 x 30 %).

2. Определить сумму недоудержанного НДФЛ: (19 500 руб. x 8) — 66 690 руб. = 156 000 — 66 690 = 89 310 рублей.

Итого: недоудержанный НДФЛ составляет 89 310 рублей.