Как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ

Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. НДФЛ-нюансы отпускных
2. Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой
3. Как отражаются в 6-НДФЛ переходящие отпуска
4. Как отразить доплату к отпускным
5. Как отразить в 6-НДФЛ отзыв из отпуска
6. Отражение в 6-НДФЛ дохода в виде компенсации за неиспользованный отпуск
7. В какой срок необходимо перечислить НДФЛ в бюджет с отпускных
8. Когда удерживается НДФЛ с отпускных
9. Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

НДФЛ-нюансы отпускных

При оплате ежегодного отпуска сотрудника нужно учитывать следующие особенности:
а) отпускные относятся, наряду с зарплатой, к облагаемым НДФЛ выплатам;
б) закон строго регулирует сроки выплаты денег — как минимум за 3 дня до начала отпуска. При этом сроки исчисляются в календарных днях, а первый день отдыха в этот период не входит (письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Минтруда РФ от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157);
в) даже если отдых переходит из одного месяца в другой, сумма отпускных выплачивается сразу за весь период.
НДФЛ с отпускных выплат удерживается единовременно – в тот день, когда выдают или перечисляют деньги. При расчете НДФЛ налоговая база уменьшается на сумму стандартных вычетов.

Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой

Начиная с отчетности за I квартал 2024 года форма 6-НДФЛ сдается в редакции Приказа ФНС РФ от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.
Расчет включает в себя два раздела:
а) «Сведения об обязательствах налогового агента», в котором указываются сумма исчисленного и удержанного НДФЛ, перечисляемая с начала года, а также возвращенная с начала года сумма налога;
б) «Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц», в котором отражают обобщенные по всем сотрудникам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей ставке.

До 2023 года даты фактического получения зарплаты и отпускных для целей НДФЛ различались:
– для дохода в виде оплаты труда — такой датой являлся последний день месяца, за который сотруднику начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ в редакции, действовавшей до 2023 года).
– по отпускным эта дата определялась как день выплаты дохода.

В отношении уплаты НДФЛ с авансов по зарплате с 2023 года действует правило, по которому датой фактического получения дохода является день выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичные правила действуют в отношении отпускных.
Следовательно, у налоговых агентов с 2023 года появилась обязанность удерживать НДФЛ дважды — при каждой выплате дохода сотруднику.

Если день выплаты отпускных и заработной платы совпадают, в разделе 1 формы 6-НДФЛ их отражают вместе, поскольку сроки уплаты налога по ним одинаковые — до 5-го или 28-го числа каждого месяца.

При этом в разделе 2 формы 6-НДФЛ:
– в строке 120 складывается сумма выплаченного дохода;
– в строке 140 отражается общий размер исчисленного налога.

Как отражаются в 6-НДФЛ переходящие отпуска

В расчете 6 НДФЛ следует показывать суммы лишь выплаченных отпускных. Если отпускные были только начислены, но еще не выданы, отражать их в расчете не требуется.

Сведения об отпускных указывать в 6-НДФЛ нужно в том периоде, в котором они выплачены.

Если отпуск переходящий (когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в другом), отпускные отражаются в 6 НДФЛ так же, как и обычные — по факту выплаты денег сотруднику.

Ведь доход у него возникает в момент выплаты отпускных, даже если отдых пришелся на разные периоды.

Как отразить доплату к отпускным

В некоторых случаях может возникнуть необходимость пересчитать отпускные.
В 6-НДФЛ сумму доплаченных средств отражают как обычный доход в том периоде, в котором он фактически осуществлен. НДФЛ с доплаты включается в раздел 1 в зависимости от срока перечисления в бюджет.

Пример. Сотрудник 23 августа ушел в отпуск, 19 августа он получил отпускные — 60 900 рублей. НДФЛ с отпускных (70 000 рублей) составил 9 100 рублей.
В сентябре выявили ошибку в расчетах и доначислили сотруднику 5 000 рублей. НДФЛ с этой суммы — 650 рублей. Доплату перечислили 5 сентября.
Эту операцию в 6-НДФЛ за 9 месяцев отразили следующим образом:
1) в разделе 1:
– по строке 020 – 9 750 рублей;
– по строке 023 – 9 100 рублей;
– по строке 025 – 650 рублей;
2) в разделе 2:
– по строкам 120, 131 — 65 900 рублей (общая сумма отпускных с учетом доплаты);
– по строкам 140, 160 — 9 750 рублей;
– по строке 163 — 9 100 рублей;
– по строке 165 — 650 рублей.
Подавать в ИФНС уточненный расчет за квартал, в котором была выплачена основная сумма отпускных, не нужно.

Как отразить в 6-НДФЛ отзыв из отпуска

После вызова сотрудника в офис часть его отпуска остается неиспользованной. При этом отпускные за весь период этого отдыха были выплачены полностью еще до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Поэтому выданную сотруднику сумму отпускных требуется пересчитать. Это, в свою очередь, влечет перерасчет НДФЛ.
Однако порядок возврата излишне выплаченных средств понадобится согласовать с сотрудником. Законом этот вопрос прямо не урегулирован.
В этом случае возможны варианты, когда сотрудник:
а) вернет деньги в кассу;
б) даст согласие на удержание переплаты по отпускным из своей зарплаты.
Кроме того, работодатель с согласия сотрудника может зачесть сумму переплаты в счет причитающихся ему выплат — зарплаты или будущих отпускных. Этот вариант в Роструде считают самым целесообразным.

Пример. Сотрудник оформил отпуск на 28 календарных дней — с 17 июня по 14 июля. Отпускные он получил 13 июня. С 2 июля сотрудника отозвали из отпуска. К этому времени он успел отгулять только 15 дней из 28. Остальные 13 дней отдыха сотрудник использовал в сентябре.

Бухгалтер компании начислил сотруднику 53 200 рублей отпускных (из расчета 1 900 рублей – среднего дневного заработка), НДФЛ с них составил 6 916 рублей, на руки сотрудник получил 46 284 рубля.

После отзыва сотрудника бухгалтер сделал следующий перерасчет:
– 1 900 руб. х 15 = 28 500 рублей;
– 28 500 руб. х 13 % = 3 705 рублей.

Бухгалтер отразит эти суммы в 6-НДФЛ за полугодие следующим образом:
1) в разделе 1 по строкам 020, 025 — 6 916 рублей;
2) в разделе 2:
– по строкам 120, 131 — 28 500 рублей;
– по строке 140 — 3 705 рублей;
– по строкам 160, 165 — 6 916 рублей;
– по строке 180 — 3 211 рублей.

После выхода на работу сотруднику за первую половину месяца начислили зарплату 30 000 тыс. рублей, НДФЛ – 3 900 рублей.

При ее выплате потребовалось учесть:
– 17 784 рублей (46 284 руб. — 28 500 руб.) – излишне выплаченные отпускные;
– 3 211 рублей (6 916 руб. — 3 705 руб.) – излишне удержанный НДФЛ.

При выплате зарплаты бухгалтер:
– рассчитал НДФЛ и уменьшил его на сумму излишне удержанного налога — 689 рублей (3 900 руб. — 3 211 руб.);
– выдал сотруднику на руки 11 527 рублей (30 000 руб. — 17 784 руб. – 689 руб.).

В сентябре сотруднику вновь рассчитали отпускные за оставшееся время отдыха: 24 700 рублей (1 900 руб. х 13 дн.) и НДФЛ 3 211 руб. (24 700 руб. х 13 %).

В разделе 1 6-НДФЛ за 9 месяцев отразят НДФЛ с зарплаты и отпускных:
– по строке 020 — 10 816 рублей (6 916 руб. + 689 руб. + 3 211 руб.);
– по строке 021 — 689 рублей;
– по строке 025 — 3 211 рублей.

В разделе 2 6-НДФЛ за 9 месяцев отразят отпускные за 17 июня — 2 июля, отпускные за сентябрь и зарплату за июль:
– по строкам 120, 131 — 83 200 рублей (28 500 руб. + 30 000 руб. + 24 700 руб.);
– по строкам 140, 160 — 10 816 рублей.;
– по строке 161 — 689 рублей;
– по строке 165 — 3 211 рублей.

Отметим, что перерасчет отпускных не приведет к необходимости сдавать уточненный 6-НДФЛ, поскольку:
а) когда даты начисления и перерасчета отпускных входят в один отчетный период, недостоверных сведений не возникает. Поэтому не надо вносить корректировки в форму;
б) в раздел 2 формы 6-НДФЛ за 2024 год внесено следующее изменение — показатель «сумма дохода, начисленная физическим лицам» заменен на «сумма дохода, полученная физическими лицами». Для целей НДФЛ начисленным доходом в форме больше не оперируют. Поэтому если выплаты и перерасчет произошли в разных отчетных периодах, в расчете отразятся вначале данные о фактически выплаченных суммах и удержанного с них НДФЛ, а затем сведения о зачете сумм перерасчета, которые привели к уменьшению или увеличению выплачиваемого дохода и НДФЛ. В этом случае корректировка также не сдается.

В 2023 году в расчете отражали начисленный доход. Поэтому когда отпускные пересчитывали в меньшую сторону, в разделе 1 появлялась ошибка: были указаны фактически выплаченные отпускные.

Отражение в 6-НДФЛ дохода в виде компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск не относится к отпускным, у них разные коды дохода:
– 2012 — для отпускных;
– 2013 — для компенсаций за неиспользованный отпуск.

Компенсацию исчисляют исходя из среднего заработка сотрудника и количества дней не использованных к моменту увольнения дней отдыха. К такой компенсации применяется общая норма перечисления НДФЛ в бюджет — не позднее 5-го или 28-го числа.

Компенсацию отражают в разделе 2 расчета 6-НДФЛ в периоде, когда доход выплатили.

Удержанный НДФЛ включается в строки 020 и 160 и отражается в строках 021–026 и 161–166 в зависимости от срока уплаты в бюджет.

Такой порядок применяется независимо от оснований увольнения.

В какой срок необходимо перечислить НДФЛ в бюджет с отпускных

С 2024 года по НДФЛ установлено два расчетных периода и два срока уплаты налога:
1) НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, нужно перечислить до 28-го числа текущего месяца;
2) НДФЛ, удержанный с 23-го по последнее число месяца, нужно перечислить до 5-го числа следующего месяца.

Исключение – декабрь. По выплатам за период с 23 по 31 декабря НДФЛ уплачивается не позднее последнего рабочего дня года. При этом нужно учитывать правило переноса сроков, установленное п. 7 ст. 6.1 НК РФ. И если срок уплаты НДФЛ выпадает на выходной день, налог перечисляют в первый рабочий день, следующий за этим выходным.

Когда удерживается НДФЛ с отпускных

Удержание НДФЛ с отпускных производят на дату их выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При переходящем отпуске возникает ситуация, когда сотрудник получает доход, относящийся к следующему месяцу.

Однако удержать НДФЛ надо при фактической выплате отпускных — в момент выплаты сотруднику денег НДФЛ нужно рассчитать со всей суммы.

Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Сотрудник оформил отпуск с 1 июля, отпускные ему выплатили 26 июня.
Сумма отпускных — 30 000 рублей, НДФЛ с них — 3 900 рублей.

Бухгалтер отразил в расчете 6-НДФЛ за полугодие:
– по строкам 020, 026 раздела 1 — 3 900 рублей;
– по строкам 120, 131 раздела 2 — 30 000 рублей;
– по строкам 140, 160, 166 раздела 2 — 3 900 рублей;

На примере покажем, какие строки в форме 6-НДФЛ нужно заполнять.