Как отразить больничный лист в 6‑НДФЛ

Напомним о нюансах даты определения дохода — это важно при заполнении отчетности. Для пособия по нетрудоспособности датой получения дохода считается день, когда оно фактически выплачено (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) и с него исчисляется и удерживается НДФЛ (п. 3, 4 ст. 226 НК РФ). Получается, что между оплатой больничного и зарплатой есть существенная разница в подсчете получения дохода в целях заполнения 6-НДФЛ:

• для заработной платы это последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• для пособия по больничному он совпадает с днем фактической выплаты. Даже если фактически расчет размера пособия произведен раньше, значения это не имеет (письма ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Отличаться будет и срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• НДФЛ, удержанный с зарплаты, работодатель обязан перечислить на следующий за выплатой рабочий день;
• НДФЛ с пособия нужно перечислить не позднее последнего дня месяца выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Если срок оплаты налога выпадает на нерабочий день, то он переносится на ближайший рабочий (п. 7 ст. 6.1 НК РФ)

Как можно заметить, больничные листы могут оплачивать одновременно с выплатой зарплаты, но момент получения дохода и сроки для уплаты НДФЛ с точки зрения Налогового кодекса РФ определяются по-разному. Например, если работник заболел в декабре 2020 года, а больничный ему выплатили только в начале января 2021-го, то оплаченное пособие нужно отразить в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2021 года. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период (пп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ).

Теперь перейдем к заполнению 6-НДФЛ. В 2021 году за 2020 год подать 6-НДФЛ нужно было по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Новая форма из Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ действует с отчетности за I квартал 2021 года.
Сведения о компенсации пособия и НДФЛ нужно отразить (разделы III, IV, V порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, письма ФНС РФ от 12.04.2021 № БС-4-11/4935@, от 01.04.2021 № БС-4-11/4351@):
• в разделе 2 расчета за отчетный период, в котором компенсирован больничный;
• в разделе 1 расчета за отчетный период, за последние 90 дней которого которого удержан НДФЛ с больничного;
• в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).

В разделе 1 отразите (пп. 3.1, 3.2 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
• в строке 020 – общий размер НДФЛ, дата удержания которого приходится на последние 90 дней отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного листа (письма ФНС РФ от 12.04.2021 № БС-4-11/4935@, от 01.04.2021 № БС-4-11/4351@);
• в строке 021 – последнюю дату в месяце оплаты больничного. Если он выпадает на нерабочий день, то укажите следующий (ближайший) рабочий день (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ);
• в строке 022 – общий размер удержанного НДФЛ, нормативный срок перечисления которого указан в строке 021.

В разделе 2 (пп. 4.1–4.3 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
• в строку 110 добавьте размер больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем сотрудникам (гражданам, которым вы перечислили деньги) с начала года;
• в строку 112 добавьте сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам с начала года;
• в строке 120 напишите общее количество граждан, которые получили от вас доходы;
• в строке 140 укажите НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года (вместе с оплатой нетрудоспособности);
• в строке 160 отразите весь удержанный с начала года НДФЛ.

В качестве примера скачайте образец заполнения 6-НДФЛ при условии, что за три месяца выплачивались не только зарплата, но отпускные и больничный:

• 05.07.2021 выплачена зарплата за июнь 2021 года в общей сумме 330 500 рублей. С этих доходов удержан НДФЛ — 42 965 рублей;
• 31.07.2021 начислена зарплата за июль в общей сумме 336 893,25 рубля, с нее исчислен НДФЛ в размере 43 796 рублей;
• 05.08.2021 выплачена зарплата за июль, с нее удержан НДФЛ;
• 05.08.2021 начислены и выплачены отпускные в размере 49 318,47 рубля, с них исчислен и удержан НДФЛ — 6 411 рублей;
• 31.08.2021 начислена зарплата за август в сумме 354 929,86 рубля, с нее исчислен НДФЛ в размере 46 141 рубля;
• 03.09.2021 выплачена зарплата за август, с нее удержан НДФЛ;
• 24.09.2021 начислено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности — 7 200 рублей, с него исчислен и удержан НДФЛ в размере 936 рублей;
Тогда 6-НДФЛ будет выглядеть следующим образом (скачайте пример по ссылке): пример заполнения 6-НДФЛ 

Как уже было сказано выше, НДФЛ с больничного работодатель обязан оплатить не позднее последнего дня месяца перечисления пособия работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Налоговый агент несет ответственность как за нарушение срока перечисления НДФЛ, так и за неуплату (неполную уплату) удержанного налога: и в том и в другом случае налогового агента оштрафуют.
Кроме штрафа возникают и другие неблагоприятные последствия. Во-первых, агент должен уплатить пени. Их размер зависит от суммы НДФЛ, на которую они начисляются, периода просрочки и размера ставки рефинансирования Банка России.
Во-вторых, с налогового агента взыщут сумму удержанного, но неуплаченного (не полностью уплаченного) налога, если он не перечислит ее добровольно. Задолженность взыщут в бесспорном порядке за счет списания денежных средств с его банковских счетов.

Налоговый орган может взыскать недоимку, штрафы и пени со счетов в драгоценных металлах, если денежных средств на счетах налогового агента окажется недостаточно. При недостаточности денежных средств (драгоценных металлов) на банковских счетах задолженность взыщут за счет электронных денежных средств. А если и их не хватит, то НДФЛ будет взыскан за счет имущества налогового агента. Также ФНС может заблокировать его счета в банке.

Размер денежного взыскания за просрочку перечисления НДФЛ составляет 20 процентов от суммы налога, не перечисленной в срок (п. 1 ст. 123 НК РФ). Причем неважно, пропущен срок на один месяц или на один день – штраф все равно будет начислен. Поэтому очень важно следить за тем, чтобы НДФЛ был перечислен вовремя. Следует отметить, что размер штрафа может быть уменьшен по решению налоговой службы или суда.

Многие бухгалтеры спрашивают, что делать, если больничный, например, за декабрь был фактически выдан сотруднику только в январе следующего года. Такой больничный еще называют переходящим. На данный момент опять же важна лишь именно дата перечисления работнику пособия. Главная дата теперь указывается в строке 021 — это срок, когда работодатель обязан перечислить налог согласно НК РФ.

Например, сотрудник предоставил больничный лист за период нетрудоспособности с 23 декабря 2020-го по 12 января 2021 года. Пособие в сумме 4 тыс. рублей, исчисленное организацией за первые три дня нетрудоспособности, выплачено работнику 25 января 2021 года. В таком случае организация должна удержать НДФЛ при выплате пособия, а перечислить налог в бюджет — не позднее 1 февраля 2021 года. Данное пособие и НДФЛ с него следует отразить в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2021 года.