Как организовать архив электронных документов

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия

С каждым годом все больше компаний переходит на электронный документооборот. Однако это не снимает обязанности хранить документы в течение определенного срока. В нашей статье расскажем, как организовать архив электронных документов и на какие моменты обратить внимание.

Содержание:

1. Функции электронного архива документов
2. Какие электронные документы передаются в архив
3. Комплектование электронных архивных документов
4. Хранение электронных архивных документов
5. Учет электронных архивных документов
6. Как подготовить к передаче в архив гибридные дела
7. Срок передачи электронных документов в архив
8. Сроки хранения электронных документов в архиве

Функции электронного архива документов

Электронный архив документов должен обеспечивать (п. 137 правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77):

• прием электронных документов на архивное хранение;
• хранение электронных архивных документов (ЭАД) вместе с их метаданными;
• учет электронных архивных документов;
• формирование описей ЭАД;
• резервное копирование и восстановление цифровых данных;
• проверку наличия и состояния ЭАД в порядке, предусмотренном п. 152, 153 правил № 77;
• создание (копирование) и внесение экземпляров цифровых документов взамен поврежденных;
• сохранение результатов проверки состояния ЭАД с помощью специальных программных средств в течение установленного времени;
• конвертацию или миграцию электронных архивных документов вместе с их метаданными для обеспечения сохранности;
• формирование проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• создание уведомлений об истечении сроков хранения ЭАД, удалению ЭАД из системы, в том числе их резервных экземпляров.

Какие электронные документы передаются в архив

Формируют и хранят электронные документы до их передачи в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) или до их уничтожения структурные подразделения (пп. «б» п. 23, п. п. 47, 62, 73 правил № 77, п. 92 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 8.43 примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, п. 7.12 правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).

В структурных подразделениях хранятся электронные документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения (за некоторым исключением).

На хранение в архив передаются документы (пп. 37, 47 правил № 77):

• отнесенные к составу Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
• постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда РФ;
• временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу;
• временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Их передают в архив по решению руководителя организации, госоргана, органа местного самоуправления или уполномоченного им лица, если в структурных подразделениях нет условий для хранения документов в течение установленных сроков.

Комплектование электронных архивных документов

Для передачи в архив дел постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, необходимо (п. 48 правил № 77, п. 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013):

• полностью оформить дело;
• составить описи дел, документов.

После завершения ведения баз данных информационных систем нужно выбрать и выгрузить данные, которые подлежат хранению, в программно-независимом формате. Они учитываются как единица хранения и передаются на архивное хранение (п. 142 правил № 77). Электронный документ, передаваемый на архивное хранение, включает следующие элементы (п. 141 правил № 77):

• файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
• файлы-приложения к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
• файлы электронной (ых) подписи (ей) (при наличии);
• файл-описание, который содержит регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).

Электронные архивные документы на физически обособленных носителях передаются в одном экземпляре (при отсутствии СХЭД — в двух) в упаковке, которая рекомендована производителями носителей. На ярлыке (вкладыше) лицевой стороны обложки (футляра) носителя нужно указать (п. 145 правил № 77):

• наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полное, сокращенное (при наличии);
• номер фонда;
• номер или совокупность номеров описей электронных документов;
• номер или совокупность номеров дел по описи (описям) электронных документов;
• крайние даты документов, записанных на физически обособленный носитель;
• дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Хранение электронных архивных документов

Хранение электронных архивных документов осуществляется в системе хранения электронных документов (СХЭД) и (или) на физически обособленных носителях (пп. 4, 132 правил № 77).

Электронные документы передаются на архивное хранение посредством информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи и (или) на физически обособленных носителях (п. 143 правил). Документы, переданные на физических носителях, подлежат включению в СХЭД. Их дальнейшее хранение на физических носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или если их хранение в СХЭД невозможно.

Электронный архив компании может быть организован в виде:

• локального архива – на сервере фирмы;
• облачного хранилища – на стороннем сервере с доступом через Интернет;
• архива в системе электронного документооборота – по договору с оператором ЭДО.

Электронные документы, за исключением находящихся в СХЭД, хранятся в архиве компании, в упаковке, рекомендованной производителями носителей (п. 83 правил № 77).

Архив — это изолированное помещение, в котором поддерживаются постоянная температура и влажность, санитарно-гигиенический режим и специальное освещение. Оно должно быть оснащено средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов. Архивное помещение должно быть отделено от соседних помещений огнеупорными стенами. В нем необходимо обеспечить естественную или искусственную вентиляцию, организовать выходы к лифтам или лестницам. При этом помещение для хранения документов нельзя располагать в подвалах и помещениях, которые находятся ниже уровня поверхности земли.

Должен быть назначен сотрудник, который является ответственным за хранение, комплектование, учет и использование документации.

Если организация решит доверить хранение электронной документации сторонней компании, для которой хранение архивной документации является уставной деятельностью, с ней нужно заключить договор возмездного оказания услуг (п. 5 правил № 77). Оформить передачу надо двусторонним актом приема-передачи.

Документы, которые переданы на хранение в архив, нужно периодически проверять (фактическое наличие и физическое состояние). Проверки можно проводить в плановом порядке на основании локального нормативного акта организации.

Электронные архивные документы на отдельных носителях (жестких дисках) проверяются раз в 5 лет (п. 153 правил № 77). При проверке проводится визуальный и программный контроль физического и технического состояния носителя. При обнаружении изменений физического состояния носителей или при их некорректном воспроизведении работник архива по решению руководителя организации должен восстановить утраченные документы с резервного экземпляра и записать их на новые носители.

Электронные архивные документы в СХЭД ежегодно проверяются в автоматическом режиме (п. 152 правил № 77). Для их проверки работник архива ежегодно выборочно проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа или изменения документов и их метаданных.

Учет электронных архивных документов

Электронные архивные документы включаются в описи электронных документов, к которым составляются реестры файлов электронных документов (п. 146 правил № 77).

Отдельные описи нужно составить на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (пп. 28, 63 правил № 77).

Графы описи электронных документов включают в себя, в частности:

• номер электронного архивного документа (единицы хранения) по описи;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела по номенклатуре дел;
• регистрационный номер документа;
• дату документа;
• указание на категорию документов (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);
• срок хранения.

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл электронного архивного документа с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата.

Реестры файлов электронных документов составляются и хранятся в электронном виде.

Как подготовить к передаче в архив гибридные дела

Если документы дела, которое отнесено к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, необходимо (п. 159 правил № 77):

• оцифровать документы на бумажном носителе, то есть провести их сканирование;
• включить электронные копии документов на бумажном носителе в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве;
• сформировать дело по следующему принципу: электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составят первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе войдут во второй и последующие тома.

Электронные копии документов, связанные с электронными делами, передаются в архив. Каждая копия должна включать (п. 160 правил № 77):

• файлы электронных копий документа на бумажном носителе и приложений к нему (при наличии) в формате архивного хранения PDF/A;
• файл-описание, содержащий регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) и информацию о копийности документа.

Срок передачи электронных документов в архив

Электронные архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, нужно передать на архивное хранение в порядке и в сроки, которые установлены п. 47 правил № 77.

Архивные документы передают на хранение не ранее года и не позднее трех лет после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передают по истечении 10 лет со дня увольнения (п. 47, п. 140 правил № 77).

Сроки хранения электронных документов в архиве

Сроки хранения документов устанавливаются на основании (ч. 1 ст. 21.1 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 7 правил № 77):

• федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ;
• перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов госвласти, иных госорганов РФ, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

В частности, существует перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В нем установлены сроки хранения этих документов.
При проведении экспертизы ценности документов организация вправе продлить эти сроки. Повышение установленных сроков хранения документов допускается, если это обусловлено особенностями работы и практическими потребностями компании (п. 4.11 инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещено (п. 33 правил № 77).

Сроки хранения документов, согласно перечню № 236, могут быть следующие: «постоянно», 1, 3, 5, 6, 10, 15, 25, 45, 50, 75 лет. Для некоторых видов документов установлены специальные сроки, например «до минования надобности», «до ликвидации организации», «до замены новыми» (раздел 2 перечня № 236). При этом сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним (п. 4.2 инструкции № 237).

Так, устав организации хранится постоянно, договоры купли-продажи зданий, сооружений и земельных участков — по общему правилу до ликвидации организации, трудовые договоры — 50 лет, а в некоторых случаях — 75 лет (пп. 28, 87, 435 перечня № 236).

Момент начала исчисления сроков хранения архивных документов — с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а временных сроков хранения реестров, книг, журналов — с 1 января года, следующего за годом, в котором их ведение было завершено (ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ, п. 4.1 инструкции № 237).

Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, следует использовать перечень, утвержденный Приказом Росархива от 28.12.2021 № 142.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.