Как оплачивать отпуск в 2023 году

Отпуск – это предоставляемое сотруднику ежегодное время отдыха, оплачиваемое работодателем (ст.ст. 106, 107 ТК РФ). В течение этого периода времени работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

Право на отпуск возникает независимо:

• от типа работодателя (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо);
• степени занятости работника (полное или неполное рабочее время);
• места выполнения трудовых обязанностей (по месту нахождения работодателя или на дому);
• формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора и других обстоятельств.

Отпуск предоставляется всем сотрудникам, в том числе:

• работающим по совместительству (ч. 2 ст. 287 ТК РФ);
• сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ);
• лицам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
• надомникам (ч. 4 ст. 310 ТК РФ);
• дистанционным работникам.

Отпуск не положен лицам, которые выполняют работы, оказывают услуги на основании гражданско-правового договора (абз. 4 ч. 8 ст. 11 ТК РФ).

На время отпуска за сотрудником сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). В это время его нельзя уволить по инициативе работодателя кроме случаев ликвидации компании либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Минимальная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Если в трудовой договор включено условие об отдыхе менее 28 календарных дней, то оно является недействительным. Трудовые договоры не могут содержать условий, ухудшающих права и гарантии работников по сравнению с установленными трудовым законодательством (ч. 2 ст. 9 ТК РФ).

Сотрудникам, заключившим срочные трудовые договоры на срок менее двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) или на выполнение сезонных работ (ст. 295 ТК РФ), отпуск предоставляется в размере двух рабочих дней за каждый месяц работы.

Ежегодные основные оплачиваемые отпуска, продолжительность которых превышает 28 календарных дней, называются удлиненными (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Они положены, например, следующим категориям работников:

• сотрудникам моложе 18 лет – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• инвалидам – не менее 30 календарных дней (Закон «О соцзащите инвалидов в РФ» от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
• госслужащим – 30 календарных дней (ч. 3 ст. 46 Закона «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
• спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований – от 30 до 40 суток (п. 5 ст. 28 Закона «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» от 22.08.1995 № 151-ФЗ).

Право на использование оплачиваемого отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев непрерывной работы. По договоренности сторон дни отдыха могут быть предоставлены и ранее (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Отдельным категориям сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы, в частности (ч. 3 ст. 122 ТК РФ):

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• несовершеннолетним;
• сотрудникам, усыновившим ребенка младше трех лет, и так далее.

Через шесть месяцев после трудоустройства и непрерывной работы можно взять 28 календарных дней отдыха.

Если есть соглашение сторон о разделении отпуска, его могут предоставить по частям. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 115, ч. 2 ст. 122, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в соответствии с графиком отпусков (ч. 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

Отдельным категориям сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ):

• работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• почетным донорам России (п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• отдельным категориям ветеранов боевых действий и другим (пп. 11 п. 1 ст. 16 Закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ).

В отличие от основного ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск положен не всем, а только отдельным категориям сотрудников в зависимости от условий, характера и места их работы, места проживания. Работодатель обязан предоставлять его (ч. 1 ст. 116 ТК РФ):
• лицам, условия труда которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным 2, 3 или 4-й степени либо опасным, — не менее 7 календарных дней (ч. 1, 2 ст. 117 ТК РФ);

• сотрудникам с ненормированным рабочим днем — не менее 3 календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ);
• лицам, работающим в районах Крайнего Севера, — 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, которые приравнены к районам Крайнего Севера, — 16 календарных дней (ч. 1 ст. 321 ТК РФ, раздел 5 обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются и другим лицам в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ч. 1 ст. 116 ТК РФ), например:

• спортсменам и тренерам — не менее 4 календарных дней (ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ);
• судьям — от 5 до 15 рабочих дней в зависимости от стажа работы в области юриспруденции (п. 2 ст. 19 Закона РФ «О статусе судей в Российской Федерации» от 26.06.1992 № 3132-1);
• муниципальным служащим — не более 10 календарных дней за выслугу лет и 3 календарных дня — за ненормированный служебный день, если он установлен (ч. 4, 5.1 ст. 21 Закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 02.03.2007 № 25-ФЗ);
• сотрудникам таможенных органов, в частности, за выслугу лет — от 5 до 15 календарных дней и так далее (п. 1 ст. 39 Федерального закона «О службе в таможенных органах Российской Федерации» от 21.07.1997 № 114-ФЗ).

Работодатель, исходя из производственных и финансовых возможностей, вправе самостоятельно установить дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). Порядок и условия их предоставления должны быть закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). Например, можно установить, что сотрудникам, чьи дети идут в первый класс, дается дополнительный оплачиваемый отпуск 1 сентября.

Алгоритм расчета отпускных будет следующим:

• нужно подсчитать продолжительность отдыха работника;
• продолжительность расчетного периода;
• заработок сотрудника;
• средний дневной заработок;
• размер отпускных.

Как определить продолжительность отдыха сотрудника мы рассказали выше.

Расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего (п. 4 положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

В средний заработок включают зарплату за отработанные дни (п. 2 положения № 922). В них входят выходные и праздники, в течение которых работник числился в компании. Исключение составляют дни, когда он был в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам освобождался от работы (п. 5 положения № 922, письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351).

За каждый полностью отработанный месяц учитывается 29,3 дня. За не полностью отработанный месяц количество отработанных дней считают так: число отработанных дней делится на число календарных дней в этом месяце и умножается на 29,3 (п. 10 положения № 922).

Средний дневной заработок для отпусков, предоставляемых в календарных днях, считается по формуле: выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3 (п. 10 положения № 922).

При расчете отпускных учитывают следующие выплаты (п. 2 положения № 922):

• зарплату;
• надбавки и доплаты за профмастерство, выслугу лет, работу с гостайной и так далее;
• районные коэффициенты;
• премии и вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда;
• стимулирующие выплаты медикам за особые условия труда и дополнительную нагрузку по оказанию медпомощи и соцуслуг гражданам, у которых выявлена коронавирусная инфекция, а также лицам из группы риска заражения, независимо от источников их выплаты (ст. 139 ТК РФ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 24.07.2020 № 1104, п. 2 Постановления Правительства РФ от 08.07.2020 № 998, письмо ФФОМС от 15.06.2020 № 7858/21/и).

В расчетную базу не входят выплаты социального характера (матпомощь, оплата проезда), а также оплата дней командировки, выплата пособия по временной нетрудоспособности, другие выплаты за неотработанные дни, в том числе установленные указами Президента РФ (пп. 3, 5 положения, письмо Минтруда РФ от 18.05.2020 № 14-1/В-585).

Пример 1.

Бухгалтеру Кошкиной предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 16 по 29 мая 2022 года (14 календарных дней). Расчетный период она отработала полностью, нет времени и доходов, которые не учитываются. За 12 месяцев Кошкина заработала 435 000 рублей.

Средний дневной заработок составляет: 435 000/ 12 / 29,3 = 1 237, 20 рубля.

Сумму отпускных считаем по формуле: средний дневной заработок х количество дней отпуска, получается 17 320, 80 рубля (1 237, 20 х 14).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью (например, сотрудник был на больничном), средний дневной заработок считаем так:

Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / общее количество отработанных дней в расчетном периоде. Где общее количество отработанных дней равно 29,3 х количество полностью отработанных месяцев + количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью.

Количество календарных дней в месяце, отработанном не полностью, рассчитываем по формуле: 29,3 / количество календарных дней в этом месяце х количество календарных дней, отработанных в месяце.

Пример 2.

Юристу Мышкину предоставлен ежегодный отпуск с 16 по 29 мая 2022 года (14 календарных дней). Сумма выплат, включаемых в расчет, составила 763 000 рублей. В расчетном периоде (с 01.05.2021 по 30.04.2022):

• он не работал с 4 по 7 мая 2021 года (дни объявлены нерабочими Указом Президента РФ от 23.04.2021 № 242);
• был на больничном в ноябре 2021-го – 5 календарных дней.

Определяем:

1) количество полностью отработанных календарных месяцев – 10;

2) количество дней в не полностью отработанных месяцах:

• в мае 2021 года – 29,3 / 31 х (31 — 4) = 25, 52 дня;
• в ноябре 2021 года – 29,3 / 30 х (30 — 5) = 24, 41 дня;

3) общее количество отработанных дней в расчетном периоде:

288, 93 = (10 х 23,9 + 25,52 + 24,41)

4) средний дневной заработок:

2 640, 78 рубля = (763 000 / 288, 93).

5) отпускные составят:

36 970, 92 рубля = (2 640, 78 х 14).

Средний дневной заработок для расчета отпускных при предоставлении отпуска в рабочих днях определяем так: выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / количество дней по календарю 6-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Расчет среднего заработка производят по календарю 6-дневной рабочей недели, даже если в компании установлен режим 5-дневной рабочей недели с двумя выходными.

Пример 3.

С сезонной работницей Светловой заключен срочный трудовой договор с 01.03.2022 по 31.05.2022. Ей предоставлен очередной отпуск с 27.05.2022 по 28.05.2022 (два рабочих дня). За расчетный период (март–апрель 2022 года) Светловой была начислена зарплата 88 000 рублей. Число рабочих дней за расчетный период по календарю 6-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, – 52.

Средний дневной заработок составит 88 000 / 52 = 1 692, 31 рубля.

Отпускные составят 1 692, 31 х 2 = 3 384, 62 рубля.

Срок выплаты отпускных – минимум за три календарных дня до начала отдыха. Дату начала можно найти в графике отпусков или в заявлении работника. Например, сотруднику, который уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг.

Если день выплаты приходится на выходной или праздник, выдать деньги нужно накануне (письма Минтруда РФ от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157, Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
Отпускные можно выдать вместе с зарплатой. Главное — не нарушить сроки выплаты.
Например, срок выдачи зарплаты — 4 июня. Работнику, который уходит в отпуск 7 июня,  надо выплатить отпускные 3 июня и можно перечислить зарплату. Работнику, который уходит в отпуск 10 июня, можно выдать 4 июня и зарплату, и отпускные (письмо Минтруда РФ от 26.07.2019 № 14-1/В-582).

Со всей суммы отпускных необходимо удержать НДФЛ, срок уплаты которого — не позднее последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца (письмо Минфина РФ от 17.01.2017 № 03-04-06/1618).

Одновременно с отпускными на всю сумму следует начислить страховые взносы, а уплатить их в следующем месяце – не позднее 15-го числа (п. 3 ст. 431 НК РФ, письмо Минтруда РФ от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Сотруднику, заболевшему в очередном отпуске (основном или дополнительном), больничный оплачивают в общем порядке. Если работодатель узнал о больничном до того, как человек вышел на работу, дни отдыха будут продлены, если позже – неиспользованные дни будут перенесены (ст. 124 ТК РФ, письмо ФСС РФ от 29.07.2021 № 02-08-01/13-02-12028л).

При болезни в отпуске с последующим увольнением пособие по временной нетрудоспособности выплачивают до закрытия листка нетрудоспособности, в том числе за 30 календарных дней после даты увольнения. Датой увольнения в этом случае будет последний день отпуска. Следовательно, течение 30-дневного срока, в период которого на работодателя возлагается обязанность по оплате больничного уволенного работника, начинается с последнего дня отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ, ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 7 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ, Определение Верховного Суда РФ от 23.11.2015 № 34-КГ15-13).

Больничный не оплачивается, если он взят во время нахождения в других отпусках, например, в учебном, в отпуске без сохранения зарплаты или в связи с уходом за больным членом семьи в период ежегодного отпуска. В этом случае пособие начисляется с первого календарного дня после окончания отпуска (ст. 5, п. 1 ч. 1 ст. 9 закона № 255-ФЗ, пп. 29, 49 порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н, пп. «а» п. 17 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540).