Как написать заявление на отпуск

Уходя в очередной оплачиваемый отпуск, персонал не обязан оформлять заявление. Дело в том, что в соответствии со ст. 123 ТК РФ ежегодные отпуска предоставляются на основании графика отпусков.

Компания должна со своей стороны уведомить сотрудника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). При этом трудящийся не обязан предупреждать работодателя о своем уходе в отпуск.

Но в отдельных случаях оформление заявления обязательно, например, при предоставлении отпуска тем работникам, которые имеют право получить его до истечения шести месяцев работы в данной компании. Такое правило установлено ст. 122 кодекса. В указанных случаях заявление составляется в произвольном виде на имя руководителя.

По мнению Минтруда РФ, компания вправе установить разумный срок подачи такими работниками заявления на ежегодный отпуск. Это позволит работодателю своевременно оплатить данные отпуска и не допустить нарушений прав работников. Период отпуска, конкретная дата определяются по желанию сотрудника (письма от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).

Во всех остальных случаях вполне достаточно приказа на отпуск.

Заявление на ежегодный отпуск оформляется в произвольной форме, так как утвержденного бланка нет.

В документе нужно отразить:

• Ф.И.О. и должность работника;
• структурное подразделение (при наличии);
• дату начала отпуска и количество дней;
• вид ежегодного отпуска (основной или дополнительный отпуск).

Кроме того, работник должен расписаться на документе и поставить текущую дату. Заявление можно оформить как от руки, так и напечатать на компьютере.

Законодательство не запрещает направлять отпускное заявление по электронной почте. Однако такая возможность есть только у сотрудников, занятых дистанционно, с учетом ч. 2, 6 ст. 312.3 ТК РФ. Все остальные трудящиеся должны предоставить работодателю данный документ исключительно в бумажном виде.

Статьей 124 ТК РФ предусмотрена возможность переносить отдых на другое время. Итак, работодатель должен перенести отпуск:

• при болезни сотрудника. При этом, как разъяснил Минтруд, карантин не повод для продления отпуска. Сделать это следует исключительно в случае нетрудоспособности сотрудника (письмо от 09.04.2020 № 14-2/В-393). Если дата начала декретного отпуска выпала на период пребывания работника в ежегодном оплачиваемом отпуске, то последний должен быть либо продлен на число дней нетрудоспособности, либо перенесен на иной срок (письмо Минтруда РФ от 20.09.2016 № 14-2/В-899);
• при исполнении работником гособязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
• при невыплате отпускных;
• при уведомлении работника о начале отпуска позднее чем за две недели до его начала;
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Вместе с тем ТК РФ позволяет работодателю перенести отпуск работника на будущий год. Это возможно, если уход сотрудника в отпуск в текущем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. Важно, чтобы отпуск был использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он дается.

Чтобы перенести законный отдых на другое время, работник должен оформить соответствующее заявление, указав в нем основание, количество дней, даты начала и завершения отпуска. К данному заявлению следует приложить документы, на основании которых отпуск должен быть перенесен. Это может быть, например, листок нетрудоспособности или документ, подтверждающий исполнение гособязанностей во время отпуска, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от трудовой деятельности.

На основании данного документа компания издает приказ о переносе отпуска и ставит в графике фактические даты отдыха.

Статьей 128 ТК РФ установлен список случаев, когда компания обязана отпустить сотрудника в отпуск без содержания. К таковым относятся, в частности:

• рождение ребенка, заключение брака, а также смерть родственников, предоставляют до 5 дней;
• работающие инвалиды, им предоставляют 60 дней;
• работающие пенсионеры, которым предоставляют до 14 дней;
• и другие.

Кроме того, данной нормой предусмотрено, что в локальных актах работодателя могут быть предусмотрены иные случаи, когда персоналу положен отпуск за свой счет, продолжительность которого будет определяться соглашением сторон трудового договора.

Если сотрудник трудится в компании в качестве совместителя, то на время командировки по основному месту занятости ему также можно оформить отпуск без содержания. Такую возможность подтвердил Роструд в письме от 24.01.2020 № ПГ/37451-6-1.

Для того чтобы уйти в отпуск, работнику необходимо написать соответствующее заявление, которое должно включать:

• основание для отпуска без оплаты;
• даты отпуска.