Как изменились правила ведения бумажных трудовых книжек с первого сентября

Минтруд РФ обновил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила вступили  в силу с 1 сентября 2021 года и будут действовать до 1 сентября 2027 года.

Рассмотрим основные изменения в бланке трудовой книжки:

• на титульном листе в графе «Отчество» и месте печати появилось уточнение: «при наличии»;
• в сведениях о работе вместо 10 разворотов стало 14, а в информации об увольнении, помимо ссылки на статью и пункт закона, также потребуется указывать часть;
• в сведениях о награждении вместо 10 разворотов оставили 7;
• в форме вкладыша в трудовую книжку в графе «Отчество» и месте печати уточнено – «при наличии», скорректирован объем вкладыша: сведения о работе – 12 разворотов (сейчас 9), сведения о награждениях – 5 разворотов (сейчас 8).

Остальное содержание не поменяется.

Как изменились правила заполнения трудовых книжек

Порядок заполнения трудовых книжек подвергнулся существенным корректировкам. Обратим внимание именно на новые положения.

В отношении дистанционных работников закреплено, что по желанию таких сотрудников сведения об их работе вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления. Направить книжку работодателю можно по почте заказным письмом с уведомлением. В действующих до 1 сентября правилах вопрос заполнения книжек на указанных сотрудников урегулирован не был.

В общих положениях, как и прежде, установлено, что записи в трудовую книжку следует вносить аккуратно, свето-, водостойкими чернилами без сокращений. Однако это требование теперь названо рекомендацией. При этом можно пользоваться не только пастой и гелем черного, синего или фиолетового цвета, но и краской. Кроме того, допускается полностью или частично делать записи с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа или печати.

В правилах заполнения сведений о работе прописано, что все записи вносятся на основании приказа работодателя не позже 5 рабочих дней (ранее — не позднее недельного срока), а об увольнении – в день увольнения. Такие записи должны точно соответствовать тексту приказа.

Совместители, как и ранее, могут внести запись в трудовую книжку по месту основной работы. Вместе с тем определены действия совместителей, которым нужно внести запись в книжку, но они в этот период не трудоустроены. В таком случае совместитель вправе обратиться к работодателю, у которого он работал по совместительству. Делать записи о совместительстве можно не только в хронологическом порядке, но и блоками – сразу о приеме и увольнении. Определено, что отметку о работе по совместительству можно сделать в трудовой книжке даже в тех случаях, когда работник трудился по совместительству до трудоустройства на основное место работы. Это возможно в тех ситуациях, когда совместитель уволился с основной работы, не поставив в известность работодателя по месту совместительства, а потом устроился на новое место работы, которое для него стало основным.

Уточнены правила внесения записей в трудовые книжки при увольнении вследствие перевода на другую постоянную работу в иную компанию. В частности, как и раньше, в графе 3 раздела «Сведения о работе» записывается, что перевод осуществляется по просьбе работника или с его согласия. Но также потребуется указать наименование нового работодателя, куда переводится сотрудник.

Новым порядком скорректирована и процедура выдачи трудовой книжки работнику.

Было установлено, что книжка выдается в день увольнения. По письменному заявлению работника не позже трех рабочих дней наниматель должен выдать ему копию трудовой книжки или заверенную из нее выписку.

По новым правилам при получении от работника заявления работодатель не позже трех рабочих дней обязан выдать ему трудовую книжку в целях его обязательного соцстрахования. Она может понадобиться, например, для назначения страховой пенсии. В случае увольнения документ должен быть выдан с соответствующей записью в день увольнения. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронное ведение сведений о его трудовой деятельности, бумажная трудовая книжка возвращается не позже трех рабочих дней. Если такое заявление подано менее чем за три дня до увольнения, то книжка выдается не позже дня увольнения.

Обновлены правила учета трудовых книжек. Упразднены обязательные учетные документы, применяемые по утвержденным формам: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Вместе с тем вести учет имеющихся бланков, трудовых книжек и вкладышей в них тем не менее нужно. Теперь работодатель должен самостоятельно разрабатывать учетные книги и журналы:

• в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей следует записывать принятые от сотрудников при трудоустройстве, а также выдаваемые им книжки и вкладыши. В учетном документе проставляются серии и номера книжек;
• в книге (журнале) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей отражаются все операции по получению и расходованию бланков с проставлением серии и номера каждого.

Журналы и книги прошнуровываются, нумеруются и заверяются подписью руководителя организации (ИП) и печатью, если она есть. Требование о том, чтобы журналы и книги скреплялись сургучной печатью или опломбировались, отменено. Хранить указанные документы нужно как бланки строгой отчетности.

Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей обязан работодатель. Для этого он издает приказ о назначении уполномоченного лица.

Ряд избыточных требований к порядку ведения трудовых книжек убраны:

• в личной карточке сотрудников больше не нужно знакомить под подпись с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
• в отношении лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, в книжке больше не требуется фиксировать, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж;
• при увольнении сотруднику более не надо заверять подписью все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы. Требование о заверении записей работодателем или уполномоченным лицом осталось;
• не требуется оформлять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии. Это связано с тем, что теперь при первичном трудоустройстве бумажная трудовая книжка не заводится.

После вступления в силу Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н упразднены нормативные акты, ранее регламентирующие вопросы оборота трудовых книжек. Это:

• Постановление Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50 «Об утверждении порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций»;
• Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н «О внесении изменений в инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69».

Примечание редакции: в действующем до 1 сентября 2021 года порядке ведения трудовых книжек есть раздел об ответственности за несоблюдение правил оборота трудовых книжек. В нем прямо сказано, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу таких документов несет уполномоченное лицо. В новом порядке, утвержденном Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320, подобный раздел отсутствует. Однако это не означает, что с 1 сентября правилами ведения трудовых книжек можно пренебрегать. Положениями нового порядка предусмотрены определенные обязанности работодателя. В их числе: организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, назначить уполномоченное за оборот трудовых книжек лицо, надлежащим образом оформить книги учета трудовых книжек, оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж. Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, выдать работнику трудовую книжку по его заявлению и при увольнении, постоянно иметь в наличии необходимое количество трудовых книжек и другие. Также определены обязанности лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В статье 66 ТК РФ прямо установлена обязанность нанимателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Таким образом, и работодатель, и ответственный за трудовые книжки сотрудник обязаны соблюдать указанные нормы трудового законодательства. Нарушение влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностного лица и ИП размер штрафов варьируется в пределах от 1 до 20 тыс. рублей, для организаций – от 30 до 70 тыс. рублей. Кроме того, журналы учета являются архивными документами. Статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Размер штрафа для должностных лиц и ИП составляет от 3 до 5 тыс. рублей, для компаний – от 5 до 10 тыс. рублей.

ПРИКАЗ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н
«Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» 

Новую форму трудовой книжки, утвержденную Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, следует применять с 2023 года. Соответствующее правило установлено Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Документом также определено, что трудовые книжки, которые имелись у сотрудников до принятия нового бланка, останутся действительными. Обменивать их не нужно. Этот же принцип касается бланков книжек и вкладышей старого образца, оставшихся у работодателей. Они смогут использовать указанные бланки без ограничения срока.

С первого сентября отменено Постановление Кабмина РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которым регламентированы прежние правила ведения и хранения трудовых книжек.

Примечание редакции: в конце июня на портал Роструда «Онлайнинспекция.рф» поступил вопрос о правомерности выдачи работодателем трудовых книжек, купленных в 2019 году, после 1 сентября 2021 года (https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/view/150855). Ведомство разъяснило, что, по его мнению, с сентября 2021 года организация вправе оформлять только новую форму трудовой книжки. Однако данная консультация была предоставлена до официального опубликования Постановления от 24.07.2021 № 1250, которым разрешено продолжить использовать оставшиеся у работодателей бланки без ограничения срока. Поэтому при возникновении у нанимателей подобных вопросов нужно учитывать именно положения постановления № 1250.
Нельзя не отметить и неопределенность в датах начала применения нового порядка ведения трудовых книжек и бланка трудовой книжки. Приказ № 320н, которым утверждены форма и порядок ведения книжки, вступает в силу с 1 сентября 2021 года. А постановлением № 1250 установлено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие только с 2023 года. При этом все старые правила упраздняются. Если новый порядок регламентирует правила ведения трудовых книжек на новом бланке, который будет применяться только с 2023 года, то как продолжить заполнять книжки на старом бланке, если правила их заполнения отменены? Полагаем, что в данном случае руководствоваться нужно все же новым порядком, поскольку изменения в форме трудовой книжки несущественные. Соответственно, новый порядок вполне применим к старому бланку. Вероятно, разъяснения на этот счет выпустит Минтруд РФ. 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250
«Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации» 

Пунктом 3 новых правил ведения трудовых книжек предусмотрена возможность внесения записей в трудовые книжки с помощью техсредств путем переноса красителей. Как это осуществить, разъяснил Минтруд РФ в письме от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976.

Сообщено, что таким способом может быть внесение записи с использованием принтера.

ПИСЬМО Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 

Согласно Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н с сентября компании и ИП самостоятельно разрабатывают книги (журналы) учета трудовых книжек и вкладышей в них.
В связи с нововведениями Роструд попросили разъяснить, должен ли работодатель до 1 сентября подготовить свою форму журнала учета трудовых книжек, и если да, то что делать со старым журналом?

В разъяснениях ведомства, приведенных на портале «Онлайнинспекция.рф», сообщается, что нововведение относится только к ситуациям, когда требуется начать вести новую книгу учета. Если такой необходимости нет, наниматель может продолжить вести уже начатую книгу, пока она не закончится.

https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/view/149719 

Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос заполнения трудовых книжек при подаче работником заявления о переходе на электронный учет сведений о его трудовой деятельности. Раньше этот вопрос не был урегулирован порядком заполнения трудовых книжек, но он был рассмотрен в письме Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150. В новом порядке правила внесения записи в книжку в таком случае определены, но они незначительно отличаются от инструкций, приведенных в письме № 14-2/В-150.

Сравним оба регламента.

Примечание редакции: таким образом, с 1 сентября запись в трудовой книжке о переходе работником на ЭТК стала более краткой. Кроме того, конкретизирован срок выдачи книжки на руки – не позже трех дней с даты подачи заявления. Если сотрудник подал заявление меньше чем за три дня до увольнения, то книжка выдается не позже дня увольнения.

ПИСЬМО Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150
ПРИКАЗ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н
«Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» 

https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/