Как исправить запись в трудовой книжке

Законодательство разрешает и даже требует вносить корректировки в трудовую при наличии в документе ошибок. При этом нужно соблюдать правила, которые записаны в разделе III Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее — правила № 225).

Согласно общему порядку исправлять ошибку должен тот работодатель, который ее совершил. Однако внести исправления можно и на новом месте работы. Для этого понадобятся подтверждающие документы от прежнего работодателя. Например, заверенные копии или выписки из приказов, архивные справки со старого места работы (п. 27 правил № 225, раздел II правил, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 09.09.20 № 585н).

В случае указания неправильной даты в разделе о работе трудовой книжки такую ошибку необходимо исправить. Порядок исправления неточности следующий.

Сначала необходимо признать запись, в которой допущены искажения, недействующей. Для этого на следующей свободной строке книжки потребуется сделать новую запись с таким содержанием.

В графе 1 нужно проставить следующий порядковый номер, в графе 2 записать текущую дату, в графе 3 указать: «Запись за таким-то номером недействительна», а также выполнить правильный вариант записи с указанием корректной даты, в графе 4 продублировать ссылку на документ, на основании которого вносится запись.

Такие правила установлены пунктом 1.2 инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69 (далее – инструкция № 69).

В законодательстве не закреплен отдельный порядок исправления ошибок в наименовании организации. Однако неточность можно исправить в общем порядке, который предусмотрен для искажений, допущенных в разделе о работе, – при помощи признания ошибочной записи недействующей (п. 1.2 инструкции № 69).

Для того чтобы исправить наименование организации, на следующей свободной строке в трудовой книжке сделайте новую запись с таким содержанием.

В графе 1 проставляют следующий порядковый номер записи, в графе 2 записывают дату корректировки, в графе 3 указывают: «Запись о названии организации недействительна», на следующей строке данной графы указывают правильное полное и сокращенное наименование организации, а в графе 4 ничего заполнять не требуется.

В случае если сотрудник сменил фамилию, такие изменения необходимо отразить в трудовой книжке. Для этого ответственный сотрудник должен сделать в документе две записи в следующем порядке.

Сначала на титульном листе документа необходимо аккуратно зачеркнуть старую запись одной чертой, а новые данные записать там, где есть место – сверху, снизу или на той же строке. При этом зачеркнутая запись должно легко читаться.

Затем необходимо записать пояснение на заглавной странице книжки со ссылкой на документы, на основании которых внесли изменения. Обычно указывают реквизиты паспорта и свидетельства о браке. Однако если информация о смене фамилии содержится в одном документе, то можно сослаться и на один из них.

В самом конце необходимо завизировать запись печатью организации или кадровой службы. Такой порядок устанавливают пункт 26 правил № 225 и п. 2.3 инструкции № 69.

На практике может возникнуть вопрос: как правильно внести корректировки в трудовую книжку? Ответ на этот вопрос следующий. В трудовой книжке существует два типа ошибок, порядок исправления которых отличается. Первый – искажения, допущенные при заполнении обложки. Второй — недочеты в разделах книжки о работе и награждении сотрудников.

Титульный лист трудовой книжки содержит информацию о ее владельце. Законом не предусмотрен порядок исправления ошибок на первой странице, поэтому в случае ошибок бланк будет считаться испорченным и необходимо будет завести на сотрудника новую трудовую или вкладыш к ней. При этом испорченный бланк следует уничтожить на основании соответствующего акта (п. 42 правил № 225).

Ошибки, совершенные прежним работодателем, безопаснее не исправлять. Корректировать данные на титульном листе закон разрешает только в тех случаях, если сотрудник меняет фамилию, имя, отчество. Тогда исходные записи зачеркивают, рядом записывают новые данные, а на внутренней стороне обложки трудовой делают пояснение со ссылкой на реквизиты документа, который является основанием для внесения изменений. Затем ответственный заверяет текст изменений своей подписью и ставит печать организации (п. 2.3 инструкции № 69).

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о наградах» ничего зачеркивать, замазывать и подчищать нельзя. Неверные записи необходимо признать недействующими и затем внести запись с верными данными (п. 1.2 инструкции № 69).

Для этого в следующей пустой строке трудовой книжки необходимо заполнить графы 1–4. В графе 1 нужно проставить следующий по порядку номер записи, в графе 2 записать дату внесения корректировки, в графе 3 указать: «Запись за таким-то номером считать недействительной» и сделать правильную запись, в графе 4 указать данные документа, на основании которого сделана запись.

В случае если в записи о недействительности была совершена ошибка, то ее также необходимо исправить. Наиболее простой вариант исправления такого недочета – признать обе записи недействительными, а после этого сделать корректную запись. Также можно признать запись о внесении корректировки недействительной, а затем сделать новую запись о недействительности строки, которая изначально содержала ошибку (п. 1.2 инструкции № 69).

Важно учесть, что заверять записи о недействительности подписями ответственного за ведение и хранение трудовых книжек и сотрудника, а также печатью, не нужно. Все записи заверяют при увольнении сотрудника (п. 35 правил № 225).

Некорректную запись в разделе о работе и наградах сотрудников исправляют по общим правилам, которые предусмотрены в п. 1.2 инструкции № 69.

Согласно правилам при обнаружении ошибок в разделах о работе и наградах работника, корректировки можно внести одним из двух способов.

Первый – исправить данные в документе самостоятельно. Так необходимо поступить, если ошибка совершена на текущем месте работы или же если с прежнего места работы получены обосновывающие документы, на основании которых можно внести исправления в книжку. Например, копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются — это личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и другие документы.

Важно помнить, что в разделах о работе и награждениях нельзя ничего зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть признаны недействительными. Это единственно правильный способ исправить ошибку.

Корректировочную запись делают на следующей свободной строке в трудовой книжке. Для этого заполняют графы 1–4. В графе 1 проставляют следующий по порядку номер записи, в графе 2 записывают дату внесения корректировки, в графе 3 указывают: «Запись за таким-то номером считать недействительной» и делают правильную запись, в графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого сделана запись.

Второй – вернуть сотруднику трудовую книжку и попросить его самостоятельно обратиться к работодателю с просьбой исправить недочеты, которые были допущены в документе.

Однако бывает так, что организация, которая внесла некорректную или неточную запись, реорганизовалась. В этом случае запись об исправлении в трудовую должен внести ее правопреемник.

Если же организация была ликвидирована, такие исправления придется делать по новому месту работы. Это же правило действует, если в качестве бывшего работодателя выступал индивидуальный предприниматель, который прекратил свою деятельность.

Такой порядок установлен в пунктах 27 и 28 правил № 225 и п. 1.2 инструкции № 69.

Наши специалисты подготовили наглядный образец внесения исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, связанных с некорректным номером приказа о приеме на работу сотрудника. Скачайте его по ссылке: пример корректировки недочета в трудовой книжке.