Кадровый учет ИП с работниками

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это внутренний документ, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности работодателя, всех или отдельных категорий сотрудников в части, не урегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Все работодатели, включая ИП, вправе, а в некоторых ситуациях – обязаны принимать соответствующие локальные акты. Особенности предусмотрены для ИП-микропредприятий.

Предприниматели относятся к микропредприятиям, если за предшествующий календарный год среднесписочная численность их работников составила менее 15 человек, а доход от предпринимательской деятельности за этот же период не превысил 120 млн рублей. К микропредприятиям также относятся вновь зарегистрированные ИП, то есть зарегистрированные в период с 1 июля текущего календарного года по 30 июня года, следующего за текущим календарным годом, а также предприниматели, применяющие только ПСН (п. 1 ст. 3, ч. 1, 1.1, 3 ст. 4 Закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» от 24.07.2007 № 209-ФЗ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 04.04.2016 № 265).

Сведения о субъекте МСП вносятся в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (п. 1 ст. 3, ч. 1 ст. 4.1 закона № 209-ФЗ).

ИП – субъект малого предпринимательства, отнесенный к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от принятия ЛНА. Исключение составляет акт о временном переводе работников на дистанционную работу, предусмотренный ст. 312.9 ТК РФ. Условия, регламентирующие вопросы, которые должны регулироваться локальными нормативными актами, ИП обязан включать в трудовые договоры с работниками. Составлять их необходимо по типовой форме (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

ИП-микропредприятие может не принимать, в частности (ст. 309.2 ТК РФ):

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда.

Перечень ЛНА, от которых можно отказаться, открыт. С учетом формы занятости, выполняемых работниками трудовых функций и специфики своей деятельности ИП  решает, какие именно ЛНА, содержащие нормы трудового права, он будет принимать.

Глава 48.1 ТК РФ не содержит положений, отменяющих выполнение микропредприятием обязанностей работодателя, предусмотренных ч. 2 ст. 22 ТК РФ, и других норм трудового законодательства. Она также не содержит уточнения о том, что отказ от принятия ЛНА, содержащих нормы трудового права, не распространяется на обязательные ЛНА. По нашему мнению, не все вопросы, касающиеся трудовых и связанных с ними отношений, можно урегулировать трудовым договором с работником.

С учетом этого у ИП-микропредприятия (с учетом специфики его деятельности) должны быть следующие ЛНА, содержащие нормы трудового права, если соответствующие положения не включены в типовую форму трудового договора:

• положение об обработке и защите персональных данных работников, поскольку ИП-микропредприятие, как и все работодатели, имеет статус оператора персональных данных (п. 2 ст. 3, пп. 2, 6 ч. 1, ч. 2, 4 ст. 18.1, п. 2 ч. 4 ст. 22.1 Закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, пп. 8, 10 ст. 86, ст. 87, абз. 2 ст. 89 ТК РФ, письмо Роскомнадзора от 19.10.2021 № 08-71063);
• локальные нормативные акты по охране труда (ч. 11 ст. 209, ч. 3 ст. 214 ТК РФ);
• положение о государственной (служебной, коммерческой и иной) тайне, если у ИП есть сведения, которые имеют такой статус, его работники получают к ним доступ и условие о ее неразглашении включено в типовой трудовой договор (абз. 4 ч. 4 ст. 57 ТК РФ);
• положение о порядке применения вахтового метода — в случае привлечения работников к выполнению работ вахтовым методом (ч. 4 ст. 297 ТК РФ).

Если ИП перестал быть микропредприятием, то не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в реестр ему необходимо разработать и утвердить все недостающие ЛНА. (ч. 3 ст. 309.1 ТК РФ). При этом обязанность менять типовые трудовые договоры с работниками у него не возникает, поскольку закон не запрещает другим работодателям использовать типовую форму трудового договора.

Необязательные локальные нормативные акты – это документы, которые прямо не предусмотрены трудовым законодательством. Работодатель принимает их по своему усмотрению. Примером может служить положение о добровольном медицинском страховании или положение об организации детского отдыха.

При отказе от принятия ЛНА, содержащих нормы трудового права, ИП необходимо включить в трудовые договоры с работниками условия, упорядочивающие вопросы, которые должны регулироваться ЛНА. Такие договоры заключают на основе типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Форма содержит необходимый перечень положений, обеспечивающих соблюдение прав и исполнение обязанностей сторон трудовых отношений, которые сгруппированы в следующие разделы:

1. «Общие положения»;
2. «Права и обязанности работника»;
3. «Права и обязанности работодателя»;
4. «Оплата труда работника»;
5. «Рабочее время и время отдыха работника»;
6. «Охрана труда»;
7. «Социальное страхование и иные гарантии»;
8. «Иные условия трудового договора»;
9. «Изменение условий трудового договора»;
10. «Ответственность сторон трудового договора»;
11. «Заключительные положения».

При заключении трудового договора по типовой форме из него могут быть исключены пункты (письмо Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591):

• указанные в примечаниях к типовой форме договора;
• заполнение которых не предусматривается в связи с характером работы конкретного работника.

Можно включить в типовую форму условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, ЛНА (ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Структура и содержание ПВТР определяются установленным законодателем перечнем вопросов, которые включаются в обязательном порядке в данный документ и не носят закрытого характера. К ним на основании части 4 статьи 189 ТК РФ относятся:

• порядок приема и увольнения работников;
• основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
• режим работы;
• время отдыха;
• меры поощрения и взыскания;
• иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Нормы, содержащиеся в ПВТР, не должны противоречить положениям действующего законодательства РФ, нормативных актов, содержащих нормы трудового права, соглашений и коллективных договоров, если индивидуальным предпринимателем с работниками был заключен коллективный договор (ст. 5, 6 и 9 ТК РФ). ПВТР не могут ухудшать положение работников, ограничивать или снижать уровень их гарантий по сравнению с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также договорными актами (ч. 4 ст. 8, ч. 2 ст. 9 ТК РФ).

Положение об оплате труда необходимо, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии.

В этом локальном нормативном акте ИП вправе прописать условия и порядок начисления различных доплат, если в ПВТР такие положения отсутствуют, например, доплата за работу в вечернюю смену.

Положение об оплате труда (при отсутствии аналогичных норм в ПВТР) должно содержать порядок и условия выплаты дополнительного вознаграждения работникам, которым в силу ч. 3 ст. 112 ТК РФ оно должно быть начислено.

Данным локальным нормативным актом также могут устанавливаться нормы труда.

В соответствии со статьей 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных сотрудников устанавливается работодателем с учетом требований ТК РФ и иных федеральных законов. Данная норма обязывает работодателя принять локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является положение о работе с персональными данными. Документ можно разработать в произвольной форме, так как нормативной нет.

В положении о защите персональных данных работников устанавливают порядок работы с данными, перечень лиц, имеющих к ним доступ, правила хранения личных дел и других кадровых документов, способы защиты электронных документов.

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного каждым сотрудником времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для этого чаще всего используют табель учета рабочего времени, в котором ежедневно фиксируют количество отработанных каждым сотрудником часов, а также итоговое количество часов явок (неявок) по видам оплачиваемого труда. Табель предназначен:

• для ведения учета фактически отработанного времени в течение рабочего дня или смены, если используется сменный график;
• ведения учета неотработанного времени (время болезни, прогул, простой и так далее);
• получения данных об отработанном времени, необходимых для расчета оплаты труда.

Для ведения табеля можно использовать:

• унифицированную форму (№ Т-12 или Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
• форму, разработанную самостоятельно.

Трудовое законодательство обязывает работодателя при выплате заработной платы письменно извещать сотрудника о том, какая сумма ему начислена за месяц, сколько с него удержано и какая сумма приходится к выдаче на руки (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Унифицированной формы документа нет. Исходя из положений части 1 статьи 136 ТК РФ, расчетный листок должен содержать информацию:

• о составных частях заработной платы работника за соответствующий период;
• размерах иных начисленных сумм, как то: денежная компенсация за нарушение работодателем срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении;
• размерах и основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

График отпусков – это локальный нормативный акт, который определяет очередность предоставления сотрудникам ежегодного оплачиваемого отпуска. Он выполняет сразу несколько функций:

• распределяет отпускные периоды между работниками таким образом, чтобы не возникли периоды их острой нехватки. Такое может быть, если несколько сотрудников с аналогичными обязанностями захотели отдохнуть одновременно;
• позволяет работодателю заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
• помогает вести расчет неизрасходованных дней отпуска, что важно при расчетах с работниками (особенно при увольнении), а также позволяет не допускать накапливания таких дней.

График отпусков можно составить по унифицированной форме № Т-7 или по форме, разработанной предпринимателем самостоятельно. Главное – отразить очередность отдыха сотрудников (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Штатное расписание – это локальный нормативный акт, в котором фиксируют в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками (письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1).

Штатное расписание:

• позволяет четко проследить организационную структуру;
• закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда сотрудников;
• устанавливает и закрепляет размеры окладов, тарифных ставок, надбавок.

Исходя из своих потребностей, ИП может самостоятельно разработать необходимую ему форму штатного расписания или использовать типовую форму № Т-3 (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Инструкция по охране труда — это ЛНА, разработанный на основе условий труда конкретных работников и нормативных документов, цель которого создать безопасную среду для персонала и обучить безопасным методам выполнения работ. Инструкции по охране труда составляют для каждой отдельной должности, профессии или же вида выполняемой работы. Требования к порядку разработки и содержанию инструкций приведены в Приказе Минтруда РФ от 29.10.2021 № 772н.

ИП обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является для работника основной. Исключение — случаи, когда в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка не ведется (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ, п. 2 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в СФР сведения о трудовой деятельности в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Деятельность гражданина в качестве ИП трудовой деятельностью по смыслу трудового законодательства не является и запись о ней в трудовую книжку не вносится (письма Минтруда РФ от 26.05.2021 № 14-6/ООГ-4834 и от 20.06.2022 № 14-6/ООГ-4069).

Трудовым законодательством оформление личных карточек не предусмотрено. В то же время ИП может вести их для кадрового учета. Форму карточки можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную форму № Т-2.

Спецоценку должны проводить индивидуальные предприниматели, имеющие работников (ч. 4, 5 ст. 20, абз. 13 ч. 3 ст. 214 ТК РФ).

Не обязаны проводить спецоценку ИП, у которых нет наемных работников по трудовому договору. Кроме того, этой обязанности нет у ИП, который привлекает специалистов, например, бухгалтеров, юристов на условиях аутсорсинга (по гражданско-правовому договору), работающих на дому (или дистанционно) без постоянных рабочих мест (разъяснения Минтруда РФ от 16.01.2019).

Отдельные ИП-микропредприятия с 01.03.2023 могут проводить СОУТ в упрощенном порядке. Для этого они должны осуществлять виды деятельности, которые перечислены в п. 2 Приказа Минтруда РФ от 13.10.2022 № 699н. А также не должны иметь рабочие места:

• по которым осуществляется досрочное назначение страховой пенсии по старости;
• в связи с работой на которых работникам предоставляются гарантии и компенсации за работу с вредными и опасными условиями труда;
• на которых по результатам проведенной спецоценки были установлены вредные и (или) опасные условия труда.

Таким ИП не нужно привлекать специализированную организацию. Предприниматель совместно с работниками проводит идентификацию потенциально вредных и опасных производственных факторов на рабочих местах. На каждое рабочее место оформляется проверочный лист, результаты заполнения которого утверждает комиссия по проведению СОУТ. Рекомендованную форму листа можно найти в приложении № 1 к приказу № 699н.

Если потенциально вредные и (или) опасные производственные факторы на рабочем месте не идентифицированы, условия труда на таких рабочих местах признаются комиссией допустимыми. В таком случае в течение 30 рабочих дней с момента утверждения проверочного листа ИП должен подать декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к приказу № 699н. Специализированную организацию необходимо привлекать, только если были выявлены вредные факторы.

ИП должен оформлять кадровые приказы. Для этого может использовать унифицированные формы или разработать свои. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Это, в частности:

• № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
• № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
• № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
• № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
• № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
• № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
• № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
• № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;
• № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
• № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
• № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
• № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».