Кадровая отчетность по иностранным работникам

В 2023 году работодатели сдают в СФР новую форму отчетности — ЕФС-1. Она заменила несколько форм, применявшихся ранее. Для разных ее разделов установлены разные сроки сдачи.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 (аналог СЗВ-ТД) сдают при приеме, увольнении, переводе и других кадровых изменениях, с разделом 2 (аналог 4 — ФСС) — ежеквартально, с подразделом 1.2 (аналог СЗВ-СТАЖ) — раз в год.

Подавать ЕФС-1 в отношении иностранца нужно, если одновременно соблюдаются два условия:

• с ним заключен трудовой договор или договор ГПХ;
• на вознаграждение начисляются страховые взносы.

Начисление взносов зависит от миграционного статуса сотрудника и места выполнения работы.

На иностранного сотрудника, работающего по трудовому договору, при проведении кадровых мероприятий необходимо подать сведения по форме ЕФС-1 – заполнить подраздел 1.1. раздела 1 и указать один из миграционных статусов в сведениях о застрахованном лице:

• «ПЖИГ» – постоянно проживает на территории РФ;
• «ВЖИГ» – временно проживает на территории РФ;
• «ВПИГ» – временно пребывает на территории РФ;
• «ВКС» – высококвалифицированный специалист, временно пребывающий на территории РФ.

Если в отчетном периоде у сотрудника изменилось гражданство, в поле «Статус ЗЛ» указывают статус по состоянию на дату заполнения ЕФС-1 («Информация ПФР: ответы на вопросы по представлению отчетности в СФР с 1 января 2023 года»).

Срок подачи отчета зависит от кадрового мероприятия (ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• при приеме иностранца на работу — следующий рабочий день после оформления трудового договора;
• при увольнении иностранного сотрудника, приостановлении и возобновлении трудового договора с ним — следующий рабочий день после издания приказа;
• при заключении и прекращении ГПД — следующий рабочий день после заключения или прекращения договора;
• при переводе иностранца — 25-е число следующего месяца.

По высококвалифицированным специалистам важен их статус. Если человек временно или постоянно проживает в России, с выплат в его пользу начисляют взносы, так же, как и с выплат работникам-россиянам, следовательно, подают отчет ЕФС-1 (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 7 Закона «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» от 15.12.2001 № 167-ФЗ, ч. 1 ст. 10 Закона «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» от 29.11.2010 № 326-ФЗ, ч. 1 ст. 2 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ, ст. 3, 5, п. 1 ст. 20.1 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Обложение выплат временно пребывающих высококвалифицированных специалистов зависит от того, из какой они страны: если из стран ЕАЭС, то выплаты в их пользу облагаются взносами, так же, как и выплаты россиян (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 7 закона № 167-ФЗ, ч. 1.1 ст. 10 закона № 326-ФЗ, ч. 1 ст. 2 закона № 255-ФЗ, ст. 3, 5, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ, п. 5 ст. 96, п. 3 ст. 98 Договора о ЕАЭС, п. 1 ст. 3 Соглашения о пенсионном обеспечении трудящихся государств — членов ЕАЭС, письмо Минфина РФ от 19.12.2022 № 03-15-06/124369). Поэтому в отношении таких специалистов также нужно подать отчет ЕФС-1 по общим правилам.

С выплат высококвалифицированным специалистам не из стран ЕАЭС страховые взносы на ОПС, ОМС и по ВНиМ не начисляются (п. 1 ст. 7 закона № 167-ФЗ, ч. 1.1 ст. 10 закона № 326-ФЗ, ч. 1 ст. 2 закона № 255-ФЗ).

Таким образом, в общем случае с выплат ВКС начисляют взносы на травматизм (ст. 425 НК РФ, ст. 5 закона № 125-ФЗ). Следовательно, таких лиц нужно учитывать только при заполнении раздела 2 формы ЕФС-1.

Если иностранец выполняет работы или оказывает услуги по гражданско-правовому договору на территории России, то на него нужно подать ЕФС-1 при заключении договора и при его окончании. Это требование касается постоянно проживающих, временно проживающих и временно пребывающих иностранцев. На вознаграждения таким лицам начисляются страховые взносы (п. 1 ст. 7 закона № 167-ФЗ).

Если иностранец выполняет работы или оказывает услуги по гражданско-правовому договору из-за границы, подавать на него ЕФС-1 ни при заключении договора, ни при его окончании не надо — такой иностранец не является застрахованным лицом (п. 1 ст. 7 закона № 167-ФЗ).

Обязанность работодателей и заказчиков работ (услуг) уведомлять налоговый орган по месту своего учета о привлечении и об использовании иностранных работников законодательством РФ не предусмотрена.

Такими сведениями с налоговыми органами обмениваются территориальные органы МВД в соответствии с положениями абз. 5 п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ.

Персонифицированные сведения.

Персонифицированные сведения о каждом работающем застрахованном лице, включая сведения о сумме заработка (дохода) за предшествующий календарный месяц, представляются работодателями (кроме применяющих АУСН) в налоговый орган в общем случае не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим календарным месяцем (п. 7 ст. 431 НК РФ, п. 1 ст. 8, п. 8 ст. 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ , ч. 2 ст. 18 Закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

Форма персонифицированных сведений о физических лицах и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Сведения о застрахованном работнике — иностранном гражданине отражают в том же порядке, что и по другим сотрудникам. Российский ИНН указывают при наличии, Ф.И.О. — в соответствии с документом, удостоверяющим личность (пп. 3.4, 3.6 порядка заполнения формы).

Сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4 представляют ежемесячно с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного месяца компаниями (п. 1 указаний по заполнению формы, приложение № 12 к Приказу Росстата от 29.07.2022 № 532, пп. 1, 72.1 указаний, утвержденных Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872):

• средняя численность работников которых в течение двух предыдущих лет превышает 15 человек, а годовой оборот — 800 млн рублей;
• являющимися владельцами лицензий на добычу полезных ископаемых, независимо от средней численности работников и объема оборота;
• зарегистрированными или прошедшими реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности работников и оборотов.

Юридические лица, средняя численность работников которых в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, и годовой оборот организации в течение двух предыдущих лет не превышает 800 млн рублей — сдают форму П-4 ежеквартально.

В списочную численность работников включают иностранных граждан, работавших в организациях на территории РФ (пп. 23 п. 75 указаний № 872).

Отдельная отчетность в органы службы занятости по иностранцам не предусмотрена. Однако есть формы отчетности, где необходимо отдельными строками указать сведения о таких лицах.

Отчет об организации дистанционной (удаленной) работы.

Трудовым договором может предусматриваться выполнение иностранным работником трудовой функции дистанционно (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). При организации дистанционной работы представляется отчет по форме, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24 (приложение № 4). При его составлении нужно учитывать и иностранцев, работающих удаленно.

В отчете (пп. 1, 2 приложения № 13 к приказу № 24):

• в строке 14 указывается общая численность работников, находящихся на дистанционной (удаленной) работе;
• в строке 14.1 – количество иностранцев, работающих удаленно (выделяют из строки 14);
• в строке 14.2 – численность сотрудников, переведенных на временную дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях: катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, иные исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;
• в строке 14.2.1 – число иностранных работников, переведенных на временную удаленную работу по инициативе работодателя (выделяют из строки 14.2).

Отчет представляется в течение трех рабочих дней после принятия решения о временном переводе сотрудников на удаленку по инициативе работодателя в указанных выше исключительных случаях в орган службы занятости населения субъекта по месту фактического осуществления трудовой деятельности работниками (п. 1 приложения № 13 к приказу № 24).

Отчет об отпусках без сохранения заработной платы.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику, в том числе иностранцу, по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Его продолжительность определяют по соглашению между сотрудником и работодателем. Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы по их заявлению (ч. 1, 2 ст. 128 ТК РФ).

При предоставлении отпусков без сохранения заработной платы составляют отчет по форме, утвержденной приказом № 24 (приложение № 5), в котором, в частности, указываются:

• дата, с которой начинается отпуск работников без сохранения заработной платы;
• дата завершения отпуска;
• общая численность работников, находящихся в отпусках без сохранения заработной платы из которой в п. 16.1 выделается отдельно численность иностранцев.

Работодатель подает отчет в случаях, когда инициатива работника о предоставлении ему отпуска без сохранения заработной платы связана со сложившейся на предприятии ситуацией, которая может оказать негативные последствия для деятельности компании или повлечь массовое высвобождение работников (п. 1 приложения 14 к приказу № 24).

В случае предоставления сотруднику отпуска без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам форма не заполняется.

Рекомендуемый срок подачи отчета — в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (письмо Минтруда РФ от 20.04.2023 № 16-3/10/В-5982).

Отчет представляется в орган службы занятости населения субъекта по месту фактического осуществления трудовой деятельности сотрудниками.

Отчет о введении режима простоя (приостановке производства).

Под простоем понимается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. При приостановке производства работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующего мероприятия (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, абз. 2 п. 2 ст. 25 закона № 1032-1).

Форма отчета о введении режима простоя (приостановке производства) утверждена приказом № 24 (приложение № 3). В ней нужно указать:

• в строке 9.1 – списочную численность иностранных работников;
• в строке 17.1 – число иностранцев, находящихся в простое.

Отчет представляют в орган службы занятости населения субъекта, по месту фактического осуществления трудовой деятельности работниками.

Отчет о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели.

В целях сохранения рабочих мест работодатель имеет право вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до 6 месяцев. Если такое решение принято, то работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в центр занятости населения в течение трех рабочих дней после принятия решения (ч. 5 ст. 74 ТК РФ, абз. 2 п. 2 ст. 25 закона № 1032-1).

Форма отчета утверждена приказом № 24 (приложение № 2). В ней, в частности, нужно проставить:

• в строке 9.1 – списочную численность иностранных работников;
• в строке 16.1 – число иностранцев, переведенных в режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели.

Отчет нужно подать, если режим имеет массовый характер и связан со сложившейся на предприятии ситуацией, которая может оказать негативные последствия для его деятельности или повлечь массовое высвобождение работников (п. 1 приложения № 11 к приказу № 24).

При установлении режима неполного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем на основании ст. 93 ТК РФ не требуется уведомлять органы службы занятости населения (письмо Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1).

Отчет представляется в орган службы занятости населения субъекта по месту фактического осуществления трудовой деятельности работниками.

Отчет о принятии решения о ликвидации или прекращении деятельности работодателя, сокращении численности или штата работников и о возможном расторжении трудовых договоров.

Организации обязаны сообщать в службу занятости населения о предстоящей ликвидации и (или) сокращении численности (штата) работников и о возможном расторжении трудовых договоров не позднее чем за два месяца до начала увольнений в связи с сокращением и (или) ликвидацией, а в случае массовых увольнений — не позднее чем за три месяца. Индивидуальным предпринимателям необходимо информировать службу занятости населения за две недели до увольнения работников (п. 2 ст. 25 Закона «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1).

Форма отчета утверждена Приказом Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24 (приложение № 1). В пункте 18.6 следует отдельно отразить количество иностранных работников, предполагаемых к увольнению. Сведения заполняются по каждому работнику, подлежащему увольнению, в том числе и по иностранцам.

Отчет представляется по месту фактического осуществления трудовой деятельности работниками.

Уведомление о заключении и прекращении (расторжении) трудовых (гражданско-правовых) договоров.

Работодатели и заказчики работ (услуг), привлекающие к трудовой деятельности иностранных граждан, обязаны уведомлять территориальный орган МВД России в субъекте РФ, на территории которого трудятся иностранцы, о заключении и прекращении (расторжении) с ними трудовых договоров или гражданско-правовых договоров (абз. 1 п. 8 ст. 13 Закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ, п. 1 положения о Министерстве внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 21.12.2016 № 699).

Срок подачи уведомления о привлечении к работе иностранного работника или его увольнении — не позднее трех рабочих дней с даты заключения или прекращения (расторжения) соответствующего договора (абз. 1 п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ), п. 2 порядка подачи работодателями или заказчиками работ (услуг) уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства), утвержденного Приказом МВД России от 30.07.2020 № 536).

Согласно позиции Верховного Суда РФ указанная обязанность возникает у работодателя и в том случае, если отсутствует трудовой договор с работником в письменной форме (Постановление от 14.07.2010 № 25-АД10-6).

Формы и порядок подачи уведомлений утверждены Приказом МВД России от 30.07.2020 № 536.

Сведения представляются в отношении каждого привлекаемого к работе иностранца. Бланк уведомления необходимо заполнить на русском языке разборчиво от руки или при помощи технических средств. Использование сокращений и аббревиатур (кроме официальных), зачеркиваний, а также исправлений не допускается (пп. 3, 7 порядка № 536).

В уведомлении заполняются все соответствующие поля (п. 4 порядка № 536). Если в полях недостаточно места, используются дополнительные листы (п. 5 порядка № 536). Уведомление и дополнительный лист (листы), состоящие из двух и более листов, нужно прошить и пронумеровать. На обороте последнего листа соответствующего уведомления или дополнительного листа наносится заверительная запись, в которой указывают количество подшитых листов, Ф.И.О. и подпись лица, представляющего соответствующее уведомление (п. 6 порядка № 536).

Чтобы избежать ошибок и внести всю необходимую информацию, сведения в бланке уведомления нужно указывать на основании подтверждающих документов. Например, в разделе 3 уведомления о заключении договора необходимо заполнить сведения о разрешении на работу или патенте. Форма патента не содержит реквизита «Срок действия». Но поскольку срок действия патента определяется периодом, за который уплачен НДФЛ в виде фиксированного авансового платежа, установить такой срок можно по документам, подтверждающим перечисление налога (пп. 5, 6 ст. 13.3 закона № 115-ФЗ).

Уведомление может быть подано работодателем или заказчиком работ (услуг) на бумажном носителе либо в форме электронного документа с использованием Интернета и других телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе через портал госуслуг. На бумажном носителе уведомление может быть представлено в подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД России на региональном уровне или направлено заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Если извещение подается в электронной форме, нужно использовать УКЭП —  усиленную квалифицированную электронную подпись (абз. 2 п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ, п. 8 порядка № 536).

Если уведомление представляют на бумажном носителе непосредственно в подразделение по вопросам миграции, то лицо, которое его подает, должно предъявить документы, удостоверяющие его личность и полномочия (п. 9 порядка № 536). Подтверждением того, что уведомление получено, является справка о приеме уведомления (приложение № 3 к порядку № 536), выданная работодателю (заказчику работ (услуг) или его представителю ответственным должностным лицом соответствующего подразделения (п. 10 порядка № 536).

Если уведомление направлено в подразделение по вопросам миграции в электронной форме, то должностное лицо не позднее рабочего дня, следующего за днем получения такого документа, направляет электронное сообщение о приеме уведомления представившему его лицу (п. 11 порядка № 536).

За неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления территориального органа федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный контроль (надзор) в сфере миграции, о заключении или прекращении (расторжении) договора с иностранным гражданином в установленный срок предусмотрена административная ответственность ч. 3, 4 ст. 18.15 КоАП РФ.

Работодатель не обязан уведомлять о поручении иностранному работнику в установленном законом порядке работы, не предусмотренной трудовым договором (например, в порядке совмещения), или работы по адресу, отличному от указанного в договоре. Бездействие работодателя в таких случаях не может быть квалифицировано как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ (Постановление Конституционного Суда РФ от 04.02.2020 № 7-П).

Уведомление об исполнении обязательств по выплате заработной платы (вознаграждения) высококвалифицированным специалистам.

Работодатели, привлекающие к трудовой деятельности иностранных высококвалифицированных специалистов, обязаны ежеквартально, не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом, уведомлять территориальный орган МВД об исполнении обязательств по выплате им зарплаты или другого вознаграждения (абз. 1 п. 13 ст. 13.2 закона № 115-ФЗ). Форма и порядок подачи такого уведомления установлены Приказом МВД России от 30.07.2020 № 536.

Извещение представляют на бумажном носителе или в электронной форме с использованием телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, включая единый портал государственных и муниципальных услуг (абз. 2 п. 13 ст. 13.2 закона № 115-ФЗ).

За неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления предусмотрена административная ответственность согласно ч. 5 ст. 18.15 КоАП РФ.