Бизнес сталкивается с большим количеством сложностей регулярно. Одной из самых неприятных проблем может стать выемка документов компании. В рамках этой процедуры происходит изъятие той части документации, которая имеет отношение к делу. Инициировать подобную процедуру могут разные уполномоченные органы. Что это за органы, порядок изъятия и многие другие вопросы по теме, мы раскроем далее.
Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Кто имеет право изымать документы?
- Изъятие документов налоговыми органами
- Административное изъятие вещей и документов
- Изъятие документов в ходе оперативно-розыскных мероприятий
- Какими документами оформляется изъятие документов?
- Как подготовиться к изъятию документов?
Кто имеет право изымать документы?
Прежде чем перейти к сути раздела, полагаю, нужно немного разобраться в терминологии. В частности понять, чем отличаются определения «выемка» и «изъятие».
Начнем с того, что единого термина, который бы точно подходил под каждое подобное мероприятие, не существует. Иначе говоря, вы можете встретить такие слова в разных нормативных актах, например в таких как УПК или НК РФ. Однако в них не конкретизируется разница этих понятий и вообще не дается понятия как такового. При том, что из конкретной нормы (например, ст. 183 УПК) мы можем выяснить, о чем идет речь. Выемка в каждом случае будет описываться по-разному, в зависимости от того каким НПА она регламентирована.
Таким образом «выемка» представляется нам некой официальной процедурой. То есть это название санкционированного мероприятия, которое проводят уполномоченные органы. А вот изъятие это то, что происходит в рамках этой процедуры. То есть фактическое действие в рамках выемки будет называться «изъятием».
А теперь расскажем об уполномоченных лицах, которые вправе совершать такие мероприятия.
Единого перечня органов обладающих данным правом нет. В зависимости от ситуации к делу могут иметь отношение разные структуры. Однако все их можно разделить на несколько основных групп:
• Налоговая служба. ФНС могут в рамках налоговой проверки, проводить изъятие на основании мотивированного постановления;
• Органы, участвующие в проведении административного (уголовного) процесса. Это могут быть, например МВД, ФССП и иные учреждения. Если речь идет про уголовное дело, таким правом могут обладать следователь, оперативники и иные уполномоченные лица;
• Органы, принимающие участие в оперативно-розыскной деятельности. Их перечень можно найти в ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности»;
• Иные уполномоченный органы. Например, такие как: Счетная палата или госконтроль за драгметаллами (камнями).
Методы изъятия могут отличаться, в зависимости от органа осуществляющего процедуру.
А теперь остановимся на данных ключевых категориях подробнее. О каждой из них ниже будет отдельный раздел.
Изъятие документов налоговыми органами
Налоговая служба имеет право истребовать документацию, но в строго определенных законом случаях. Вместе с бумагами выемке могут подлежать также предметы, имеющие отношение к проверке. Все это должно происходить только при наличии законных оснований, с соблюдением установленного порядка.
Как правило, выемка осуществляется в рамках налоговой проверки. Обычно, такие проверки делятся на два основных вида:
• Выездная. В этом случае территорией проведения проверки будет, как правило, налогоплательщик. Она проводится на основании специального решения, которое выдал руководитель инспекции;
• Камеральная. То есть регулярная проверка, которая происходит на территории налогового органа. Она осуществляется на основе поданных налогоплательщиками деклараций (расчетов) и иных документов.
Далее расскажем о законных случаях выемки, для каждой из этих проверок.
Истребование в рамках выездной проверки возможно в следующих случаях:
• Налогоплательщик не представил в срок копии документов по требованию ФНС. Такое поведение может быть расценено как потенциальное уничтожение (сокрытие) документов. Основания: пп. 3 п. 1 ст. 31, п. 14 ст. 89, п. 4 ст. 93 НК РФ;
• Наличие у ФНС обоснованных подозрений, что налогоплательщик может уничтожить (скрыть, изменить) документацию. Это следует из пп. 3 п. 1 ст. 31, п. 14 ст. 89, п. 8 ст. 94 НК РФ. Местом проведения проверки при этом могут быть:
— адрес регистрации налогоплательщика;
— адрес его контрагента;
— территория третьих лиц, которую использует потенциальный нарушитель;
• Требуется экспертиза документов. Применяется, когда представленных копий инспекторам не хватает, и нужны оригиналы (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Истребование в рамках камеральной проверки.
Вопрос правомерности изъятия материалов в данной ситуации, остается открытым. Поскольку есть противоречия в нормах действующего законодательства.
С одной стороны, нормы НК РФ указывают, что ФНС может проводить выемку в рамках налоговых проверок. При этом не конкретизируется, о каких именно проверках идет речь. Такое право содержится в положениях пп. 3 п. 1 ст. 31 и п. 4 ст. 93 НК РФ.
С другой стороны, п. 1 ст. 94 НК РФ конкретно говорит именно о выездной проверке (специальная норма).
Обычно специальная норма имеет приоритет по отношению к общей норме. Казалось бы, все становится понятно и применяться должна специальная норма. Однако и тут есть подвох. Поскольку существуют рекомендации по камеральным проверкам. Они в свою очередь говорят, что инспекторы могут проводить выемку в рамках их проведения. Это следует из положений п. 2.8 Письма ФНС России от 16.07.2013 N АС-4-2/12705.
Таким образом, мы видим, что налоговое законодательство не содержит точного ответа на этот вопрос. Поэтому у налогоплательщика появляется шанс на обжалование действий инспектора в такой ситуации.
Проведение выемки документов (далее ВД) регулируется положениями статьи 94 НК РФ.
Происходит это в следующем порядке:
• Инспектор предъявляет постановление о выемке перед самой процедурой;
• Инспектор разъясняет проверяющему лицу его права и обязанности;
• Далее, манера действий инспекции, отчасти зависит от ответа на вопрос о добровольной выдаче документов (предметов). Если ответ положительный, то вы добровольно представляете материалы. Если же ответ отрицательный, проверяющие оставляют за собой право, действовать принудительно. То есть самостоятельно вскрывать помещения и другие места, в которых может находиться истребуемая документация (предметы);
• После получения того или иного ответа от налогоплательщика, начинается сама процедура изъятия.
В ходе проведения самой процедуры, учитывается следующее:
• ВД должна проходить в вашем присутствии, а также в присутствии минимум двух понятых;
• После того как налоговые инспекторы пронумеруют и сошьют документацию, с вас потребуется подпись. Также может понадобиться печать, если вы ее используете в своей организации;
• После завершения процедуры, инспекцией формируется протокол выемки. В нем, либо в описях к нему, подробно описывается, что именно было изъято;
• Заниматься фактом изъятия инспекторы могут только с 6 до 22 часов. Проведение ВД ночью является неправомерным. При этом оформление протокола после 22:00 возможно. Поскольку данный процесс не является частью выемки (Письмо Минфина России от 05.10.2017 N 03-02-08/64830);
• Изымаемые материалы должны быть показаны проверяемому лицу, понятым и иным лицам, имеющим отношение к ВД;
• При истребовании оригиналов, вам должны выдать их заверенные копии. Обычно это делается сразу. Однако если по какой-либо причине этого не произошло, то их положено выдать в течение 5 рабочих дней после изъятия.
ФНС вправе заявить, например об истребовании:
• Бухгалтерских (в том числе первичных) документов;
• Учредительных документов;
• Выписки по счету;
• Материалов инвентаризации;
• Иной документации имеющей отношение к предмету проверки.
Иные особенности:
• В общем случае истребуются копии документов. Однако если у инспекции есть подозрение, что возможно уничтожение (сокрытие, исправление, замена), могут забрать и оригиналы;
• ФНС не обязана сообщать вам заранее о проведении ВД. Поэтому проверка может быть весьма неожиданной и к ней лучше подготовиться предварительно. Как это сделать мы расскажем в последнем разделе;
• Кроме Налогового кодекса, правомерность выемки, определяется положениями п.7 ст.7 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»;
• Требования к постановлению о выемке. Напомню это документ, который является основанием для ее проведения. Особенности следующие:
— проверяющий инспектор самостоятельно его издает, однако в нем должна быть подпись начальника инспекции (его заместителя);
— постановление обязательно вручается проверяемому лицу;
— в документе обязательно должно содержаться основание для ВД;
— Форма Постановления утв. Приказом ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@;
— у налогового органа должно быть подтверждение факта возможного сокрытия (уничтожения, замены) документов. Такой вывод подтверждается судебной практикой. Например: Постановление АС Центрального округа от 23.07.2020 N Ф10-2221/2020;
— в содержании постановления должно быть указано, какие именно бумаги (предметы) подлежат изъятию. Изымать то, что не имеет отношение к проверке неправомерно (п. 5 ст. 94 НК РФ). Также прописывается: адрес выемки, название компании, ИНН и КПП. Кроме того указываются ФИО, должность и подпись лица, вынесшего постановление;
• Понятых обязательно должно быть не менее двух. Если участвует только один человек или их нет вовсе, ВД может быть признана недействительной. Это также подтверждается судебной практикой (Постановления АС Восточно-Сибирского округа от 25.03.2019 N Ф02-765/2019). Понятые не должны быть заинтересованы в исходе дела. Также они вправе наблюдать за процессом и делать замечания. Приглашение понятых лишь в начале и в конце будет нарушением.
Административное изъятие вещей и документов
Порядок административного изъятия регулируется статьей 27.10 КоАП РФ.
Если кратко, то он заключается в следующем:
• Изымать документы (вещи) у физлиц могут лица указанные в статьях 27.2, 27.3, 28.3 Кодекса. Например, такие как должностные лица ОВД, военнослужащие и прочие уполномоченные субъекты. В обязательном порядке должна быть либо видеозапись, либо два понятых. Забрать, как правило, могут:
— орудия совершения административного правонарушения;
— предмет административного правонарушения;
— документы, являющиеся доказательствами по делу;
• Аналогичные действия в отношении юридических лиц, осуществляется лицами, перечисленными в ст.28.3 КоАП РФ;
• При необходимости вещественные доказательства фиксируются. Это могут быть фото и киносъемка и другие способы фиксации;
• При конфискации обычно составляется отдельный протокол. Однако данный факт может быть зафиксирован просто в виде записи в ином протоколе (о доставлении, о задержании и так далее);
• При выемке документации должны быть предоставлены копии конфискованных материалов;
• В протоколе должны быть зафиксированы идентификационные признаки истребованных материалов (вид, количество, марка, модель и так далее);
• В протоколе проставляются подписи должностного лица (составителя протокола), проверяемого лица и понятых. При отказе от подписи, делается соответствующая запись. Копия протокола вручается проверяемому или его представителю;
• Конфискованное имущество, в случае необходимости, может быть упаковано и опечатано на месте. Порядок хранения зависит от того, кем было совершено изъятие. Например, для ОВД такая Инструкция закреплена в Приказе МВД России от 31.12.2009 N 1025. Хранение оружия и боеприпасов хранится согласно законодательству об оружии. Могут быть и другие особенности хранения (передачи, уничтожения и прочего) в зависимости от предмета изъятия;
Изъятие документов в ходе оперативно-розыскных мероприятий
Следующая категория случаев, при которых происходит выемка, связана с проведением оперативно-розыскной деятельности. Такие права, уполномоченным органам, дает ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 N 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности».
Они могут изымать не только документы, но также:
• Предметы;
• Материалы;
• Сообщения.
Перечень уполномоченных структур представлен в статье 13 ФЗ № 144.
В частности проводить ВД могут оперативные подразделения:
• ОВД РФ;
• ФСБ РФ;
• Органа исполнительной власти в области гос охраны;
• Таможенных органов РФ;
• СВР РФ;
• ФСИН.
Оперативно-розыскные мероприятия (далее ОРМ или ОРД) могут быть гласными и негласными. Если изъятие проходит при гласном ОРМ, должен быть составлен протокол. Он оформляется в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ. В частности со статьей 166 УПК РФ. При изъятии материалов в рамках гласного мероприятия, должны быть созданы копии, которые впоследствии передаются правообладателю.
Некоторые особенности могут быть регламентированы дополнительными внутренними документами ведомств. Например, законом «о полиции». Также сведения связанные с ОРД относятся к государственной тайне, согласно Указу от 11.02.2006 N 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».
ОРМ могут быть проведены по следующим основаниям (ст.7 ФЗ № 144 об ОРД):
• Наличие возбужденного уголовного дела.
• Уполномоченному органу стала известна информация:
— о признаках противоправного деяния и лицах с ним связанных. При условии, что сведений недостаточно для возбуждения уголовного дела;
— о событиях или действиях (бездействии) создающих угрозу безопасности (государственную, экономическую и так далее);
— о тех, кто скрывается от дознания, следствия и суда или от уголовного наказания;
— пропавших без вести или об обнаружении неопознанных трупов;
• Поручения уполномоченных лиц (следователя, дознавателя и прочих) или некоторые определения судов;
• Запросы от иных органов осуществляющих ОРД, по основаниям, определенным в данной статье;
• Постановление, применяемое для обеспечения мер безопасности в отношении некоторых лиц. В частности при защите судей, должностных лиц, потерпевших и так далее. Порядок осуществляется согласно положениям ФЗ от 20.04.1995 N 45-ФЗ и от 20.08.2004 N 119-ФЗ;
• Запросы международных органов и организаций;
• Кроме всего перечисленного органы, осуществляющие ОРД, могут собирать данные, при принятии решений:
— о допуске к гостайне;
— о допуске к работам связанным с повышенной опасностью;
— о допуске к участию в ОРД или доступе к полученным после ОРД материалам;
— об установлении (поддержании) сотрудничества;
— по обеспечению безопасности органов, проводящих ОРМ;
— о предоставлении (аннулировании) лицензии на осуществление частной (охранной, детективной) деятельности;
— об иных случаях установленных соответствующим законодательством;
• Другие основания предусмотренные законом.
Примеры регламентирующих документов, которыми дополнительно регулируется порядок проведения ОРМ:
• Приказ МВД России от 01.04.2014 N 199 «О порядке проведения сотрудниками ОВД ОРМ»;
• Приказ ФСБ России от 04.07.2023 N 288. Тоже предусматривает подобную инструкции проведения ОРМ;
• Письмо Генпрокуратуры СССР от 12.02.1990 N 34/15, Верховного Суда СССР от 12.02.1990 N 01-16/7-90, МВД СССР от 15.03.1990 N 1/1002, Минюста СССР от 14.02.1990 N К-8-106, КГБ СССР от 14.03.1990 N 441/Б;
• Иные акты в зависимости от контролирующего органа.
Какими документами оформляется изъятие документов?
Конкретный перечень будет зависеть от того, какой орган осуществляет проверку. Однако обычно состав документов схож и имеет примерно следующий характер:
• Постановление о производстве выемки. В некоторых случаях этот документ служит основанием для ВД. Например, когда вас проверяют налоговые органы;
• Протокол выемки. Он фиксирует саму процедуру изъятия документов. Как правило, в конце мероприятия, его копия передается проверяемому лицу. Применяется обычно в случае проведения следственных действий;
• Протокол обследования. Составляется обычно, когда ведутся ОРМ. Например, когда при обследовании помещений, зданий, транспортных средств и иных объектов изымаются документы. Отличие от протокола выемки в том, что данный документ применяется именно при ОРМ. По окончании мероприятий, копия протокола также передается проверяемому лицу;
• Акт об изъятии, либо акт о возврате изъятых документов. Оформляется, как правило, в свободном виде, поскольку общепринятой формы не установлено. В таком документе фиксируются:
— перечень изъятых бумаг;
— дата изъятия;
— сведения о лицах участвующих в процессе;
— подписи присутствующих лиц.
Документ должен быть составлен в нескольких экземплярах, которые передаются каждому участнику процесса. Если у вас возникла необходимость в истребованных документах, можно попробовать подать ходатайство об их возврате. При этом вы должны быть готовы обосновать необходимость такого возврата. Прямой обязанности возвращать вам истребованные бумаги не предусмотрено. Однако если документ не имеет отношение к делу, его не имеют право забирать. Поэтому бумаги, которые не являются доказательствами, должны быть возвращены.
Как подготовиться к изъятию документов?
Прежде всего, позаботьтесь о правильном хранении архивных данных. Для этого придерживайтесь следующих рекомендаций:
• Передайте материалы на хранение вне офиса. Есть специальные архивные компании, которые осуществляют подобные услуги. Они вывезут ваши бумаги за пределы вашего адреса, и будут содержать их в оборудованном помещении. То есть будут созданы условия для безопасного хранения, как физически, так и территориально. Благодаря такому подходу вы выиграете время в случае внезапной проверки. Вас не получится сбить с толку контрольным органам. Таким образом, вы сможете значительно снизить потенциальные риски. Подобные меры, конечно, не бесплатные и раскошелиться придется. Однако возможные последствия, могут стоить вам в конечном итоге, куда дороже;
• Используйте услуги адвоката. Особенно эффективно это будет в случае, когда ваши бумаги уже хранятся в удаленном архиве. При таких обстоятельствах у вас будет достаточно времени, чтобы специалист смог приехать и разобраться в ситуации. Контакт хорошего юриста желательно иметь заранее, чтобы он незамедлительно мог вам помочь;
• Своевременно уничтожайте бумаги, у которых истек срок хранения. Если не получается разобраться со сроками в силу особенностей закона, лучше обратиться к специалисту. Не пренебрегайте этим методом, поскольку даже в старых документах, могут содержаться компрометирующие сведения. А тот факт, что у бумаг истек срок, вам не поможет. Поскольку в целях привлечения к ответственности действуют иные законодательные сроки;
• Воспользуйтесь созданием системы электронного архива. Этим тоже занимаются специализированные архивные организации. Такой метод позволит вам избежать ряда проблем, в случаях, когда у вас забрали оригиналы. С помощью такой системы доступ к необходимым документам всегда сможет иметь не только сама проверяемая компания, но и иные субъекты. Например, ваши контрагенты, инвесторы, контролирующие органы и иные заинтересованные лица. То есть, вне зависимости от того, где сейчас оригиналы, вы все равно будете способны вести деятельность;
• Также важно обладать максимальной информацией о ситуации. То есть рекомендуется выяснить, и зафиксировать для себя такие сведения:
— данные удостоверений сотрудников проверяющих органов;
— информацию из документа-основания для проведения проверки (изъятия);
— данные из иных бумаг, сопровождающих проверку;
• Тщательно (желательно вместе с адвокатом) контролируйте процесс ВД. Настаивайте на том, чтобы каждый документ (предмет) и действие фиксировалось в протоколе;
• Фиксируйте в протоколе все выявленные вами ошибки и нарушения со стороны проверяющих лиц;
• Не отказывайте проверяющим лицам, в выдаче документов. Однако пробуйте всячески затянуть время, насколько это возможно и опять же законно;
• Совершайте иные законные действия для обеспечения своей безопасности и защиты. Перечень перечисленных действий не является закрытым. Поэтому вы можете использовать любые законные меры, исходя из обстоятельств вашей индивидуальной ситуации.
Вы можете оставить первый комментарий