Бизнес регулярно сталкивается с большим количеством сложностей. Одной из самых неприятных проблем может стать выемка документов компании. В рамках этой процедуры происходит изъятие той части документации, которая имеет отношение к делу. Инициировать подобную процедуру могут разные уполномоченные органы. Что это за органы, порядок изъятия и другие вопросы по теме, мы раскроем далее.
Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Кто имеет право изымать документы
- Изъятие документов налоговыми органами
- Административное изъятие вещей и документов
- Изъятие документов в ходе оперативно-разыскных мероприятий
- Какими документами оформляется изъятие документов
- Как подготовиться к изъятию документов
Кто имеет право изымать документы
Прежде чем перейти к сути раздела, надо понять, чем отличаются определения «выемка» и «изъятие».
Единого термина, который точно подходил бы под каждое подобное мероприятие, не существует. Иначе говоря, можно встретить такие слова в разных нормативных актах, например, в УПК или НК РФ. Однако в них не конкретизируется разница этих понятий и вообще не дается понятие как таковое. Притом что из конкретной нормы (например, ст. 183 УПК) можно понять, о чем идет речь. Выемка в каждом случае будет описываться по-разному, в зависимости от того, каким НПА она регламентирована.
Таким образом «выемка» представляется как официальная процедура. То есть это название санкционированного мероприятия, которое проводят уполномоченные органы. Изъятие же — это то, что происходит в рамках этой процедуры. То есть фактическое действие в рамках выемки будет называться изъятием.
А теперь расскажем об уполномоченных лицах, которые вправе совершать такие мероприятия.
Единого перечня органов, обладающих данным правом, нет. В зависимости от ситуации к делу могут иметь отношение разные структуры. Однако все их можно разделить на несколько основных групп:
• Налоговая служба. ФНС могут в рамках налоговой проверки проводить изъятие на основании мотивированного постановления.
• Органы, участвующие в проведении административного (уголовного) процесса. Это могут быть, например, МВД, ФССП и иные учреждения. Если речь идет про уголовное дело, таким правом обладают следователь, оперативники и иные уполномоченные лица.
• Органы, принимающие участие в оперативно-разыскной деятельности. Их перечень можно найти в федзаконе «Об оперативно-розыскной деятельности».
• Иные уполномоченный органы: счетная палата или госконтроль за драгметаллами (камнями).
Методы изъятия могут отличаться в зависимости от органа, осуществляющего процедуру.
А теперь остановимся на данных ключевых категориях подробнее. О каждой из них ниже будет отдельный раздел.
Изъятие документов налоговыми органами
Налоговая служба вправе истребовать документацию, но в строго определенных законом случаях. Вместе с бумагами выемке могут подлежать также предметы, имеющие отношение к проверке. Все это должно происходить только при наличии законных оснований, с соблюдением установленного порядка.
Как правило, выемка осуществляется в рамках налоговой проверки. Обычно такие проверки делятся на два основных вида:
• выездная. В этом случае территорией проведения проверки будет, как правило, налогоплательщик. Она проводится на основании специального решения, которое выдает руководитель инспекции;
• камеральная. То есть регулярная проверка, которая происходит на территории налогового органа. Она осуществляется на основе поданных налогоплательщиками деклараций (расчетов) и иных документов.
Далее расскажем о законных случаях выемки для каждой из этих проверок.
Истребование в рамках выездной проверки возможно в следующих случаях:
• налогоплательщик не представил в срок копии документов по требованию ФНС. Такое поведение может быть расценено как потенциальное уничтожение (сокрытие) документов (пп. 3 п. 1 ст. 31, п. 14 ст. 89, п. 4 ст. 93 НК РФ);
• наличие у ФНС обоснованных подозрений, что налогоплательщик может уничтожить (скрыть, изменить) документацию (пп. 3 п. 1 ст. 31, п. 14 ст. 89, п. 8 ст. 94 НК РФ). Местом проведения проверки при этом могут быть:
— адрес регистрации налогоплательщика;
— адрес его контрагента;
— территория третьих лиц, которую использует потенциальный нарушитель;
• требуется экспертиза документов. Применяется, когда представленных копий инспекторам недостаточно и нужны оригиналы (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Истребование в рамках камеральной проверки
Вопрос правомерности изъятия материалов в данной ситуации остается открытым, поскольку есть противоречия в нормах действующего законодательства.
С одной стороны, нормы НК РФ указывают, что ФНС может проводить выемку в рамках налоговых проверок. При этом не конкретизируется, о каких именно проверках идет речь. Такое право содержится в положениях пп. 3 п. 1 ст. 31 и п. 4 ст. 93 НК РФ.
С другой стороны, пункт 1 статьи 94 НК РФ конкретно говорит именно о выездной проверке (специальная норма).
Обычно специальная норма имеет приоритет по отношению к общей норме. Казалось бы, все становится понятно и применяться должна специальная норма. Однако и тут есть подвох, поскольку существуют рекомендации по камеральным проверкам. Они, в свою очередь, говорят, что инспекторы могут проводить выемку в рамках их проведения. Это следует из положений п. 2.8 письма ФНС РФ от 16.07.2013 № АС-4-2/12705.
Таким образом, мы видим, что налоговое законодательство не содержит точного ответа на этот вопрос. Поэтому у налогоплательщика появляется шанс на обжалование действий инспектора в такой ситуации.
Проведение выемки документов (ВД) регулируется положениями ст. 94 НК РФ.
Происходит это в следующем порядке:
• инспектор предъявляет постановление о выемке перед процедурой;
• инспектор разъясняет проверяющему лицу его права и обязанности;
• далее действия инспекции отчасти зависят от ответа на вопрос о добровольной выдаче документов (предметов). Если ответ положительный, то проверяемый добровольно представляет материалы. Если же ответ отрицательный, проверяющие оставляют за собой право действовать принудительно — вскрывать помещения и другие места, в которых может находиться истребуемая документация (предметы);
• после получения того или иного ответа от налогоплательщика начинается процедура изъятия.
В ходе проведения процедуры учитывается следующее:
• выемка данных должна проходить в вашем присутствии, а также в присутствии минимум двух понятых;
• после того, как налоговые инспекторы пронумеруют и сошьют документацию, с вас потребуется подпись. Также может понадобиться печать, если вы ее используете в своей организации;
• после завершения процедуры инспекция формирует протокол выемки. В нем, либо в описях к нему, подробно описывается, что именно было изъято;
• заниматься фактом изъятия инспекторы могут только с 6 до 22 часов. Проведение ВД ночью является неправомерным. При этом оформление протокола после 22:00 возможно, поскольку данный процесс не является частью выемки (письмо Минфина РФ от 05.10.2017 № 03-02-08/64830);
• изымаемые материалы должны быть показаны проверяемому лицу, понятым и иным лицам, имеющим отношение к ВД;
• при истребовании оригиналов вам должны выдать их заверенные копии. Обычно это делается сразу. Однако если по какой-либо причине этого не произошло, то их положено выдать в течение 5 рабочих дней после изъятия.
ФНС вправе заявить, например об истребовании:
• бухгалтерских (в том числе первичных) документов;
• учредительных документов;
• выписок по счету;
• материалов инвентаризации;
• другой документации, имеющей отношение к предмету проверки.
Иные особенности:
• В общем случае истребуются копии документов. Однако если у инспекции есть подозрение, что возможно уничтожение (сокрытие, исправление, замена), могут забрать и оригиналы.
• ФНС не обязана сообщать заранее о проведении ВД. Поэтому проверка может быть неожиданной, и к ней лучше подготовиться заранее. Как это сделать, мы расскажем в последнем разделе.
• Кроме Налогового кодекса, правомерность выемки определяется положениями п. 7 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации».
• Требования к постановлению о выемке. Напомним, что это документ, который является основанием для ее проведения. Особенности следующие:
— проверяющий инспектор самостоятельно его издает, однако в нем должна быть подпись начальника инспекции (его заместителя);
— постановление обязательно вручается проверяемому лицу;
— в документе обязательно должно содержаться основание для ВД;
— форма постановления, утвержденная Приказом ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@;
— у налогового органа должно быть подтверждение факта возможного сокрытия (уничтожения, замены) документов. Такой вывод подтверждается судебной практикой. Например: Постановление АС Центрального округа от 23.07.2020 № Ф10-2221/2020;
— в содержании постановления должно быть указано, какие именно бумаги (предметы) подлежат изъятию. Изымать то, что не имеет отношение к проверке, неправомерно (п. 5 ст. 94 НК РФ). Также прописывают адрес выемки, название компании, ИНН и КПП. Кроме того, указывают Ф.И.О., должность и подпись лица, вынесшего постановление;
• понятых обязательно должно быть не менее двух. Если участвует только один человек или их нет вовсе, ВД может быть признана недействительной. Это также подтверждается судебной практикой (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 25.03.2019 № Ф02-765/2019). Понятые не должны быть заинтересованы в исходе дела. Также они вправе наблюдать за процессом и делать замечания. Приглашение понятых лишь в начале и в конце будет нарушением.
Административное изъятие вещей и документов
Порядок административного изъятия регулируется статьей 27.10 КоАП РФ.
Если кратко, он заключается в следующем:
• Изымать документы (вещи) у физлиц могут лица, указанные в ст. 27.2, 27.3, 28.3 кодекса, например, должностные лица ОВД, военнослужащие и прочие уполномоченные субъекты. В обязательном порядке должна быть либо видеозапись, либо два понятых. Забрать, как правило, могут:
— орудия совершения административного правонарушения;
— предмет административного правонарушения;
— документы, являющиеся доказательствами по делу.
• Аналогичные действия в отношении юридических лиц осуществляются лицами, перечисленными в ст. 28.3 КоАП РФ.
• При необходимости вещественные доказательства фиксируются. Это могут быть фото- и киносъемка и другие способы фиксации.
• При конфискации обычно составляют отдельный протокол. Однако данный факт может быть зафиксирован в виде записи в ином протоколе (о доставлении, задержании и так далее).
• При выемке документации должны быть предоставлены копии конфискованных материалов.
• В протоколе должны быть зафиксированы идентификационные признаки истребованных материалов (вид, количество, марка, модель и так далее).
• В протоколе проставляются подписи должностного лица (составителя протокола), проверяемого лица и понятых. При отказе от подписи делается соответствующая запись. Копия протокола вручается проверяемому или его представителю.
• Конфискованное имущество в случае необходимости может быть упаковано и опечатано на месте. Порядок хранения зависит от того, кем было совершено изъятие. Например, для ОВД такая инструкция закреплена в Приказе МВД России от 31.12.2009 № 1025. Хранение оружия и боеприпасов производится согласно законодательству об оружии. Могут быть и другие особенности хранения (передачи, уничтожения и прочего) в зависимости от предмета изъятия.
Изъятие документов в ходе оперативно-разыскных мероприятий
Следующая категория случаев, при которых происходит выемка, связана с проведением оперативно-разыскной деятельности. Такие права уполномоченным органам дает ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-разыскной деятельности».
Они могут изымать не только документы, но также предметы, материалы, сообщения.
Перечень уполномоченных структур представлен в статье 13 закона № 144.
В частности, проводить ВД могут оперативные подразделения:
• ОВД РФ;
• ФСБ РФ;
• органа исполнительной власти в области госохраны;
• таможенных органов РФ;
• СВР РФ;
• ФСИН.
Оперативно-разыскные мероприятия (ОРМ или ОРД) могут быть гласными и негласными. Если изъятие проходит при гласном ОРМ, должен быть составлен протокол. Он оформляется в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ, в частности, со статьей 166 УПК РФ. При изъятии материалов в рамках гласного мероприятия должны быть созданы копии, которые впоследствии передаются правообладателю.
Некоторые особенности могут быть регламентированы дополнительными внутренними документами ведомств, к примеру, законом о полиции. Также сведения, связанные с ОРД, относятся к государственной тайне согласно Указу от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».
ОРМ могут быть проведены на следующих основаниях (ст. 7 федерального закона № 144 об ОРД):
• Наличие возбужденного уголовного дела.
• Уполномоченному органу стала известна информация:
— о признаках противоправного деяния и лицах, с ним связанных. При условии, что сведений недостаточно для возбуждения уголовного дела;
— о событиях или действиях (бездействии) создающих угрозу безопасности (государственную, экономическую и так далее);
— о тех, кто скрывается от дознания, следствия и суда или от уголовного наказания;
— пропавших без вести или об обнаружении неопознанных трупов.
• Поручения уполномоченных лиц (следователя, дознавателя и прочих) или некоторые определения судов.
• Запросы от иных органов, осуществляющих ОРД, на основаниях, определенных в данной статье.
• Постановление, применяемое для обеспечения мер безопасности в отношении некоторых лиц. В частности, при защите судей, должностных лиц, потерпевших и так далее. Порядок осуществляется согласно положениям законов от 20.04.1995 № 45-ФЗ и от 20.08.2004 № 119-ФЗ.
• Запросы международных органов и организаций.
• Также органы, осуществляющие ОРД, могут собирать данные при принятии решений:
— о допуске к гостайне;
— о допуске к работам, связанным с повышенной опасностью;
— о допуске к участию в ОРД или доступе к полученным после ОРД материалам;
— об установлении (поддержании) сотрудничества;
— по обеспечению безопасности органов, проводящих ОРМ;
— о предоставлении (аннулировании) лицензии на осуществление частной (охранной, детективной) деятельности;
— об иных случаях установленных соответствующим законодательством.
• Другие основания, предусмотренные законом.
Примеры регламентирующих документов, которыми дополнительно регулируется порядок проведения ОРМ:
• Приказ МВД РФ от 01.04.2014 № 199 «О порядке проведения сотрудниками ОВД ОРМ»;
• Приказ ФСБ РФ от 04.07.2023 № 288. Тоже предусматривает подобную инструкции проведения ОРМ;
• письмо Генпрокуратуры СССР от 12.02.1990 № 34/15, Верховного Суда СССР от 12.02.1990 № 01-16/7-90, МВД СССР от 15.03.1990 № 1/1002, Минюста СССР от 14.02.1990 № К-8-106, КГБ СССР от 14.03.1990 № 441/Б.
• Иные акты в зависимости от контролирующего органа.
Какими документами оформляется изъятие документов
Конкретный перечень зависит от того, какой орган осуществляет проверку. Обычно состав документов схож и имеет примерно следующий характер:
• постановление о производстве выемки. В некоторых случаях этот документ служит основанием для ВД. Например, когда вас проверяют налоговые органы;
• протокол выемки. Он фиксирует процедуру изъятия документов. Как правило, в конце мероприятия его копия передается проверяемому лицу. Применяется обычно в случае проведения следственных действий;
• протокол обследования. Обычно составляется, когда ведутся ОРМ. К примеру, когда при обследовании помещений, зданий, транспортных средств и иных объектов изымаются документы. Отличие от протокола выемки в том, что данный документ применяется именно при ОРМ. По окончании мероприятий копия протокола также передается проверяемому лицу;
• акт об изъятии либо акт о возврате изъятых документов. Оформляется, как правило, в свободном виде, поскольку общепринятой формы нет. В таком документе фиксируют:
— перечень изъятых бумаг;
— дату изъятия;
— сведения о лицах участвующих в процессе;
— подписи присутствующих лиц.
Документ должен быть составлен в нескольких экземплярах, которые передают каждому участнику процесса. Если возникла необходимость в истребованных документах, можно подать ходатайство об их возврате. При этом надо обосновать необходимость такого возврата. Прямая обязанность возвращать истребованные бумаги не предусмотрена. Однако если документ не имеет отношение к делу, его не имеют право забирать. Поэтому бумаги, которые не являются доказательствами, должны быть возвращены.
Как подготовиться к изъятию документов
Прежде всего позаботьтесь о правильном хранении архивных данных. Для этого придерживайтесь следующих рекомендаций:
• передайте материалы на хранение вне офиса. Есть специальные архивные компании, которые осуществляют подобные услуги. Они вывезут ваши бумаги за пределы вашего адреса и будут содержать их в оборудованном помещении. То есть будут созданы условия для безопасного хранения, как физически, так и территориально. Благодаря такому подходу вы выиграете время в случае внезапной проверки. Не получится сбить вас с толку контрольным органам. Таким образом, сможете значительно снизить потенциальные риски. Подобные меры, конечно, не бесплатные. Однако возможные последствия могут быть куда дороже;
• используйте услуги адвоката. Особенно эффективно это будет в случае, когда ваши бумаги уже хранятся в удаленном архиве. При таких обстоятельствах у вас будет достаточно времени, чтобы специалист смог приехать и разобраться в ситуации. Контакт хорошего юриста желательно иметь заранее, чтобы он незамедлительно мог вам помочь;
• своевременно уничтожайте бумаги, у которых истек срок хранения. Если не получается разобраться со сроками в силу особенностей закона, лучше обратиться к специалисту. Не пренебрегайте этим методом, поскольку даже в старых документах могут содержаться компрометирующие сведения. А тот факт, что у бумаг истек срок, вам не поможет, поскольку в целях привлечения к ответственности действуют иные законодательные сроки;
• воспользуйтесь созданием системы электронного архива. Этим тоже занимаются специализированные архивные организации. Такой метод позволит избежать ряда проблем, в случаях, когда изъяты оригиналы. С помощью данной системы доступ к необходимым документам всегда сможет иметь не только проверяемая компания, но и иные субъекты. Например, ваши контрагенты, инвесторы, контролирующие органы и иные заинтересованные лица. То есть вне зависимости от того, где сейчас оригиналы, деятельность будет продолжаться;
• важно обладать максимальной информацией. То есть рекомендуется выяснить и зафиксировать следующие сведения:
— данные удостоверений сотрудников проверяющих органов;
— информацию из документа-основания для проведения проверки (изъятия);
— данные из иных бумаг, сопровождающих проверку;
• тщательно (желательно вместе с адвокатом) контролируйте процесс ВД. Настаивайте на том, чтобы каждый документ (предмет) и действие фиксировались в протоколе;
• Отражайте в протоколе все выявленные вами ошибки и нарушения со стороны проверяющих лиц;
• не отказывайте проверяющим лицам в выдаче документов. Однако пробуйте всячески затянуть время, насколько это возможно и законно;
• совершайте иные законные действия для обеспечения своей безопасности и защиты. Перечень перечисленных действий не является закрытым. Поэтому вы можете использовать любые законные меры, исходя из обстоятельств вашей ситуации.
Вы можете оставить первый комментарий