Изменения в законе № 63-ФЗ: как работать с электронными документами

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ ввел понятие электронной подписи и определил порядок ее применения при совершении юридически значимых действий. Электронная подпись – это информация, которая присоединена к цифровому документу. Она определяет, кто именно его подписал, а также защищает от внесения изменений. На документах она может быть изображена как набор символов или полностью невидимой.

Закон № 63-ФЗ предусматривает две подписи – простую и усиленную. Последняя подразделяется на неквалифицированные и квалифицированные. Разница между простой и усиленной подписями – в степени защиты. Усиленные получают в результате криптографического шифрования информации с помощью специальных программ КриптоПро CSP или ViPNet CSP 4.2. При этом неквалифицированную подпись можно создать самостоятельно либо получить от оператора электронной системы (удостоверяющего центра).

Для подтверждения использования простой электронной подписи используют СМС-сообщения, пароли и логины для авторизации на сайте, отпечатки пальца либо другие средства идентификации. Такая подпись позволяет максимум определить автора цифрового документа и момент волеизъявления подписанта, при этом она не фиксирует изменения в документе.

Простую электронную подпись приравнивают к собственноручной на бумажном носителе в случаях, когда это предусмотрено нормативно-правовым актом или когда участники электронного документооборота заключили соответствующее соглашение.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с использованием криптографических методов шифрования. Она обладает рядом преимуществ по сравнению с обычной неквалифицированной подписью и является незаменимым инструментом в электронном документообороте. Этот вид подписи позволяет достоверно идентифицировать личность подписанта, что делает невозможным фальсифицировать подпись, и обеспечивает высокую степень защиты от мошенничества. Кроме того, усиленная электронная подпись обеспечивает целостность документа: после подписания любое изменение в документе будет обнаружено.

Усиленная неквалифицированная подпись имеет юридическую силу, сравнимую с собственноручной подписью на бумажном носителе. Согласно законодательству она приравнивается к собственноручной подписи и имеет одинаковую юридическую значимость. Этот вид подписи используется для электронного документооборота внутри компании, а также при отправке документов деловым партнерам и контрагентам. Благодаря использованию усовершенствованной электронной подписи процессы обмена документами становятся более безопасными, эффективными и экономичными.

Усиленная квалифицированная электронная подпись – самая защищенная подпись. Она позволяет определить подписанта и подтверждает, что в документ не вносили изменения после подписания. В отличие от неквалифицированной такую подпись используют и безусловно приравнивают к собственноручной на бумажном носителе в любых правоотношениях.

Квалифицированная электронная подпись потребуется, чтобы оформить счета-фактуры, подать документы при государственной регистрации юридического лица или ИП, представить отчетность в инспекцию или фонды. Нельзя применять квалифицированную подпись, если закон требует оформлять документы лишь на бумаге, например, вексель.  Ключи для квалифицированной подписи получают только в аккредитованном удостоверяющем центре.

С первого сентября 2023 года в закон о цифровой подписи были внесены важные нововведения. Руководители организаций и индивидуальные предприниматели, которые получили квалифицированные электронные подписи в коммерческих удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам, могут их использовать до 31 августа 2024 года включительно. Если срок действия старой подписи закончится раньше этой даты, надо получить квалифицированные подписи в удостоверяющем центре ФНС.

Сотрудники, которых руководитель уполномочил подписывать документы от имени компании, в период с 1 марта 2022 года по 31 августа 2024 года включительно могут использовать два вида подписей:

• подпись организации, выданную на представителя, которая содержит данные организации и представителя;
• подпись физического лица, которая не содержит данных о компании, дополняя ее электронной машиночитаемой или обычной письменной доверенностью.

Требования к форме машиночитаемой доверенности утверждены Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. С первого сентября 2024 года сотрудники не могут получить усиленную квалифицированную электронную подпись с данными организации, от имени которой они выступают. Подписи, которые были получены до этой даты, можно использовать до 31 августа 2024 года.

До первого сентября 2024 года действует переходный период: документы можно подписывать как по новой схеме – электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой – электронной подписью сотрудника с данными компании. После 1 сентября 2024 года нужно применять только новую схему.

Обмен электронными документами – это инструмент для ускорения бизнес-процессов и сокращения затрат. Он позволяет отказаться от оформления бумажных документов и направлять контрагентам электронные файлы. Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно получить цифровую подпись. Какую подпись необходимо оформить – зависит от того, какие документы будут перенесены в цифровой вид. Например, авансовые отчеты по командировочным расходам, товарные накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы можно подписывать любым видом электронной подписи. Для сдачи регламентированной отчетности подойдет только квалифицированная подпись.

Один из важнейших аспектов перехода на электронный документооборот – определить, как компания будет обмениваться документами: через оператора или напрямую. Плюс обмена через оператора – в безопасности. Оператор обязан проверять исходящие и входящие документы, а также подпись, фиксировать дату и время отправки и приема документов, уведомлять об ошибках при их обнаружении. Еще один существенный плюс — возможность обмена электронными счетами-фактурами (без оператора это запрещено).

Для перехода на электронный документооборот нужно договориться с контрагентом. Для этого нужно направить в адрес контрагента письмо в произвольной форме. В нем, помимо предложения перейти на электронный документооборот, можно указать:

• перечень документов, которыми планируете обмениваться в электронном виде, – счета-фактуры, договоры, соглашения, накладные и т.д.;
• специальное программное обеспечение или оператора, посредством которого произойдет обмен документами;
• порядок согласования и подписания соглашения об электронном документообороте;
• действия контрагента для перехода (получение электронной подписи, принятие приглашения, подписание соглашения).

После согласования с контрагентом необходимо издать приказ, в котором указывают сроки и порядок введения электронного документооборота, перечень ответственных лиц, правила хранения электронных документов, способы обмена с контрагентом. Дополнительно в приказе можно указать способы представления документов по запросам контролирующих органов и аудиторов.

Организация не обязана закреплять возможность обмена электронными документами или отказ от него в учетной политике для целей бухгалтерского учета. В этом случае у нее будет возможность передумать и перейти на электронный документооборот в середине года или, наоборот, отказаться от него. При желании решение оформлять первичные документы в электронном виде можно отразить в учетной политике.

Машиночитаемая доверенность – это электронный документ, в котором зашифрованы данные доверителя и поверенного, полномочия последнего и срок действия доверенности. Для использования этого документа его не нужно распечатывать или переносить на флешку, файл можно передавать через Интернет. Чтобы доверенность имела силу, ее должен подписать директор электронной подписью.

Без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет от имени компании сдать отчетность в налоговую в электронной форме, взаимодействовать с госорганами, участвовать в торгах и взаимодействовать с контрагентами онлайн. Директору и ИП получать электронную доверенность не нужно. Они и дальше смогут подписывать документы своей электронной подписью.

Чтобы начать работать с машиночитаемой доверенностью, компании или предпринимателю потребуется выпустить отдельный сертификат квалифицированной электронной подписи для сотрудника-подписанта и оформить на него доверенность. Выдать доверенность – это значит сформировать специальный электронный документ. Сделать это можно через сервис ФНС или портал «Госуслуги».

Доверенность, составленная с помощью сайта ФНС, подойдет для отправки отчетности в налоговую и обмена документами между организациями. Портал позволяет создать доверенность, проверить ее, а при необходимости – отозвать. Чтобы оформить доверенность от компании, необходимо указать ее ИНН, КПП и ОГРН, а сервис подгрузит наименование и адрес организации, имя и ИНН руководителя. Самостоятельно потребуется ввести СНИЛС директора и дату его рождения. Программа проверит сведения и предупредит, если они не совпадают с информацией налоговиков. Сервис даст знать, если будут выбраны некорректные даты доверенности, и поможет конкретизировать полномочия доверенного лица. Готовую доверенность нужно заверить электронной подписью, но на этапе ввода данных она не требуется.

На госуслугах сформировать доверенность можно в личном кабинете организации или ИП. Потребуется заполнить все обязательные поля и подписать доверенность электронной подписью руководителя. Выдать машиночитаемую доверенность можно как сотруднику, который привязан к профилю организации, так и любому другому человеку, у которого на госуслугах есть подтвержденная учетная запись. Подготовить машиночитаемую доверенность вправе сотрудник, у которого есть доступ к профилю организации на госуслугах.

Проверить доверенность для налоговой можно на сайте ФНС, для других госорганов подобных программ пока нет. После проверки можно скачать протокол с ее результатами: все ли необходимые ФНС сведения есть в документе и правильно ли составлен код. Сервис сообщит, можно представить доверенность в налоговый орган или нет. Действует ли доверенность, проверить в сервисе ФНС нельзя. Для этого нужно проверять не документ, а электронную подпись, которой он подписан.

Доверенность можно выдать на любой срок. Машиночитаемая доверенность не привязана к сроку действия подписи сотрудника. Отозвать доверенность имеет право только тот, кто ее выдал. Об отмене нужно уведомить представителя и тех, перед кем он представлял интересы компании. Если этого не сделать, права сотрудника сохраняются до момента, когда он узнает об отмене доверенности.