Истребование документов: что нужно знать налогоплательщику

Потребовать у компании документы и информацию налоговые инспекторы могут в случаях, которые перечислены в НК РФ (п. 6, 7, 8, 8.1, 8.3, 8.4 ст. 88, 93, 93.1 НК РФ). Например, при камералке, если компания заявила в отчетности льготу или подала декларацию по НДС с суммой к возмещению.

Чтобы получить необходимые документы, инспекция должна направить в компанию требование, форма которого утверждена Приказом ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628. Запрашивать документы в устной форме (по телефону) инспекция не вправе (п. 1 ст. 93 НК РФ).

Налоговики не должны требовать слишком много документов. Хотя нигде не сказано, сколько бумаг вправе запросить инспекция, проверяющие обязаны соблюдать принципы целесообразности, разумности и реальной возможности исполнить запрос. Произвольное истребование документов не допускается (письмо ФНС РФ от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216@).

Налоговые органы вправе запрашивать у налогоплательщика документы в рамках проведения налоговой проверки этого лица (камеральной или выездной), а также в ходе иных мероприятий налогового контроля, таких как:
• дополнительных мероприятий налогового контроля, предусмотренных п. 6 ст. 101 НК РФ (в ходе рассмотрения дела о налоговом правонарушении, выявленном в результате проведения налоговой проверки);
• вне рамок проведения налоговых проверок.

Порядок истребования документов  установлен ст. 93 и 93.1 НК РФ. При этом право налоговых органов запрашивать необходимые документы ограничено:
• кругом лиц, в отношении которых такое право предоставлено;
• видом (характером) истребуемых документов.
Лицами, обязанными представлять документы по требованию налоговых органов, являются налогоплательщики, плательщики сборов и налоговые агенты (п. 1 ст. 31 НК РФ).

Кроме того, документы (информация) о деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) могут быть истребованы у его контрагентов или иных лиц, располагающих данными бумагами или информацией (ст. 93.1 НК РФ).

Документы, которые вправе истребовать налоговые органы, можно разделить на два вида:
• служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов. Они должны быть составлены по утвержденным (унифицированным) формам и (или) оформлены в электронном виде по установленным форматам;
• подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов.
При этом истребуемые бумаги должны касаться лишь тех налогов, в отношении которых проводится проверка, и относиться к проверяемым периодам.

Налоговики обязаны направлять запрос в ИФНС, в которой состоит на учете контрагент, а та уже затребует у него сведения и документы (ст. 93.1 НК РФ). Если документы затребовала чужая инспекция напрямую, то это нарушение (письмо ФНС РФ от 03.08.2022 № СД-4-22/10067@).

Учтите, что если копии запрошенных документов вы уже представляли в налоговую, повторно их запрашивать инспекторы не вправе (п. 5 ст. 93 НК РФ). Это правило работает вне зависимости от того, в рамках какого контрольного мероприятия у вас ранее истребовали копии — камеральной, выездной, встречной проверки или по конкретной сделке.

При этом компания обязана по требованию инспекторов представить копии документов, даже если ранее у налоговиков была возможность ознакомиться с оригиналами. В такой ситуации за отказ грозит штраф и оспорить его в суде не удастся (Определение Верховного Суда РФ от 25.11.2019 № 304-ЭС19-21776).

Документы, которые были запрошены в ходе проведения выездной или камеральной налоговой проверки (то есть согласно ст. 93 НК РФ), должны быть представлены в налоговый орган в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Лицо, получившее требование о представлении документов (информации) о контрагенте, обязано исполнить его в течение 5 дней со дня получения (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если указанное лицо не располагает запрашиваемыми документами (информацией), оно должно сообщить об этом в налоговый орган в 5-дневный срок со дня получения требования.

Более продолжительные сроки установлены при проверках нулевой ставки по НДС, контроле сделок между взаимозависимыми лицами, для участников консолидированной группы налогоплательщиков и иностранных организаций.

Если инспекция требует большой объем документации и информации, можно направить в ИФНС уведомление о невозможности выполнить требование в срок. В уведомлении укажите дату, к которой представите данные. Оформляйте уведомление на бланке из Приказа ФНС РФ от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204. Отправить уведомление надо в течение дня, следующего за днем, когда получили требование вне рамок проверок (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

В уведомлении укажите обстоятельства, которые считаете препятствием для сдачи в срок. Например, большой объем документации, главбух в отпуске или на больничном, компания только что сменила адрес и еще не распаковала архивы и пр. Инспекторам решать, уважительная ли причина и какой будет отсрочка. Ответ они дадут через два дня после того, как получат вашу просьбу.

Продлевать срок – право, а не обязанность инспекции, поэтому нет гарантии, что срок увеличат. Но впоследствии уведомление с просьбой продлить срок поможет в суде уменьшить штраф за несвоевременное представление документов. Судьи учитывают, обращались ли вы с ходатайством о продлении срока, принимала ли ИФНС какое-либо решение по этому поводу, каким было решение (письмо ФНС РФ от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216).

При камеральной проверке ИФНС вправе требовать от организации документы, предусмотренные в НК РФ. Иные документы в ИФНС можно не отправлять — представьте мотивированный отказ.

Если налоговый орган запрашивает документы в рамках проведения камеральной проверки, он обязан учитывать ограничения, предусмотренные  в ст. 88 НК РФ. Так, в рамках камеральной проверки налоговый орган не вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, за исключением тех, которые:

• подтверждают право налогоплательщика на использование налоговых льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ);

• должны в соответствии с положениями Налогового кодекса прилагаться к налоговой декларации (расчету) при условии, что они не были представлены вместе с этой декларацией или расчетом (п. 7 ст. 88 НК РФ);

• подтверждают правомерность применения налоговых вычетов по НДС при условии, что в поданной декларации по НДС заявлено право на возмещение налога (п. 8 ст. 88 НК РФ).

При проведении камеральных налоговых проверок по налогам, связанным с использованием природных ресурсов, фискальные органы вправе дополнительно истребовать иные бумаги, являющиеся основанием для исчисления и уплаты таких налогов (п. 9 ст. 88 НК РФ)

При выездной проверке у организации могут запросить документы, связанные с начислением и уплатой налогов, в том числе те, которые инспекция не смогла получить при камеральной проверке.

Если налоговики запрашивают документы или информацию, которой у вас нет в принципе, тогда ответьте, что не можете исполнить требование по объективным причинам. Отказ мотивируйте, например, так: «Документы, указанные в пункте 1.8 требования, не могут быть представлены, поскольку у ООО “Корус” отсутствуют договорные отношения с лицом, в отношении которого истребуются документы».

В рамках камеральной и выездной проверки ИФНС вправе запросить документы и информацию у контрагентов проверяемой организации. При этом ограничений по документам и срокам нет. Ответить придется, даже если ИФНС запрашивает документы по контрагентам второго, третьего звена.

Важно отметить, что налоговое законодательство РФ не содержит ограничений по количеству, частоте или периоду истребования налоговым органом у налогоплательщика документов (информации) в порядке, предусмотренном ст. 93.1 НК РФ. Установленное пунктом 4 ст. 89 кодекса ограничение трехлетним сроком периода, который может проверяться в рамках выездной налоговой проверки, не распространяется на истребование документов вне таких мероприятий контроля.

Документы у налогоплательщиков налоговики могут требовать даже при отсутствии налоговой проверки. Статья 93.1 НК РФ разрешает истребовать у налогоплательщиков документы о той или иной сделке вне рамок проведения налоговых проверок, если возникает обоснованная необходимость в этом.

Вне рамок проверок ИФНС вправе требовать документы или информацию:
• по любой сделке у ее участников или иных лиц, которые располагают такими данными (п. 2 ст. 93.1 НК РФ);
• об имуществе, имущественных правах и обязательствах налогоплательщика или налогового агента в связи с недоимкой и задолженностью по пеням и штрафам на сумму не меньше 1 млн рублей (п. 2.1 ст. 93.1 НК РФ).

Требования вне рамок направляются как налогоплательщикам, так и их контрагентам, контрагентам последующих уровней, любым лицам, у которых, по мнению налоговых органов, могут быть интересующая их информация и документы.

Если ИФНС запрашивает документы и информацию вне рамок конкретной сделки, из требования должно быть понятно, о какой сделке идет речь.
У инспекций нет жесткого перечня параметров для идентификации сделки. В запросе они напишут данные, которыми располагают. Например, если налоговая не знает реквизиты интересующего договора, то может указать контрагента, период заключения или исполнения сделки, реквизиты счетов-фактур, счетов на оплату либо других первичных документов.

Судьи считают, что этого достаточно, чтобы компания распознала сделку (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 28.03.2018 № А33-16695/2017).
Если инспектор не обозначит четко, по какой сделке нужны сведения, и впоследствии привлечет вас к ответственности, то за неисполнение требования штраф можно оспорить.