Исправленный счет-фактура

Исправления в счет-фактуру придется вносить, когда допущена существенная ошибка, из-за которой налоговая служба может отказать в вычете по налогу на добавленную стоимость (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 7 правил заполнения счета-фактуры). Согласно налоговому законодательству ошибки, допущенные в документах налогового учета, не препятствующие фискалам идентифицировать продавца или исполнителя, покупателя или заказчика, наименование товаров, работ или услуг, имущественных прав, их цену, а также ставку налога на добавленную стоимость, не являются основанием для отказа в принятии к вычету по данному налогу.

Если изменение цены выполненных работ, отгруженных товаров, оказанных услуг, переданных имущественных прав исполнителем или продавцом согласовано с заказчиком или покупателем, то оформляется корректировочный счет-фактура. Это может произойти из-за уменьшения или увеличения цены товаров или их количества, изменения объема работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 168, п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ). В таком случае продавцу нужно взять письменное согласие на изменение цены у покупателя или заказчика, либо документально оформить факт его уведомления об этом изменении. Иначе счет-фактуру придется исправлять.

Поправки в документы налогового учета также потребуются, в частности, в следующих случаях:

• в первоначальном счете-фактуре допущены неточности в указании наименования, адреса или ИНН покупателя, заказчика, продавца или исполнителя;
• не отражена или отражена неверно ставка налога на добавленную стоимость;
• из-за ошибочного ввода цены или количества переданных товаров неверно указана их стоимость (письмо Минфина РФ от 18.12.2017 № 03-07-11/84472, информация ФНС РФ от 05.02.2021);
• при выявлении пересортицы обнаружены товары, не указанные в первоначальном документе налогового учета (письмо Минфина РФ от 16.03.2015 № 03-07-09/13813).

Чтобы выставить исправленный счет-фактуру, нужно создать новый документ с верными сведениями и заполненной строкой 1а. В ней проставляют номер и дату внесения исправлений. В строке 1 при этом указывают дату и номер счета-фактуры с ошибками. Все оставшиеся строки и графы заполняют показателями первоначального документа налогового учета, но вписывая туда верные значения (п. 7 правил заполнения счета-фактуры).

Исправленный документ подписывают руководитель и главный бухгалтер компании или индивидуальный предприниматель. Правом подписи могут обладать и иные уполномоченные лица (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 7 правил заполнения счета-фактуры).

Все счета-фактуры должны быть подписаны только лично. Возможность использовать факсимиле не предусмотрена Налоговым кодексом РФ. Это подтверждают и письма Минфина РФ от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951. В определениях Верховного Суда РФ от 22.01.2016 № 307-КГ15-18124 и от 19.12.2016 № 309-КГ16-16803 судьи пришли к выводу, что счета-фактуры с факсимиле следует считать недействительными.

Если данные первоначального документа, в котором содержалась неточность, были показаны в декларации по НДС, то исправления придется вносить не только в счет-фактуру, но и в декларацию. 

Исправить номер счета-фактуры в случае неверного его указания не получится. Это связано с тем, что в исправленный документ налогового учета нужно переносить номер из строки 1 первоначального документа, а этот реквизит менять запрещено (п. 7 правил заполнения счета-фактуры).

Но исправлять такую ошибку нет никакой необходимости, поскольку неверное указание номера документа не является основанием для отказа покупателю в вычете НДС. Этот реквизит никак не влияет на идентификацию продавца и покупателя, стоимость поставки, ставку и сумму налога на добавленную стоимость. Поэтому от поставщика не требуется исправлять номер документа, даже если он указан неправильно (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 7 правил заполнения счета-фактуры, письмо Минфина РФ от 12.01.2017 № 03-07-09/411). 

Неточность может быть обнаружена и в дате документа. Исправить такую ошибку также не получится. В исправленный счет-фактуру нужно перенести дату из строки 1 первоначального документа, а данный реквизит менять запрещено (п. 7 правил заполнения счета-фактуры).

Но эта ошибка исправления и не требует, потому что неправильное указание даты в документе не будет считаться основанием для отказа покупателю в вычете налога на добавленную стоимость. Поэтому такую ошибку продавцу исправлять нет необходимости (п. 2 ст. 169 НК РФ). 

Если ошибка допущена при указании суммы в счете-фактуре: неверно проставлена цена, тариф или стоимость товаров, работ, услуг, то вносить исправления в первоначальный документ необходимо (письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-09/9433, информация ФНС РФ от 05.02.2021).

Не будет иметь значения, какого рода допущенная неточность – арифметическая это ошибка либо техническая. Порядок исправления будет один и тот же. Нужно будет составить новый счет-фактуру и указать в нем следующие данные (п. 7 правил заполнения счета-фактуры):

• в строке 1 прописать номер и дату из строки 1 первичного экземпляра счета-фактуры. Эти данные, как уже говорилось ранее, менять нельзя;
• в строку 1а внести порядковый номер и дату исправления;
• в графах 5, 8 и 9, в которых и содержатся данные о стоимости поставки, необходимо проставить верные значения;
• в оставшиеся строки и графы нужно перенести данные из первоначального документа с правильными значениями. При необходимости можно внести новые данные, которые ранее не были отражены.

Не придется исправлять счет-фактуру, если стоимость переданных товаров, оказанных услуг или выполненных работ изменилась не из-за арифметической или технической ошибки, а по договоренности между сторонами. В этом случае к уже оформленному документу налогового учета составляют корректировочный счет-фактура. При этом должны быть документально оформлены согласие покупателя или заказчика на изменение стоимости товаров, работ или услуг либо уведомление поставщика, продавца или исполнителя об изменении цены. В случае если этих документов не будет, придется вносить исправления в первоначальный счет-фактуру (письмо Минфина РФ от 15.01.2020 № 03-07-09/1289). 

В счете-фактуре может быть допущена неточность в ставке налога на добавленную стоимость. Такую ошибку также обязательно исправить. Но как отразить верное значение налога? Действовать нужно следующим образом (п. 7 правил заполнения счета-фактуры):

• в строке 1 необходимо указать номер и дату из первоначального документа;
• в строке 1а прописать порядковый номер и дату исправления;
• в графе 7 поставить правильную ставку;
• в оставшиеся строки и графы нужно перенести данные из первоначального документа с верными значениями. При необходимости можно отразить новые данные, которые ранее не были указаны. 

Документы налогового учета по исчислению НДС, в том числе исправленный и корректировочный счет-фактура, выставленные продавцами или исполнителями и полученные покупателями или заказчиками, должны регистрироваться. Для этого используются книга покупок и книга продаж.

Рассмотрим, как провести исправления. Регистрацию исправленного корректировочного счета-фактуры нужно производить с учетом того периода, в котором вносятся поправки.

Продавец или поставщик аннулирует ошибочный и регистрирует исправленный документ в книге продаж. Если книгу продаж нужно корректировать за текущий квартал, то после того, как ошибочный документ будет аннулирован, необходимо зарегистрировать исправленный счет-фактуру. Для этого производят следующие действия (пп. 7, 11 правил ведения книги продаж):

• аннулируют счет-фактуру в книге продаж, регистрируя его повторно с отрицательными показателями в графах 13а–19;
• в графе 4 книги продаж прописывают номер и дату исправления из строки 1а исправленного счета-фактуры. Если регистрируют исправленный корректировочный счет-фактуру, то номер и дату его исправления из строки 1а указывают в графе 6;
• в графах 13а–19 и 22–23 отражают показатели исправленного документа с положительными значениями;
• в остальных графах прописывают оставшиеся показатели исправленного счета-фактуры.

Если нужно внести правки в книгу продаж за уже истекший квартал, потребуется заполнить дополнительный лист книги за этот период. В нем аннулируют ошибочный документ, а затем регистрируют исправленный счет-фактуру в следующем порядке (пп. 3, 11 правил ведения книги продаж, пп. 3, 4 правил заполнения дополнительного листа книги продаж):

• аннулируют счет-фактуру в книге продаж, регистрируя его повторно с отрицательными показателями в графах 13а–19;
• в графе 4 дополнительного листа показывают номер и дату исправления из строки 1а исправленного документа. Если регистрируют исправленный корректировочный счет-фактуру, номер и дату его исправления из строки 1а указывают в графе 6;
• в графах 13а–19 и 22–23 прописывают показатели исправленного документа с положительными значениями. При регистрации исправленного счета-фактуры на аванс графы 14–16 и 19–23 не заполняются;
• в остальных графах этой строки нужно прописать оставшиеся данные исправленного документа.

В строке «Всего» рассчитывают и указывают итоговые значения по графам 14–19 (п. 5 правил заполнения дополнительного листа книги продаж).

Покупатель аннулирует ошибочный и регистрирует исправленный документ налогового учета в книге покупок. Порядок регистрации зависит от того, когда была получена от продавца исправленная документация.

Если правки вносятся в текущем квартале, то вначале аннулируют ошибочный счет-фактуру, а затем регистрируют исправленный документ таким образом (пп. 6, 9 правил ведения книги покупок):

• аннулируют счет-фактуру в книге покупок, регистрируя его повторно с отрицательными показателями в графах 14 и 15;
• в графе 4 книги покупок прописывают номер и дату исправления из строки 1а исправленного документа;
• в графе 6 указывают данные по исправленному корректировочному счету-фактуре, ставя номер и дату его исправления из строки 1а;
• в графах 14 и 15 отражают показатели исправленного счета-фактуры с положительными значениями;
• в оставшиеся графы переносят оставшиеся данные исправленного счета-фактуры.

Если же правки вносятся после завершения квартала, то заполняют дополнительный лист книги покупок за тот квартал, в котором был зарегистрирован ошибочный документ (пп. 4, 9 правил ведения книги покупок). В дополнительном листе аннулируют ошибочный документ, а затем регистрируют исправленный счет-фактуру следующим образом (пп. 3, 4, 6, 9 правил заполнения дополнительного листа книги покупок):

• аннулируют счет-фактуру в книге покупок, регистрируя его повторно с отрицательными показателями в графах 14 и 15;
• в графе 4 указывают номер и дату исправления из строки 1а исправленного документа. По исправленному корректировочному счету-фактуре номер и дату исправления из строки 1а прописывают в графе 6;
• в графах 14 и 15 отражают показатели исправленного счета-фактуры с положительными значениями;
• в остальных графах показывают оставшиеся данные исправленного документа.

При регистрации исправленного документа налогового учета, выставленного на сумму аванса, графы 8 и 16–19 не заполняются.

В строке «Всего» рассчитывают разницу по графе 15. Сначала из показателей строки «Итого» вычитают показатели неверного счета-фактуры. Затем к полученному результату прибавляют данные исправленного документа.

Исправленный документ налогового учета нужно отразить в декларации по НДС. Способ отражения будет зависеть от того, когда исправленный документ был зарегистрирован в книге продаж, книге покупок или в дополнительных листах к ним.

Если он зарегистрирован до сдачи декларации по налогу на добавленную стоимость, то продавец заполняет раздел 9 или приложение 1 к разделу 9 за отчетный квартал. Покупатель, в свою очередь, должен заполнить раздел 8 или приложение 1 к разделу 8.

Если правки в книгу продаж или книгу покупок внесены за прошлый период, декларация за который уже сдана и в результате итоговые показатели книг изменились, нужно сдать уточненную декларацию. Если же уточненная сумма к уплате получится больше, чем в первичной декларации, придется доплатить налог, а также пени (пп. 1, 4 ст. 81 НК РФ).