Инвентаризация-2023

Обязательная годовая инвентаризация – это комплекс мероприятий, направленных на оценку количества и состава активов и обязательств компании, которые будут отражены в регламентированной бухгалтерской отчетности. Проверку, предваряющую составление отчетных форм, можно провести на любую дату, начиная с 1 октября отчетного года. Ключевое требование – контрольные мероприятия должны быть завершены до подготовки годовой отчетности. Инвентаризацию обязательство необходимо провести по состоянию на 13 декабря отчетного года.

Важно отметить: индивидуальные предприниматели не обязаны проводить годовую инвентаризацию, так как не обязаны вести бухгалтерский учет. При этом юридические лица должны выполнять проверку своего имущества и обязательств минимум один раз в год. Это обязательство не зависит от системы налогообложения и формы собственности.

Сроки проведения годовой ревизии не регламентированы, главное – провести фактический подсчет и оценку инвентаризуемых объектов после 1 октября. При этом подготовительные этапы, на которых формуются график мероприятий, утверждается состав инвентаризационной комиссии и прочие документы, можно провести заранее. Провести годовую инвентаризацию можно даже после 31 декабря, если завершить проверку до подготовки годовой отчетности. Исключение из этого правила одно: проверку обязательств необходимо выполнить по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Порядок и правила проведения инвентаризационных проверок, как добровольных, так и обязательных, необходимо отражать в учетной политике на текущий год. В утвержденном приказом документе должны быть график инвентаризаций в отчетном году, перечень имущества и обязательств компании, в отношении которых будет проводиться проверка, а также формы описей и актов, которые составляются в процессе контрольных действий.

Важный аспект проведения инвентаризации – создание инвентаризационной комиссии. Это группа сотрудников, которая выполняет проверку активов, составляет отчетные документы и отвечает за достоверность сведений. Состав комиссии может быть утвержден специальным приказом руководителя или общим приказом о проведении инвентаризации. При большом количестве и разнообразии активов могут создаваться центральная комиссия и несколько рабочих групп, каждая из которых будет проверять отдельные участки. Аналогичный подход можно применять при наличии в компании нескольких территориально удаленных подразделений.

В состав инвентаризационной комиссии могут входить административно-управленческий персонал, а также работники других служб и отделов организации. Работники не вправе быть членами комиссии на том участке, где они материально ответственные лица. Если в организации будет действовать одна комиссии, то материально ответственных лиц в нее включать нельзя. Создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее двух человек: председатель и другие члены. Если в компании числится только директор, формировать комиссию не требуется. В составе инвентаризационной комиссии могут быть работники бухгалтерии, в том числе главный бухгалтер.

Одно из ключевых условий проведения инвентаризации – это присутствие материально ответственных сотрудников при проверке вверенного им имущества. Совместно с комиссией (но не в ее составе) они проверяют сохранность и состояние активов. Присутствие ответственных сотрудников при проведении проверки необходимо предусмотреть условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Подготовка к проверке фактического наличия активов начинается с формирования приказа об инвентаризации, в котором устанавливается задание по ней, а именно: содержание проверки, объем, порядок проведения и сроки. Приказ составляется либо по унифицированной форме ИНВ-22, либо по форме, разработанной компанией. При большом объеме проверки допускается формировать отдельные приказы по каждому участку учета – расчеты, ОС, НМА и прочие. Документ должен быть подписан руководителем организации и передан председателю инвентаризационной комиссии с обязательным отражением в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В качестве дополнительных документов, формируемых на подготовительном этапе, выступают график инвентаризации и расписки материально ответственных лиц. График удобно формировать, когда в компании много техники, материалов и других инвентаризуемых объектов, проверка которых разбивается на несколько этапов.

Расписки материально ответственных лиц подтверждают, что сотрудники сдали все приходно-расходные документы, а также ценности, которые были у них в пользовании или на хранении. Аналогичные документы необходимо собрать с подотчетных лиц, которые получили денежные средства на приобретение имущества.

Основной этап инвентаризации – непосредственный осмотр и оценка состояния активов выполняют на основании документов: выписок банка, отчетов реестров акционеров и депозитариев, сверок расчетов с контрагентами и т.п. Описи и акты инвентаризации – это документы, в которых отражают фактическое наличие имущества и обязательств. Акты и описи составляют не менее чем в двух экземплярах.

Унифицированные формы различаются по видам активов и обязательств. Собственные формы целесообразно разрабатывать с учетом специфики активов, чтобы отразить все необходимые данные. Документы можно заполнять вручную (чернилами или шариковой ручкой) либо машинным способом. В описях не должно быть помарок или подчисток.

Наименования и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. А на каждой странице описи впишите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом неважно, в каких единицах измерения эти ценности показаны: штуках, килограммах, метрах и т.д.

При выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием активов по результатам проведенной инвентаризации формуются сличительные ведомости. Чаще всего применяют унифицированные формы, при этом законодательство допускает использование самостоятельно разработанных форм. Сличительные ведомости могут совмещаться с инвентаризационными описями, как в типовых формах ИНВ-15 и ИНВ-16.

Для документирования расхождений по основным средствам и НМА можно использовать сличительную ведомость по форме ИНВ-18. Для товаров, материалов и других запасов используется специализированная форма ИНВ-19. Для дополнительного контроля и обобщения результатов проверки можно оформить ведомости учета результатов инвентаризации (форма ИНВ-26).

Следующий шаг после оформления ведомостей – это составление протокола заседания инвентаризационной комиссии, в который включают пояснения о выявленных недостачах и предложения об урегулировании. При выявлении излишков потребуется отчет оценщика о стоимости выявленного имущества или справка с самостоятельным расчетом выявленных активов.

Финальный этап документирования – издание приказа об утверждении результатов проведенной инвентаризации. В нем фиксируют решение руководителя по каждому выявленному расхождению. Дополнительно для отражения в налоговом учете компании могут потребоваться следующие документы:

• письменное обязательство виновного сотрудника о возмещении ущерба;
• решение суда о взыскании ущерба с виновного лица;
• документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц и невозможность их установления (например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела);
• документы, подтверждающие возникновение чрезвычайной ситуации.

Данные бухгалтерской отчетности могут быть признаны недостоверными, если инвентаризацию провели не по правилам либо ее результаты оформили с нарушениями. Обнаружить это могут в ходе аудиторской проверки или, например, когда организация станет взыскивать через суд ущерб с материально ответственного сотрудника и подаст данные инвентаризации. По общему правилу ИФНС не может оштрафовать организацию за то, что та не провела инвентаризацию, хотя была обязана.

Контроль активов, находящихся под управлением компании, осуществляется на основании данных, отраженных в соответствии с правилами бухгалтерского учета. Информация о наличии имущества складывается из данных первичных и иных учетных документов, отражаемых в учетной системе. Сведения хранят в регистрах, которые содержат основные и вспомогательные данные об основных средствах, НМА, о товарах, готовой продукции и других активах компании.

Для проведения инвентаризации из регистров собираются данные о составе и количестве ТМЦ, ОС и ином имуществе по состоянию на дату проведения контрольных мероприятий. Если на дату инвентаризации по данным бухгалтерского учета в компании числится актив, но при этом фактически его нет, то независимо от причин отсутствия информация о расхождениях вносится в отчетные документы. В обратной ситуации – когда имущество фактически находится в распоряжении организации, но в бухучете не отражено – фиксируются излишки, которые впоследствии ставят на учет.

Учетное количество активов по данным бухгалтерского учета формируется на основании первичных документов, при этом стоимостная оценка может рассчитываться на основании алгоритмов, описанных в подзаконных нормативных актах или разработанных непосредственно организацией, которая работает с этими активами.

В соответствии с действующими методическими указаниями по проведению инвентаризаций проверять состав основных средств компания может один раз в три года. Перед началом инвентаризации необходимо установить состояние инвентарных карточек, технических паспортов, правоустанавливающих документов, документации по основным средствам, переданным (полученным) организацией в аренду или на хранение. До старта инвентаризационных мероприятий необходимо оформить недостающие документы, скорректировать неточности.

При инвентаризации производится осмотр объектов, их проверяют на фактическое наличие, а также соответствие данным бухгалтерского учета по основным параметрам, как то:

• полное наименование;
• назначение и технические показатели;
• инвентарные и заводские номера;
• номера паспортов, данные о драгоценных металлах;
• год выпуска;
• фактическое количество объектов;
• расчет амортизации и износа.

Проверке подлежат все основные средства, находящиеся в собственности компании (в том числе стоимость которых списана в момент ввода в эксплуатацию), арендованные ОС и объекты, полученные на ответственное хранение. Если ОС в момент проведения инвентаризации находятся вне организации (например, на гарантийном ремонте), их проверяют до момента выбытия.

Сведения о наличии и состоянии ОС отражаются либо в типовых формах ИНВ-1 и ИНВ-10, либо в самостоятельно разработанных шаблонах документов. Описи составляют в двух экземплярах. По чужому имуществу (арендованному или полученному на ответственное хранение) инвентаризационные акты оформляют в трех экземплярах, один из которых направляют собственнику имущества.

Имущество организации, которое было передано в аренду, в описи не включается. По действующему законодательству подобное имущество инвентаризирует арендатор: он составляет акты и направляет одну копию владельцу имущества.

Отражение результатов проверки активов зависит от выявленных излишков, недостач, а также причин их образования. В бухгалтерском учете по недостающим активам выполняют следующие проводки:

Дт 94 Кт 10, 41, 43 – списана стоимость запасов;

Дт 20, 23, 29, 44 Кт 94 – списание недостач, не превышающих нормы естественной убыли;

Дт 91.2 Кт 94 – списание сверх норм естественной убыли и ненормируемых активов;

Дт 91.2 Кт 14 – сторно резерва под обесценение ТМЦ (если резерв создавался);

Дт 73.2, 76 Кт 91.1 – отражение дохода в виде возмещения от виновного лица.

Списание основных средств по итогам инвентаризации отражается в учете:

Дт 01.9 Кт 01 – списание первоначальной стоимости недостающего ОС;

Дт 02 Кт 01.09 – списана накопленная амортизация;

Дт 94 Кт 01.9 – балансовая стоимость ОС отражена в составе недостачи;

Дт 91.2 Кт 94 – стоимость недостающего объекта списана в прочие расходы.

Выявленные излишки приходуют следующими записями:

Дт 10, 41, 43 Кт 91.1 – оприходование материальных ценностей (ТМЦ);

Дт 08 Кт 91.1 – постановка на учет объектов незавершенного строительства;

Дт 01, 03 Кт 91.1 – приняты к учету основные средства.