Инкассация денежных средств

Над статьей работали:
Автор: Елена Хребтиевская; редактор: Александр Чепенко

Иногда, находясь в магазине, мы замечаем, что кассир стал вдруг необычайно серьёзным, очередь расступается, а в помещении появляются вооружённые мужчины. Людей просят пройти на другие кассы или вовсе покинуть помещение. Проводится инкассация денежных средств. В нашей статье расскажем о том, как происходит такая процедура и какие документы для неё оформляются.

Содержание

1. Услуги инкассации денежных средств
2. Порядок инкассации денежных средств
3. Документы по инкассации денежных средств
4. Проведение инкассации денежных средств
5. Проводки инкассация денежных средств

Услуги инкассации денежных средств

Слово «инкассация» происходит от итальянского incassare, что буквально означает «класть в ящик». Закон относит инкассацию денежных средств – к банковской операции. На это указано в ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности».
При совершении инкассации наличных денег осуществляется их сбор у клиентов, доставка в кредитную организацию для зачисления сумм на банковские счета (п. 1.5 Положение Банка России от 29.01.2018 № 630-П).

Процедуру следует отличать от перевозки денежных средств, под которой понимается доставка наличных денег, вверенных отправителем, в пункт назначения и их выдача получателю. Регулируется главой 40 Гражданского кодекса РФ. В указанных действиях нет такой составляющей как зачисление денежных средств на расчётный счёт клиента. Это транспортировка денег из точки «А» в точку «Б».

Инкассацию вправе осуществлять:

— российское объединение инкассации (РОСИНКАС);
— кредитные организации (их внутренние инкассаторские подразделения). Далее в тексте и тех и других будем называть инкассаторы.

Инкассаторская деятельность осуществляется на основании договора об оказании услуг. Он заключается, как правило, между субъектом предпринимательства и банком. Соглашением предусматривается, что банк оказывает услугу по приёме наличности у субъекта, пересчёту денежных средств и их зачислению на расчётный счёт. При этом расчётный счёт может быть как банке, оказывающем услугу, так и в иной кредитной организации.

Сделка является возмездной и предусматривает оплату по установленным банком тарифам. К примеру, Сбербанк рассчитывает стоимость исходя из региона. При этом он сообщает, что время приезда и сложность маршрута на цену не влияет. ВТБ информирует о гибкой тарифной политике и индивидуальных условиях для каждого клиента.

Возможны следующие формы сотрудничества:

Банк – клиент (инкассаторское обслуживание производится собственными структурными подразделениями банка);
Банк – клиент с привлечением РОСИНКАС.

Клиент может выбрать вариант получения услуги:

— классическая инкассация. Клиент готовит сумки с денежной наличностью к определенной дате, заполняет сопроводительные документы. Инкассатор приезжает в назначенное время, принимает деньги и доставляет их банк (в кассовое подразделение) для зачисления на счёт;
— онлайн-инкассация. Современный способ обработки наличной выручки. Клиент берёт в аренду автоматизированную депозитную машину. В течение дня наличные помещаются в это устройство. Машина принимает, проверяет и пересчитывает банкноты. С этого момента банк отвечает за безопасность денег. Далее происходит онлайн-зачисление денег на расчётный счёт. По мере заполнения устройства, инкассаторы изымают наличность и перевозят её в банк.

Порядок инкассации денежных средств

Расскажем о порядке инкассации на следующем примере. Аптека ООО «Пилюля» нуждается в получении инкассаторских услуг. Расчётный счёт открыт организацией в банке «Новокиб». Банк для оказания услуг привлекает РОСИНКАС.

РОСИНКАС по согласованию с банком предоставил организации необходимое количество сейф-пакетов. Перед началом обслуживания банк провел обследование помещений аптеки на предмет соответствия требованиям безопасности. Аптека, в свою очередь, обеспечила освещённый подъезд к зданию, а также наличие изолированного и запираемого изнутри помещения для приема наличных денег инкассаторскими работниками.

Стороны заключили договор по предоставлению инкассаторского обслуживания в классической форме. Образец договора с указанным банком размещён в свободном доступе на сайте https://www.novokib.ru/upload/medialibrary/4ba/blanks_inkass.pdf.

Руководство аптеки назначило кассира, ответственного за подготовку и передачу денежных средств инкассатору.

Инкассация – это операция, которая требует подготовки со стороны клиента. Порядок инкассации предусматривает следующие действия:

1. Аптека согласовала с банком график инкассации. При отсутствии графика возможны следующие варианты:

— оформление заявки на инкассацию через дистанционную систему обслуживания клиентов либо через приложение.
— осуществление инкассации «по запросу» через направление письма по электронной почте.

2. Ответственный кассир аптеки к назначенному времени готовит наличность к передаче. Подсчитывает её и сортирует. Банкноты формируются в корешки, которые поперечно обвязываются резинкой. Складывание, свертывание, скалывание банкнот степлером, скрепками или булавками не допускается. Монета Банка России разных номиналов формируется и упаковывается в отдельный пакет.

Далее проверяется пакет, его целостность и наличие на нём номера. Если пакет предусматривает заполнение полей, кассир вносит в них необходимую информацию: дата отправки, свою фамилию, имя, отчество, а также подпись.

Деньги вкладываются в сейф-пакет. Пакет должен быть запечатан таким образом, чтобы не допустить вскрытие без видимых следов нарушения целостности. Объем вложенной в сейф-пакет наличности не должен препятствовать надежной фиксации защитного клапана при его заклеивании.

3. Кассир готовит сопроводительные документы для передачи. Подробнее о документах расскажем ниже.

4. Прибывший инкассатор забирает сейф-пакеты и доставляет деньги в банк (кассовое подразделение).

В договоре детально прописывается процедура инкассации денежных средств и условия, которые должен обеспечить клиент. В частности, указывается на отсутствие в месте передачи наличных денег посторонних людей. При этом предусматривается круг лиц, присутствие которых является допустимым (руководитель или главный бухгалтер).

5. Сотрудник банка пересчитывает денежные средства и зачисляет средств на счет ООО «Пилюля».

Если сдача денег в кассу банка невозможна, РОСИНКАС осуществляет временное хранение наличности.

Документы по инкассации денежных средств

Положения об оформлении документов содержатся в п. 4.2 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П.

До приезда инкассаторов кассир оформляет препроводительную ведомость к сумке по ОКУД 0402300 на каждый сейф-пакет. Форма утверждена Указанием Банка России от 30.07.2014 № 3352-У. Препроводительная ведомость представляет собой комплект документов:
— ведомость к сумке,
— накладная к сумке,
— квитанция к сумке.

Все одинаковые поля указанных документов должны быть заполнены идентично.
В поле «№ сумки» указывается заводской номер сейф-пакета.

Бланк ведомости к сумке вкладывается в сейф-пакет вместе с наличными деньгами.
Накладную и квитанцию кассир оставляет у себя и ожидает приезда инкассаторов
По прибытии инкассатор подтверждает свою личность. А также предъявляет доверенность, заверенную печатью подразделения инкассации РОСИНКАСС с наличием в ней ФИО инкассатора.
Кассир передаёт инкассатору накладную, квитанцию и сейф-пакет.

Инкассатор проверяет документы и передают кассиру явочную карточку для заполнения. В поле «Номер сумки» явочной карточки указывается заводской номер сейф-пакета и сумму денежных средств в нём.

Инкассаторский работник проверяет правильность заполнения явочной карточки. При отсутствии замечаний расписывается в квитанции к сумке, проставляет оттиск штампа с номером маршрута, дату приема Пакета с наличными деньгами. Возвращает квитанцию к сумке кассиру. Накладную инкассатор забирает вместе с сейф-пакетом (квитанция остаётся у кассира).

Договором оговаривается порядок действий инкассатора при выявлении нарушения целости пакета, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке.

В соглашении, заключенном ООО «Пилюля», предусмотрено, что приём пакета в таком случае не осуществляется. В присутствии инкассаторского работника устраняются дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке, если такое устранение не нарушает графика работы инкассаторских работников. В остальных случаях прием пакетов с наличными деньгами в организации осуществляется инкассаторскими работниками при повторном заезде в удобное для них время. В разделе «Повторные заезды» явочной карточки делается соответствующая запись.

В случае отказа аптеки от повторного заезда, кассиром в явочную карточку вносится заверяются подписью запись «Отказ от повторного заезда», дата, время.

Некоторые банки (ПАО ВТБ) предоставляют своим клиентам возможность формировать и печатать сопроводительные документы со штриховым кодированием информации. Соответствующая программа устанавливается на оборудование клиента. При подготовке документов, клиент вводит информацию в соответствующие окна программы. По итогу распечатывает документы.

Помимо препроводительной ведомости для учёта денежных средств формируются расходные кассовые ордеры. Унифицированная форма № КО-2 (ОКУД 0310002). В строке «Выдать» указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника юридического лица, сформировавшего и передающего инкассаторским работникам сумку с наличными деньгами.

Проведение инкассации денежных средств

Расскажем подробнее, какие действия осуществляются банком в рамках проведения процедуры инкассации после доставки наличных денег в кредитную организацию.

Банк для осуществления контроля платежеспособности, в том числе подлинности, денежных знаков Банка России должен обеспечить кассовых работников, осуществляющих операции по приему:

— прибором контроля подлинности банкнот в проходящем свете,
— увеличительным стеклом (с увеличением не менее 10 крат),
— источником ультрафиолетового света, измерительной линейкой,
— прибором для визуального контроля меток, обнаруживаемых под воздействием инфракрасного облучения (п. 2.6 Положение Банка России от 29.01.2018 № 630-П).

При поступлении денежных средств в банк контролирующий работник должен проверить:
— целостность упаковки;
— соответствие пакета имеющемуся образцу;
— соответствие номера сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке 0402300 (п. 4.5 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П).

Если инкассатор предъявил в банк пакет с повреждениями (разрезы, разрывы, растяжения), с отсутствием необходимой информации на пакете, выявленными несоответствиями в документах, кассовый работник Банка в присутствии инкассаторов и контролирующего работника, вскрывает пакет и осуществляет полистный, поштучный пересчет наличных денег.

Если в процессе пересчета будет выявлен факт недостачи или излишка наличных денег, а также сомнительных, имеющих признаки подделки, неплатежеспособных денежных знаков, работниками банка составляется акт пересчёта в произвольной форме (на оборотной стороне ведомости и накладной к сумке).

В акте указываются:
— наименование кредитной организации;
— дата составления;
— наименование организации;
— реквизиты упаковки и её вскрытия;
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при этом;
— помещение, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
— сумма денег по данным документов,
— фактическая сумма наличности.

Акт подписывается кассовым и контролирующим работниками Банка (п. 4.6 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П).

По окончании приема сумок с наличными деньгами кассовый, контролирующий работник должен подписать накладные к сумкам 0402300. Работник банка и один из числа инкассаторских работников подписывают два экземпляра журнала 0402301, один из которых передается инкассаторским работникам (п. 4.7 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П).

Зачисление на счёт клиента его денежных средств осуществляется по реквизитам, предусмотренным договором на приём наличных денег клиента. Рассматриваемый нами договор предусматривает, что на указанные действия банку отводится не более одного операционного дня, следующего за днем сдачи в Банк наличных денег.

Договором может быть предусмотрено, что на основании акта пересчета банк производит зачисление суммы, фактически установленной в результате пересчета наличных денег из пакета (с учетом выявленных излишков, недостачи неплатежеспособных, имеющих признаки подделки и сомнительных денежных знаков) на счет клиента.

Сомнительные денежные знаки направляются на экспертизу в подразделение Банка России, имеющие признаки подделки – сдаются в органы внутренних дел (глава 15 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П).

В случае получения акта экспертизы Банка России о признании сомнительного денежного знака, ранее обнаруженного в пакете клиента и отправленного на экспертизу, платежеспособным, банк зачисляет сумму данного денежного знака на счет клиента на основании акта экспертизы, полученной от Банка России.

Проводки инкассация денежных средств

Выше мы упоминали, что наряду с препроводительной ведомостью формируется кассовый (расходный) ордер. На его основе выполняется проводки.

Выручка, переданная через инкассатора в банк для зачисления на расчётный счёт, но ещё не поступившая на него, должна быть отражена по дебету счета 57 «Переводы в пути». Корреспондировать должен кредит счёта 50 «Касса».

После того, как банк подтвердит поступление денег на расчётный счёт, зачисление нужно отразить записью дебет 51 «Расчетные счета» и кредит 57.