Индивидуальный номер рабочего места

В данном материале рассмотрим, какое значение имеет такая составная часть системы управления охраной труда, как индивидуальный номер рабочего места. Расскажем, как используется этот идентификатор в границах спецоценки условий труда, а также при подготовке отчета в Соцфонд по форме ЕФС-1.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Индивидуальный номер рабочего места: где взять
2. Индивидуальный номер рабочего места при СОУТ
3. Индивидуальный номер рабочего места в ЕФС-1

Индивидуальный номер рабочего места: где взять

Рассматриваемый показатель играет важную роль в системе управления охраной труда. Он выступает уникальным идентификатором, который присваивается каждому рабочему месту, на котором в компании трудится конкретный работник. Такой подход помогает систематизировать информацию обо всех трудовых местах. Это имеет существенное значение как для контроля внутри фирмы, так и при подготовке отчетности вовне.

Индивидуальный номер рабочему месту устанавливают, когда проводят спецоценку условий труда. Благодаря этому определенные условия труда приобретают связь с конкретным трудовым местом и сотрудником. Нужно это для систематизации рабочих мест, учета страхового стажа работников и подачи соответствующих сведений в Соцфонд, а также для анализа состояния условий труда и выявления потенциальных рисков. Помимо этого индивидуальный номер рабочего места нужен, чтобы оценить динамику условий труда на конкретном рабочем месте (письмо Минтруда от 10.02.2020 № 15-4/ООГ-347).

Индивидуальный номер рабочего места при СОУТ

На основании Закона о спецоценке от 28.12.2013 № 426-ФЗ в отношении каждого трудового места объектом учета является, в том числе и его индивидуальный номер. При осуществлении специальной оценки условий труда в обязательном порядке происходит присвоение индивидуального номера всем рабочим местам. Этот идентификатор, также как и информация о количестве сотрудников, список вредных факторов, гарантии, СНИЛС персонала передается в специальную информационную систему учета итогов спецоценки (ФГИС СОУТ).

Формирование, хранение и применение переданной во ФГИС СОУТ информации происходит на основании Порядка, утвержденного приказом Минтруда России от 03.11.2015 № 843н. Несколько лет назад в него были внесены изменения Приказом Минтруда России от 27.04.2020 № 213н. Этими поправками компании, проводящие специальную оценку условий труда, обязали до начала выполнения данной процедуры, но не позже 5 рабочих дней с момента заключения с работодателем договора, передавать в информационную систему следующую информацию:

• полное название работодателя;
• ИНН;
• КПП.

Это нужно, чтобы получить идентификационный номер предстоящей спецоценки условий труда. Также для уведомления работодателя о передаче во ФГИС СОУТ информации о результатах данной процедуры, проводящая ее компания автоматически формирует в реестре уведомление и на протяжении 3-х рабочих дней направляет его субъекту. По результатам проведения специальной оценки условий труда составляют отчет, на титульном листе которого должен быть указан идентификационный номер процедуры (п. 107 Приказ Минтруда России от 21.11.2023 № 817н).

Индивидуальный номер рабочего места и другие его характеристики фиксируют в разделе II отчета о результатах спецоценки, в таблице, содержащей перечень всех рабочих мест, на которых проводилась данная процедура. Этот номер уникален для каждого рабочего места.

Чтобы отслеживать результаты оценки труда по конкретному рабочему месту, а также вести учёт изменений условий труда, данный показатель отражают также в карте СОУТ. В поле «Количество и номера аналогичных рабочих мест» карты прописывают соответствующие значения, учитывая место, на которое заполняется карта (пп. 4. п. 5 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21.11.2023 № 817н).

Частью 4 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 21.11.2023 № 817н, которой регулируется заполнение формы отчета о проведении специальной оценки (приложение 4), предусмотрено требование к количеству знаков в индивидуальном номере рабочего места. Их должно быть не больше восьми: от 1 до 99 999 999. Также указанной нормой предусмотрено, что аналогичным рабочим местам присваивается номер с добавлением прописной буквы «А».

В случае осуществления внеплановой либо повторной спецоценки индивидуальный номер трудового места должен быть полностью идентичен тому, который был указан изначально (подп. «а» п. 2 ч. 2 ст. 18 закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ).

Индивидуальный номер рабочего места в ЕФС-1

Форма ЕФС-1 представляет собой комплексную отчетность, которая объединяет в себе ряд прежних форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4 — ФСС. Ее подают все работодатели — страхователи по обязательному пенсионному страхованию и страхованию от несчастных случаев на производстве. Если по прежним правилам работодатели должны были подавать формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4 — ФСС, то теперь нужно подавать соответствующие сведения в составе формы ЕФС-1.

Отчет ЕФС-1 сдают в территориальные органы Соцфонда. Его заполняют, руководствуясь Порядком, утвержденным приказом этого ведомства от 17.11.2023 № 2281.

Согласно п. 103 Порядка от 17.11.2023 № 2281, в графе 11 подраздела, который называется «Результат специальной оценки условий труда», нужно зафиксировать индивидуальный номер основного рабочего места сотрудника в соответствии с картой спецоценки условий труда. Таблица, в которой требуется проставить рассматриваемый показатель, находится в содержащем сведения о страховом стаже работников подразделе 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1.

Подраздел 1.2 отчета ЕФС-1 работодатели сдают ежегодно на сотрудников, у которых в отчетном году были (п. 6 Порядка от 17.11.2023 № 2281, ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• периоды работы, дающей льготы при назначении пенсии, к примеру, на Крайнем Севере или при вредных условиях;
• периоды работы на вахте или сезонные работы;
• отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет или отпуск за свой счет;
• простой или отстранение от работы;
• приостановление трудового договора;
• выполнение государственных обязанностей.

На сотрудника, который в отчетном году оформлял пенсию, отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до 1,5 лет, подраздел 1.2 отчета работодатели сдают дважды. Первый раз не позже 3-х дней после получения заявления на детские отпуска либо заявления будущего пенсионера. Второй — по итогам года (п. 55 Порядка от 17.11.2023 № 2281, ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Есть ряд нарушений, связанных с ЕФС-1, за которые возможно привлечение к ответственности. Так, за нарушение порядка и сроков представления подраздела 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 работодателям могут грозить:

• финансовые санкции по ч. 3 ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ — если не были представлены в установленный срок либо поданы неполные или недостоверные сведения о периодах работы, в том числе включаемых в стаж для определения права на досрочную пенсию. Ответственность установлена как для компаний, так и для частных предпринимателей. Размер санкции составляет 500 рублей по каждому застрахованному лицу;
• административная ответственность по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ — если была несвоевременно представлена либо вовсе не представлена в территориальный орган Соцфонда информация о периодах работы, в том числе включаемых в стаж для определения права на досрочную пенсию. Наказание по этой норме предусмотрено и если такие сведения были представлены в неполном объеме или в искаженном виде. Однако привлечь к ответственности могут только должностное лицо. Для предпринимателей и компаний ответственность по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ не установлена.

Что прописывать в графе 11, если в карте спецоценки условий труда отсутствует индивидуальный номер рабочего места? Минтруд, отвечая на этот вопрос, отметил, что при проведении данной процедуры рабочему месту в обязательном порядке должен быть присвоен индивидуальный номер. Такой номер наравне с информацией о количестве сотрудников, списком вредных условий, гарантиями, СНИЛС персонала передается во ФГИС СОУТ (Письмо Минтруда России от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).

В соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 18 закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ во ФГИС СОУТ объектом учета в отношении рабочего места среди прочего является его индивидуальный номер, который при внеплановой либо повторной спецоценке должен быть идентичным изначально указанному для данного рабочего места.

Поэтому при подготовке отчета ЕФС-1 в графе 11 работодателю обязательно нужно проставить индивидуальный номер основного рабочего места сотрудника в соответствии с картой спецоценки условий труда (п. 103 Порядка, утвержденного Приказом Соцфонда России от 17.11.2023 № 2281).