Хранение документов: что изменилось с 17 сентября 2023 года

Архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Компания обязана хранить документы, предусмотренные законом, нормативными правовыми актами РФ, своим уставом и внутренними документами.

На хранение в архив передают документы (пп. 37, 47 правил хранения документов, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77):

• отнесенные к составу Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
• постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда РФ;
• временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу;
• временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Их передают в архив по решению руководителя компании, если в структурных подразделениях нет условий для хранения документов в течение установленных сроков.

Создание архива – это право, а не обязанность организаций и ИП (ч. 2 ст. 13 закона № 125-ФЗ, п. 2 правил).

Однако законом № 125-ФЗ компаниям и ИП прямо предписано обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ). Например, документы бухучета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность нужно хранить не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Конкретные сроки хранения устанавливают на основании НК РФ, перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Если в отношении одного и того же документа несколькими нормативными актами предусмотрен разный срок, следует руководствоваться тем актом, в котором указан наибольший срок хранения.

Первичные учетные документы и регистры бухучета, используемые для целей налогообложения, нужно хранить 5 лет после окончания налогового периода, в котором этот документ в последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Например, при продаже основного убыточного средства документы бухучета, подтверждающие этот убыток, должны храниться в течение 5 лет, следующих за годом, в котором в налоговом учете в расходах полностью признан убыток.

Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, например, расчетно-платежные ведомости (Т-49), расчетные ведомости (Т-51), платежные поручения на уплату страховых взносов, больничные нужно хранить 6 лет после окончания года, в котором документ использовался для исчисления или уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Документы о получении зарплаты и других выплат (сводные расчетные, (расчетно-платежные), платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) при наличии лицевых счетов хранятся 6 лет (ст. 295 перечня № 236).

При установлении сроков хранения также следует руководствоваться:

• перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Росархива от 28.12.2021 № 142;
• перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Положением Росархива № 1, Банка России № 801-П от 12.07.2022;
• положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Для некоторых компаний предусмотрены отдельные нормы сохранности документов, что связано с их финансовой деятельностью. Так, обязанность по хранению документов устанавливает часть 3 статьи 28 Закона «О рынке ценных бумаг» от 22.04.1996 № 39-ФЗ, п. 2.1 ст. 6 Закона РФ «Об организации страхового дела в Российской Федерации» от 27.11.1992 № 4015-1.

Сроки хранения документов определены приведенными выше документами, в частности, перечнем № 236. Их необходимо соблюдать в силу части 1 статьи 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Часть документов компании подлежит постоянному хранению, а часть нужно иметь в сохранности в течение определенного времени.

Постоянно нужно хранить (пп. 40, 268, 278, 294, 322, 380, 386, 394, 440, 465 перечня № 236):

• штатные расписания;
• коллективные договоры;
• локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену, пересмотр норм труда;
• положения об оплате труда и премировании работников;
• положения, уставы о дисциплине;
• положения и инструкции об обработке персональных данных;
• локальные нормативные акты по противодействию коррупции;
• документы, связанные с ликвидацией (реорганизацией) организации: передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий;
• годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Документы с указанным в перечне № 236 сроком хранения «Постоянно» в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не могут храниться менее 10 лет (сноска 1 к указанному перечню, п. 4.4 инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Архивные документы, как правило, имеют длительные сроки хранения. Например, 45 лет нужно сохранять (пп. 407, 415, 423, 424, 425 перечня № 236):

• отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним;
• наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве;
• журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий;
• документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве.

В течение 50 лет (75 лет, если были закончены делопроизводством до 01.01.2003) нужно хранить (п. 42, 122, 296, 301, 392, 400, 443, 445, 450 перечня № 236):

• штатные расстановки (штатно-списочный состав работников);
• ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат;
• лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате;
• договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг;
• документы (заявления, докладные записки, справки, информацию) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю при вредных условиях труда;
• тарификационные списки (ведомости) работников;
• должностные регламенты (инструкции) работников;
• личные дела руководителей и работников организаций;
• сведения о трудовой деятельности и стаже работника.

Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Документ вступил в силу 17 сентября 2023 года.

Так же как и ранее, компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов (п. 2 правил, ч. 2 ст. 13 закона № 125-ФЗ).

Одним из новшеств является положение пункта 5 правил, которым установлено, что компании вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов. В прежних правилах, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, такого положения не было.

Все документы компании независимо от видов носителей и способа записи должны, как и прежде, проходить экспертизу ценности. Ее цель – определение срока хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда РФ или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения. Для проведения экспертизы в организации должна быть создана специальная экспертная комиссия (п. 14 правил).

Экспертизу ценности проводят (п. 22 правил):

• при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
• подготовке дел, электронных документов к передаче в архив или в структурное подразделение, осуществляющее хранение и учет архивных документов;
• подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;
• выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

Документ необходимо оценивать по четырем критериям:

• происхождение;
• содержание;
• внешние особенности;
• пригодность для использования.

По результатам экспертизы ценности составляют номенклатуры дел, описи дел, электронных документов. Также составляют предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 23 правил).

Документы и дела, подлежащие уничтожению, должны быть переданы в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Некоторые виды документации сначала должны быть уничтожены в компании путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Образовавшиеся бумажные отходы передаются компании, занимающейся переработкой вторсырья.

Эти правила распространяется на документы, которые (п. 31 правил):

• содержат персональные данные;
• имеют отметку «Для служебного пользования»;
• содержат информацию ограниченного доступа.

В архив передают документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений компании, ее коллегиальных органов, представительств, филиалов, иных обособленных подразделений. Передаче в архив подлежат документы Архивного фонда РФ, документы со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу (п. 34 правил). Комплектование и передача в архив должны осуществляться не ранее чем через один год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 47 правил).

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях компании. По истечении сроков хранения и после проведения экспертизы ценности их уничтожают (п. 47 правил).

Документы постоянного и временного срока хранения группируют в отдельные дела. Личные дела формируют отдельно на каждого работника. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). Приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы нужно прошивать на четыре прокола. Для малоформатных дел допускается прошивка на три прокола. Подшивка производится в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов, содержащиеся в деле на бумажном носителе, подлежат изъятию и являются самостоятельными единицами хранения (п. 51 правил).

Электронные документы хранятся в системе хранения электронных документов (СХЭД) или на физически обособленных носителях (п. 132 правил). При хранении электронных архивных документов компании вправе использовать услуги третьих лиц.

Передача документов на архивное хранение производится посредством информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи и (или) на физически обособленных носителях (п. 143 правил). Документы, переданные на физических носителях, подлежат включению в СХЭД. Их дальнейшее хранение на физических носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или если их хранение в СХЭД невозможно.

К аудиовизуальным документам относятся фото-, фоно-, видеодокументы на традиционных носителях, таких как фотобумага, пленки, магнитные ленты и магнитные носители, а также электронные аудиовизуальные документы. Электронный аудиовизуальный документ состоит из файла электронного документа и файла метаданных.

Электронные аудиовизуальные документы передают на архивное хранение в форматах, в которых они созданы и (или) использовались до передачи. В процессе передачи проверяется возможность их воспроизведения.

Аудиовизуальные документы хранятся в коробках и боксах. Электронные аудиовизуальные документы хранятся в упаковке, рекомендованной производителями носителей, а также в СХЭД.

Как мы сказали выше, создание архива – право, а не обязанность компаний, поэтому они не несут ответственности за отсутствие архива. В то же время статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ. По ней:

• компании грозит штраф от 5 до 10 тыс. рублей;
• ее должностным лицам – от 3 до 5 тыс. рублей.

За нарушение отдельными хозяйствующими субъектами, такими как акционерные общества, профессиональные участники рынка ценных бумаг, страховые организации, требований законодательства о хранении документов ответственность установлена ст. 13.25 КоАП РФ. По ней АО и ООО грозит штраф от 200 до 300 тыс. рублей, компаниям-страховщикам – от 100 до 200 тыс. рублей.