График отпусков на 2024 год

График отпусков обязаны составлять и вести все работодатели, независимо от численности сотрудников в компании. Исключение – микропредприятие, которое отказалось полностью или частично принимать локальные акты, в том числе график отпусков (ст. 123 ТК). График отпусков микропредприятия могут заменить на письменное соглашение о предоставлении отпуска между работодателем и сотрудником. Оно будет основанием для предоставления ежегодного отпуска (п. 22 типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858, ст. 309.2 ТК).

Очередность оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с его графиком, который утверждает работодатель не позднее чем за две недели до начала календарного года.

Работодатель должен учитывать специфику деятельности организации и пожелания отдельных категорий сотрудников, когда составляет график отпусков. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза (ст. 123 ТК). Если есть причины, по которым в определенный период года невозможно предоставить сотрудникам отпуск, то работодатель вправе не планировать им отпуска в этом периоде, например, если отпуск может неблагоприятно отразиться на функционировании учреждения. Тогда отпуск сотруднику переносят с его согласия на следующий рабочий год. Использовать же отпуск он должен не позднее следующего года (ч. 3 ст. 124 ТК).

Однако отпуск отдельных категорий сотрудников переносить запрещено. К примеру, несовершеннолетних и сотрудников, которые заняты во вредных условиях. Им отпуск нужно предоставлять ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК). Также некоторые сотрудники вправе брать отпуска в нужное им время и при этом не учитывать мнение работодателя. Например, муж – в период отпуска жены по беременности и родам (ст. 122, 123 ТК). Поэтому необходимо учитывать эти особенности при планировании отпусков.

Оплачиваемый отпуск предоставляют не за календарный, а за рабочий год, который у каждого сотрудника начинается со дня приема на работу. Право на первый отпуск возникает уже через шесть месяцев непрерывной работы в организации, а на отпуск за второй и следующие годы – в любое время рабочего года (ст. 122 ТК). В график отпусков включают те периоды, за которые планируют предоставить отпуск сотруднику. То есть отпуск за его текущий рабочий год и отпуска, которые сотрудник еще не использовал (ст. 123, 124 ТК).

Закон не устанавливает обязанность предоставлять сотруднику отпуск авансом. Но работодатель может по своему желанию предоставить сотруднику выходные и раньше начала его рабочего года. Если сотрудник уже использовал отпуск авансом, то в графике можно отпуск не указывать.

Расписание отпусков работников можно оформить график по унифицированной форме № Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Она содержит необходимые сведения о планируемых отпусках. Альтернативный вариант – самостоятельно разработанная форма документа. В ней должны быть все обязательные реквизиты: сведения об организации и сотруднике (табельный номер, подразделение, должность), длительность и даты начала отпуска (запланированная, фактическая, предполагаемая). Дату окончания можно не указывать – в законе такого требования нет. Обязательными элементами являются подписи руководителя и сотрудника кадровой службы, ответственного за составление графика.

Если работодатель решил отразить неиспользованную часть отпуска за прошлый год в графике на 2024-й, то оформить его можно следующим образом. Например, сотруднику положен основной отпуск 28 календарных дней. В 2023 году он использовал только 21 день отпуска. В графике отпусков на 2024 год указывается не 28, а 35 дней (28 дней + 7 дней). При этом в графе «Примечание» графика отпусков нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например, «7 дней – за 2023 год» (раздел 1 указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). При этом период, когда предоставляется неиспользованный отпуск, нужно согласовать с сотрудником. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению работодатель не вправе.

Типовую форму графика отпусков можно дополнить вспомогательными данными. Например, чтобы ознакомить сотрудников с графиком, можно добавить две графы: дату ознакомления и подпись сотрудника. Также в график отпусков можно ввести дополнительную графу о том, что сотрудник уведомлен о дате начала отпуска, где работник проставляет дату уведомления и свою подпись. Тогда не нужно будет  оформлять каждому сотруднику уведомление о предстоящем отпуске и отправлять его сотруднику под подпись не позднее чем за две недели до даты начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК).

Работодатель должен определить, в какой последовательности необходимо вносить сотрудников в график отпусков. Компания вправе заполнить график в алфавитном порядке, хронологическом — по датам отпусков или по структурным подразделениям, где трудятся работники.

График отпусков является первичной документацией, поэтому к нему применяют правила заполнения как в бухгалтерском учете. Записи в первичных документах можно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек, а также заполнять на компьютере. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Если в компании есть профсоюз, то прежде чем утвердить график у руководителя, его проект необходимо направить в представительный орган работников (ст. 372 ТК). В течение 5 рабочих дней со дня получения проекта профсоюз обязан направить руководству свое мотивированное мнение. Если будут правки, можно либо согласиться с замечаниями, либо провести дополнительные консультации.

Заполненный и согласованный график отпусков необходимо утвердить у руководителя организации. Если график отпусков составлен по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа (отдельный приказ оформлять не потребуется). Чтобы утвердить график, руководитель должен поставить дату и подпись в правом верхнем углу документа. Если в самостоятельно разработанной форме графика отсутствует гриф утверждения, документ необходимо утвердить приказом руководителя. Он составляется в произвольной форме.

Формирование расписания отпусков на 2024 год начинается с составления перечня сотрудников, которым положен отпуск в следующем году. В график отпусков включают всех работников, которые на день его утверждения трудятся в компании. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры будут расторгнуты в течение 2024 года (письмо Минтруда РФ от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

В график включают работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также сотрудников, которые находятся на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике. Внешних и внутренних совместителей также нужно включить в график отпусков.

Внутренних указывают дважды по обеим должностям. Основной работодатель знает, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время необходимо запланировать отпуск по трудовому договору о совместительстве.

После составления списка необходимо посчитать дни отпуска, которые сотрудник накопил за прошлые периоды работы в организации, а также дни отпуска, которые накопятся в 2024 году. Неиспользованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на следующий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем и не включать в график. Отпуск за прошлый год необходимо указать в графике, поскольку запрещено не предоставлять отпуск два года подряд (ч. 4 ст. 124 ТК). Такой подход позволит запланировать последовательное использование сотрудником отпусков за прошлый и текущий годы и не допустить нарушения закона.

В графике отпусков кроме основного ежегодного оплачиваемого отпуска отражают также дополнительный отпуск. При этом указывают общую продолжительность отпуска сотрудника за год (ст. 120 ТК). Если сотрудник решил заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией, в график отпусков вносят изменения. В графе «Примечание» нужно сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска заменена денежной компенсацией, и указать количество дней. Дополнительно необходимо внести реквизиты приказа о замене отпуска компенсацией.

Так или иначе, учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют отдельные категории сотрудников, например, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет. Однако компании выгодно учесть пожелания сотрудников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с работниками в отпускной период.

Чтобы учесть пожелания сотрудников, необходимо до составления графика запросить у них информацию о планируемых датах отпусков. Для этого можно издать приказ о подготовке графика в произвольной форме. Вместо приказа можно разослать каждому работникам уведомление с просьбой выразить их пожелания по датам отпуска. В уведомлении нужно указать, до какого числа они должны предоставить информацию. Сотрудники должны указать количество дней отпуска, которые они планируют взять, а также дату его начала и окончания. Решение о разделении отпуска на части должно быть обоюдным и подтвержденным документами. Свои пожелания по разделению отпуска сотрудник должен указать в заявлении (ст. 125 ТК).

После сбора данных от сотрудников составляют проект графика отпусков на 2024 год, который должен быть согласован профсоюзом (при его наличии) и завизирован руководителем. График на 2024 год должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала года. Но если эта дата выпадает на выходной, график нужно утвердить в последний рабочий день накануне. Поэтому безопаснее утвердить график до 15 декабря 2023 года включительно. После того как график будет утвержден, он становится обязательным как для работодателя, так и для сотрудников (ст. 123 ТК).

Знакомить сотрудников с графиком отпусков закон не требует. Оштрафовать за это ГИТ не сможет. Чтобы избежать проблем с проверяющими, можно дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали самостоятельно, двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – укажут дату ознакомления с графиком. Второй вариант: приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.

В качестве образца графика отпусков на 2024 год рассмотрим расписание выходных дней в ООО “Торговая фирма «Гермес». В компании три сотрудника: генеральный директор, главный бухгалтер и инспектор по кадрам. В компании применяется типовая форма Т-7. В шапке документа указывают номер кадрового документа, дату составления проекта (14.11.2023), а также подпись руководителя и дата визирования. Профсоюз в организации не сформирован, поэтому дополнительных согласований не требуется.

Скачать образец графика отпусков можно по ссылке.

В основной части документа — в табличной части перечислены все сотрудники организации с должностями и структурными подразделениями, в которых они работают. Дополнительно указаны их табельные номера. По каждому сотруднику заполнено количество дней планируемого отпуска, а также даты начала выходных дней. На момент составления графика кадровая служба не получала заявления о переносе отпусков, поэтому соответствующие графы таблицы не заполняются. Сотрудники компании своевременно уходят в отпуска, поэтому на 2024 год планируются только установленные трудовым законодательством 28 дней отпуска.

Главный бухгалтер запланировала полный отпуск – 28 календарных дней, а генеральный директор разделил свой нерабочий период на две части: 20 дней в апреле 2024, а остаток – в июне и июле 2024 года. При этом соблюдается ограничение: одна из частей отпуска больше 14 дней. У инспектора по кадрам осталось четыре дня отпуска, которые перенесены с 2023 года. Она планирует их отгулять в 2024 вместе с основным отпуском.

В нижней части документа необходимо указать должность сотрудника кадровой службы, ответственного за составление графика отпусков, подпись и расшифровку. В образце документ завизирован инспектором по кадрам. При этом в типовой форме даты подписи не предусмотрены, но компания может дополнить унифицированную форму Т-7 добавочными реквизитами.