Голограмма в трудовой книжке

В статье поговорим о значении голограммы в основном документе о работе и стаже сотрудника – его трудовой книжке. Рассмотрим, что собой представляет этот элемент, а также расскажем, признается ли он в настоящее время обязательным реквизитом. Разберем, в какую часть документа вклеивают голографическую наклейку и для чего это делают.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Нужна ли голограмма в трудовой книжке
2. Куда клеить голограмму в трудовой книжке
3. Зачем в трудовой книжке голограмма
4. Голограмма на вкладыше к трудовой книжке

Нужна ли голограмма в трудовой книжке

Порядок ведения, а также хранения трудовых книжек, который сейчас действует на территории России, утвержден Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н. Этот нормативный акт вступил в силу с 1 сентября 2021 года, при этом срок его действия ограничен — до 1 сентября 2027 года.

Этим же приказом утверждена актуальная форма трудовой книжки, которая была введена в действие с 1 января 2023 года. Основные документы о работе и стаже сотрудников прежних образцов при этом менять на новые не нужно, поскольку они признаются действующими. Сохранившиеся у работодателей бланки трудовых книжек прежнего образца тоже считаются актуальными, поэтому могут использоваться по назначению, причем срок их действия не ограничен (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

В настоящее время на территории нашей страны действует не только образец трудовой книжки, установленный Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, но также три другие формы документа, выдаваемые в различные временные периоды:

• образца 1938 года;
• образца 1974 года;
• образца 1975 года.

Раньше основной мерой безопасности в отношении трудовых книжек считалось наличие на них специальных голографических наклеек. Такой метод защиты активно использовался в нашей стране на протяжении несколько лет.

Сейчас же присутствие на титульном листе такого реквизита не учитывается в качестве необходимого элемента защиты ни в одном из отечественных нормативно-правовых актов, которые содержат правила оформления бланков в рассматриваемой сфере. Поэтому основной документ о работе и стаже сотрудника без голограммы признается подлинным. На введенных в действие с 1 января 2023 года бланках нового образца также не предусмотрена голографическая наклейка.

Бланки основного документа о работе и стаже сотрудника, действующие в настоящее время, имеют соответствующую степень защиты (абз. 2 п. 2 порядка, установленного Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н). При этом такие бланки признаются документами строгой отчетности, которые изготавливает акционерное общество «Гознак» (п. 41 порядка, установленного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, п. 2 порядка, установленного Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н). Отечественными правовыми актами не установлена какая-либо дополнительная защита для бланков таких документов, а также обязанность работодателя приклеивать на них голограмму.

Бланки основных документов о работе и стаже сотрудников признаются защищенными полиграфическими изделиями, которые имеют уровень защиты «В» и производятся с учетом зафиксированных в законе требований (пп. 2, 3 порядка, установленного Приказом Минфина РФ от 11.04.2022 № 55н). При этом комплекс безопасности защищенной полиграфической продукции этого уровня не предусматривает вклеивания в указанную документацию какого-либо вида голографических наклеек (пп. 3, 4 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.11.2020 № 1788, п. 4, разделов VI, IX технических требований и условий, утвержденных Приказом Минфина РФ от 29.09.2020 № 217н).

Поэтому работодатель не обязан вклеивать голограммы в трудовые книжки работников. Однако если к приобретенным ранее бланкам документов о работе и стаже сотрудников прилагались защитные элементы, руководство фирмы вправе самостоятельно решить, вклеивать их или же нет. При этом отказ от использования голографических наклеек не будет считаться контролирующими органами нарушением.

ТК РФ не обязывает руководство компании устраивать проверку подлинности трудовой книжки. Вместе с тем ведение этих документов, если у них имеются явные признаки подделки, может стать основанием для привлечения компании к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Отечественным законодательством не предусмотрена обязанность работодателя вклеивать голограмму в трудовую книжку сотрудника, а также не установлен порядок ее вклеивания. Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н на бланках нового образца голограмма также не предусмотрена. Поэтому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним без защитных элементов в настоящее время считаются действительными.

Если же к приобретенным ранее бланкам основных документов о работе и стаже сотрудников прилагались голограммы, то работодатель самостоятельно решает, вклеивать их или нет.

Конкретное место для наклеивания голограммы в бланках трудовых книжек не предусмотрено. Если работодателем принято решение использовать этот элемент защиты, их следует наклеивать на титульный лист документа так, чтобы не закрывать записи, то есть лишь на его край.

В то же время отказ от использования голографических наклеек в трудовой книжке не будет признан нарушением. Основной документ о работе и стаже сотрудника без этого элемента является подлинным.

Зачем в трудовой книжке голограмма

Голограмма считается специальной мерой для дополнительной защиты бланка основного документа о работе и стаже сотрудника от фальсификации или внесения в него противоправных изменений. В нашей стране этот элемент использовали на протяжении несколько лет для гарантии безопасности в отношении бланков книжек.

Вместе с тем бланки, установленные Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, которые используются в 2024 году, имеют соответствующую степень защиты. Поэтому они не требуют приклеивания голографической наклейки в обязательном порядке.

Голограмма на вкладыше к трудовой книжке

Когда в трудовой книжке целиком заполнен один из ее разделов, работодатель приобретает и оформляет вкладыш к ней. Заявление от сотрудника о выдаче такого документа при этом не требуется. При его выдаче в книжке проставляют штамп с соответствующей надписью и фиксируют серию и номер вкладываемого документа. Такую запись нужно сделать на титульном листе основного документа о работе и стаже сотрудников. Если для этого нет места, запись о выдаче последующего вкладыша придется отразить на титульном листе первого вложенного документа (пп. 32, 33 порядка, установленного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и основной документ о работе и стаже сотрудника (п. 32 порядка, установленного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н). Нумерация записей в каждом разделе вкладыша продолжает порядковые номера, проставленные в соответствующих разделах трудовой книжки. Такой вывод можно сделать из пп. 10, 15, 26, 32, 35 порядка, установленного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н.

Без первоначальной книжки, к которой выдан вкладыш, он недействителен (п. 32 порядка, установленного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Количество вкладышей законодателем никак не ограничивается. При необходимости работодатель может выдать второй вкладыш, проставив в трудовой книжке или на титульном листе первого вкладыша штамп о его выдаче и указав серию и номер (п. 33 порядка, установленного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Поскольку действует одинаковый порядок в отношении ведения трудовых книжек и вкладышей к ним, то отказ от использования голограмм во вкладышах также не будет считаться нарушением. Работодатель самостоятельно решает, вклеивать такие защитные наклейки или нет. Место для наклеивания голограммы на вкладышах трудовых книжек не предусмотрено. Их нужно наклеивать так, чтобы не закрыть записи, — лишь на их край титульного листа вкладыша.