ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Федеральный стандарт 27/2021 определяет правила оформления первичных документов и регистров бухгалтерского учета, а также порядок документооборота.

Требования действуют с 01.01.2022 и распространяются на все экономические субъекты, кроме бюджетных организаций. Малые предприятия и компании на УСН также обязаны оформлять документы согласно ФСБУ.

Кроме того, исключения не предусмотрены и для ИП. Хотя предприниматели освобождены от ведения бухгалтерского учета, для подтверждения налоговых расходов и в процессе работы с юрлицами им необходимо формировать первичку.

Документы составляют на бумажном носителе или в электронном виде, на русском языке и в рублях. Для оформления используют как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы.

Обязательными к применению являются бланки ПКО, РКО, платежного поручения, транспортной накладной. Для других документов формы не установлены. Организация может применять унифицированные бланки, доработать их с учетом своей специфики или разработать самостоятельно. Созданные организацией и измененные бланки необходимо утвердить приказом руководителя.

В любом случае документ должен содержать обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ).

Наименование бланка должно отражать его назначение и содержание. Хотя организация вправе использовать любое название, рекомендуется, чтобы из него было ясно, что конкретно отражает данный документ.

Дата составления документа означает день его подписания ответственным лицом. Обычно это дата, когда была совершена операция. Однако в некоторых случаях дата операции может отличаться от даты подписания первички.

В наименовании составившего документ экономического субъекта указывается название организации согласно уставу или Ф.И.О. предпринимателя. Дополнительно можно прописать ИНН, адрес, телефон.

Содержание факта хозяйственной жизни предполагает точное отражение проведенной операции. Например, из документа должно быть понятно, какие товары, работы, услуги реализованы. Также допускаются отсылки на договоры, спецификации, сметы и другие документы.

Величина натурального или денежного измерения хозяйственной сделки показывает количество проданного товара, цену за единицу и общую стоимость. При этом суммарные данные указывают в рублях.

Должности и подписи лиц, ответственных за совершение и оформление сделки, обычно приводятся в конце документа. При этом должность указывается согласно штатному расписанию. Лица, которые ставят свою подпись, должны иметь на это право. Оно устанавливается приказом руководителя или доверенностью. Доверенность обязательна, например, при приемке товаров вне склада покупателя.

Бумажный документ заверяется собственноручной подписью, а электронный – ЭЦП. Подписи требуют обязательной расшифровки.

Что касается факсимильной подписи, то использовать ее можно только для ограниченного круга бланков, например, для локальных актов внутреннего пользования, а также международных перевозочных документов, если законом не установлен прямой запрет на факсимиле. Для первички по учету хозяйственных операций, трудовых договоров, бухгалтерской и налоговой отчетности применять факсимиле недопустимо.

ФСБУ 27/2021 не предусматривает принятия к учету копий, поскольку документ должен содержать собственноручные подписи ответственных сотрудников (п. 4 ФСБУ 27/2021). Копию допустимо использовать временно — до момента получения оригиналов.

По закону печать не является обязательным реквизитом первички. Если организация не отказалась от ее применения, то оттиск ставится, если в документе присутствует отметка «М.П.» или такое требование предусмотрено в договоре с контрагентом.

Когда документ составлен на иностранном языке, он должен иметь построчный перевод на русский (п. 5 ФСБУ 27/2021). Обычно это оформляется приложением с подписью профессионального переводчика или сотрудника, который владеет иностранным языком. Некоторые слова можно сохранить на иностранном языке. К примеру, если они означают зарегистрированный товарный знак или не имеют существенного значения для подтверждения расходов.

Первичный документ формируется в момент совершения операции. Датой составления является день его подписания ответственными должностными лицами (пп. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021). Когда оформить документ в момент сделки невозможно, его составляют сразу после окончания операции. При этом указывается дата проведения операции (пп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Если отдельные обязательные реквизиты первички отражаются на основании другого документа, информацию об этом нужно зафиксировать в оправдательном документе (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021). К примеру, при составлении бухгалтерской справки об исправлении ошибки указывают реквизиты акта или накладной, в которых выявлена ошибка.

К бухгалтерскому учету первичный документ принимается на дату совершения операции и в том периоде, когда факт хозяйственной жизни произошел, даже если бланк поступил не вовремя. В таком случае нужно сделать записи на основании имеющейся информации, а после получения внести корректировки при необходимости. В налоговом же учете отражаются только фактически полученные документы. При этом нельзя принимать документацию, в которой отражена информация о мнимых и притворных сделках (п. 8 ФСБУ 27/2021).

Если у организации есть обособленное подразделение, оно может учесть первичку, составленную от имени головной компании. Это объясняется тем, что подразделение является частью организации. Поэтому закон о бухучете не нарушается. Главное, чтобы такое условие было зафиксировано в нормативных актах организации.

Стандарт предусматривает возможность оформлять первичные документы с определенной периодичностью по длящимся или повторяющимся операциям. К ним относятся, например, амортизация активов, поставка товаров регулярными партиями или начисление процентов по займам.

Периодичность составления организация определяет самостоятельно. Так, можно установить одинаковый период для всех фактов хозяйственной жизни или отдельные сроки по каждому факту. Однако первичку в таких случаях обязательно оформлять еще и на каждую отчетную дату (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021).

Информация из первичных документов обобщают в регистрах бухгалтерского учета. Это перечень фактов хозяйственной жизни, которые расположены в хронологическом порядке и сгруппированы по счетам учета (п. 10 ФСБУ 27/2021). Например, регистром является оборотно-сальдовая ведомость.

Организация утверждает формы регистров, однако они должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование, название экономического субъекта, даты начала и окончания ведения, хронологическая или систематическая группировка объектов учета, единица измерения, а также подписи ответственных за ведение лиц.

Регистры составляют в бумажном или электронном виде, записи делают в рублях. Если же стоимость объекта выражена в иностранной валюте, фиксируется как оценка в иностранной валюте, так и в российской (п. 7 ФСБУ 27/2021).

При этом не допускаются пропуски и изъятия, а также отражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Сотрудник, который отвечает за оформление первичного документа, обязан также обеспечить своевременное внесение информации о нем в регистре (п. 16 ФСБУ 27/2021).

Для оптимизации работы с первичкой компании рекомендуется организовать документооборот. Для этого разрабатывают график или утверждают положение. График документооборота помогает обеспечить и контролировать создание, получение, обработку и хранение документов. В нем прописывают:
• этапы движения документов;
• сроки прохождения каждого шага;
• список сотрудников, которые выполняют хозяйственные операции и оформляют документы;
• перечень проверяющих первичку должностных лиц;
• взаимосвязь ответственных сотрудников.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ. В небольших организациях допустимо составить отдельные памятки для сотрудников, в которых подробно расписать, какие документы необходимо формировать.

Контроль за исполнением графика возлагается на главного бухгалтера. Его требования к формированию документов обязательно для всех сотрудников. За нарушение правил работников можно привлечь к дисциплинарному взысканию.

Хотя ФСБУ 27/2021 не устанавливает обязанности оформлять положение о документообороте, для систематизации работы с первичкой и своевременного ее отражения в учете положение лучше составить. В ЛНА рекомендуется прописать сроки, порядок учета, исправления, хранения бланков и ответственных лиц.

Если в первичных документах или регистрах учета допущены ошибки, их можно исправить, кроме случаев, когда законодательство устанавливает запрет на исправление (п. 18 ФСБУ 27/2021). Например, нельзя исправлять платежные поручения, РКО и ПКО. Такие документы нужно переделать.

Если документ оформлен на бумаге, для исправления ошибки нужно одной чертой зачеркнуть неверный текст и сверху вписать правильные данные. Исправление должно быть закреплено надписью: «Исправлено» — и заверено подписями составивших первичку лиц с указанием должностей, фамилий и инициалов. Также вписывается дата внесения исправления. При этом исправления путем подчисток, замазываний и стираний недопустимы (п. 21 ФСБУ 27/2021).

Для корректировки электронного документа взамен него составляют новую первичку с верными данными. Важно указать ссылку на первоначальный документ, дату исправления, а также электронные подписи ответственных лиц. Исправленный бланк не должен использоваться отдельно от исходного, что обеспечивают средства воспроизведения (п. 20 ФСБУ 27/2021).

Бывают случаи, когда требуется исправить первичку, но сотрудник, составивший ее, отсутствует. Тогда заверить исправление может работник, который вправе подписывать документ за отсутствующее лицо или руководитель организации. Также допустимо не корректировать документ, а составить бухгалтерскую справку о допущенной ошибке с указанием верной информации.

Исправления в регистры вносят таким образом, чтобы были видны неверные и верные данные. Корректировка регистра путем внесения исправительной записи применяется как для бумажных, так и для электронных данных. Такую запись можно сделать при помощи сторно неправильной проводки и отражения верной операции либо внесением записи на сумму, дополняющую ошибочную величину до правильной.

Зачеркивание неправильного показателя и внесение корректного используется для регистров на бумаге, а оформление нового документа взамен ошибочного – для электронных регистров (п. 20, 21, 22 ФСБУ 27/2021).

Вносить изменения в регистр вправе только лица, которые ответственны за его ведение. При корректировке указываются их фамилии и инициалы, ставится дата изменений (п. 19, 20, 21 ФСБУ 27/2021).

Стандарт устанавливает обязанность субъекта хранить подлинники документов в том формате, в котором они сформированы. Так, не допускается перевод бумажной первички в электронный вид для дальнейшего хранения (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021).

Хранение документации должно быть организовано в России, за исключением случаев, когда деятельность ведется за пределами РФ и законодательством установлено требование хранить документы на территории иностранного государства.

Общий срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет после отчетного периода. Однако по отдельным бланкам установлен другой срок. Например, документы для исчисления и уплаты страховых взносов требуется хранить шесть лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Доступ к первичке и регистрам бухгалтерского учета предоставляется в порядке, утвержденном организацией. О таком доступе должен быть проинформирован главный бухгалтер или иное лицо, на которое возложено ведение бухучета.

В случае физической утраты документов, а также их порчи, которая делает невозможным использование, организация принимает все меры по восстановлению бланков (п. 2 ФСБУ 27/2021).

По некоторым правилам ФСБУ 27/2021 допускает выбор одного из способов оформления или учета первички. В таком случае используемый вариант нужно закрепить в учетной политике организации с указанием ссылки на соответствующий пункт стандарта.
Когда же порядок прописан однозначно, его не нужно дублировать в учетной политике, а следует руководствоваться нормой ФСБУ напрямую.

                           ТАБЛИЦА: «Варианты учета по правилам ФСБУ 27/2021» 

Также важно иметь в виду, что если организация принимает решение о разработке графика документооборота, порядок его применения необходимо прописать в учетной политике, а форму – утвердить в качестве приложения (п. 28, 29 ФСБУ 27/2021).