Фотография рабочего дня

Каждый работодатель хотел бы, чтобы рабочее время оптимально расходовалось сотрудниками на выполнение трудовых задач. Насколько такие ожидания руководства соответствуют действительности, поможет проверить специальная процедура — фотосъемка рабочего дня. В нашем материале рассмотрим, для чего она применяется и как проводится.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Что такое фотография рабочего времени
2. Методы фотографии рабочего времени
3. Фотография рабочего дня: приказ
4. Проведение фотографии рабочего времени
5. Карта фотографии рабочего времени
6. Образец фотографии рабочего дня

Что такое фотография рабочего времени

Российские законы не раскрывают понятие фотографии рабочего дня и не определяют цель ее составления. На практике под ней понимают особый вид отчета, который можно сделать в режиме реального времени на протяжении дня или смены. Этот отчет покажет, как сотрудник использует свое рабочее время, сколько он тратит его на выполнение каждого трудового действия и на другие занятия, не связанные с рабочими обязанностями, такие как перерыв на обед или телефонный разговор.

Каждый работодатель вправе поставить цели для такого фотографирования. Обычно это определение фактических затрат рабочего времени и установление причин, приводящих к его потере. После того как по полученным данным будет проведен анализ, можно решить и более глобальные задачи. К ним относится повышение эффективности использования рабочего времени, устранение недостатков организации труда, установление или пересмотр норм труда.

Методы фотографии рабочего времени

В подобных ситуациях используют наблюдение или самонаблюдение. Удобнее всего сотруднику поручить составлять фотографию его рабочего дня. Но сначала нужно убедиться, что это включено в его трудовые обязанности. Самонаблюдение допустимо, если в обязанности работника входит составлять отчеты по поручениям руководства (абз. 2 ч. 2 ст. 21, ч. 2 ст. 57, ст. 60 ТК РФ).

Но можно пойти другим путем и поручить составление фотографий дня работников одному или нескольким ответственным сотрудникам. Такие функции должны входить в их трудовые обязанности. Обычно это специалисты, чьи трудовые обязанности связаны с учетом рабочего времени персонала, контролем и организацией работы подчиненных: кадровые работники, начальники подразделений.

Фото рабочего дня допускается вводить как краткосрочно, так и на длительный срок. Это зависит от целей его проведения.

Если цель — проанализировать затраты на одно трудовое действие, выявить при этом потери рабочего времени, которые могут быть вызваны проблемами с оборудованием или материалами, то достаточно ввести фотографирование как краткосрочную задачу. Тогда фото дня составляют с установленной частотой на протяжении определенного периода, к примеру, несколько дней в неделю на протяжении месяца. Так можно получить усредненные результаты, ведь качество работы в разные дни может различаться.

Если цель — контролировать выполнение сотрудником поставленных задач, дисциплинировать работников, можно проводить фото дня на постоянной основе, как ежедневный отчет.

Допустимо использовать разные виды фото рабочего времени. Так, индивидуальная фотография ведется только на одного сотрудника для отслеживания эффективности его труда. Групповая фотография предполагает наблюдение за частью коллектива. Такой метод позволяет одновременно получить данные об эффективности труда сразу нескольких сотрудников.

Фотография рабочего дня: приказ

Приказ о проведении фотографирования рабочего дня издают в произвольной форме, поскольку нормативная форма для этого не утверждена. Приказ в этом случае не обязателен, но может помочь урегулировать основные моменты данного мероприятия. Работодателю нужно свериться с принятыми в сфере его деятельности документами о нормировании труда, в которых определены элементы такого порядка. Так, есть методические рекомендации по нормированию труда ветеринарных специалистов, которые рекомендованы научно-техническим советом Минсельхоза РФ (протокол от 26.12.2014 № 61).

Если подобные документы разработаны, можно использовать их при составлении приказа. Обычно в приказ включают следующую информацию:

• цели фотографирования рабочего дня;
• срок и периодичность составления фото дня;
• кому поручено проведение процедуры — работникам или наблюдающим специалистам. Потребуется указать их Ф.И.О., должности, структурные подразделения;
• таблицу снимка рабочего дня, которую можно оформить как приложение к приказу;
• Ф.И.О. и должность работника, ответственного за обработку фотографий рабочего дня. Ему назначают срок для обработки и представления результата;
• указания по составлению и сдаче фото дня — фиксировать в режиме реального времени все действия с отметкой, относятся они к рабочим обязанностям или нет, сдавать его в конце дня непосредственному руководителю. Если получается целая инструкция, удобнее изложить все в отдельном локальном нормативном акте, а затем ознакомить с ним работников под подпись (ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ);
• необходимые поручения ответственным сотрудникам. Так, кадровику можно поручить подготовить работников к фотографированию рабочего дня.

С приказом потребуется ознакомить под подпись всех указанных в нем работников.

Проведение фотографии рабочего времени

Перед проведением фотосъемки рабочего дня сотрудников нужно подготовить к этому мероприятию. Работникам, которые будут вести фото своего рабочего дня, потребуется сообщить цели фотографирования. Нужно им объяснить, что важно фиксировать каждое действие точно и правдиво, делать это в процессе рабочего дня, а не в конце, иначе это может исказить результаты. А также, что полученные результаты будут использованы для организации рабочего процесса, а не для наказания работников. Можно даже составить памятку для сотрудников, в которой будет описано, что они должны отражать в фото рабочего дня, как производить заполнение информации о своих действиях и занятиях. Это позволит сделать данный отчет более эффективным.

Наблюдающим специалистам потребуется пояснить, что фотографирование не должно мешать сотруднику трудиться. Чтобы понимать и корректно фиксировать, чем он занят на протяжении рабочего дня, им нужно заранее ознакомиться с перечнем его трудовых обязанностей. При этом работников тоже нужно предупредить, что для объективного результата они должны вести себя максимально естественно. Недовольным проведением мероприятия сотрудникам работодатель может разъяснить, что он имеет право контролировать, как работники выполняют свои трудовые обязанности на рабочем месте, на основании ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Форма фотографии рабочего дня будет произвольной, поскольку утвержденной формы для этого нет. Удобнее всего составлять ее в виде таблицы. Разработать и утвердить такую таблицу можно заранее, к примеру, приказом. Обычно фото дня включает следующую информацию:

• Ф.И.О. и должность сотрудника, чье рабочее время фотографируется, его структурное подразделение;
• дату, время начала и завершения фотографирования рабочего дня;
• названия последовательно выполняемых трудовых действий, а также прочих занятий, не связанных с рабочими обязанностями: личные нужды, телефонные звонки, прием пищи. Каждое действие и занятие фиксируется в отдельной графе;
• время начала и завершения выполнения каждого трудового действия, других занятий;
• подпись сотрудника. Если же отчет составлял не работник, должна быть также подпись специалиста, который составлял фото.

Если необходимы более точные данные о затратах времени на конкретные трудовые действия, можно дополнительно провести хронометраж рабочего времени.

Специальный порядок обработки фотографий дня законом не определен. Можно использовать порядок, который основан на группировке затрат рабочего времени. Он достаточно прост, но показателен: позволяет вычислить время, затраченное как на определенную группу действий, в частности, на обслуживание рабочего места, так и на отдельное действие внутри такой группы, к примеру, уход за компьютером.

При таком порядке берут фото дня каждого работника за весь срок фотографирования. Все затраты рабочего времени разбивают на группы в зависимости от вида работ, каждой группе присваивают условные обозначения:

• время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (Т_пз): на инструктажи, получение оборудования для работы и сдачу его в конце дня, включение и выключение компьютера, загрузку программ;
• оперативное время (Т_оп) — потраченное непосредственно на выполнение трудовой функции. Для более точной обработки время, затраченное на каждое трудовое действие, учитывают отдельно;
• время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места (Т_обсл) — составление заявки на канцелярские принадлежности, уход за оборудованием, устранение мелких технических неполадок;
• время перерывов (Т_пер): для отдыха и питания, на личные нужды, по независящим от работника причинам, в частности, из-за отключения электричества.

По каждой такой группе вычисляют долю в процентах от общего времени фотографирования. Приведем пример: если общее время фотографирования за неделю — 200 часов (100 процентов), оперативное время — 191 час, то доля оперативного времени — 95,5 процента. Также определяют, сколько в среднем затрачено времени в часах, минутах, секундах на каждое трудовое действие. Для этого общее время, затраченное за весь срок фотографирования на конкретное действие, делят на общее количество таких действий.

По итогам обработки фотографии рабочего дня анализируют полученные результаты.

Руководство компании может разработать свой порядок обработки и анализа фотографий, закрепив его наряду с порядком фотографирования в своем локальном нормативном акте (ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Анализ фотографий рабочего дня может показать, сколько времени сотрудник на протяжении рабочего дня тратит непосредственно на работу, а сколько — на другие действия: подготовку к работе, обед, телефонные звонки, решение технических проблем с компьютером. Также в ходе анализа фото дня реально определить причины, которые мешают работнику эффективно выполнять работу и ведут к потерям рабочего времени. Выявив эти причины и проблемы, можно разработать меры по их сокращению или устранению, усовершенствовать организацию труда.

Так, если по итогам анализа фото дня работника оказалось, что он тратит 10 процентов времени на устранение мелких технических неполадок оборудования, можно предпринять дополнительные меры. В частности, для ликвидации этих потерь времени можно нанять отдельного работника, который устранял бы неполадки, или разработать памятки, позволяющие сотруднику оперативнее справляться с такими неурядицами в рабочее время.

Если в компании принят локальный нормативный акт о нормировании труда, стоит проанализировать, соблюдаются ли утвержденные нормы, есть ли потребность их пересмотреть (абз. 3 ст. 159, ст. 162 ТК РФ). Если нормы еще не введены, их можно разработать после анализа данных фотографирования.

Карта фотографии рабочего времени

Что такое карта фотографии рабочего времени, на законодательном уровне не разъясняется. Если руководствоваться подходом, приведенным в Приказе Минтруда РФ от 31.05.2013 № 235, которым для госорганов исполнительной власти утверждены методических рекомендаций по разработке типовых отраслевых норм труда, то под такой картой стоит понимать табличную форму снимка рабочего времени. То есть это и есть наблюдательный лист, куда специалисты, осуществляющие наблюдение, или сотрудник вписывают данные об использовании рабочего времени, указывая, сколько его ушло на выполнение каждого трудового действия и на другие занятия, не связанные с трудовыми обязанностями.

Образец фотографии рабочего дня

Фото рабочего дня составляется в произвольной форме. Удобнее всего оформить записи в виде таблицы. Приведем примерный образец заполнения такого документа:

Фотография рабочего дня

Ф.И.О.: Сидоров Олег Иванович

Должность: инженер-конструктор

Структурное подразделение: конструкторское бюро

Время работы: с 09:00 до 18:00

Дата: 05.06.2024

                                ТАБЛИЦА: «Распределение времени по видам деятельности»

05.06.2024