Над статьей работали:
Автор: Шкембри Евгения
Из-за эпидемии и массового перевода сотрудников компаний на удаленную работу цифровизация бизнес-процессов выступила необходимым условием для продолжения работы.
В таких условиях внедрение на предприятиях электронного документооборота (ЭДО) стало актуальным для организаций всех уровней.
Но в первую очередь переход на ЭДО удобен крупным компаниям, у которых много контрагентов и большой объем документации. Фирмам МСП тоже важно быстро получать оплату за оказанные услуги. Переход с партнерами на ЭДО позволит им оперативно отправлять документы и получать свои деньги.
Нельзя исключать полезность ЭДО и для микрокомпаний. Работа с электронными документами практична. При этом по мере развития бизнеса микрокомпании будет проще начать работать с крупными клиентами.
Внедрение современных технологий выгодно. Можно сократить расходы на оформление бумажных документов, их курьерскую доставку, оплату почтовых услуг. Хранить оцифрованную первичную документацию тоже удобнее. ЭДО исключает риски потери и хищения документов, позволяет легко исправлять ошибки.
Кроме того, электронный обмен бумагами ускоряет совершение сделок, получение оплаты по ним, сокращает дебиторскую задолженность.
Закон о бухгалтерском учете обязывает составлять первичный учетный документ на каждый факт хозяйственной жизни (ст. 9). То есть все взаимоотношения с контрагентами должны подтверждаться «первичкой».
Здесь же сказано, что оформлять «первичку» можно не только на бумаге, но и в электронном виде с электронной подписью (ЭП).
Это значит, что отправлять партнерам через ЭДО можно любую электронную «первичку». Основное условие – наличие ЭП.
Согласно статье 169 НК РФ счет-фактуру тоже можно выставлять в электронной форме при условии согласия другой стороны и наличия совместимых технических средств.
Вообще, практически любой документ можно составить в электронной форме и отправить контрагенту в рамках ЭДО. Главное, чтобы он был подписан ЭП по установленным правилам.
Это вытекает из положений закона об электронной подписи. В нем установлено, что документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен документу на бумаге, подписанному собственноручно.
Такой цифровой документ можно применять в любых правоотношениях, за исключением случаев, когда закон содержит требование оформлять документ на бумаге.
Если при подписании документа применялась простая или неквалифицированная ЭП, то юридическую силу он будет иметь в случаях, установленных федеральными законами или соглашением между сторонами.
Юридическую силу будет иметь и договор между партнерами, заверенный ЭП. Это следует из статьи 160 ГК РФ. В ней сказано, что письменная форма электронной сделки и требование о наличии подписи соблюдены, если можно достоверно определить лицо, выразившее волю. При этом ЭП на документе позволяет установить лицо, его подписавшее.
При электронном обмене документами следует учитывать, что для некоторых из них есть обязательные форматы (счет-фактура, УПД). Для части документов форматы просто рекомендованы (акты, товарные накладные).
- Нужно определить, кто из контрагентов готов перейти на ЭДО, а кто откажется.
Внедрение этой технологии выгодно, если большинство партнеров согласятся работать в новом формате. При отказе клиентов от присоединения к ЭДО организации придется заниматься двойной работой. Нужно будет составлять электронные бумаги для клиентов, которые согласились, и бумажные для тех, кто привык работать по-старому. Поэтому целесообразнее убедить партнеров в преимуществах подключения к ЭДО.
- На втором этапе компании необходимо получить цифровую подпись.
ЭП подтверждает, что бумагу подписало конкретное лицо. Только ЭП свидетельствует о подлинности электронного документа.
Согласно статье 5 закона № 63-ФЗ подписи бывают простые и усиленные. Усиленная ЭП может быть неквалифицированной и квалифицированной.
Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) представляет собой самый защищенный вид подписи. Документ, заверенный таким образом, имеет юридическую силу без дополнительных условий. УКЭП оформляет удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязью РФ. Перечень удостоверяющих центров размещен на сайте ведомства по ссылке http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/.
С УКЭП выдают сертификат ключа проверки ЭП, который подтверждает, что подпись принадлежит конкретному лицу.
Как правило, именно этот вид подписи выбирают для ЭДО, потому что для сдачи отчетности в ФНС, подписания счетов-фактур, участия в закупках подходит только она (ст. 80, 169 НК РФ, ст. 112 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ).
С помощью усиленной неквалифицированной ЭП можно установить, кто подписал документ и обнаружить исправления, внесенные в него после подписания. Но эта подпись не так универсальна. Сертификат удостоверяющего центра на нее выдается не всегда, и для сдачи отчетности эта подпись не подходит.
Простая электронная подпись подтверждает только личность конкретного лица. Для идентификации используется пароль и логин. Данная подпись применяется для ограниченных функций: онлайн-банкинга, госуслуг.
Какую подпись выбрать, организация решает самостоятельно, но совершать максимум действий можно только с квалифицированной подписью.
При введении ЭДО с контрагентами следует учитывать, что документ, подписанный простой или неквалифицированной подписью, приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручно, только если стороны заключили соглашение (ст. 6 закона № 63-ФЗ). Его нужно оформить со всеми контрагентами. Если не сделать этого, могут возникнуть споры с контролерами в части признания расходов.
В письме от 19 мая 2016 года № СД-4-3/8904 ФНС РФ разъясняла, как подтвердить расходы по налогу на прибыль электронной «первичкой», заверенной простой или неквалифицированной подписью. По мнению ведомства, в соглашении между контрагентами должен быть прописан порядок проверки ЭП.
• На третьем этапе перехода на ЭДО нужно выбрать оператора электронного документооборота, заключить с ним договор и установить ПО.
Через оператора происходит отправка и прием документов. Сервис гарантирует защиту информации от утечки, контролирует формат документов, проверяет электронные подписи и позволяет посылать приглашения другой стороне о подключении к ЭДО. Услуги оператора платные, но для крупных компаний это обходится дешевле, чем издержки на ведение бумажного документооборота. Если партнер организации работает с другим оператором ЭДО, то обмен документацией будет происходить через роуминг.
Обмениваться бумагами с партнерами необязательно через оператора. Документы можно отправлять и по обычной электронной почте. Но в таком случае гарантий конфиденциальности информации не будет и возникает угроза коммерческой тайне.
Кроме того, Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н определено, что отправка электронных счетов-фактур осуществляется только через оператора. Поэтому без оператора обмениваться электронными счетами-фактурами не получится.
Это три основных этапа перехода на ЭДО: получение ЭП, присоединение к оператору ЭДО, подключение партнеров. После обмен документацией с клиентами можно вести в электронном формате.
- Дополнительным четвертым этапом внедрения ЭДО следует назвать создание архива электронных документов.
Согласно пункту 1 ст. 29 закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года. В статье 23 НК РФ сказано, что данные бухгалтерского и налогового учета, документы, подтверждающие доходы и расходы, сохраняются в течение четырех лет. Эти требования распространяются и на электронные документы.
Правила хранения электронных документов определены Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.
Ими установлено, что для хранения электронных документов в архиве организации должны быть:
— как минимум два экземпляра электронных документов (основной и рабочий), сохраненные на разных физических носителях;
— технические и программные средства для воспроизведения, копирования и перезаписи документов;
— создан режим хранения, исключающий потерю, утечку или уничтожение информации.
Передача в архив электронных документов осуществляется в формате PDF/A. Подготовка передачи документов в архив включает следующие мероприятия:
— формирование в информационной системе организации электронных дел;
— формирование описи электронных дел;
— проверка архивом электронных документов на наличие вирусов;
— проверка воспроизводимости документов;
— проверка состояния носителей;
— проверка подлинности электронной подписи.
В процессе хранения документации каждые 5 лет должен проводиться контроль состояния носителей. Если будет выявлено повреждение носителя, электронные документы перезаписывают на новый.
В первое время после перехода на ЭДО компании придется вести двойной документооборот, поскольку присоединение к ЭДО партнеров будет постепенным. Кроме того, многие организации не сразу переводят в электронную плоскость все документы, а поэтапно внедряют электронное оформление конкретных бумаг.
Если ряд контрагентов фирмы, внедрившей ЭДО, вообще откажутся присоединиться к электронному обмену, то придется продолжить работать с бумагами. В этом случае надо организовать управление двумя видами документооборота.
Также при переходе на ЭДО трудности могут возникнуть, если компания и ее партнеры работают с разными операторами. На сегодняшний день для таких ситуаций существует роуминг. Но для настройки процесса взаимодействия между операторами может потребоваться время. Поэтому обмен электронной документацией с клиентами будет более комфортным, если у сторон общий оператор.
Внедрение электронного документооборота потребует новых навыков от сотрудников и перестройки рабочих процессов. Здесь возникнут трудности, пока компания полностью не адаптируется к перестроенному бизнес-процессу.
При решении вопроса о хранении документов тоже не исключены сложности. В организации должен быть электронный архив. Законодатель установил конкретные требования для создания, ведения и эксплуатации такого архива. Нужна техническая возможность для записи, копирования и просмотра архивного документа. Должно быть выбрано программное обеспечение, которое создаст защиту конфиденциальности информации в архиве.
