Электронный больничный — 2023

Базовые правила оформления и заполнения листков нетрудоспособности были установлены до 2023 года, когда произошел переход на электронный документооборот. При наступлении болезни врач не заполняет бумажный вариант, а вносит данные в электронную базу или электронную медицинскую карту, когда открывает больничный. Электронный листок нетрудоспособности формирует работник медицинской организации в информационной системе «Соцстрах». Никакие документы на бумажных носителях, в том числе распечатки больничного и талоны, получать уже не нужно.

Главное преимущество электронных больничных в том, что их невозможно потерять или испортить. Сотрудники могут уточнять сведения о своих электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на сайте Социального фонда.

Работа с электронными больничными основана на беззаявительном порядке выплаты пособий. В фонд не нужно представлять данные больничного и документы, которые подтвердят сведения в нем. Информацию о страховом случае фонд получает не от работодателя, а на основании сведений об открытии и закрытии листков нетрудоспособности из медицинского учреждения, а также иных ведомств в порядке обмена данными.

Электронный больничный лист в 2023 году оформляют при болезни сотрудника или членов его семьи. Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком выписывают одному из членов семьи, опекуну, попечителю или другим родственникам. В частности, такой больничный выдают:

• на весь период заболевания в случае ухода за больным ребенком до 7 лет в стационарных или амбулаторных условиях;
• весь период заболевания детей от 7 до 15 лет. Если по заключению врачебной комиссии не требуется больший срок;
• весь срок ухода за ребенком до 15 лет амбулаторно или в стационаре, который заболел вследствие радиационного воздействия на родителей;
• семь календарных дней при уходе за больными детьми в амбулаторных условиях старше 15 лет;
• весь период амбулаторного заболевания или нахождения в стационаре при уходе за больными детьми старше 15 лет, которые проживают в зоне отселения и зоне проживания с правом на отселение, эвакуированными и переселенными из зон отчуждения, отселения, проживания с правом на отселение;
• весь период пребывания в стационаре с ребенком до 18 лет, который ВИЧ-инфицирован;
• весь период амбулаторного лечения или пребывания в стационаре ребенка-инвалида или ребенка до 18 лет, который заболел в результате поствакцинального осложнения, при злокачественных новообразованиях, включая злокачественные новообразования лимфоидной, кроветворной и родственных им тканей.

Если за ребенком по очереди ухаживают несколько человек, то каждому должны выдать отдельный больничный с признаком «первичный». Врач не вправе оформлять продолжение больничного листка после другого родственника. Страховой случай – временная нетрудоспособность человека, который ухаживает за заболевшим ребенком. Например, сначала с малышом сидела мама, а потом – бабушка. Каждой из них врач должен оформить первичный больничный. Только в этом случае Социальный фонд выплатит пособие.

Больничные директоров — единственных учредителей оформляют по общим правилам. Для совместителей действуют особый порядок оформления листков нетрудоспособности. Если сотрудник занят у тех же работодателей, что и в расчетном периоде, то формируется один электронный листок нетрудоспособности для представления его номера по каждому месту работы. Если за расчетный период работник трудился у других работодателей (одного или нескольких), то составляют один больничный, который предоставляется той организации (ИП), у которой сотрудник намерен получить пособие.

Исполнители, заключившие со страхователем договоры гражданско-правового характера, в 2023 году могут получить больничное пособие только при выполнении ряда условий:

• С исполнителем заключили договор на работы, услуги, авторского заказа, издательский лицензионный, лицензионный или об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы и искусства.
• Исполнитель в 2022 году работал по трудовому договору у страхователя или другого работодателя.
• Сумма страховых взносов, уплаченных за человека в 2022 году, не менее 4833,72 рубля. Но если исполнитель работает в местности, где применяют районный коэффициент, сумму страховых взносов, которые должны быть уплачены за 2022 год, определите по формуле: федеральный МРОТ на 01.01.2022 (13 890 руб.) × районный коэффициент × 12 × 2,9 %.

Исполнители по гражданско-правовым договорам, которые в 2022 году не работали по трудовому договору или если сумма взносов за прошлый год составила менее установленного лимита, получить пособия смогут только с 2024 года. Самозанятые, которые работают только по гражданско-правовым договорам, в список застрахованных лиц не включены, поэтому пособия они не получат как в 2023 году, так и в следующие годы.

Листок нетрудоспособности оформляют в день, когда человек признан больным, – если больной в этот день не работал. Если работал и рабочий день окончен, больничный оформят со следующего рабочего дня. Больничный оформят в день выписки, если человек проходил лечение в стационаре. Если лечение длится дольше 10 календарных дней, врачебная комиссия принимает решение о продлении больничного.

Работодатель получит информацию об открытии электронного больничного с использованием системы электронного документооборота. Если врач продлит, закроет или аннулирует больничный лист, направит работника на медико-социальную экспертизу, Социальный фонд также сообщит об этих событиях работодателю. Вместе с сообщением о закрытии электронного больничного работодатель получает предварительно заполненные фондом сведения, которые нужны для выплаты пособия. Если их не хватает, фонд направит запрос о недостающей информации.

При получении электронного больничного необходимо проверить корректность заполнения данных. В разделе «Заполняется врачом медицинской организации» проверяется:

• Ф.И.О. и дата рождения сотрудника должны быть указаны правильно;
• в поле (строке) «Причина нетрудоспособности» указан двузначный код;
• в таблице «Освобождение от работы» в соответствующих полях (графах) указаны фамилия и инициалы, должность лечащего врача (фельдшера, зубного врача) и (или) председателя врачебной комиссии;
• дата выдачи отвечает определенным требованиям. Дата формирования (выдачи) больничного листа – это день обращения работника в амбулаторное медучреждение, а дата формирования (выдачи) больничного в стационаре (дневном стационаре) – день выписки.

Сведения, которые должен указать работодатель, заполняются через личный кабинет страхователя на сайте Социального фонда. Сотрудник должен сообщить номер электронного больничного и вместе с данными СНИЛС в системе «Соцстрах» организация получает информацию о листке нетрудоспособности. На вкладке «Заполняется работодателем» часть данных будет заполнена автоматически (название организации, Ф.И.О., ИНН и СНИЛС сотрудника), остальные поля необходимо заполнить в ручном режиме: указываются, является место работы для сотрудника основным или это больничный по совместительству, в строке «Регистрационный №» проставляется номер, который указан в извещении страхователя (его выдают при регистрации организации в территориальном органе Социального фонда). В строке «Код подчиненности» указывают код в соответствии с извещением, далее – прописывают средний заработок и страховой стаж для расчета пособия. В конце фиксируют дату выхода сотрудника на работу.

Если какие-то данные внесены по ошибке, необходимо использовать кнопку «Редактировать», а после корректировки заполнить поля «Причина исправлений» и «Обоснование исправлений». Готовый документ необходимо сохранить и заверить его цифровой подписью. После этого документ передается в шлюз СФР. Информация заполненного больничного листка сразу будет направлена в фонд.

Если работодатель обнаружил в бланке существенные неточности в разделе, которые заполняет медицинская организация, необходимо направить сотрудника в медицинское учреждение, чтобы эти ошибки исправили и взамен испорченного бюллетеня выдали дубликат. По больничному листу с ошибками фонд не выплатит пособие.

По правилам, действующим в 2023 году, электронные больничные вправе выдавать только те медицинские организации или индивидуальные предприниматели, которые имеют лицензию на медицинскую деятельность. Причем в лицензии должно быть предусмотрено право на работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности

Работодатель не обязан самостоятельно проверять наличие лицензии организации или ИП, выдавших больничный. Социальный фонд выдает бланки больничных листков только тем медицинским организациям, у которых есть лицензия. Работодатель, в отличие от сотрудников Социального фонда, не может контролировать, соблюден ли порядок выдачи больничных листков медицинскими организациями.

Не вправе выдавать больничные листки:

• организации скорой медицинской помощи;
• станции переливания крови;
• приемные отделения больниц;
• бальнеологические лечебницы и грязелечебницы;
• медицинские организации особого типа – центры медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы;
• учреждения здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Оформляет и продлевает больничный лечащий врач после личного осмотра и записи данных в медицинскую карту или историю болезни. Листок нетрудоспособности по беременности и родам оформляет врач – акушер-гинеколог. При его отсутствии в клинике документ выписывает врач общей практики, семейный врач или фельдшер.

Порядок и правила расчета и компенсации нетрудоспособности остались прежними. В 2023 году работодатель выплачивает пособия за первые три дня болезни. Начиная с четвертого дня их выплату берет на себя Социальный фонд России. Если заболел член семьи, в том числе ребенок работника, то выплаты начнутся с первого дня. Эти условия остаются неизменными.

Выплачивать пособие за первые три дня нетрудоспособности нужно в том же порядке, что и для выплаты зарплаты. Порядок выплаты зарплаты установлен в статье 136 Трудового кодекса. В ней указаны правила, когда расплачиваться с работниками, как переводить им деньги. Конкретные даты выплаты работодатель устанавливает в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Удобнее прописать порядок выплаты пособия в правилах внутреннего трудового распорядка. В этом документе следует указать, как работодатель перечислит пособие.

Возможна ситуация, когда сотрудник полностью отработал смену, а вечером открыл больничный лист. Врач вправе оформить больничный со следующего дня. Если сотрудник и врач не обговорили такую возможность, тогда сведения об оплачиваемом периоде может скорректировать бухгалтер. После того как от фонда поступят предварительные сведения для назначения пособия, бухгалтер вправе указать другой период для оплаты: за минусом дня, когда сотрудник работал, и за минусом трех дней за счет работодателя. Первые три дня нужно отсчитывать со дня начала оплачиваемого периода нетрудоспособности.

При удаленной работе заболевшему сотруднику врач оформит стандартный электронный больничный. Вместе с тем по договоренности с компанией работник может продолжать работать дистанционно. В такой ситуации заявление работника об отказе от пособия не требуется. Но для того чтобы избежать эксцессов с работником, такое заявление можно оформить в произвольном виде. Двойной оплаты – и по табелю, и по больничному – быть не может. Об этом неоднократно заявляли судьи. Примеры – Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.12.2020 № 11АП-16712/2020 по делу № А65-8753/2020. Важно, чтобы работник знал о том, что не получит пособие и зарплату одновременно, если он трудился во время больничного.

Если заболел совместитель, Социальный фонд направит электронный больничный всем работодателям, о которых в системе фонда есть сведения. Все компании (ИП) должны отреагировать на сообщение. В 2023 году правила выплаты совместителям пособия по временной нетрудоспособности остались прежними. Работодатели, которые причастны к назначению пособия, по запросу фонда размещают в информационной системе необходимые сведения. Те, кто не участвует в назначении пособия, должны указать причину. Если фонд получит данные для выплаты пособия от нескольких компаний, он тем не менее не выплатит пособие по всем местам работы, если это не положено по закону.

У бухгалтера есть три дня, чтобы передать необходимые документы и сведения о застрахованном лице в фонд для выплаты пособий. Срок отсчитывается с момента получения этих документов. Если работодатель не предоставит полную информацию, фонд в течение 5 рабочих дней направит ему уведомление. Затем в течение трех дней необходимо подтвердить его в электронном виде, а в течение 5 дней после этого представить недостающую информацию. Пособие по временной нетрудоспособности должно быть назначено и выплачено фондом в течение 10 рабочих дней с момента получения всех соответствующих документов от застрахованного лица.

Социальный фонд России перечислит пособия на банковский счет, который работник указывает в сведениях о застрахованном лице. Фонд может выплатить их через «Почту России» или иную организацию, указанную в сведениях о застрахованном лице. Плату за банковские услуги не берут.