Электронные чеки: как перейти в 2023 году

В момент продажи товара по наличному и безналичному расчету продавец обязан использовать онлайн-кассу и выдать покупателю чек в соответствии с п. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ. В этой связи законодательство предусмотрело как бумажный, так и электронный формат чека.

Мотивов для перехода на  электронный кассовый чек у продавца много, поскольку это нововведение позволит не только сократить расходы на покупку чековой ленты, но и ускорит время на оформление покупки, а также увеличит продолжительность эксплуатации кассового аппарата. Электронный чек онлайн не может пропасть на рынке у поставщиков как бумажный чек, что мы наблюдали в марте прошлого года из-за перебоя поставок. В преимущества электронного формата чека также входит его экологичность в сравнении с печатью бумажного, где используется термобумага с химическими красителями.

Важно знать, что электронные чеки обладают той же юридической силой, что и бумажные (п. 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). По электронному чеку тоже можно оформить возврат товара или запросить налоговый вычет. Проверить подлинность чека в электронном виде покупатель может по QR-коду или по реквизитам с помощью приложения «Проверка кассового чека в ФНС России» или на сайте ОФД.

Если продавец не хочет выдавать бумажный чек при покупке, он обязан предварительно получить от покупателя:

• номер телефона или адрес электронной почты, куда можно будет направить электронный кассовый чек,
• согласие покупателя получать кассовый чек только в электронном виде.

Также у продавца должны быть технические ресурсы, позволяющие отправлять чеки в цифровом виде. Соблюдая требования, перечисленные в  п. 2 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ, продавец может заменить бумажную версию на онлайновый формат чека.

Как получить согласие и контактные данные с покупателей, продавец решает самостоятельно. Крупные торговые сети, например, часто собирают контакты покупателей в рамках программы лояльности — дают заполнить анкету. Опросный лист, исходя из вышеперечисленных условий, должен содержать также условие об отказе покупателя получать бумажный чек. Если клиент пользуется мобильным приложением магазина, то имеет смысл активировать опцию отказа от бумажного чека в личном кабинете покупателя.

Можно отказаться от бумажных чеков с помощью сервиса «Мои чеки онлайн». Но чтобы работать с ним, покупатель должен проявить инициативу и установить приложение на мобильный телефон, а при покупке назвать кассиру личный телефонный номер или имейл. Тогда можно будет не отправлять чеки покупателю в электронном виде дополнительно, они будет автоматически загружаться в этот сервис.

Закон № 54-ФЗ не содержит требования уточнять достоверность предоставленных клиентом номеров и адресов, поэтому на продавце не лежит ответственность за неполучение покупателем чека, отправленного на неверный адрес или телефон.

Направление кассового чека в электронной форме может осуществляться, только если у продавца есть технические ресурсы для передачи информации покупателю онлайн на имейл или номер мобильного телефона. Соответствующий набор функций должен быть не только у кассовой техники, но и в действующем тарифе оператора фискальных данных (ОФД).

Полностью отказываться от напечатанных чеков не рекомендуется, поскольку если в магазине не будет Интернета, работа будет приостановлена, а еще это может вызвать негативную реакцию покупателей. Целесообразно выбрать такую кассовую технику, функционал которой позволит на стадии формирования чека отказаться от печати и выбрать только электронный формат чека.

Цифровой формат, помимо прочего, позволяет разместить в письме с кассовым чеком рекламный контент. В личном кабинете ОФД есть специальная функция для промоакций, указания на чеке бренда, скидок и прочего. В чеке, отправленном на электронную почту, размещают не только рекламу, но и логотип продавца.

Обязательные реквизиты чека в электронной форме в целом аналогичны бумажному чеку и перечислены в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. Помимо других обязательных реквизитов, электронный кассовый чек должен содержать абонентский номер или адрес электронной почты покупателя (клиента).

Обязательные реквизиты чека в соответствии с требованиями ст. 4.7 закона № 54-ФЗ, а также Приказа ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662 для электронного формата.

Законодательство определило форматы файла с чеком. Сведения о покупке должны отображаться в формате изображения (JPG или PNG), PDF-документа или ссылки, везде должны быть указаны сумма покупки, время и дата. Сообщение на номер телефона отправляется в обычном текстовом формате, содержащем ссылку на электронный чек на сайте ОФД.

Электронный чек онлайн направляется тому человеку, который до покупки предоставил свои контактные данные (абз. 1 п. 2 и п.3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). При этом покупатель, которому был отправлен кассовый чек в электронной форме, не ограничен в своем праве получить чек и на бумаге тоже, за исключением нескольких случаев, к примеру, когда сделка совершается в интернет-магазине.

Электронный кассовый чек предоставляется без бумажного аналога в случаях, когда покупатель рассчитывается в безналичном порядке в Интернете, используя электронные средства платежа (банковскую карту, перевод, оплату из электронного кошелька и т. п.). В таком случае пользователь применяет онлайн-кассу, предназначенную только для безналичных расчетов в Сети. При этом передача фискальных документов в налоговые органы должна обеспечиваться в электронном виде через ОФД, а чеки должны, как сказано выше, передаваться покупателям в электронной форме (п. 5 ст. 1.2, п. 1 ст. 4, п. 1 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ).

В отличие от бумажного чека, который вручается следом за получением денег от покупателя, онлайн-формат чека можно оформить покупателю в течение следующего за оплатой рабочего дня, а при онлайн-покупке чек формируется в момент получения заказа от курьера или в пункте выдачи.

Направлять покупателю электронный кассовый чек могут кассир или менеджер продавца, а также платежный агент или оператор фискальных данных (ОФД), с которым продавец в дополнительном порядке заключил договор. Стоимость услуги СМС-отправки зависит от тарифов ОФД и количества отправляемых сообщений в пакете. Переслать чек на электронную почту можно бесплатно.

Если продавец в нужное время не отправил электронный чек или отказался от отправки, то за это предусмотрен административный штраф в соответствии с п. 6 ст. 14.5 КоАП:

• для должностного лица — 2 тыс. рублей;
• ИП — 2 тыс. рублей;
• компании — 10 тыс. рублей.

Даже за пропуск в чеке личных контактных данных покупателя (клиента) (личный номер мобильного или имейл) продавец несет ответственность по п. 4 той же статьи:

• для должностного лица — от 1,5 до 3 тыс. рублей;
• компании — от 5 до 10 тыс. рублей.

Обратите внимание на разъяснения ФНС о привлечении к административной ответственности за невыдачу напечатанного чека в периоды, когда нет дефицита кассовой ленты на рынке (послабление было предусмотрено в марте прошлого года при сбое поставок кассовой ленты). Сейчас невыдача кассового чека покупателю из-за неимения ленты у конкретного пользователя ККТ не рассматривается в качестве объективного обстоятельства, свидетельствующего об отсутствии вины. Такие злоупотребления указывают на нарушение законодательства о применении ККТ (письмо ФНС РФ от 28.04.2022 № АБ-4-20/5290@).