Электронное актирование

Над статьей работали:
Автор: Степанцева Ольга

Начиная с этого года госконтракты закрывают через единую информационную систему (ЕИС). Ранее государственные и муниципальные заказчики могли подписывать с поставщиком закрывающие документы как в электронной, так и в бумажной форме. Сейчас закупки все больше цифровизируют, поэтому у заказчиков и поставщиков в контрактной системе возникает немало вопросов. Рассмотрим основные из них в нашей статье.

Электронный акт

На этапе исполнения контракта происходит обмен электронными документами между заказчиком и поставщиком, подрядчиком или исполнителем (ч. 13 ст. 94 закона № 44-ФЗ). После формирования в ЕИС поставщиком, подрядчиком, исполнителем первичного документа о приемке госзаказчик проверяет товар, работу или услугу и подтверждает приемку.

Заказчик, принимая товар, работу или оказанную услугу и закрывая контракт, подписывает электронный акт и счет-фактуру. Процесс подписания акта через ЕИС с использованием электронной подписи получил название электронного актирования (ЭА).

Когда электронное актирование обязательно

До 2022 года можно было подписать акт в бумажной форме, с этого года – только в электронной. Федеральное казначейство РФ разъяснило, когда возникает обязанность электронного актирования (письмо Федерального казначейства РФ от 28.12.2021 № 95-09011/10-640).

Электронное актирование становится обязательным для извещений о закупках госзаказчика, которые он разместил в ЕИС начиная с 1 января 2022 года. Если же извещения о закупках были размещены в прошлом году, то акты о них по итогам приемки можно подписывать по-прежнему в бумажной форме (табл. 1).

ТАБЛИЦА № 1: «Права и обязанности применения ЭА»

Право на применение ЭА	Обязанность применения ЭА	ЭА не применяется
Контракты по извещениям до 1 января 2022 года	Электронные тендеры, кроме контрактов, связанных с гостайной, заключенных по п. 5 ч. 11 ст. 24 закона № 44-ФЗ	Закупки малого объема
Закрытые закупки, связанные с гостайной (п. 5 ч. 11 ст. закона № 24 44-ФЗ)
Контракты с единственным поставщиком с последующим размещением сведений в реестре контрактов

В проекте контракта заказчик указывает, что будет применен электронный порядок приемки — это обязательное условие для поставщика.

Алгоритм действий

Шаг 1.

На этапе исполнения контракта заказчик открывает поставщику доступ к ЭА в ЕИС.

Шаг 2.

Получив доступ, поставщик формирует документы о приемке. Одновременно с этим он поставляет товар заказчику в рамках контракта.

В настройках доступа в личном кабинете поставщика должны быть предоставлены права на создание документов о приемке, просмотр договоров. В отдельных случаях должен быть открыт доступ к доверенности на подписание актов.

Ответственное лицо со стороны поставщика (директор или бухгалтер, имеющий электронную подпись) формирует итоговые документы по контракту. Обязательно должны быть указаны наименование товара, работы или услуги, количество, страна происхождения товара (пп. «б»–»д» п. 1 ч. 13 ст. закона № 94 44-ФЗ). Для товара количество прописывается цифрами. Его нужно обязательно проставить. Если же выполнялась работа или услуга по контракту, то количество можно указать в текстовом варианте.

Также в документе о приемке товаров, работ, услуг должна быть прописана следующая информация:

идентификационный код закупки (ИКЗ),
наименование и местонахождение заказчика,
наименование объекта закупки,
реквизиты поставщика,
наименование товаров, работ или услуг, адрес поставки,
общая стоимость выполненных обязательств, цена за единицу товара.

К основным закрывающим документам (счет-фактура и акт) поставщик может прикрепить дополнительные, которые прописаны в контракте. Например, это может быть копия накладной (пп. «е» п. 1 ч. 13 ст. 94 закона № 44-ФЗ).

После того как поставщик сформирует закрывающий пакет документов по контракту, его нужно подписать своей электронной подписью и отправить заказчику. Он получит их в ЕИС в течение часа.

Шаг 3.

Государственный или муниципальный заказчик проверяет документы, полученные от поставщика. Если в ходе исполнения контракта у поставщика были штрафы или пени, то заказчик вносит информацию о них в закрывающую документацию.

Приемка должна проводиться в срок не более 20 рабочих дней. За это время заказчик подписывает своей электронной подписью закрывающие документы в ЕИС (таблица № 2).

Отсчет времени начинается с даты получения закрывающих документов от поставщика.

ТАБЛИЦА № 2: «Варианты приемки»

Полная приемка

Частичная приемка

Заказчик полностью принимает от поставщика товары, работы или услуги и подписывает акт в ЕИС.

После подписания акта заказчиком начинается отсчет срока для оплаты по контракту.

Поставщик формирует на принятую часть заказа корректировочный документ, подписывает его и отправляет заказчику. Это происходит, если в рамках контракта было заключено допсоглашение между заказчиком и поставщиком.

Заказчик может направить мотивированный отказ от приемки, указав причины.

Поставщик вносит исправления и высылает заказчику скорректированный документ

Статусы документов о приемке

Документы в зависимости от стадии прохождения приемки могут отображаться в ЕИС в разных статусах. Условия их присвоения рассмотрим в таблице № 3.

ТАБЛИЦА № 3: «Условия присвоения и цвет статуса документа»

Статус документа	Условия присвоения статуса документу	Цвет индикатора в ЕИС
Подписано	Присваивается после подписания документа заказчиком при полной приемке. Итоговый документ отображается в личном кабинете поставщика	Зеленый
Подписано с частичной приемкой	Присваивается при частичной приемке заказчика. Документ с расхождениями направляется поставщику в личный кабинет. После получения поставщик формирует корректировочный документ о приемке и отправляет на подпись заказчику	Зеленый
Принят к учету	Присваивается счету-фактуре после подписания заказчиком и отображения в личном кабинете поставщика	Зеленый
На подписании	Присваивается, если документ должен быть подписан несколькими пользователями, а в настоящее время есть только одна подпись	Зеленый
На рассмотрении	Присваивается документу после его доставки в личный кабинет заказчика. В ЕИС формируется системное подтверждение, которое можно посмотреть в личном кабинете поставщика на вкладке «Документы» в разделе «Хронология» карточки документа	Желтый
Ошибка доставки	Присваивается, если в течение суток нет автоматического подтверждения от ЕИС о получении документа заказчиком или поступило извещение об ошибке от ЕИС. Нужно проверить документы, скорректировать их и направить повторно	Красный
Направлено заказчику	Присваивается подписанному поставщиком документу при направлении его в личный кабинет заказчика до подтверждения о получении в личном кабинете поставщика	Желтый
Проект	Присваивается при начальном формировании документа или его возврате на редактирование из иных статусов	Серый

Отметим основные особенности процедуры ЭА.

Первичные документы и счета-фактуры должны оформляться по единым правилам. Стоимостные критерии нужно прописывать, округляя их до второго десятичного знака после запятой, как это обычно делается в бухгалтерских документах (письмо Минфина РФ от 11.01.2022 № 24-03-05/396).

Если возникает необходимость подписания нескольких актов о приемке на одном этапе, то закон это не запрещает и техническая возможность для этого предусмотрена в ЕИС (письмо Федерального казначейства РФ от 08.02.2022 № 14-00-05/2543). Например, если в рамках одного контракта было сформировано несколько заявок заказчика. В этом случае происходит многоэтапное актирование.

В ряде случаев процедура ЭА происходит в упрощенном варианте, например, в строительстве, когда одновременно принимается значительное количество работ, поставок материалов и т.п. Вручную заполнять электронную таблицу нецелесообразно, если количество позиций доходит до нескольких сотен и тысяч. Поэтому в ЕИС встроен сервис, который позволяет выгружать бухгалтерские или сметные данные из программы «1С» (или аналогичной) и переводить их в форму для подписания автоматически (письмо Федерального казначейства от 13.09.2021 № 07-04-05/14-21918).

Ведомствами разработаны формы актов для работ по строительству автомобильных дорог (письмо Минтранса РФ № от 27.12.2021 № Д2/32814-ИС) и объектов капитального строительства (письмо Минстроя РФ от 30.12.2021 № 58202-СМ/09).

В результате применения электронного актирования электронный документооборот происходит значительно быстрее, оптимизируется подготовка отчетных документов, в частности, для налоговой, снижается риск допустить ошибку в расчетах или потерять какой-либо документ. Оплата по контракту проходит в кратчайшие сроки без бумажной волокиты.

Основные сложности

У новой процедуры подписания ЭА есть определенные сложности. Например, нельзя применять типовые условия контрактов. Довольно сложно редактировать ошибки в первичных документах.

Как поставщику, так и заказчику приходится настраивать электронные подписи для всех сотрудников, которые принимают участие в формировании документации. Каждому сотруднику нужно обеспечить доступ, подготовить рабочее место, научить работать в ЕИС.

При работе в личном кабинете нередко возникают технические сбои и неполадки, что негативно сказывается на взаимодействии поставщика и заказчика, в частности, затягиваются сроки.

Конечно, данная процедура будет еще дорабатываться и совершенствоваться. По замыслу ее разработчиков, ЭА должно упростить работу в контрактной системе для всех участников процесса.