Электронная подпись руководителя с 2023 года

Электронные документы прочно вошли в наш обиход и стали привычным делом в работе компаний и частных коммерсантов. Для ведения документооборота с деловыми партнерами или внутри подразделений фирмы, отправки отчетности в ведомства, участия в электронных торгах, получения услуг на портале «Госуслуги» отправляемый файл подписывается специальной цифровой подписью.

Отношения в области применения цифровой подписи регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В этот документ были внесены значительные изменения, часть из которых уже вступила в силу в текущем году, а часть заработает с начала следующего года. Законом определено понятие электронной подписи и ее виды: простая или усиленная, созданная с использованием средств криптографической защиты. В основе последней лежит технология закрытых и открытых ключей. Закрытый ключ доступен только владельцу подписи, с его помощью осуществляют математическое преобразование документа. Открытый ключ представляет собой набор данных, входящих в сертификат ключа проверки, указывающий на принадлежность определенному закрытому ключу и подтверждающий его владельца.

Усиленные цифровые подписи, в свою очередь, могут быть двух видов. Во-первых, это усиленная неквалифицированная подпись, которую налоговая служба применяет при работе с гражданами. Во-вторых, это усиленная квалифицированная подпись, которую используют в рамках юридически значимого электронного документооборота. По российскому законодательству именно она идентична собственноручной подписи человека и может применяться во всех гражданских правоотношениях.

С первого января 2023 года квалифицированные электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами для руководителей компаний и индивидуальных предпринимателей, перестанут действовать. Это значит, что первичные документы и отчетность подписывать ими со следующего года будет нельзя (пп. 2.3,2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Функция выпуска квалифицированных электронных подписей для таких категорий налогоплательщиков с января 2022 года возложена на ФНС. Налоговики начали бесплатно выдавать электронные подписи лицам, которые без доверенности могут действовать от имени фирмы, и индивидуальным предпринимателям еще в июле 2021 года. Срок действия таких подписей ограничен только сроком действия сертификата.

К 2023 году следует подготовиться заранее, бесплатно получив в ФНС электронную подпись, которую гарантированно примут любые государственные ведомства. Для этого руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели могут обратиться в любой налоговый орган, оказывающий соответствующую услугу. В столице это межрайонная ИФНС России № 46, в Санкт-Петербурге — межрайонная ИФНС России № 15, в Московской области — межрайонные ИФНС России № 7, 14, 18 и другие. Полный перечень инспекций выложен на официальном сайте ФНС в специальном подразделе. Для этого на главной странице сайта через вкладку «Деятельность» нужно перейти в «Иные функции ФНС России», открыть раздел «Удостоверяющий центр ФНС России», а затем найти подраздел «Порядок получения электронной подписи». Перечень подразделений налоговой будет приведен в виде файла в формате XLSX.

Ведомство выдает сертификаты не только через свои инспекции, но и посредством своих доверенных лиц. Их перечень невелик и также размещен на официальном сайте ФНС. Это такие компании, как:

• ПАО «Сбербанк России»;
• АО «Аналитический центр» (Удостоверяющий центр «Основание»);
• ПАО Банк ВТБ;
• АО «Единая электронная торговая площадка»;
• АО «Тинькофф Банк»;
• АО «Электронная Москва»;
• ПАО «Промсвязьбанк».

При обращении в инспекцию за получением квалифицированной подписи придется лично посетить ее операционный зал или пункт выдачи одного из доверенных лиц ФНС, имея при себе следующие документы:

• паспорт;
• сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• сведения об идентификационном номере налогоплательщика — компании или физического лица;
• ключевой носитель USB-типа, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ. Обычная флешка в этом случае не подойдет, ее использование будет являться нарушением российского законодательства.

Подать заявление на предварительную проверку в ФНС в электронном виде можно через интернет-сервис «Личный кабинет юридического лица» или «Личный кабинет индивидуального предпринимателя», пройдя по ссылке «Заявление на получение КЭП ФНС». Также можно предварительно запланировать свой визит в налоговую инспекцию через электронный сервис ФНС России «Онлайн-запись на прием в инспекцию».

Цифровая подпись в отношении юридических лиц сейчас может оформляться только на руководителя компании, представляющего ее интересы без доверенности (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Такой порядок действует с 1 марта 2022 года.

Любой другой сотрудник, помимо директора, для представления интересов фирмы перед третьими лицами должен иметь оформленную в соответствии с гражданским законодательством доверенность. Но для подписания электронных документов наличия доверенности, оформленной на бумаге, будет недостаточно.

Сотрудник, которому для выполнения рабочих обязанностей требуется вести от имени организации цифровой документооборот, должен оформить электронную подпись на себя лично как на физическое лицо. Сертификат электронной подписи физического лица не будет содержать данные об отношении человека к организации. Своей подписью гражданин сможет подписывать электронные документы от имени компании, если одновременно будет представлена доверенность в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью директора фирмы. Такую доверенность, как правило, включают в пакет электронных документов. Она не является просто сканом бумажной доверенности, а оформляется в специальном формате.

Требования к доверенностям в электронном виде определены Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Каждой такой доверенности в момент создания присваивается уникальный идентификатор, который состоит из букв, цифр и других символов. По этому идентификатору можно быстро найти доверенность среди других документов в учетной системе компании.

Пока оформление электронной доверенности и ее применение при подписании сотрудниками документов носит добровольный характер. Обязательными такие доверенности планировалось сделать с января следующего года. Теперь этот срок предполагается отодвинуть и ввести новшество с 1 сентября 2023 года.

Как уже отмечалось, с 1 января 2023 года прекращают действие квалифицированные электронные подписи, выпущенные коммерческими удостоверяющими центрами. Это касается не только руководителей юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Поэтому частным коммерсантам также стоит заранее позаботиться о получении в ФНС «цифрового удостоверения личности», с помощью которого они смогут вести электронный документооборот. Для этого предпринимателю следует явиться лично в налоговую инспекцию или пункт выдачи электронных подписей доверенного лица ФНС. Получить цифровую подпись можно бесплатно, при этом важно взять с собой USB-ключ, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК.