ЕФС-1 при увольнении в 2024 году

Форму ЕФС-1 при расторжении трудового договора должны подавать все работодатели. Отчет сдается и при увольнении совместителя. В нашей статье расскажем, как заполнить форму, куда и в какие сроки ее нужно сдать.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание:

1. Какой раздел ЕФС-1 заполнять при увольнении
2. Трудовая функция
3. Код выполняемой функции
4. Причина увольнения
5. Документ-основание в ЕФС-1 при увольнении
6. Как отменить ЕФС-1 об увольнении
7. Корректировка ЕФС-1 при увольнении
8. Сроки подачи ЕФС-1 при увольнении
9. Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении работника
10. Скачать бланк ЕФС-1 при увольнении
11. Штрафы

Какой раздел ЕФС-1 заполнять при увольнении

В случае увольнении сотрудника нужно заполнить подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1, утвержденной Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 в соответствии с порядком, утвержденным этим же приказом.

Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 можно сдавать в СФР отдельно от остальной формы, но обязательно с заполненным титульным листом и подразделом 1 раздела 1 формы ЕФС-1 (п. 12 порядка № 2281).

Заполнение титульного листа

В поле «Регистрационный номер» раздела «Сведения о страхователе» титульного листа ЕФС-1 нужно указать действующий регистрационный номер страхователя (п. 19 порядка № 2281).

Поле «Полное или сокращенное (при наличии) наименование организации, обособленного подразделения / фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, физического лица» заполняется в соответствии с учредительными документами компании или с документом, удостоверяющим личность ИП (п. 20 порядка № 2281).
В поле «ИНН» проставляется ИНН в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. В данном поле 12 знако-мест. ИНН, состоящий из 10 знаков, записывается в первых 10 знако-местах, а в двух последних ставятся прочерки (п. 21 порядка № 2281).

В поле «КПП» ставится КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического лица. КПП организации состоит из 9 цифр, а у физических лиц он отсутствует (п. 22 порядка № 2281).

Поле «ОКФС», а также поля «ОКОГУ» и «ОКПО» обязательно заполняются при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 этой формы. В остальных случаях, по нашему мнению, их можно оставлять незаполненными.

В поле «Код по ОКВЭД» указывается код основного вида экономической деятельности компании в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС ред. 2) по состоянию на дату сдачи отчетности (п. 26 порядка № 2281).

В поле «ОГРН (ОГРНИП)» проставляется ОГРН юрлица. При указании ОГРН, состоящего из 13 знаков, в первых двух ячейках из 15 нужно проставить нули. ИП указывают свой ОГРНИП (п. 27 порядка № 2281).

Поле «Код категории страхователя — физического лица» заполняют ИП и физлица, производящие выплаты другим физлицам. Берется один из кодов, приведенных в п. 28 порядка № 2281, например, для ИП нужно указать код ИП01.
В поле «Номер контактного телефона» указывается телефон с кодом города — для городского или кодом оператора сотовой связи — для мобильного. Цифры нужно проставить в каждой ячейке, не используя знаки тире и скобок (п. 29 порядка № 2281).

В поле «Адрес электронной почты» адрес приводится без пробелов, запятых и других знаков препинания. Можно использовать только точки или тире (п. 30 порядка № 2281).

В полях «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)», «подпись», «фамилия, имя, отчество (при наличии)» «дата» соответственно проставляют должность руководителя организации, его Ф.И.О., подпись, дата подписания документа. При наличии печати нужно ее поставить (п. 32 порядка № 2281).

Заполнение подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1

В поле «СНИЛС» указывается СНИЛС уволенного сотрудника, в отношении которого сдается форма. СНИЛС должен состоять из 11 цифр, его нужно указать в формате XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX (п. 33 порядка № 2281).

В поле «ИНН (при наличии)» проставляется ИНН уволенного сотрудника (п. 34 порядка № 2281).

В полях «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» приводятся соответствующие данные сотрудника. Поля заполняют на русском языке в именительном падеже. Данные указываются полностью, без сокращений (п. 35 порядка № 2281).

В поле «Дата рождения» проставляется дата рождения уволенного сотрудника (п. 36 порядка № 2281).

В поле «Статус ЗЛ» нужно указать один из кодов категорий зарегистрированных лиц, приведенных в таблице из п. 38 порядка № 2281. Например, для граждан РФ указывается код ГРФ.

Поле «Гражданство (код страны)» заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Например, в отношении российских граждан проставляется код 643, а в отношении лиц без гражданства — 000 (п. 39 порядка № 2281).

Заполнение подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1

При заполнении подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 нужно проставить (п. 41–50 порядка № 2281):

• в графе 1 таблицы – номер записи каждого кадрового мероприятия и (или) каждого договора ГПХ. Нумерация сквозная, номера проставляйте в порядке возрастания без пропусков и повторений;
• в графе 2 – дату увольнения. Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ;
• в графе 3 – наименование мероприятия – УВОЛЬНЕНИЕ;
• в графе 4 – код РКС или МКС – для сотрудников, которые работают (в том числе по договорам ГПХ) в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях;
• в графе 5 – трудовую функцию уволенного сотрудника;
• в графе 6 – соответствующий код занятия;
• в графе 7 – код причины увольнения, а также без каких-либо сокращений причину прекращения трудового договора;
• в графах 8–10 – название, номер и дату документа, послужившего основанием для увольнения. Как правило, это приказ (распоряжение) руководителя компании.

Трудовая функция

В графе 5 таблицы «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» нужно прописать наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы. Наименование структурного подразделения указывается, если условие о работе в конкретном структурном подразделении было включено в трудовой договор.

Информация заполняется в соответствии со штатным расписанием работодателя.

Если по федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним нужно указывать в соответствии с квалификационными справочниками или положениями профстандартов или реестров соответствующих должностей.

Кроме трудовой функции в графе 5 нужно проставить одно из значений, соответствующих виду договора с работником:

• 0 — бессрочный трудовой договор;
• 0.1 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• 0.2 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;
• 1 — трудовой договор по совместительству;
• 1.1 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• 1.2 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

Пример: при увольнении маркетолога, с которым был заключен трудовой договор на неопределенный срок, в графе 5 нужно указать: «маркетолог 0».

Для государственных и муниципальных служащих дополнительно указывается код должности по соответствующему реестру должностей.

Код выполняемой функции

В графу 6 таблицы вносится код выполняемой функции по правилам п. 46 порядка № 2281. Кодовое обозначение должно соответствовать занимаемой должности (профессии). Код состоит из пяти цифр и имеет формат XXXX.X. Он включает:

• код наименования группы занятий в ОКЗ – первые четыре знака;
• контрольное число – пятый знак.

Коды в ОКЗ нужно искать по наименованию должности или профессии и отдельным словам этого наименования по всему тексту классификатора. Результат может оказаться не только в перечне групп должностей, но и в их описании. Так, главного бухгалтера можно найти в описании начальной группы 1211, а кладовщика — в описании группы 4321.

Коды ОКЗ указаны и в профстандартах. Так, можно найти по профстандарту код для специалиста по охране труда — 2149.8. Если в стандарте приведен старый код, нужно использовать таблицу соответствия.

Если профессия есть в ОКПДТР, можно определить по нему код профессии по старому ОКЗ, а затем по таблице соответствия — действующий код. Например, в ОКПДТР по коду 17544 указан «рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий», его код по старому ОКЗ — 9141, по новому — 5153.1. Приведем несколько кодов распространенных должностей и профессий:

• директор — 1120.9;
• главный инженер — 1223.1;
• главный бухгалтер — 1211.1;
• заместитель главного бухгалтера — 2411.6;
• бухгалтер, ведущий бухгалтер — 2411.6;
• бухгалтер-кассир, бухгалтер по зарплате — 2411.6;
• экономист, ведущий экономист, экономист по труду, экономист по финансовой работе — 2631.5;
• начальник юридического отдела, заместитель начальника юридического отдела — 1219.0;
• юрисконсульт — 2611.8;
• начальник отдела кадров, заместитель начальника отдела кадров — 1212.5;
• специалист по кадрам — 2423.6;
• руководитель службы охраны труда — 1212.5;
• специалист по охране труда, ведущий специалист по охране труда — 2149.8;
• руководитель отдела продаж, заместитель начальника отдела продаж — 1221.4 или 1420.4;
• администратор — 3343.0;
• кассир магазина — 5230.7;
• кладовщик — 4321.9;
• курьер — 9621.9.

Причина увольнения

Графа 7 таблицы заполняется в соответствии с п. 47 порядка № 2281. Код причины увольнения указывается в соответствии с кодами из классификатора параметров. Причина прекращения трудового договора приводится без каких-либо сокращений согласно положениям ТК РФ или иного федерального закона. Например:

• п3ч1с77тк, трудовой договор расторгнут по инициативе работника;
• п1ч1с77тк, трудовой договор прекращен по соглашению сторон;
• п2ч1с77тк, трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора.

Код увольнения за прогул — ппап6ч1с81тк, трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом, то есть отсутствием на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Если выбран код «иное», необходимо внести реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статью, являющиеся основанием для увольнения.

При прекращении договора ГПХ графа 7 не заполняется.

Документ-основание в ЕФС-1 при увольнении

В графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» нужно указать название документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений: приказа (распоряжения), иного решения или документа работодателя. При прекращении договора ГПХ указывается его наименование.

Как отменить ЕФС-1 об увольнении

Если запись об увольнении работника была внесена в сведения о трудовой деятельности, а затем увольнение не состоялось, например, оно было признано незаконным, запись нужно отменить.

Для этого необходимо заполнить форму ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1) повторно, внеся в нее соответствующие сведения в первоначальном варианте. Затем поставить знак «X» в графе 11 «Признак отмены записи» (п. 51 порядка № 2281).

Корректировка ЕФС-1 при увольнении

Если требуется скорректировать ранее представленные сведения о трудовой (иной) деятельности сотрудника, работодателю необходимо (пп. 51, 52 порядка № 2281):

• отменить ранее представленные сведения. Предоставить подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X»;
• в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения.

Сроки подачи ЕФС-1 при увольнении

Форму ЕФС-1 нужно подать в орган СФР по месту регистрации компании не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают прекращение трудовых отношений.

Нужно учитывать, что если приказ оформлен намного раньше даты увольнения, то и подавать форму ЕФС-1 придется раньше даты увольнения, ориентируясь на дату издания приказа. Специальные правила на этот счет не установлены. Например, это возможно, если сотруднику предоставлен отпуск с последующим увольнением. В этом случае приказ об увольнении оформляется до отпуска, а датой увольнения является последний день отпуска (ч. 1–4 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 № 131-О-О, письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, от 25.05.2011 № 1449-6-1).

Если численность застрахованных лиц за отчетный период превышает 10 человек, ЕФС-1 нужно сдать в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если не превышает, по желанию в бумажной или электронной форме (п. 2 ст. 8 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форма ЕФС-1 в электронном виде представляется по форматам, утвержденным Приказом СФР от 23.11.2023 № 2315 (п. 18 порядка № 2281).

Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении работника

По ссылке можно посмотреть образец заполнения ЕФС-1 при увольнении работника.

Скачать бланк ЕФС-1 при увольнении

По ссылке можно скачать бланк ЕФС-1 при увольнении.

Штрафы

За несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности или представление неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрена ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. По данной статье наказать могут только должностное лицо. Штраф составляет от 300 до 500 рублей. По нашему мнению, в этом случае существует риск, что компанию привлекут к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Кроме того, предусмотрена ответственность по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ, по которой должностное лицо могут наказать за непредставление в установленный срок в территориальный орган СФР сведений о договорах ГПХ на выполнение работ (оказание услуг), за представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде. Штраф также составит от 300 до 500 рублей. По нашему мнению, в этом случае также могут оштрафовать юрлицо по закону № 27-ФЗ.

За непредставление сведений в электронной форме в случаях, когда соблюдение такой формы обязательно, предусмотрен штраф в размере 1 тыс. рублей (п. 2 ст. 8, ст. 17 закона № 27-ФЗ).

С первого января 2023 года статья 17 закона № 27-ФЗ уточнена положениями, когда штрафов можно избежать:

• уточненка по уведомлению об устранении имеющихся ошибок и несоответствий подана в течение пяти рабочих дней со дня получения такого уведомления;
• работодатель сам обнаружил ошибки в поданных сведениях и сдал уточненку.