ЕФС-1 при дистанционном режиме работы

Над статьей работали:
Автор: Матигин Андрей

Рассмотрим основные правила заполнения формы ЕФС-1 на дистанционных работников и сотрудников с комбинированным режимом работы. Как заполнять отчетность по кадровым мероприятиям этой категории работников — читайте в статье.

Содержание:

1. Порядок заполнения ЕФС-1 на дистанционных работников
2. Сроки сдачи ЕФС-1 для удаленных работников
3. Прием на дистанционную работу
4. Увольнение с дистанционной работы
5. Перевод из офиса на удаленку
6. Перевод с удаленки в офис
7. Подавать ли ЕФС-1 при смене режима работы
8. Заполнение ЕФС-1 при комбинированном режиме работы

Порядок заполнения ЕФС-1 на дистанционных работников

Один из неотъемлемых документов, связанных с удаленными сотрудниками, – это отчет ЕФС-1, в котором содержится информация о деятельности и стаже дистанционных работников, а также данные о взносах на травматизм.

ЕФС-1 на удаленных сотрудников заполняется по общим правилам. Особый порядок действует только для сведений, указываемых в подразделе 1.1. В нем заполняют данные о кадровых изменениях, произошедших сотрудником-удаленщиком — такие, как прием на работу, перевод на другую должность, приостановление или возобновление трудового договора, а также увольнение. Кроме того, этот подраздел также заполняется при заключении или прекращении договора о гражданско-правовом подряде.

Если у дистанционного работника не было никаких изменений в кадровом плане, то подача формы ЕФС-1 не требуется.

Заполнение подраздела 1.1 зависит от типа кадрового мероприятия. Основные данные, которые необходимо указать в этом разделе:

1) дата события;
2) обозначение мероприятия;
3) профессия и подразделение;
4) код типа трудового договора;
5) код выполняемой функции;
6) документ-основание и его реквизиты.

Отдельно необходимо обратить внимание на режим работы сотрудника. Для дистанционной работы и работы на дому установлены специальные коды (ДИСТ и НДОМ соответственно), которые необходимо заполнять в графе 6 подраздела 1.1 раздела 1 ЕФС-1. Удаленная работа отличается от домашней занятости тем, что взаимодействие между сторонами происходит не через Интернет, а вживую, хотя рабочее место и находится дома у сотрудника.

Сроки сдачи ЕФС-1 для удаленных работников

Срок направления отчетности в Социальный фонд зависит от типа кадрового события, по которому отчитывается работодатель.

При увольнении или приеме на работу дистанционного работника данные необходимо заполнить в ЕФС-1 и отправить не позднее следующего рабочего дня после подписания соответствующего приказа. Для других кадровых изменений, таких как перевод сотрудника, данные необходимо предоставить до 25-го числа следующего месяца. Например, если сотрудника перевели 24 февраля, то данные об этом необходимо предоставить до 25 марта.

Информацию о страховом стаже, отраженную в разделе 1.2 ЕФС-1, необходимо предоставить по итогам каждого календарного года. Срок подачи – 25 января следующего года.

Прием на дистанционную работу

При трудоустройстве сотрудника на удаленную работу любого вида — постоянную, комбинированную или частичную — необходимо внести специальный код ДИСТ в отчет ЕФС-1. Отчетную форму необходимо сдать не позднее следующего рабочего дня после выхода приказа о приеме сотрудника на работу или после заключения сотрудником трудового договора, если компания не использует приказы (ст. 68 ТК РФ, п. 5–6 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

При трудоустройстве дистанционного сотрудника на неполный рабочий день или неделю действует особое правило оформления ЕФС-1. Согласно разъяснениям Социального фонда России, в графе 6 подраздела 1.1 необходимо указывать код неполного рабочего времени (НЕПД или НЕПН), а не дистанционной работы. Это связано с тем, что в графе можно указывать только один из кодов.

Остальные поля в ЕФС-1 заполняют по общим правилам: указывают дату приема на работу, код мероприятия ПРИЕМ, должность, код выполняемой функции, подразделение и сведения о документе-основании (тип, дата, номер).

Увольнение с дистанционной работы

Расторжение трудового договора с дистанционным работником отражается в ЕФС-1 по общим правилам. Направить заполненную форму нужно не позднее следующего рабочего дня с даты приказа об увольнении.

В подразделе 1.1 при увольнении сотрудника, работающего дистанционно, необходимо заполнить дату прекращения действия трудового договора (графа 2), тип кадрового мероприятия — УВОЛЬНЕНИЕ (графа 3). Также заполняется должность уволенного, отдел, в котором он числился, и код вида трудового соглашения. В графе 6 нужно заполнить код выполняемой функции и код ДИСТ.

В графе 7 необходимо указать код причины увольнения и причину расторжения трудового соглашения. При заполнении нельзя использовать сокращения. Указанная причина должна соответствовать требованиям российского законодательства. Например, при увольнении сотрудника по собственному желанию следует указать код п3ч1с77тк и полностью сформулировать причину: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

В графе 8 необходимо указать тип документа, который послужил основанием для увольнения сотрудника. В графах 9–10 следует указать реквизиты этого документа — дату составления и номер, в соответствии с действующей нумерацией локальных документов организации.

Перевод из офиса на удаленку

Переход сотрудника на дистанционную работу необходимо зафиксировать в ЕФС-1. Для этого заполняется подраздел 1.1. В графе 1 указывается номер по порядку, а в графе 2 – дата перевода. В графе 3 заполняют код кадрового мероприятия ПЕРЕВОД. Графа 4 заполняется только, если работник трудится на территориях Крайнего Севера.

Далее в графе 5 заполняется название должности и наименование структурного подразделения. Название отдела (управления) указывают, если оно зафиксировано в трудовом договоре с дистанционным сотрудником. Дополнительно в этой графе заполняется код вида трудового соглашения.

В поле 6 необходимо отобразить код выполняемой функции согласно классификатору, а также указать режим работы сотрудника. При переводе сотрудника на удаленную работу необходимо использовать код ДИСТ.

Кроме того, при заполнении формы ЕФС-1 для перевода сотрудника на удаленную работу требуется прописать тип и реквизиты локального нормативного акта (как правило, это приказ), который является основанием для такого перевода. В соответствующих полях необходимо указать дату и номер данного документа.

Перевод с удаленки в офис

Работодатель может принять решение вывести сотрудников на работу в офис. Это событие потребуется отразить в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Отчет заполняется по общим правилам: потребуется написать дату перевода, сведения о должности удаленного работника, структурном подразделении, тип и реквизиты документа-основания.

Нужно обратить внимание на несколько особенностей отражения этого кадрового события в ЕФС-1:

1) в графе 3 необходимо заполнить ПЕРЕВОД;
2) в графе 6 код режима работы ДИСТ заполнять не требуется.

Сведения в ЕФС-1 необходимо заполнить по каждому сотруднику, которого перевели на работу в офис.

Подавать ли ЕФС-1 при смене режима работы

Для информирования СФР об изменениях в условиях договора необходимо отправить ЕФС-1, в котором в подразделе 1.1 в качестве кадрового мероприятия указан «ПЕРЕВОД». В графе 6 указывается код, соответствующий новым условиям трудового договора.

Например, если стороны согласовали сокращенный рабочий день или перевод на дистанционную работу, после кода должности необходимо указать НЕПД или ДИСТ соответственно. Для отмены сокращенного рабочего времени или дистанционной работы также необходимо предоставить ЕФС-1 с данными о переводе.

При этом для полного рабочего времени и работы в стандартном офисном режиме специальные коды законодательно не установлены. В случае если сотрудник выходит на полный рабочий день (неделю) или его выводят на работу в офис с удаленки, в подразделе 1.1 ЕФС-1 в графе 6 указывают только код выполняемой должности.

Заполнение ЕФС-1 при комбинированном режиме работы

При гибридном графике работы, когда сотрудник несколько дней в неделю работает удаленно, а остальное время — в офисе, в подразделе 1.1 необходимо указывать код режима работы ДИСТ.

В соответствии с трудовым законодательством гибридный график работы (ст. 312.1 ТК РФ) относится к дистанционной работе, поэтому сведения в ЕФС-1 необходимо заполнять в соответствии с правилами, предусмотренными для этой категории сотрудников.

Указывать код ДИСТ нужно независимо от количества дней, когда работник работает удаленно. Ключевое требование – в соответствии с трудовым договором ему установлен комбинированный график работы.