Как ввести в бухгалтерии ЭДО

Система электронного документооборота – это программное решение, с помощью которого осуществляется автоматизация работы с документами. При внедрении ЭДО в электронном виде можно создавать, передавать, согласовывать, изменять подписывать, искать, хранить документацию. Системы документооборота разделяют на два вида:

• внутренние – электронно обрабатываются только внутренние документы компании;
• внешние – обмен электронными документами осуществляется с контрагентами и государственными органами.

Внедрить электронный документооборот можно с помощью интегрированного решения или отдельной программы. Первый вариант включает все этапы обработки документации – от подготовки до отражения операций в учете и хранения сведений в архиве. Отдельная программа позволяет только создавать документы, однако не передает их автоматически в учетную систему. В интегрированной СЭД сотрудники согласовывают договор, который затем автоматически попадает в бухгалтерскую программу, казначейство, формируется счет, заявку на оплату. Далее программа запускает согласование платежа, оплату, отправляет документ в архив, при необходимости позволяет извлечь из него.

Внедрение электронной обработки документов в большинстве случаев осуществляется на добровольной основе, однако для ряда компаний это требование обязательное. К ним относят:

• организации, совершающие любые операции с прослеживаемые товарами;
• крупнейшие налогоплательщики;
• плательщики налогов и сборов со среднесписочной численностью свыше установленного лимита;
• вновь созданные предприятия в том числе в результате реорганизации, численность работников которых превышает 100 человек;
• плательщики налога на добавленную стоимость, а также налогоплательщики, которые в общем случае не обязаны платить НДС (например, на УСН), но выставившие счет-фактуру с выделенным налогом (они будут обязаны перечислить его в бюджет и отчитаться в ИФНС);
• налоговые агенты, которые реализуют сырые шкуры животных, лом, отходы черных и цветных металлов, вторичного алюминия, его сплавов, а также макулатуру;
• иностранные компании, которые оказывают российским организациям электронные услуги, если местом реализации признается Россия.

Перечисленные компании обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность (включая аудиторское заключение) только в электронной форме. Если документы будут представлены на бумаге, они будут считаться несданными, ИФНС их не примет.

В рамках бухгалтерского ЭДО компания может согласовывать и обмениваться с контрагентами различными первичными документами: договорами, дополнительными соглашениями, счетами, УПД, различными видами накладных, актами выполненных работ. Порядок обработки электронных документов определяется локальными нормативными актами (по внутренней документации компании) или соглашениями между компаниями (для обмена документами с партнерами). В регламентах необходимо прописать алгоритмы создания, визирования каждого документа, правила подписания, порядок изменения, а также права и обязанности каждого участника ЭДО.

Документооборот посредством электронных каналов взаимодействия представляет собой обмен электронными документами – файлами с дополнительными сведениями о них. По сути, бумажный документ заменяется электронной формой, которая создается в специализированной программе. С этим файлом можно выполнять аналогичные операции – создавать, оформлять, заполнять, визировать, подписывать, отправлять, получать, при этом все операции происходят в электронном виде.

Важное отличие от обычных файлов, в которых хранится привычная информация (например, акты или договоры), в электронных документах, передаваемых через системы документооборота, предусмотрены дополнительные сведения о подписании. Они подтверждают статус документации и делают их юридически значимыми.

Идентично бумажным документам, электронные бывают формализованными и неформализованными. Формат первых утвержден нормативными документами, их изменение не допускается. Например, это формы декларации, отчетов в ИФНС или формат счетов-фактур. Поля и порядок заполнения неформализованных документов определяет компания самостоятельно на основании соглашений. В качестве примера можно привести акт сдачи-приемки выполненных работ: перечень обязательных сведений утвержден законом о бухгалтерском учете, при этом расположение этих реквизитов остается на усмотрение юридического лица (ИП) и его контрагентов.

Цифровая подпись – это аналог собственноручной подписи, специальная зашифрованная информация, которая присоединяется к электронному документу при его подписании. Исходя из этих данных можно определить, кто и когда подписал соответствующий документ. ЭЦП защищает документ от внесения изменений.

Электронные подписи бывают двух видов: простые и усиленные. Различаются они степенью защиты: усиленные подписи формируются с использованием криптографических преобразований, к простым ЭЦП такое шифрование не применяется. Усиленные подписи делятся на два класса: неквалифицированные и квалифицированные. Первый тип можно создать самостоятельно либо получить в удостоверяющем центре. Квалифицированные ЭЦП можно получить только в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые выдают два ключа (непосредственно электронную подпись и ключ ее проверки).

В зависимости от соглашения сторон и требований нормативно-правовых актов в электронном документообороте могут использовать все виды ЭЦП. Исключение составляют сделки (правоотношения), для которых законодательно определен бумажный формат заключения договора, например, выпуск векселя всегда оформляется на бумаге. В остальных случаях контрагенты могут заключить соглашения об обмене электронными документами, в котором указывают:

• тип ЭЦП, которым будут подписываться документы;
• правила определения подписанта;
• обязанности по соблюдению конфиденциальности.

Важно отметить, что усиленная квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной на бумажном носителе в любых правоотношениях. Этот тип ЭЦП позволяет однозначно определить лицо, подписавшее электронный документ, а также подтвердить, что изменения в документ после его подписания не вносились. Электронная подпись потребуется, чтобы оформлять электронные счета-фактуры, подать документы при госрегистрации юридического лица или ИП, представить отчетность в инспекцию, фонды или ГИР БО.

Ключевые достоинства перехода на ЭДО связаны с упрощением документооборота и сокращением издержек на согласование договоров и другой документации. Электронный документооборот оптимизируют бизнес-процессы компании: увеличивается скорость работы с документацией, при этом привычная схема взаимодействия не меняется. Это позволяет сократить трудозатраты сотрудников и повысить их производительность.

Совершенствование процесса обработки документации делает его прозрачным и безопасным. При внедрении ЭДО можно мгновенно отследить статус каждого введенного документа, так как все действия фиксируются на сервере. С одной стороны, это повышает ответственность сотрудников (за каждым документом следит система), с другой – повышается управляемость документооборотом. Обеспечивают безопасность протоколы шифрования ЭДО, без которых не функционирует ни одна современная система. Снижается риск неправомерного доступа к сведениям, так как при грамотном разграничении прав доступа информация доступна только сотруднику с соответствующими разрешениями.

Сокращение косвенных затрат компании обеспечивается не только экономией на печати и почтовых расходах, но и сокращением сроков течения процессов и повышением скорости обработки документов сотрудниками. Например, если до внедрения ЭДО юрист мог согласовать ограниченное число заявок на платеж, то после перехода на электронное взаимодействие ключевые данные о каждом документе будут видны в системе, а значит, работник сможет обрабатывать больше заявок на платеж и другой документации.

ЭДО упрощает взаимодействие с государственными органами. Действующее законодательство признает юридически значимыми документы, подписанные электронной подписью, поэтому их можно на общих основаниях направлять в суды и иные учреждения. При этом для некоторых организаций этот способ взаимодействия является единственно доступным. Например, крупнейшие налогоплательщики обязаны направлять документацию в налоговые органы только в электронном виде.

Перевод документооборота в электронный вид упрощает хранение данных: сокращается физический объем хранимой документации. Одновременно с этим становится проще доступ к архиву: значительно сокращается срок подбора документов (например, для налоговых или аудиторских проверок). Дополнительное преимущество: с ЭДО сокращается риск потери сведений в течение всего срока хранения.

Для внедрения электронного документооборота внутри компании необходимо на начальном этапе подготовить локальную нормативную базу, в частности, проверить действующий регламент документооборота, внести корректировки и утвердить новый порядок работы с документами.

Следующий этап подготовки – разработка технического задания. Этот документ должен включать в себя:

• назначение новой программы – например, система ЭДО должна автоматизировать документооборот в соответствии с требованиями внутреннего регламента;
• ожидаемые результаты внедрения – например, сокращение сроков согласования проектов договоров, простоя ответственных сотрудников, систематизация внешней корреспонденции;
• перечень документов, которые должны обрабатываться в электронном виде – привести подробные список с подтипами документов, которые будут затронуты автоматизацией;
• разработку маршрутов документооборота – для каждого вида документа должен быть прописан порядок создания и последовательность шагов при согласовании;
• будущих пользователей системы ЭДО – утверждение списка лиц, занимающих должности, которые вправе работать с электронными документами, прописать их права и роли;
• требования к информационной системе – производительность, надежность, защищенность, интерфейс, совместимость с другими программами.

После составления технического задания необходимо выбрать конкретную систему электронного документооборота, которую наиболее выгодно можно внедрить в организации. Для этого специалистам IT-отдела необходимо изучить рынок программных продуктов для ЭДО, которые подходят под критерии технического задания, а также сопоставить различные программы по стоимости, функциональности, удобству использования и прочим условиям внедрения. Дополнительно потребуется определить, кто будет внедрять ЭДО: сотрудники IT-отдела или подрядчики.

На этом же этапе составляется и утверждается бюджет расходов на внедрение новой формы документооборота. В него необходимо заложить стоимость оборудования, лицензий, расходы на опытную эксплуатацию и доработку под требования организации.

Этап непосредственного внедрения выбранного программного продукта выполняется осведомленными сотрудниками. После него требуется обучить пользователей и составить инструкции. Необходимо также описать порядок заведения и утверждения разных типов документов, алгоритм составления цепочки согласований и другие правила работы с системой ЭДО.

Несколько месяцев может продолжаться опытная эксплуатация внедряемой программы, когда процессы с бумажными документами дублируются в ЭДО. Этот этап завершается приказом руководителя об официальном переходе на электронный документооборот. С этого момента согласование документов осуществляется только электронно. После введения в эксплуатацию необходимо выбрать, кто будет заниматься поддержкой и развитием программы: самостоятельно либо с привлечением подрядных организаций.