Дубликат трудовой книжки

Согласно подпунктам 27, 30, 31 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, для выдачи дубликата трудовой книжки должны сложиться определенные законодателем основания. Такое возможно:

• при утере трудовой книжки сотрудником;
• когда имеющаяся в ней запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной;
• если документ пришел в негодность: был порван, испачкан, обгорел или сильно намок;
• когда в результате чрезвычайной ситуации трудовые книжки были утрачены работодателем.

Оформление дубликата трудовой книжки в каждом из описанных выше случаев имеет свои особенности.

Во время трудовой деятельности трудовая книжка сотрудника хранится у работодателя по основному месту работы (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, пп. 2, 42 порядка от 19.05.2021). На руки она выдается при увольнении в последний день работы с внесенной туда записью о том, что работа прекращена (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 порядка от 19.05.2021).

Также в период работы трудовая книжка может быть выдана сотруднику на руки для его обязательного социального страхования, в том числе для назначения или перерасчета пенсии. Тогда работник обязан вернуть работодателю трудовую книжку не позже трех рабочих дней со дня ее получения. Это следует из частей 1, 2 статьи 62 ТК РФ, ч. 1 ст. 1, ч. 6 ст. 2, ч. 1 ст. 5, ч. 1, 4 ст. 18 Закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ, п. 11 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, п. 34 порядка от 19.05.2021.

Если человек потерял трудовую книжку после увольнения, ему нужно обратиться для оформления ее дубликата с письменным заявлением к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В таком же порядке сотрудник может выправить дубликат, если потерял трудовую книжку в период работы у работодателя.

Также при потере трудовой книжки после увольнения специалист может обратиться с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки к работодателю, к которому он поступает на работу. В заявлении нужно указать, что трудовая книжка была потеряна. Этот порядок не применяется, если трудовая книжка не ведется (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 01.09.2021 № 14-6/В-1049).

При потере работником трудовой книжки для оформления ее дубликата помимо заявления потребуется предоставить надлежаще оформленные бумаги, на основании которых будут вноситься записи. Тогда в графу 4 дубликата вписывается наименование предоставленного документа-основания (п. 28, абз. 1, 7 п. 29, абз. 1—3 п. 31 порядка от 19.05.2021).

На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись: «Дубликат». На ней же указываются сведения о работнике (пп. 28, 31 порядка от 19.05.2021).

Оформление дубликата отличается от заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела. Сюда необходимо внести общий стаж работы суммарно, то есть сколько лет, месяцев, дней сотрудник работал на прошлых местах работы. Такая запись делается только в том случае, если работник имел предыдущие места работы (абз. 1, абз. 2 п. 29 порядка от 19.05.2021).

Записи после указания суммарного стажа работы вносятся в следующем порядке:

1. Графа 2 — дата приема к предыдущему работодателю на работу.
2. Графа 3 — наименование работодателя, структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации.
3. Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.
4. Графа 2 — дата перевода на другую постоянную работу (в случае если такие переводы были);
5. Графа 3 — подразделение, должность или специальность, на которую был переведен работник;
6. Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о переводе на другую постоянную работу;
7. Графа 2 — дата увольнения;
8. Графа 3 — причина (основание) увольнения;
9. Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись об увольнении.

Последним периодом работы указывают занятость у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. При этом вносятся только сведения, отраженные в представленных документах. Работник, ответственный за работу с трудовыми книжками, не вправе вносить другую информацию.

Оригиналы документов, подтверждающих предыдущий стаж работы у других работодателей, возвращаются работнику после того, как с них были сняты копии и они были надлежащим образом заверены (п. 29 порядка от 19.05.2021). Согласно пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденному Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, для подтверждения соответствия копии документа подлиннику, на ней ставится отметка о заверении, содержащая:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи, включающую инициалы и фамилию;
• дату заверения.

Иногда в результате экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств случается массовая утрата трудовых книжек сотрудников. В таком случае их дубликаты оформляет руководство на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, которую создают органы исполнительной власти российских регионов.

Эта комиссия по имеющимся у сотрудников документам, а при их отсутствии — на основании показаний двух или большего количества свидетелей, устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии или должности работников у данного работодателя. Также комиссия принимает меры к получению документов о трудовой деятельности людей у их бывших работодателей.

Если документы не сохранились, то для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, специалисту придется обращаться в суд (ч. 1, 4 ст. 18 Закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ, п. 31 порядка от 19.05.2021, пп. 4, 5 положения, утвержденного Распоряжением Минсоцразвития Московской области от 22.05.2018 № 19РВ-47).

При оформлении дубликата трудовой книжки нередко возникают проблемы с определением периодов работы, профессии или должности сотрудников у бывших работодателей. Особенно такое вероятно при частой смене места работы и прошествии значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд. Поэтому для сотрудника целесообразно будет получить у работодателя и сохранять копии документов, связанных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться в архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 9 ст. 3, ч. 8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Кроме того, работодатели представляют в Социальный фонд следующие сведения о трудовой деятельности сотрудников: о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении. Они также могут использоваться для внесения записей в трудовую книжку (ч. 1, 3 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 5, п. 2.1 ст. 6, пп. 4 п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Такую информацию можно получить, направив запрос в Социальный фонд через госуслуги или МФЦ (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ, ч. 16, 20 ст. 18 Закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ).

Если же записи в трудовой книжке были признаны недействительными или книжка пришла в негодность, документом, на основании которого оформляется дубликат, будет трудовая книжка. При этом дополнительных подтверждающих бумаг не потребуется.

Так, руководству компании может поступить заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем, что в документе содержится запись об увольнении или переводе, сделанная данным работодателем, которая была признана недействительной. Тогда этот работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки (п. 30 порядка от 19.05.2021). В этом случае заполняется титульный лист, проставляется надпись: «Дубликат» и переносятся все записи из трудовой книжки, за исключением той, которая была признана недействительной  (пп. 28, 30, 31 порядка от 19.05.2021).

При непригодном состоянии для дальнейшего использования трудовой книжки или вкладыша в нее при оформлении дубликата существует некоторая неопределенность. Согласно пункту 31 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, в этом случае он должен выдаваться в порядке, предусмотренном для массовой утраты работодателем документов в результате чрезвычайных происшествий. То есть органами исполнительной власти российских регионов должна быть создана комиссия по установлению стажа.

Данная ситуация была пояснена Минтрудом РФ в письме от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180:

• если трудовая книжка или вкладыш пришли в негодность или потеряны, то человек может обратиться к работодателю для получения дубликата в порядке, установленном п. 27 порядка от 19.05.2021. Согласно этой норме специалист должен немедленно заявить об этом руководству по месту работы, где была внесена в этой документ последняя запись;
• работодатель должен выдать дубликат не позже 15 рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления;
• при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате экологических или техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств создается комиссия по установлению стажа.

Получив заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, работодатель должен оформить его в соответствии с главами I—V порядка от 19.05.2021 и предоставить работнику. При выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу его первой страницы делается надпись: «Дубликат». На титульном листе прежней трудовой книжки при этом пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Возможность уничтожения старой трудовой книжки нормативно не установлена. Поэтому ее нужно вернуть работнику.

При выдаче сотруднику старой трудовой книжки и дубликата в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них производят две записи: по трудовой книжке и по дубликату.

Восстановление записей и выдача дубликата трудовой книжки происходит в течение 15 рабочих дней с момента подачи сотрудником заявления (п. 27 порядка от 19.05.2021).

О выдаче дубликата трудовой книжки человек должен просить работодателя не устно, а письменно, то есть подать заявление. Если есть сомнения в том, что оно будет зарегистрировано и исполнено в срок, то направить его можно по почте либо вручить уполномоченному представителю компании под подпись.

Утвержденной формы заявления об оформлении дубликата нет. Оно пишется в свободной форме и может выглядеть следующим образом:

Генеральному директору

ООО «Мебельный дом»

Свиридовой Р.М.

от Федоровой О.С.

Заявление

В связи с тем, что я потеряла свою трудовую книжку при переезде, прошу оформить и выдать мне ее дубликат. Последняя запись в мою трудовую книжку была внесена ООО «Мебельный дом».

 Федорова          /Федорова О.С./

20.06.2023

Данный образец подготовлен с учетом следующих условий. Дубликат заполняется по причине того, что бывшая сотрудница компании обратилась по своему последнему месту работы с заявлением о потере трудовой книжки.

Сведения о работе