Дополнительное соглашение к трудовому договору

При трудоустройстве сотрудника все существенные условия его труда и отдыха фиксируют в трудовом договоре.
Если в процессе трудовых взаимоотношений возникают новые обстоятельства, влекущие за собой изменение первоначальных условий, стороны оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору работника. В нем подробно фиксируют все необходимые корректировки.

По сути допсоглашение представляет собой еще один трудовой договор, который подразумевает исключение из текущего контракта каких-либо положений, их замену либо внесение дополнений. Непременное условие: фиксация изменений в действующем контракте возможна исключительно по соглашению обеих сторон (ст. 72 ТК РФ).

Дополнительное соглашение необходимо заключить, если у сотрудника меняются:
• должность или структурное подразделение;
• система оплаты труда, к примеру, его переводят с оклада на тарифную сетку или наоборот;
• уровень оплаты труда, повышается оклад, появляются надбавки, вводятся компенсации;
• режим труда и отдыха, место работы.

Также соглашение должно быть заключено, если изменились реквизиты работодателя: юридический адрес, наименование или иные реквизиты, которые указываются в трудовом договоре.

При помощи дополнительного соглашения можно изменить практически любое условие первоначального договора, но есть исключения.

Так, в силу прямого указания статьи 70 ТК РФ условие об испытании работника допустимо включить только в первоначальный текст трудового договора. Поэтому стороны не вправе оформить соглашение, устанавливающее или продлевающее испытательный срок (письмо Роструда от 02.03.2011 № 520-6-1). Однако сократить испытательный срок допсоглашением законодательство не запрещает (п. 2 письма Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1).

Помимо этого, спорным является вопрос об изменении с допсоглашением статуса сотрудника — перевод его с совместительства на основное место работы или смена типа договора со срочного на бессрочный. Согласно нормам ТК РФ соответствующие условия должны были прописаны при заключении договора. Кроме того, работа по совместительству требует включения в контракт других дополнительных условий.
Во избежание споров с трудовой комиссией рекомендуется изменять тип договора или статус работника через прекращение первоначального контракта и заключение нового.

Когда можно обойтись без дополнительного соглашения.
Допсоглашение не потребуется, если новшества, затрагивающие работника, не связаны с изменением условий первоначального контракта.
К примеру, если в трудовом договоре не указан конкретный адрес местонахождения офиса, при переезде работодателя в пределах населенного пункта вносить изменения в контракт не требуется.

Нет необходимости в допсоглашении для перевода сотрудника из одного кабинета в другой. Однако если в трудовом договоре прописан точный адрес офиса (в том числе этаж и номер кабинета), то при фактическом изменении этих данных придется заключить допсоглашение.

Не нужно оформлять дополнительные документы при изменении личных данных сотрудника, например, если женщина поменяла фамилию, вступив в брак.
Также работодатель может без составления соглашения к трудовому контракту менять закрепленные за водителями служебные автомобили, если при этом не происходит изменение должностей работников.

Как составить дополнительное соглашение.
Законом не предусмотрена унифицированная форма документа, поэтому при заключении допсоглашения можно скачать образец в Интернете или разработать свой бланк. В некоторых компаниях за основу берут форму трудового договора, исключая лишние разделы.

Дополнительное соглашение к трудовому договору должно включать следующую информацию:
• название и номер соглашения;
• номер и дату трудового договора, к которому разрабатывают допсоглашение;
• дату и место составления допсоглашения;
• название организации, которая выступает в качестве работодателя;
• должность и Ф.И.О. руководителя компании;
• Ф.И.О., должность, паспортные данные сотрудника, с которым заключается соглашение;
• перечень изменений, вносимых в первоначальный договор.

Дополнительное соглашение отражает факт договоренности между работодателем и сотрудником по одному или нескольким пунктам основного контракта. Кроме того, путем корректировок допустимо не только изменить содержание пунктов трудового договора, но и включить дополнительный раздел или исключить из договора лишние пункты.

При составлении соглашения нужно придерживаться общих рекомендаций:
• при добавлении в договор новых пунктов опишите их максимально подробно и укажите, с какого момента они начнут действовать;
• при внесении изменений сначала пропишите содержание пункта, утратившего актуальность, а затем включите новую редакцию;
• при удалении пунктов договора укажите дату, с которой они перестанут действовать;
• укажите, что пункты, не затронутые в допсоглашении, остаются без изменений и продолжают действовать.

После оформления документ должны подписать обе стороны – руководитель компании и сотрудник, в чей трудовой договор вносят изменения. Если в организации используют печать, соглашение необходимо завизировать с ее помощью.

Допсоглашение составляют в двух экземплярах: один выдают на руки сотруднику, второй остается в компании. После подписания документ становится частью трудового договора и полностью отменяет его прошлую редакцию.
Факт того, что сотрудник получил свой экземпляр дополнительного соглашения, подтвердит его подпись на экземпляре работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Оформленное допсоглашение — неотъемлемая часть трудового контракта. Поэтому срок действия соглашения к трудовому договору истекает в момент расторжения основного контракта либо при утверждении еще одного соглашения, которое отменяет внесенные корректировки.

Продлевать дополнительное соглашение не нужно. Оно будет действовать, пока актуальны внесенные изменения к трудовому договору. При оформлении новых поправок к контракту нужно составить другое допсоглашение со следующим порядковым номером.

Чтобы оформить совмещение, получите согласие сотрудника и оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении укажите работу или должность, которую работник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем, срок соглашения и размер доплаты. На основе заключенного соглашения издайте приказ о совмещении.

Совмещение профессий (должностей) характеризуется следующим:
• сотрудник должен быть согласен на совмещение;
• срок, в течение которого сотрудник будет совмещать другую работу, устанавливается по соглашению сторон;
• совмещать разные должности (профессии) сотрудник должен в одной и той же организации;
• выполнять и основную, и свою дополнительную работу сотрудник будет в пределах установленной продолжительности рабочего дня.
Об этом сказано в статьях 151 и 60.2 Трудового кодекса РФ.

Если совмещение устанавливается новому сотруднику при приеме на работу, то отдельный трудовой договор на совмещение оформлять не нужно. В трудовом договоре с сотрудником отразите как условия выполнения основной работы, так и условия выполнения работы по совмещению. На основе договора издайте приказ о приеме на работу, указав в нем совмещение профессий (должностей).

Если совмещение устанавливается уже работающему в организации сотруднику, действуйте в такой последовательности. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору и укажите в нем:
• работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;
• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу. Например, на период отпуска другого сотрудника или до приема нового сотрудника на должность;
• размер доплаты за совмещение профессий (должностей).

На основе заключенного дополнительного соглашения издайте приказ о совмещении профессий (должностей). Типовая форма такого документа законодательством не предусмотрена, поэтому приказ составьте в произвольной форме.

Оформите дополнительные документы, которые необходимы для работы на совмещаемой должности. В трудовую книжку сотрудника сведения о совмещении профессий или должностей не вносите (п. 11 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Если с гендиректором заключен трудовой договор, срок которого истекает со сроком истечения его полномочий, можно продлить срок полномочий генерального директора, не увольняя его.

При этом в трудовой договор гендиректора следует внести изменения условий о сроке, заключив соответствующее дополнительное соглашение. Вносить запись в трудовую книжку директора не нужно.

Соглашение к трудовому договору директора может касаться не только срока полномочий, но и других изменений условий труда, например, индексации заработной платы.

Кто подписывает соглашение с директором от лица организации.
От имени акционерного общества трудовой договор и дополнительное соглашение с генеральным директором должен подписать председатель совета директоров (или наблюдательного совета). Также это может быть человек, который уполномочен этим руководящим органом (п. 3 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ)

В ООО соглашение от имени организации должно подписать одно из следующих лиц:
• председатель общего собрания участников или участник общества, который уполномочен решением общего собрания;
• председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицо, уполномоченное решением совета директоров (наблюдательного совета) в случае, если решение таких вопросов отнесено уставом к компетенции данных структур общества.
Такой порядок предусмотрен в пункте 1 статьи 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Для других организаций особые правила не предусмотрены, поэтому договор от имени организации вправе подписать лицо, уполномоченное решать вопрос о назначении генерального директора. Также это может быть тот, кто возглавляет соответствующий орган управления.

Если организация собирается продлить трудовые отношения с сотрудником на определенный срок, сделать это можно только через увольнение и прием на работу по новому срочному договору.

Это связано с тем, что срочный трудовой договор заключается на определенный срок, но не более пяти лет (ст. 58, 59 и 275 ТК РФ). Продлить срочный трудовой договор можно в двух случаях:
• срок действия срочного трудового договора истекает в период беременности женщины. Тогда работодатель по письменному заявлению сотрудницы может продлить трудовой договор до окончания беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ). В ряде случаев срочный трудовой договор с беременной сотрудницей можно расторгнуть;
• сотрудник избирается по конкурсу на замещение ранее занимаемой им по срочному трудовому договору должности научно-педагогического работника (ч. 8 ст. 332 ТК РФ).

В общем случае организация не вправе составить дополнительное соглашение к срочному трудовому договору об изменении срока его действия на определенный период. Организация может только заключить новый трудовой договор, предварительно уволив сотрудника.

Если организация собирается продлить трудовые отношения с сотрудником бессрочно, с согласия сотрудника это можно сделать, минуя процедуру увольнения. Для этого по окончании действия срочного договора ни одна из сторон не должна требовать его прекращения, сотрудник при этом обязан продолжить трудиться. Тогда договор приобретает бессрочный характер и его можно продлить путем оформления дополнительного соглашения и приказа (письмо Роструда от 20.11.2006 № 1904-6-1)

Если срочный трудовой договор не был расторгнут своевременно и сотрудник продолжает работать, такой контракт будет считаться бессрочным по умолчанию, даже без оформления дополнительного соглашения к договору об изменении срока (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Если перевести работника хочет администрация организации, получите письменное согласие сотрудника на перевод. Таким согласием может быть предложение о переводе, в котором сотрудник письменно выражает, согласен он на перевод или нет (ст. 72 ТК РФ)

Чтобы получить письменное согласие на перевод, сотруднику можно вручить уведомление. Унифицированной формы уведомления нет, поэтому вы можете составить его в произвольной форме. На нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод.

Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного подразделения, готовят представление о переводе. В этом документе руководитель подразделения дает характеристику профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновывает причину перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.

Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, чтобы оформить перевод, необходимо внести изменения в трудовой договор. Типовой формы такого документа нет, поэтому вы можете составить его в произвольной форме в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.

После того как подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, издайте приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5 или по форме, которую разработали самостоятельно (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, ст. 57, 72 и 72.1 ТК РФ).

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу.
Законодательно не установлены специальные требования к оформлению дополнительного соглашения и приказа о переводе на дистанционную работу. Унифицированных форм нет, работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить их.

Составьте письменное  дополнительное соглашение в произвольной форме, в двух экземплярах: один – работодателю, другой – сотруднику (ст. 72 ТК РФ). Если работодатель обменивается с сотрудником электронными документами, это не освобождает его от обязанности направить сотруднику экземпляр дополнительного соглашения на бумажном носителе. Документ направьте по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Срок отправки – не позднее трех календарных дней со дня заключения.

Условия, которые нужно обязательно указать в дополнительном соглашении:
• дистанционный характер труда сотрудника;
• причину и срок перевода на дистанционную работу;
• режим работы и отдыха сотрудника;
• способ взаимодействия сторон и осуществления между ними документооборота,  например, путем обмена электронными документами, или (и) какой-то другой способ;
• обязанность каждой из сторон направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны, а также срок его направления. В случае если выбран способ взаимодействия путем обмена электронными документами;
• механизм контроля соблюдения сотрудником дисциплины труда: способы и периодичность контактов с работодателем.

Если у работодателя не разработан локальный нормативный акт, например, положение о дистанционной работе, укажите в дополнительном соглашении порядок и сроки:
• представления сотрудником работодателю отчетов о выполненной работе;
• выплаты сотруднику компенсации за использование принадлежащего ему либо арендованного оборудования и т.д.;
• возмещения сотруднику других расходов, связанных с выполнением работы.

При необходимости дополнительное соглашение стороны могут включать и другие условия, например:
• об обязанности сотрудника использовать рекомендованные работодателем оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные;
• о дополнительных обязанностях работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда сотрудника;
• об основаниях расторжения трудового договора по инициативе работодателя. К ним можно отнести, например, нарушение порядка и сроков представления работодателю отчета о выполненной работе, неиспользование или неправильное использование в работе средств защиты информации, которые рекомендовал работодатель.

Если дистанционного сотрудника при заключении дополнительного соглашения необходимо ознакомить в письменной форме под подпись с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями, это можно сделать путем обмена электронными документами. Каждая из сторон обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

На основании допсоглашения оформите приказ о переводе на дистанционную работу.
В приказе укажите:
• причину издания данного приказа;
• новый вид работы – дистанционный;
• Ф. И. О., должность, структурное подразделение сотрудника, которого переводят;
• срок перевода с указанием даты его начала.
• поручение конкретным должностным лицам или структурным подразделениям о совершении определенных действий в связи с переводом данного сотрудника;
• должностное лицо, на которого возлагается контроль исполнения приказа.

Приказ подписывает руководитель организации или иное должностное лицо, которому делегированы полномочия. Ознакомьте сотрудника с приказом очно или посредством обмена электронными документами.