Инструкция, которая очерчивает круг обязанностей сотрудника, – это документ, необходимый в каждой фирме. Его наличие избавит руководство от возможных споров с подчиненным в случае, если он откажется выполнять порученную работу. Для сотрудников этот ЛНА также важен. Он служит гарантией соблюдения прав лица, если от него потребуют выполнения дополнительных функций, не предусмотренных инструкцией. В то же время за неисполнение ее положений могут наказать, поскольку при приеме на работу сотрудника знакомят с локальными актами, относящимися к его работе. О том, что устанавливает служебная инструкция офис-менеджера, расскажем в нашей статье.
Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Чапис Елена
Содержание:
- Должностная инструкция офис-менеджера: скачать образец 2024 года
- Для чего нужна должностная инструкция
- Порядок утверждения должностной инструкции
- Структура должностной инструкции
- Требования к сотруднику
- Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
- Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
Должностная инструкция офис-менеджера: скачать образец 2024 года
Образец служебной инструкции офис-менеджера 2024 года можно скачать по ссылке.
Для чего нужна должностная инструкция
Должностная инструкция (ДИ) – это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника организации при выполнении им служебных обязанностей по занимаемой должности.
Она разрабатывается не персонально для каждого сотрудника, а по каждой штатной должности.
В ТК упоминаний о ДИ нет. В коммерческих компаниях иметь ее в наличии необязательно.
Отсутствие служебной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства. За его отсутствие на фирме штрафовать не должны. Тем не менее такой документ компании лучше оформить. Он позволит организации:
– равномернее распределять обязанности между сотрудниками схожих штатных единиц;
– обосновать расторжение соглашения с сотрудником в связи с несоответствием занимаемой должности;
– доказать в суде правомерность применения мер дисциплинарного взыскания.
Отсутствие этого ЛНА в компании может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений.
Поэтому Федеральная служба по труду и занятости считает этот документ важным (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).
Порядок утверждения должностной инструкции
Инструкция является ЛНА, который в соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатель разрабатывает и принимает самостоятельно. Порядок составления этого документа НПА не урегулирован. Как его оформлять и изменять, решает руководитель.
Составляя ДИ, нужно учитывать следующее:
– если по выполняемой должности, профессии, специальности сотруднику положены льготы, компенсации или существуют ограничения на выполнение работ, ущемление прав сотрудников недопустимо. В таком случае наименование этих должностей (профессий, специальностей) и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, содержащимся в квалификационных справочниках либо профессиональных стандартах (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
– если ТК, другими законами, иными НПА установлены требования к квалификации персонала, необходимой для выполнения определенной трудовой функции, то работодатель обязан применять в части указанных требований профессиональные стандарты (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).
В других случаях при разработке ДИ требования профстандартов носят рекомендательный характер (письмо Минтруда РФ от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).
Служебная инструкция может:
а) являться приложением к трудовому соглашению;
б) быть самостоятельным документом.
Если ДИ является приложением к трудовому соглашению, ее составляют в двух экземплярах – по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и инструкция оформляются единым документом. Их следует подписывать единовременно. Работник обязан исполнять условия трудового договора, в том числе должностной инструкции, если она является приложением к нему.
Если ДИ оформлена как самостоятельный документ, ее нужно утвердить приказом руководителя. Кроме того, наниматель обязан ознакомить работника с таким документом, а при отказе последнего ознакомиться с ней составить акт об этом.
Ознакомиться или нет с инструкцией – право сотрудника. Отказ от подписания этого документа не может быть основанием для привлечения лица к дисциплинарной ответственности. Ни уволить его, ни применить иную меру дисциплинарной ответственности за отказ от подписания ДИ работодатель не вправе.
После ознакомления с документом работодатель не может в одностороннем порядке изменить служебные полномочия сотрудника или дополнять ДИ новыми полномочиями.
В письме от 31.10.2007 № 4412-6 Роструд по этому поводу говорит, что внесение изменений в ДИ может быть связано с изменением обязательных условий трудового соглашения.
Работодатель вправе изменить перечень обязанностей работника, указанных в трудовом договоре или в должностной инструкции, на которую имеется ссылка в трудовом договоре, в порядке, предусмотренном ст. 72, 74 ТК. Изменение трудовой функции работника без его согласия не допускается.
В случаях когда ДИ является приложением к договору или меняется функция сотрудника, кроме новой инструкции должно быть заключено допсоглашение к трудовому договору.
Структура должностной инструкции
Служебная инструкция может включать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции сотрудника.
3. Служебные обязанности.
4. Права сотрудника.
5. Обязанности сотрудника.
6. Ответственность сотрудника.
7. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями.
8. Заключительные положения.
Унифицированной формы этого документа трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому каждая компания вправе создавать его самостоятельно. При этом Минтруд разрешает не только использовать набор основных трудовых функций профстандарта, но и самостоятельно формировать задачи сотрудников, исходя из конкретной должности и специфики деятельности фирмы (письмо Минтруда РФ от 01.08.2017 № 14-2/ООГ-6197).
Вместе с тем поскольку сотрудник трудоустраивается на конкретную должность, указанную в трудовом соглашении и штатном расписании, включать в ДИ обязанности, не соответствующие этим документам, компания не вправе.
Инструкция является документом, который только уточняет трудовую функцию. При разработке ДИ допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Требования к сотруднику
На первый взгляд работа офис-менеджера не кажется сложной. Однако на деле успешное выполнение профессиональных задач зависит от обладания определенными навыками.
К примеру, офис-менеджеру может понадобиться:
– знание делопроизводства, деловой переписки;
– уверенное знание компьютера;
– умение обращаться с оргтехникой;
– знание языков;
– умение сориентироваться в структуре компании.
В своей работе офис-менеджер контактирует с руководством, клиентами, коллегами. Поэтому хороший специалист должен обладать такими личными качествами, как:
– ответственность. В процессе работы специалист выполняет поручения руководства и должен уметь принимать решения;
– многозадачность. Зачастую приходится заниматься несколько делами одновременно, к примеру, отвечать на звонок клиента и продолжать работать с документацией;
– умение определить важность задачи и расставить приоритеты. Нужно понимать, какие задачи являются первостепенными, а какие можно выполнить позднее;
– хорошая память. Понадобится держать в голове десятки задач и понимать, как выполнить их в поставленные сроки;
– организаторские способности. Придется курировать задачи, связанные с работой офиса. Для некоторых из них пригодится талант организатора;
– коммуникабельность. Работа на этой должности подразумевает постоянное общение;
– стрессоустойчивость. Такое качество необходимо всем сотрудникам, чья работа связана с коммуникацией;
– организованность и аккуратность. Эти качества требуются для систематизации обрабатываемой документации.
Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджером является сотрудник, обязанности которого связаны с обеспечением деятельности офиса. Это относительно новая специальность. Она возникла не так давно, на базе должности администратора.
Со временем функционал этой должности расширился за счет полномочий, которые сочетают функции секретаря, хозяйственника, кадровика и даже старшего специалиста.
С английского слово manager переводится как «управляющий». Он контролирует работоспособность офисной техники, совершает закупку канцелярии и распределяет корреспонденцию между сотрудниками различных отделов, выполняет поручения руководства, участвует в организации деловых встреч и переговоров.
В то же время таким сотрудникам могут поручать оформление первичной документации (счетов, накладных), сбор отчетов с руководителей подразделений, обустройство рабочих мест сотрудников, выполнение административно-хозяйственных функций.
Деятельность офис-менеджеров урегулирована на законодательном уровне.
Требования к этой специальности власти определили:
– в Приказе Минтруда РФ от 02.02.2018 № 49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»;
– Общероссийском классификаторе занятий «ОК 010-2014 (МСКЗ-08)» (принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
Профессиональный стандарт устанавливает определенный уровень квалификации, то есть требования к образованию и опыту работы, необходимые сотруднику для выполнения своей работы (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ). Они применяются работодателями при формировании кадровой политики и в управлении персоналом, организации обучения и аттестации работников, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления.
В Общероссийском классификаторе занятий в типовые функции офис-менеджеров входит:
а) координация, определение и анализ работы служащих, выполняющих следующие обязанности – обработка текстов, ведение учета и регистрации, обслуживание телефонов и коммутаторов; ввод данных, их распечатка и другие мероприятия, требующие общих навыков канцелярской и административной работы;
б) разработка рабочих графиков и процедур и координация деятельности с другими подразделениями и департаментами;
в) решение проблем, связанных с работой;
г) подготовка и представление отчетов;
д) обучение и инструктаж работников по поводу исполнения служебных обязанностей, обеспечения безопасности и реализации политики компании или организация обучения по данным направлениям;
е) оценка выполнения работниками работ и соблюдения правил и рекомендации по соответствующим действиям персонала;
ж) оказание помощи при отборе персонала, приеме сотрудников на работу, проведении собеседований.
Из-за многообразия поручаемой работы профессию офис-менеджера нельзя назвать рутинной. На практике в служебные задачи этого специалиста может входить:
а) ведение деловой переписки. За работником, как правило, закрепляют персональную электронную почту, которую необходимо постоянно проверять. Также к его компетенции относится подготовка ответов на бумажную корреспонденцию;
б) обработка документации. Нужно отвечать за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. Сотруднику могут поручать и подготовку приказов по деятельности компании;
в) учет звонков и обращений. Их нужно фиксировать в специальных журналах и извещать о них руководство;
г) организация совещаний. Эта задача подразумевает подготовку зала, закупку всего необходимого для участников, встречу приглашенных лиц;
д) встреча клиентов. Офис-менеджеру нужно выяснить, по какому вопросу прибыл посетитель и проводить его в нужный кабинет;
е) закупка канцтоваров, а также иной продукции, необходимой для функционирования офиса в плановом режиме — к примеру, воды для кулера, кофе и чая;
ж) организация питания сотрудников, как то: заказ ланч-боксов или готовых обедов, подбор компаний по доставке еды;
з) контроль работы курьеров и техперсонала;
и) выполнение поручений руководства. В некоторых компаниях менеджеру отводят роль персонального помощника начальника, поручая заказ билетов, бронирование отелей для командировок и другое.
Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
Предоставляемые сотрудникам права можно разделить на две группы:
1) общие, которые есть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой должности;
2) присущие сотрудникам определенной специальности.
К правам первой группы можно отнести полномочия:
– запрашивать и получать от структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения служебных полномочий;
– участвовать в обсуждении вопросов, касающихся выполняемых служебных обязанностей;
– требовать от руководителя оказания содействия в выполнении своих полномочий и т.д.
Офис-менеджеров могут наделять специальными правами, к примеру, подписи документов, или правом контролировать работу подчиненных – секретаря-администратора, делопроизводителя, уборщицы, курьеров.
Положения, предусмотренные ЛНА, с которым сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве, являются обязательными для соблюдения. За нарушение обязанностей, предусмотренных этим документом, лицо могут привлечь к дисциплинарной ответственности.
В этом случае будет считаться, что сотрудник совершил дисциплинарный проступок. Но при этом следует убедиться, что работник был ознакомлен под подпись с документом, в котором зафиксирована нарушенная им обязанность. Иначе доказать, что он знал об этой обязанности, будет сложно.
Вы можете оставить первый комментарий