Должностная инструкция: как составить правильно

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ компании, в котором указан конкретный перечень должностных обязанностей сотрудника, исходя из особенностей производства, труда и управления.

Каждая компания организует внутренний документооборот с помощью различных локальных актов. Необходимость оформления некоторых ЛНА прямо следует из трудового законодательства.

Основой трудовых отношений является трудовой договор. При этом обязанности составлять должностные регламенты по закону нет.

Отсутствие должностного регламента не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием. На это обращают внимание в Роструде.

Между тем, по мнению чиновников, должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Это не просто формальная документация, а определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, пределы ответственности персонала документ. Его важно составлять как в интересах компании, так и сотрудника.

Компетенция того или иного лица вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции  – работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы.

От того, насколько грамотно работодатель перечислит эти полномочия, зависят требования, предъявляемые к выполняемой персоналом работе.

Должностные регламенты могут быть:

• персонифицированными. Такой документ составляют под конкретное физлицо. В нем должны быть прописаны не только должность, но и Ф.И.О. сотрудника, который ее занимает. Однако регламент целесообразнее составлять по каждой штатной должности, а не по каждому сотруднику. Если сделать его именным, то придется переутверждать инструкцию при каждой смене персонала;
• типовыми. Такой регламент составляется по каждой должности из штатного расписания компании.

В зависимости от того, к какой сфере деятельности принадлежит вакансия, должностные регламенты можно подразделить на ЛНА, предназначенные для офисных сотрудников, управленцев, производства, строительства, т.д.

Трудовая функция – это обязательное условие трудового договора. Согласно статье 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных кодексом и иными федеральными законами.

Поэтому прежде всего ЛНА о должностных полномочиях персонала предназначен для детальной регламентации функций сотрудников по каждой штатной должности в компании. В разделе «Должностные обязанности» этого документа нужно перечислить круг обязанностей персонала, объем работы, участки, за которые отвечает сотрудник, и т.д.

Если в трудовом договоре трудовая функция описана неподробно, компании нужен должностной регламент. Однако если все необходимые пункты включены в трудовой договор, такой кадровый документ необязателен.

В инструкции также устанавливают требования к уровню образования, квалификации, стажу работы. Это позволит работодателю:

• обосновать наличие разных окладов по одинаковой должности –  если у работников одинаковый набор полномочий, но разный уровень квалификации;
• резонно отказать в приеме на работу лицу, не соответствующему перечисленным требованиям.

Отсутствие документа о должностных полномочиях персонала в отдельных случаях может препятствовать компании осуществить обоснованный отказ в приеме на работу, поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника.

Должностной регламент поможет также объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределять трудовые функции, переводить работника на другую должность, оценивать добросовестность и полноту выполнения трудовых функций (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

По общему правилу компания не вправе поручать сотруднику работу, которая не предусмотрена трудовым договором или должностной инструкцией. За неисполнение обязанностей, на исполнение которых сотрудник согласия не давал, привлекать его к дисциплинарной ответственности противоправно.

При этом если трудовым договором или инструкцией предусмотрено выполнение иных поручений руководителя, то такие задания возможны лишь в рамках трудовой функции сотрудника.

Но если сотрудник отказывается выполнять полномочия, предусмотренные ЛНА, то работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Положения, предусмотренные документом, с которой работник был ознакомлен при трудоустройстве, являются обязательными для соблюдения. За нарушение обязанности, предусмотренной инструкцией, физлицо обоснованно привлекается к дисциплинарной ответственности.

В инструкциях отдельных категорий сотрудников могут предусматриваться также случаи, когда в период отсутствия на рабочем месте коллеги со схожей трудовой функцией они исполняют его обязанности.

Если в инструкции предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующих работников отдела, доплачивать сотруднику за такой труд наниматель не обязан. Положения должностных инструкций, которые являются неотъемлемой частью трудовых договоров, не предполагают осуществление доплат. Поскольку в таком случае данная работа (исполнение обязанностей временно отсутствующего работника) выполняется в рамках заключенного трудового договора.

Каждая компания самостоятельно определяет перечень и обязанности должностных лиц, которые разрабатывают и согласовывают должностные инструкции и обновляют их. За такую работу чаще всего отвечают специалисты по кадрам. Но если такой отдел в компании отсутствует, ответственным лицом становится сотрудник службы персонала или бухгалтерии.

Помимо этого, отвечать за разработку этого ЛНА могут назначить начальника того отдела, в который идет набор сотрудников. Отдел кадров может отвечать только за разработку шаблона. Руководители отделов доработают их, исходя из специфики своей деятельности.

Поскольку правил о том, как составить инструкции, в законе нет, устанавливают порядок их составления и утверждения непосредственно компании. Представители Минтруда рекомендуют создавать должностные регламенты, учитывая следующие положения:

• разработка этого документа необходима по каждой должности из штатного расписания;
• регламент является приложением к трудовому договору. Он может также утверждаться как самостоятельный ЛНА;
• при создании документа учитывают профессиональные характеристики должностей по  квалификационным справочникам, например, по справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37. На это обращают внимание чиновники (письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1).

Если в компании есть должность, по которой квалификационные справочники отсутствуют, тогда работодатель вправе использовать характеристики схожих и смежных должностей.

Для нескольких сотрудников, которые занимают одинаковые должности и имеют одинаковые полномочия, достаточно единой инструкции. Если сотрудники на одинаковых должностях выполняют разные обязанности, желательно эти должности назвать по-разному и составить на каждую отдельную инструкцию.

Если инструкцию утверждают как отдельный ЛНА, нужно издать приказ об утверждении этого документа. С инструкцией требуется ознакомить под подпись всех сотрудников, которых принимают в штат. Ознакомить сотрудника с документом нужно до подписания трудового договора.

В случае если при приеме на работу нового сотрудника должностная инструкция еще не утверждена, ознакомить с ней физлицо нужно сразу после ее утверждения.

Документ о должностных полномочиях персонала, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При этом компания не может в одностороннем порядке менять трудовые обязанности сотрудников или дополнить инструкцию новыми. Чиновники Роструда отмечают, что внесение корректив в инструкцию должно быть связано с изменением обязательных условий трудового договора (письмо от 31.10.2007 № 4412-6).

Обновление должностного регламента может быть связано с изменением обязательных условий трудовых договоров сотрудников — к примеру, содержания выполняемой работы, условий оплаты труда, режима рабочего времени и т.д.

Если изменяется трудовая функция, то на основании статьи 72.1 ТК это станет переводом на другую работу, который возможен только с одобрения сотрудника. В этом случае требуется заранее уведомить сотрудника в письменной форме. И только после того, как он согласится на продолжение трудовых отношений, внести изменения в документ.

Если регламент является приложением к трудовому договору, лучше внести в него изменения с помощью допсоглашения.

Если должностной регламент был утвержден как отдельный документ, а внесение изменений не влечет за собой необходимость пересмотра обязательных условий трудового договора, то удобнее утвердить этот документ в новой редакции.