Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2025 году.
Над статьей работали:
Автор: Бурцева Алла
Содержание
- Роль кадровой службы в компании
- Актуальные требования к должностной инструкции
- Должностные обязанности кадровика
- Права сотрудника кадровой службы
- Ответственность специалиста по кадрам
- Образец должностной инструкции специалиста по кадрам
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
- Прием персонала на работу.
- Оформление кадровых документов.
- Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
- Ведение воинского учета.
- Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2025 году необходимо учесть следующие изменения в трудовом законодательстве:
1. Утверждение на 2024 год Постановлением Правительства РФ от 16.09.2023 № 1511 допустимой доли работников-иностранцев. К примеру, в большинстве регионов страны в строительстве на 2024 год допустимо использовать не более 80 процентов иностранных работников от общей численности работников. Нужно будет проверить, подпадает ли компания под включенные в указанный документ организации и не превышает ли установленные лимиты, а при необходимости — привести число иностранных специалистов в соответствие с установленными нормами.
2. Новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. В частности, конкретизировали порядок работы с их электронными версиями и поместили его в отдельную главу. Это новшество введено с 17.09.2023 приказами Росархива от 31.07.2023 № 77 и Минкультуры РФ от 08.08.2023 № 2367.
3. С 04.11.2023 Приказом Роструда от 21.08.2023 № 180 актуализированы чек-листы для проверок работодателей. Кроме того, Приказом Минтруда РФ от 28.11.2023 № 836н с 08.01.2024 расширили перечень индикаторов риска для проверок работодателей. В перечень индикаторов, которые используют при решении вопроса о внеплановой проверке, добавили два показателя:
- средняя оплата труда работника ниже МРОТ при сопоставлении размера фонда оплаты труда и количества сотрудников за квартал. Не учитываются случаи отпуска за свой счет, отстранения от обязанностей без оплаты, сокращения времени труда, ставки или оклада;
- нет кадровых изменений за квартал при сокращении обязательных отчислений в СФР на 50 процентов. Поэтому нужно будет проверить, не попала ли компания в единый реестр проверок на 2024 год. В реестре (proverki.gov.ru/portal) публикуются плановые контрольные (надзорные) и профилактические мероприятия (в том числе и профвизиты, которые заменили в условиях моратория внеплановые проверки) всех госорганов, включая и гострудинспекции.
Также с 14 мая 2024 года были скорректированы чек-листы для проверок работодателе приказом Роструда 16.02.2024 № 31. Изменения затронули в том числе списки вопросов, по которым поверяют, правильно ли организация:
- устанавливает режим и продолжительность работы;
- предоставляет время отдыха;
- соблюдает требования к регулированию труда женщин и лиц с семейными обязанностями;
- учитывает особенности дистанционной работы.
По обновленному чек-листу стали следить за соблюдением трудовых прав мобилизованных работников и тех, кто заключил контракт о военной службе или добровольно содействует Вооруженным силам либо Росгвардии.
4. С 01.01.2024 уточнили обязанности работодателей по информированию службы занятости. Согласно положениям Закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ, о сокращении штата, банкротстве, ликвидации организации, а также других действиях и событиях нужно отчитываться исключительно через инфоресурсы, в частности, платформу «Работа в России». Сообщать теперь требуют не только о принятых решениях, но и об их изменениях и отменах.
Закрепили, что оповещать в том числе о появлении вакансий следует в течение 5 рабочих дней.
5. С 01.03.2024 увеличен минимальный заработок ряда высококвалифицированных иностранцев. По Закону от 10.07.2023 № 316-ФЗ большинству высококвалифицированных иностранных специалистов нужно будет платить не менее 750 тыс. рублей из расчета за один квартал.
6. С 01.09.2024 нужно применять новую методику проведения СОУТ. Согласно Приказу Минтруда РФ от 21.11.2023 № 817н, вступят в силу новые методики спецоценки условий труда, классификатор вредных и опасных факторов, а также форма отчета СОУТ с инструкцией по ее заполнению.
7. С 01.09.2024 года обновлены положения о квотах для инвалидов — Федеральный закон от 12.12.2023 № 565-ФЗ. Регионы устанавливают квоты для работодателей, у которых трудятся более 35 человек, — от 2 до 4 процентов от среднесписочной численности персонала. Их могут дифференцировать в зависимости от отрасли экономики, муниципального образования и других факторов. При этом субъекты РФ должны будут учитывать рекомендации Минтруда.
8. С 1 сентября 2024 года изменили состав аптечки первой помощи работникам (Приказ Минздрава России от 24.05.2024 N 262н).
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
- профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109н;
- Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст с учетом изменений, внесенных Приказом Росстандарта от 10.02.2021 № 65-ст ;
- квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.
Например, кадровик обязан:
- осуществлять поиск и подбор работников;
- оформлять прием нового персонала;
- проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
- в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
- вести учет личного состава компании;
- оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
- заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
- вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
- выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
- вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
- представлять в СФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять сведения о трудовой (иной) деятельности подраздела 1.1 формы ЕФС-1 и осуществлять ее передачу в СФР;
- контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
- обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
- готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
- составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
- организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
- осуществлять воинский учет.
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
- вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
- запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
- контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
- запрашивать у руководителей структурных подразделений компании помощь в выполнении должностных обязанностей;
- консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
- взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
- Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
- Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
- Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
- Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
- Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
- Разглашение персональных данных работников.
- Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
- на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
- на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
- на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.
