Документы при увольнении

Увольнение работника может произойти по разным причинам: по инициативе работника, работодателя или по соглашению сторон. Также основанием для увольнения может быть окончание срока действия трудового договора или обстоятельство, не зависящее от воли сторон. Основания для прекращения трудового договора и процедура увольнения работников описаны в главе 13 ТК РФ.

Состав внутренних кадровых документов компании напрямую зависит от причины увольнения.

При увольнении по собственному желанию или соглашению сторон список документов, которые требуется оформить, довольно короткий:
• заявление работника;
• приказ об увольнении;
• внесение записи в личную карточку;
• запись в трудовую или внесение записи в сведения о трудовой деятельности.

Если же увольнение происходит ввиду окончания срока действия договора или по инициативе работодателя, то заявление от работника оформлять не требуется. Перечень документов ограничен приказом об увольнении, оформлением личной карточки и внесением записи в трудовую книжку или в СТД-Р с указанием соответствующего пункта из ТК РФ.

Кроме типовых сценариев увольнения, потребность расторгнуть трудовой договор с сотрудником может возникнуть из-за сокращения штата. В таком случае потребуется соблюсти определенную процедуру, которая описана в законе, и оформить поэтапно следующие документы:
• приказ о сокращении штата или численности;
• уведомление работника о сокращении;
• предложение о наличии вакантных мест;
• уведомление в центр занятости и профсоюз о сокращении;
• приказ об увольнении;
• заполнение личной карточки;
• оформление записи в трудовую или внесение записи в сведения о трудовой деятельности.

Если пропустить хотя бы один документ или сделать ошибку, суд признает сокращение незаконным. Процедуру придется повторить.

Важно отметить, что кадровую документацию по уволенным сотрудникам необходимо хранить на предприятии до 75 лет (раздел II Приказа Росархива от 20.12.19 № 236).

Помимо внутренних документов, работодатель должен оформить и предоставить в последний день работы сотруднику полные расчет и комплект документов. Вручаемые работнику при увольнении документы подразделяются на обязательные (выдаются без заявления работника) и на выдаваемые по просьбе работника.

К обязательным документам относятся:
• трудовая книжка (если есть) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• справка о сумме заработка за два предыдущих календарных года по форме 182н;
• заверенные выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и раздела 3 РСВ;
• расчетный листок.

Другие документы нужно выдать, только если есть заявление работника. Например, по запросу надо выдать копию приказа об увольнении, справку 2-НДФЛ, справку для центра занятости.

Порядок выдачи обязательных документов следующий.

Трудовая книжка выдается работнику на руки в последний день работы, в том числе если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
При выдаче книжки попросите работника расписаться в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. С первого сентября 2021 года работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала по учету трудовых книжек. Однако не запрещено использовать типовую форму документа, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Если трудовая книжка на работника не ведется, вы обязаны предоставить ему сведения о трудовой деятельности за период работы на предприятии по форме СТД-Р. Заполните ее в соответствии с порядком, установленным в приложении № 3 к Приказу Минтруда РФ от 20.01.20 № 23н.

Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной ЭЦП. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на корпоративную электронную почту (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

При нарушении срока выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работник вправе обратиться в суд и потребовать компенсацию за то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия документа (ст. 234 ТК РФ, абз. 2 п. 62 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Справка о сумме заработка за два предыдущих года выдается одновременно с трудовой книжкой. В нижнем левом углу справки проставляют печать организации так, чтобы она не закрывала подпись (пп. 2, 7 порядка выдачи справки о заработной плате).
Справка должна иметь актуальную редакцию на момент выдачи. Обратите внимание, что в последней редакции от 20.02.2022 из бланка справки исключили подпись главбуха. Теперь документ подписывает только руководитель организации или ИП.

Если в день увольнения выдать справку работнику не удалось по причине его отсутствия, направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление направьте по адресу местожительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме.

Если справку не выдали по ошибке работодателя, нужно сделать это как можно быстрее по запросу работника. Крайний срок — три рабочих дня с того дня, когда работник подал заявление (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если работник не получит справку 182н и заболеет на новом месте работы, он недополучит пособие по нетрудоспособности. Без справки о выплатах за два последних года новый работодатель посчитает больничное пособие исходя из минимального размера оплаты труда. При обращении в суд вам придется компенсировать сумму недополученного пособия.

Заверенные выписки из форм отчетности выдайте в день расторжения трудового договора. При этом вручить нужно именно выписки, так как сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации.

Расчетный листок также потребуется выдать в последний рабочий день. Если отправляете расчетные листки электронной почтой, прикрепите уведомление для подтверждения факта отправки. Если выдаете листок на руки, то просите работника расписаться в журнале регистрации.

Другие справки выдайте в день увольнения, только если работник обратится к вам с соответствующим заявлением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Чаще всего работники обращаются за справками о доходах 2-НДФЛ и среднем заработке за последние три месяца для центра занятости. Также по заявлению работник может потребовать приказ об увольнении ему и другие заверенные копии документов (ч. 2, 4 ст. 84.1 ТК РФ).

В законодательстве, в том числе и в ТК РФ, нет каких-либо специальных норм, которые посвящены увольнению сотрудников пенсионного возраста. Процедура увольнения пенсионеров не имеет существенных отличий от увольнения по собственному желанию или соглашению сторон.

Работники пенсионного возраста вправе рассчитывать на получение всех необходимых выплат, которые полагаются при расторжении договоров с любыми другими сотрудниками.

Увольняющемуся пенсионеру в последний день работы выдаются такие документы, как:
• трудовая книжка;
• копия раздела 3 формы РСВ;
• выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
• справка по форме 182н о ЗП за текущий год и два предшествующих года;
• документы, запрошенные сотрудником (например, справка 2-НДФЛ).

Если в заявлении на увольнение сотрудник указал причину: «Выход на пенсию», то в трудовой книжке нужно прописать: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Такую же причину увольнения потребуется зафиксировать в форме СЗВ-ТД.

В день увольнения сотрудника происходит немало событий – передача дел, подписание обходного листа, получение расчета и справок. В это время легко потерять документы, оставить на столе в отделе кадров или у коллег. Чтобы перестраховаться и избежать судебных споров в будущем, логично составить акт приема-передачи документов от работодателя сотруднику.

Акт приема-передачи составьте в произвольной форме, перечислите в нем все передаваемые справки и копии приказов. В нижней части документа укажите, кто передал документы и дату передачи, а также, кто принял документы и когда.

С передающей стороны может выступать бухгалтер, представитель отдела кадров и любой другой сотрудник, выполняющий обязанности кадровика. В качестве принимающей стороны укажите Ф.И.О. уволенного сотрудника.
Один экземпляр акта передайте с комплектом документов бывшему работнику, второй приложите к его личному делу.

Чтобы не составлять акт приема-передачи, можно попросить сотрудника написать расписку в получении. Это необязательный документ, но он поможет избежать споров с сотрудником и избежать ответственности за несвоевременное предоставление документов. Расписку можно составить в произвольной форме на имя директора.

Попросите сотрудника указать в расписке свою должность, Ф.И.О, список документов и дату их получения. Приложите расписку к личному делу работника.

Обязательный комплект документов при увольнении нужно выдать работнику на руки в последний день работы. В случае если сотрудник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, направьте ему уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой.

Лучше направить такое уведомление не откладывая, в день расторжения трудового договора. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Если же работник согласится на отправку трудовой книжки по почте, то отправьте ее по адресу, указанному работником. Согласие работника должно быть письменным. Направьте трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Согласно статье 3 Закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 трудовые книжки не подлежат пересылке за границу.

Законом не регулируется факт передачи выписок из отчетов СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 3 раздела «Расчета по страховым взносам» сотруднику, если он отсутствует в день увольнения. Чтобы избежать вопросов, включите информацию об их получении в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой и отправьте заказным письмом. Так вы подтвердите факт использования всех доступных средств для исполнения обязанности по выдаче персонифицированных сведений.

Важно отметить, что недистанционным сотрудникам выдавать документы при увольнении можно только в бумажном виде, поскольку обмениваться электронными документам возможно лишь с дистанционными работниками (гл. 49.1 ТК РФ). В электронной виде можно выдать только сведения по форме СТД-Р, которая утверждена Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н.

При увольнении работника, с которым оформлен дистанционный трудовой договор, вы имеете право предоставить ему копии документов в электронной форме по его заявлению. Срок предоставления документов – три рабочих дня от дня подачи заявления. Документы нужно заверить ЭЦП предприятия (ч. 7, 9 ст. 312.3 ТК РФ).

Если увольняемому сотруднику не выдали обязательные документы или выдали их с опозданием, компанию могут привлечь к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Первое нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, на предпринимателей – от 1 до 5 тыс. рублей, на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. рублей.

При повторном аналогичном нарушении должностные лица и предприниматели, работающие без образования юридического лица, будут оштрафованы на сумму от 10  до 20 тыс. рублей, юридические лица – на сумму от 50 до 70 тыс. рублей.