Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

С помощью докладной записки руководство узнает о проступках работников, что позволяет принять необходимые меры воздействия. Из статьи вы узнаете, в каких случаях и как составляется докладная записка. Также вы сможете ознакомиться с образцом данного документа.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Когда оформляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей
Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Когда оформляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Докладную записку оформляют на сотрудников, которые ненадлежащим образом исполняют или вообще не исполняют свои должностные обязанности. Такие проступки могут стать основанием для привлечения нарушителей к дисциплинарной ответственности. Она может предусматривать замечание, выговор или даже увольнение — все зависит от тяжести нарушения. (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). К сотрудникам могут применяться и иные меры воздействия, но они должны быть определены федеральными законами или положениями о дисциплине.

В докладной записке фиксируют факт проступка. Пишут ее, как правило, на имя руководителя компании, начальника отдела кадров или подразделения, в котором работает нарушитель. Именно у них имеются полномочия на применение дисциплинарных мер. Докладная записка дает руководителю правовые основания для привлечения нарушителя к ответственности.

Оформляет докладную записку лицо, которое выявило дисциплинарный проступок. Это может быть непосредственный начальник нарушителя или другие работники. Составлять ее лучше при свидетелях, которые своими подписями подтвердят факт нарушения.

Но перед оформлением докладной записки убедитесь, что работник действительно нарушил трудовую дисциплину. То есть обязанности, которые он не исполнил или исполнил ненадлежащим образом, должны быть прописаны в ТК РФ, трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или ином внутреннем нормативном акте. Причем если речь идет о внутреннем документе, то сотрудник должен быть ознакомлен с ним под подпись. В противном случае доказать наличие проступка будет проблематично.

При составлении докладной записки учтите сроки привлечения к дисциплинарной ответственности. На это у работодателя есть 6 месяцев с момента совершения проступка. Если же он выявлен по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки, срок привлечения к ответственности увеличивается до двух лет. Но если на сотрудника заведено уголовное дело, из данного срока исключайте время производства по нему (ч. 4 ст. 193 ТК РФ).

При этом ключевым стал другой срок. Согласно подпункту «а» пункта 34 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2, а также ч. 3 ст. 193 ТК РФ, у работодателя есть месяц на привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности. Поэтому не затягивайте с оформлением докладной и других документов. Но в этот месяц не включайте период, пока сотрудник находился на больничном, в отпуске, а также время рассмотрения ситуации нарушителя профсоюзом (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).

Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Если нарушение выявлено руководителем, то перед составлением докладной записки можно запросить у нарушителя письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). В ином случае (например, проступок обнаружен коллегами) разумнее сразу приступать к написанию докладной, так как пояснение может запросить только руководитель.

На законодательном уровне не установлено, в какой форме работодатель обязан запрашивать объяснения. Поэтому можно запросить их устно. Но чтобы у вас были доказательства того, что вы исполнили требования ч. 1 ст. 193 ТК РФ, лучше передайте сотруднику письменное уведомление о даче пояснений.

В уведомлении укажите:

должность, фамилию, имя, отчество нарушителя трудовой дисциплины;
просьбу о предоставлении письменных объяснений по поводу совершения определенного проступка (изложите его суть);
к какому сроку и куда сотрудник должен подать объяснительную записку;
просьбу предоставить документы, подтверждающие наличие уважительных причин совершения дисциплинарного проступка.

Также в уведомлении можно предусмотреть подпись сотрудника, которая будет подтверждать факт получения документа. Если же нарушитель откажется принимать уведомление, зачитайте его вслух при двух свидетелях. Факт отказа в получении уведомления зафиксируйте в соответствующем акте.

На написание объяснительной записки у сотрудника есть два рабочих дня. Если указанный срок пройдет, а он ничего не предпримет, составьте акт отказа от дачи пояснений (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Далее можно приступать к написанию докладной записки. Она не только подтвердит факт ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей сотрудником, но и минимизирует риски споров с трудовой инспекцией или судом. На законодательном уровне форма докладной не установлена. Но чтобы у контролирующих структур не возникло вопросов, укажите в ней следующее:

должность, фамилию, имя, отчество руководителя, на которого подается докладная;
название документа «Докладная записка о совершении дисциплинарного проступка»;
дату ее составления и порядковый номер;
должность, фамилию, имя и отчество работника, который нарушил требования по выполнению своей работы;
место совершения проступка, а также дату и время его совершения;
в чем состояло нарушение, в неисполнении каких именно поручений замечен работник;
ссылку на документ, положение которого нарушено;
каковы последствия дисциплинарного проступка, что подтвердит его тяжесть;
предоставил ли нарушитель объяснительную записку;
рекомендации по привлечению работника к дисциплинарной ответственности;
копии документов, подтверждающих факт ненадлежащего исполнения производственных заданий (при наличии);
копии документов, подтверждающих наличие уважительных причин на совершение проступка (при наличии);
должность, фамилию, имя и отчество, а также подпись работника, который составляет докладную записку.

Если сотрудник дал письменные пояснения, приложите их к докладной. В случае отказа от дачи пояснений укажите данный факт в докладной и приложите к ней соответствующий акт. Отсутствие письменных объяснений не будет препятствием для привлечения нарушителя к дисциплинарной ответственности (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).

Правилами организации могу быть установлены требования по оформлению внутренней документации. Например, использование фирменного бланка или указание реквизитов. В этом случае при составлении докладной записки необходимо учитывать данные требования.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Генеральному директору

ООО «Стандарт»

Истомину Д.П.

Докладная записка

о совершении дисциплинарного проступка

18 марта 2025 г. № 1

Докладываю, что кассир Буртова И.Г. 10.03.2025 не сформировала приходный кассовый ордер на поступление наличных средств от ИП Клюшина С.В. на сумму 15 800 рублей. В результате приобретенный указанным ИП товар числится неоплаченным. Кроме того, по результатам инвентаризации, проведенной 13.03.2025, излишек в кассе на данную сумму не выявлен. В связи с чем может иметь место хищение денежных средств.

По указанному факту кассир Буртова И.Г. отказалась давать объяснения, о чем составлен акт от 18.03.2025 № 2.

Обязанность кассира Буртовой И.Г. по формированию приходных кассовых ордеров определена п. 3.5 должностной инструкции.

Учитывая изложенное, считаю необходимым провести в отношении Буртовой И.Г. служебную проверку и привлечь ее к дисциплинарной ответственности.

Приложение:

копия акта инвентаризации в кассе от 13.03.2025;
акт об отказе дать объяснение по факту невыполнения трудовых обязанностей от 18.03.2025 № 2.

Главный бухгалтер Сизая Ю.П.