Дистанционный работник. Выезд за границу

Дистанционный режим работы – это трудоустройство штатного сотрудника с условием выполнения работы в удаленном формате. К дистанционной относят работу, которую сотрудник выполняет с использованием телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета, и сетей связи общего пользования:

– вне места расположения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного подразделения компании, включая структурные подразделения в другой местности;

– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем компании.

На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства. Основанием для приема на работу удаленщика является трудовой договор.

По трудовому договору условие об удаленке может быть установлено:

– на постоянной основе. В этом случае предусматривается, что сотрудник всегда трудится вне офиса в течение всего срока действия трудового договора;

– временно. То есть договор предусматривает, что сотрудник временно работает непрерывно вне офиса, но такой период не может превышать 6 месяцев;

– для периодического выполнения работы, то сеть сотрудник чередует периоды работы вне офиса и в офисе;

– в качестве исключения на временной основе. Сотрудника временно переводят на работу вне офиса, пока не прекратят действовать обстоятельства, которые стали причиной такого перевода. Например, на время эпидемии.

Дистанционный работник при этом трудится вне офиса работодателя, как правило, по месту своего проживания. Регион проживания и, соответственно, место выполнения своей трудовой функции закон не ограничивает. Поэтому многие полагают, что имеют право осуществлять свою трудовую деятельность, проживая за границей.

Удаленный сотрудник может оказаться за рубежом в следующих случаях:

– решение о релокации сотрудник принял самостоятельно;

– выезд за границу состоялся по решению работодателя, однако представительства за рубежом у компании нет;

– работодатель организовал переезд сотрудника за рубеж в связи с тем, что у компании там есть офис.

Первый вариант переезда удаленщика – наиболее часто встречающийся. Как правило, сотрудник принимает решение о переезде самостоятельно, после того, как оформился на удаленку, и без предупреждения работодателя.

Удаленная работа по своей сути предполагает возможность работника самостоятельно определять местонахождение и место выполнения работы.

Вместе с тем, по мнению Роструда, трудовой договор о дистанционной работе должен содержать сведения о месте работы, в котором дистанционный работник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором (письмо Роструда от 07.10.2013 №  ПГ/8960-6-1).

Поэтому не всякий удаленщик самостоятельно и без согласования с работодателем вправе изменять место своего пребывания.

Например, трудовой договор с менеджером по продажам предусматривает необходимость личной организации встреч с клиентами на заранее оговоренной территории. Сменив место жительства, дистанционный сотрудник не сможет выполнить это условие. Или из-за разницы во времени сотрудник не может организовывать встречи с клиентами на собраниях или общение с ними по телефону.

Следовательно, в таком случае работодатель вправе требовать, чтобы работник исполнял свои трудовые обязанности в месте, указанном в трудовом договоре, расположенном на территории России.

При изменении удаленщиком заранее оговоренной местности трудовой договор с ним может быть прекращен.

Конечно, переезд не влечет прекращения трудового договора. Но если это приведет к невозможности исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях, то трудовой договор с дистанционным сотрудником, принятым на такую работу на постоянной основе, может быть расторгнут.

Во втором случае если работодатель сам предлагает сотруднику переехать в другую страну, то он должен оплатить ему и переезд, и пребывание за границей. Это могут быть расходы:

– на переезд сотрудника, членов его семьи и провоз имущества;

– обустройство на новом месте жительства.

Возможны и другие выплаты, если они упомянуты в ЛНА. Смена региона проживания также оформляется дополнительным соглашением, если первоначально в нем было указано место осуществления трудовой деятельности. Если такого условия в трудовом договоре не было, то допсоглашение можно не оформлять.

В случае если лицо уезжает, чтобы продолжить работу в филиале компании за рубежом, возможны следующие варианты оформления сотрудничества:

– в качестве командировки, если переезд временный. Приказ о командировке может быть издан без указания конкретной даты ее окончания, но тогда в нем нужно указать событие, которое послужит его завершением. В таком случае работодатель должен оплачивать проезд, проживание и суточные лица. Но расходы на проезд и проживание членов семьи сотрудника он будет нести самостоятельно;

– на постоянную работу в филиале или представительстве. В такой ситуации оформлять перевод рискованно, так как временный перевод ограничен сроками. Возможно, лучшее решение в этом случае – уволить сотрудника и принять его на работу по законам той страны, где находится филиал компании. Поскольку зарубежное подразделение компании функционирует по законам той страны, где оно расположено.

Переезд дистанционного сотрудника за границу влечет для работодателя риски. Например, это может привести:

– к потере полноценного контроля за режимом работы лица и качеством выполняемой работы;

– изменению порядка налогообложения выплат сотруднику, если он перестанет быть резидентом РФ. Дистанционный сотрудник утратит российское резидентство, если будет находиться в РФ меньше 183 дней в течение последних 12 месяцев, в том числе переходящего года. Поэтому работодателю нужно контролировать наступление этих обстоятельств и удерживать НДФЛ по ставке 30 процентов вместо 13.

Отметим, что, по мнению чиновников, закон напрямую не предусматривает право оформить трудовой договор об удаленной работе с гражданином РФ для осуществления трудовой деятельности за пределами страны.

Основные аргументы, которые приводят в Минтруде в пользу своей точки зрения:

– ТК не предусматривает возможности оформления трудового договора об удаленной работе с лицом, постоянно проживающим на территории другой страны;

– работодатель не сможет обеспечить безопасные условия труда лица за границей. Поэтому если он оформит такой трудовой договор, то нарушит требования ТК об охране труда.

В законе же формально нет штрафов за то, что удаленщик начал трудиться в другой стране. Конечно, ГИТ может настаивать на нарушении в этом случае общих правил, ответственность за которые предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае компании может грозить штраф от 30 до 50 тыс. рублей.

В качестве выхода из положения в федеральном органе труда и демографии вместо трудового договора рекомендуют заключить гражданско-правовой (письма Минтруда РФ от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848, от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811).

Однако если работодатель воспользуется советом чиновников и перейдет с трудового формата на гражданско-правовой, последствия могут быть серьезнее.

В этом случае могут возникнуть следующие риски:

– выводы о подмене трудовых отношений гражданско-правовыми;

– доначисления страховых взносов, пени и штрафы за их неуплату;

– штрафы за неправильное оформление трудовых отношений.

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, грозит штрафом компаниям от 50 до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Дистанционные работники – это штатные сотрудники компании. Поэтому на них в полной мере распространяются правила трудового законодательства и иных актов о труде.

В то же время есть и особенности, которые предусмотрены для организации трудовых отношений с удаленщиками.

В трудовом договоре с дистанционным  работником может предусматриваться дополнительное условие о праве лица с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать в работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, принадлежащие сотруднику или арендованные им.

Работодатель выплачивает сотруднику компенсацию за использование в работе таких средств, а также возмещает расходы, связанные с данным использованием. В связи с этим в трудовом договоре нужно урегулировать:

– размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование удаленщиками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;

– порядок возмещения иных, связанных с выполнением удаленной работы расходов.

Кроме того, договором с удаленщиком можно урегулировать следующие вопросы:

– порядок и сроки представления отчетов о выполненной работе;

– режим рабочего времени и отдыха дистанционного работника. Такой режим, если иное не предусмотрено трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, ЛНА, устанавливается лицом по своему усмотрению. Однако это не освобождает работодателя от обязанности вести учет рабочего времени такого работника. При этом время взаимодействия удаленщика с работодателем включается в рабочее время;

– условия и порядок вызова работодателем дистанционщика в офис для решения оперативных задач.

Основания для увольнения удаленщика аналогичны тем, которые предусмотрены для обычных офисных сотрудников. Но есть некоторые дополнительные основания, на которых трудовые отношения с удаленщиком могут быть прекращены. Например, трудовой договор может быть расторгнут в случае, если сотрудник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления от него соответствующего запроса.

Удаленщики – лица, заключившие трудовой договор или допсоглашение к нему о дистанционной работе. То есть в трудовом договоре или допсоглашении к нему данное условие о дистанционном формате должно быть прямо указано.

При этом если работник трудоустраивается на постоянную дистанционную работу, то трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок.

Но если лицо изначально не было принято на условиях удаленки, то перевод на дистанционную работу, в том числе для работы за границей, возможен на срок не более 6 месяцев.

Использовать комбинированный вариант, при котором лицо обязано периодически появляться в офисе, при переводе лица для работы за границей не получится. Для перевода на удаленку составляется и подписывается допсоглашение к трудовому договору. При этом можно оформить документы либо на бумаге, направив их по почте, либо с помощью КЭДО. В таком случае допсоглашение к трудовому договору в КЭДО подписывается усиленной КЭП работодателя.

Для обмена документами в электронном формате работодатель должен использовать УКЭП, а сотрудник – УКЭП или усиленную неквалифицированную ЭП.

УКЭП потребуется, чтобы заключить, изменить или расторгнуть:

– трудовой договор и допсоглашения к нему;

– договор о материальной ответственности;

– ученический договор.

В остальных случаях стороны вправе использовать любые электронные подписи или взаимодействовать другим способом, который сможет подтвердить, что каждая сторона получила документ.

Для обмена документами можно использовать госуслуги, если у компании и сотрудника есть там подтвержденные учетные записи. Работодатель не позднее трех календарных дней со дня оформления трудовых отношений обязан прислать удаленщику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

При оформлении трудовых отношений с удаленщиком путем обмена электронными документами все справки, предъявляемые при поступлении на работу, могут быть в форме электронных документов. Исключение – трудовая книжка, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, СНИЛС, документы воинского учета, документ об образовании или о квалификации, справка о наличии (отсутствии, прекращении) судимости.

По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Работодатель может знакомить удаленщика с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА, коллективным договором, прочими приказами, распоряжениями, уведомлениями, требованиями и иными документами путем обмена электронными документами.

При этом приказ о прекращении трудового договора о дистанционной работе работодатель обязан направить удаленщику в течение трех рабочих дней со дня его издания по почте заказным письмом с уведомлением.