Дистанционные общие собрания в ООО

Несколько лет назад у компаний появилась возможность проводить общие собрания своих участников в дистанционном формате. Теперь же на законодательном уровне закрепили новые правила, которые нужно учитывать при подготовке и проведении таких заседаний. В нашем материале представлен обзор нового порядка, который с весны 2025 года будет действовать при проведении общих собраний участников ООО в режиме онлайн.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Дистанционное собрание участников ООО
Проведение общего собрания дистанционно
Протокол дистанционного собрания

Дистанционное собрание участников ООО

Законодатели несколько лет назад усовершенствовали общие нормы проведения собраний, разрешив проводить заседания дистанционно. Такие правила начали действовать еще с июля 2021 года. Произошло это благодаря тому, что приняли и ввели в действие закон о поправках в 1-ю часть ГК РФ. Законом от 28.06.2021 № 225-ФЗ понятие «очное голосование» было заменено на термин «заседание». Участие в онлайн-заседаниях стали осуществлять с помощью цифровых и других технических средств, которые позволяют достоверно установить субъекта, присоединившегося к мероприятию, а также дают возможность совещаться по аспектам, предусмотренным повесткой дня и голосовать.

Вдобавок закон, единогласное решение, принятое участниками конкретного гражданско-правового сообщества, или устав компании могут зафиксировать следующие возможности:

проводить заседания вместе с голосованием в заочном режиме;
участвовать в заседании определенным способом;
подтверждать проведение заседания, а также итоги голосования особым способом, помимо бумажного и электронного протокола. Таким способом может быть видеозапись заседания.

Допускается принятие решения участниками общества и без проведения заседания — при помощи голосования в заочном формате. Осуществляется оно путем отправки бумаг, содержащих информацию о голосовании, в том числе при помощи цифровых или других технических средств. Такие документы должны быть отправлены не меньше 50 процентов от общей численности участников конкретного гражданско-правового сообщества. При этом решение признается принятым, если за него отданы голоса большинства участников, отправивших указанные бумаги.

Проведение заседания участников гражданско-правового сообщества и итоги голосования, а также результаты заочного голосования подтверждаются протоколом. Его оформляют в письменном виде, в том числе с помощью цифровых или других технических средств. В случае принятия решения по итогам заочного голосования в протоколе подписи ставят лица, которые подсчитывали голоса или фиксировали результат такого подсчета. Если же законом, единогласным решением, принятым участниками гражданско-правового сообщества, или уставом компании определен особый способ подтверждения результатов голосования, потребуется обеспечить хранение и воспроизведение в неизменном виде информации, которая должна быть указана в протоколе.

Если заседание проводится в дистанционном формате, в протоколе можно не прописывать место его проведения, достаточно лишь указать способ дистанционного участия.

Следовательно, при соблюдении ряда условий дистанционный формат заседания допускается в нашей стране уже на протяжении нескольких лет, начиная с июля 2021 года. При этом правила ГК РФ о принятии решений собраниями применяют, если других положений не предусматривает специальный закон. Одним из таких специальных документов и является Закон об ООО от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Несмотря на то что возможность проведения общих собраний онлайн давно закреплена в общей норме ГК РФ о порядке принятия решений общими собраниями, в законодательстве оставался неурегулированным целый ряд важнейших вопросов, направленных на соблюдение прав участников хозяйственных обществ при проведении общих собраний.

Так, предоставление в ГК РФ возможности проводить общее собрание в онлайн-режиме не могло обеспечить в полной мере правовую базу для их проведения в компаниях. Специальные законы не допускали возможности проведения общего собрания в дистанционном режиме путем одновременного присутствия участников. В нормы специальных законов о подготовке и проведении общих собраний, порядке принятия решений общим собранием, о составлении и хранении протоколов также не были внесены корректировки, связанные с порядком проведения онлайн-собраний. Это делало нереальным проведение дистанционного заседания в полном соответствии с процедурными требованиями специальных законов. Также необходимо было изменить терминологию, связанную с введением понятия «заседание» применительно к формам проведения общих собраний. Возникшая правовая неопределенность препятствовала эффективному применению правовых норм дистанционных собраний обществами на практике.

Однако многие из этих вопросов будут урегулированы с 1 марта 2025 года, когда вступят в силу дополнительные требования. Такие изменения намечены Законом от 08.08.2024 № 287-ФЗ, который внесет корректировки в различные законодательные акты, в том числе в Закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Так, с начала весны 2025 года при подготовке онлайн-заседания участников общества потребуется предусмотреть возможность для субъектов присутствовать в месте проведения. Однако в уставе ООО можно закрепить другие положения.

В уведомлении о проведении заседания, помимо прочей информации, должны быть отражены данные о порядке доступа к участию в заседании в онлайн-формате, в том числе способы идентификации субъектов.

Компания должна будет транслировать заседание, а также хранить ее запись. Голосование признают несостоявшимся, если из-за технических сбоев не удалось провести заседание.

С начала осени 2027 года начнут идентифицировать участников при помощи квалифицированной электронной подписи (КЭП). В уставе или другом внутреннем документе компании допустимо будет оговорить инструменты элементарнее, к примеру, неквалифицированную электронную подпись или авторизацию через портал госуслуг.

Таким образом, отечественное гражданское законодательство еще в 2021 году сделало шаг навстречу новым цифровым технологиям при проведении общих собраний в обществах. Это обеспечило участников компаний возможностью выбора удобного и приемлемого для них способа проведения общего собрания и голосования. В следующем году будет сделан очередной шаг в этом направлении. Предполагается, что он сможет повысить эффективность корпоративного управления отечественных обществ, обеспечит участникам реализацию принадлежащих им корпоративных прав.

Проведение общего собрания дистанционно

Рассмотрим, как с учетом новых правил должны будут проводиться общие онлайн-собрания в обществах начиная с весны 2025 года. Чтобы провести заседание участников ООО в дистанционном режиме с помощью цифровых или других технических средств, обществу придется (п. 1 ч. 37.1 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):

иметь возможность для того, чтобы удостоверить субъекта, присоединившегося к онлайн-заседанию;
обеспечить участников возможностью участвовать в обсуждении актуальных тем повестки дня, а также голосовать по ним.

Совет директоров, наблюдательный совет общества или другой компетентный орган ООО вправе принять решение о проведении заседания общего собрания участников общества в дистанционном режиме (пп. 10 п. 2.1 ст. 32 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Для подготовки к онлайн -заседанию необходимо будет совершить ряд действий.

Во-первых, нужно уведомить всех участников о проведении заседания в онлайн-формате. При этом потребуется соблюсти порядок и сроки, установленные для уведомления о проведении заседания или заочного голосования. В уведомлении наряду с другой информацией нужно будет прописать (пп. 5 п. 2 ст. 36, пп. 4, 5 ст. 37.1 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):

адрес сайта, где находятся сведения и материалы, необходимые для подготовки к заседанию;
порядок, в котором можно получить доступ к онлайн-заседанию, включая способы достоверного установления дистанционных субъектов.

Участникам должны обеспечить возможность лично присутствовать в месте, где будет проводиться заседание в онлайн-режиме. Вместе с тем уставом ООО может быть зафиксировано право проводить такие заседания без определения места и без возможности присутствия на нем (п. 2 ст. 37.1 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Во-вторых, потребуется предоставить участникам доступ к сведениям и материалам, которые нужны, чтобы подготовиться к проведению заседания с онлайн-участием. Информацию и документы нужно будет разместить на сайте, адрес которого прописан в уведомлении (п. 4 ст. 37.1 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

В уставе можно будет предусмотреть положения о порядке подготовки к заседанию, отличные от установленных законодателем. Важно учесть, что эти положения не должны лишать субъектов, имеющих право голоса при принятии решений общим собранием, возможности участвовать в их принятии и получать информацию о проведении заседания (п. 1 ст. 32 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Проводя онлайн-заседания общего собрания участников ООО, также нужно будет придерживаться предусмотренного порядка действий:

1. Следует идентифицировать субъекта, принимающего в заседании дистанционное участие. Для этого можно применять любые способы, зафиксированные законом, единогласным решением всех участников ООО или уставом общества (п. 1 ст. 181.2 ГК РФ).

В случае присутствия нотариуса на заседании общего собрания участников ООО он устанавливает:

личность участника, проверяя его усиленную квалифицированную электронную подпись (с меткой доверенного времени);
полномочия представителя и его право участвовать в заседании, проверяя документы в цифровой форме, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. Они представляются нотариусу через единую информационную систему нотариата (ч. 5 ст. 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Верифицировать лицо, дистанционно участвующее в заседании, нужно будет с 01.09.2027 в особом порядке.

2. Нужно обеспечить трансляцию изображения и звука заседания в режиме реального времени. Доступ к ней потребуется предоставить всем участникам общества, у которых есть право голоса при принятии решений общим собранием участников ООО, которые зарегистрировались для участия в нем или их представителям. Хранить запись трансляции заседания надо вместе с протоколом общего собрания участников ООО, обеспечивая доступ к ней по требованию участника (п. 3 ст. 37.1, пп. 12.1-1 п. 2 ст. 50 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

3. Потребуется предоставить участникам возможность заполнить и направить в цифровой форме бюллетени для дистанционного голосования с использованием цифровых или других технических средств (п. 6 ст. 37.1 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

4. Нужно составить протокол общего собрания по установленным правилам. Если заседание с дистанционным участием проводилось без определения места, потребуется отразить сведения об этом в протоколе (пп. 1 п. 2 ст. 38.2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Заседание с дистанционным участием будет признано несостоявшимся, если его невозможно провести из-за существенных технических проблем, которые появились при использовании электронных или других технических средств. Это нужно отразить в протоколе общего собрания, прописав сведения о данных технических проблемах как основание, на котором заседание не состоялось (п. 10 ст. 37.1, п. 4 ст. 38.2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

В уставе можно предусмотреть положения о порядке проведения заседания, отличные от установленных. Главное, чтобы эти положения не лишали субъектов, имеющих право голоса при принятии решений общим собранием, возможности участвовать в их принятии и получать информацию о проведении заседания (п. 1 ст. 32 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Изменятся с 01.09.2027 правила о том, как достоверно установить субъекта, принимающего онлайн-участие в заседании общего собрания участников ООО. Сделать это можно будет при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи (п. 7 ст. 37.1 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):

физлица — если есть действующий квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи;
юрлица — если субъект действует от его имени без доверенности.

В уставе ООО или его внутреннем документе можно предусмотреть, что субъекта, дистанционно участвующего в заседании общего собрания, достоверно устанавливают с использованием (п. 7 ст. 37.1 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):

одного из видов усиленной неквалифицированной электронной подписи. При этом нужно учитывать установленное пп. 1 п. 12 ст. 37 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ограничение для физлица, действующего от имени юрлица без доверенности;
данных о физлице, полученных из ЕСИА путем идентификации или аутентификации, а также информации из единой биометрической системы.

Описанный порядок не нужно применять при подготовке и проведении заседания, решение о проведении которого оформлено до 1 сентября 2027 года (п. 5 ст. 8 Закона от 08.08.2024 № 287-ФЗ).

В уставе ООО можно предусмотреть другие положения (п. 1 ст. 32 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):

о способах, которые позволяют достоверно установить лиц, дистанционно участвующих в заседании;
способах, которыми можно подписывать бюллетени для голосования в электронной форме.

Главное, чтобы эти положения не лишили субъектов, имеющих право голоса при принятии решений общим собранием, возможности участвовать в их принятии и получать информацию о проведении заседания. Закрепить эти положения можно в уставе при учреждении ООО либо внести их в устав, изменить либо исключить из него по единогласному решению всех участников общества (п. 1 ст. 32 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Отметим, что описанный порядок подготовки и проведения общего собрания ООО в режиме онлайн в настоящее время не применяется. Он заработает лишь с 1 марта 2025 года. А отдельные правила начнут действовать лишь с 1 сентября 2027 года.

Протокол дистанционного собрания

Законом от 08.08.2024 № 287-ФЗ в Закон об ООО от 08.02.1998 № 14-ФЗ введена новая статья 38.2. Она целиком посвящена протоколу общего собрания участников общества. Эта норма начнет применяться с марта 2025 года. В указанной статье говорится, что протоколом общего собрания участников общества подтверждается проведение заседания общего собрания участников ООО, а также итоги голосования на заседании или результаты заочного голосования.

Организовать составление такого протокола должен председатель совета директоров или наблюдательного совета ООО, если уставом компании предусмотрено создание такого органа, либо исполнительный орган общества. Составляется протокол в течение трех рабочих дней с момента проведения заседания общего собрания участников ООО или с момента завершения приема бюллетеней для заочного голосования.

При ведении заседания протокол общего собрания подписывает председательствующий на нем. Другой порядок подписания протокола общего собрания участников ООО предусмотрен, если решения приняты заочным голосованием. В данном случае протокол общего собрания подписывает лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества. Однако допускается предусмотреть другой порядок в уставе компании. Положение о нем может быть закреплено при учреждении ООО или внесено в устав, изменено либо исключено из него по решению, принятому единогласно всеми участниками общего собрания (п. 1 ст. 38.2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Пункт 2 статьи 38.2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ определяет информацию, которую в обязательном порядке нужно прописать в протоколе:

дату, а также время проведения заседания общего собрания участников ООО. Если же голосование на заседании будет совмещено с заочным голосованием, то потребуется отразить также дату завершения приема бюллетеней для голосования. Кроме того, закон обязывает фиксировать место проведения заседания. Однако в случае дистанционного формата его проведения нужно указать, что оно проводилось без определения такого места;
общее число голосов, которое было у участников ООО;
число голосов, которое было у участников общества, принимавших участие в заседании или заочном голосовании, а также число голосов, которое было у участников ООО по каждому из вопросов повестки дня;
все аспекты повестки дня;
при проведении заседания — основные тезисы выступлений по вопросам повестки дня;
итоги голосования по каждому из вопросов повестки дня, поставленному на голосование. Также фиксируют принятые решения по каждому из таких аспектов, и те вопросы повестки дня, по которым голосование не было проведено;
информацию о субъектах, проводивших подсчет голосов;
данные о субъекте, подписавшем протокол общего собрания участников ООО.

Согласно пункту 3 статьи 181.2 ГК РФ протокол собрания участников ООО составляется в письменной форме, в том числе с помощью электронных и других технических средств. В пункте 3 статьи 38.2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ также прописано, что рассматриваемый документ может быть составлен с помощью применения электронных или других технических средств. Такой протокол подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Однако нужно учитывать, что в действующей до 01.03.2025 редакции закона нет упоминания о возможности оформления электронного протокола. Этот документ по действующим правилам нужно подшить в книгу протоколов, чтобы любой из участников мог ознакомиться с результатами голосования и получить удостоверенную выписку.

Копию протокола общего собрания участников ООО нужно направить всем участникам общества. Это должно быть реализовано исполнительным органом общества не позже 10 дней с момента изготовления протокола общего собрания. При этом нужно руководствоваться порядком, разработанным для уведомления о проведении заседания общего собрания ООО.

Если же заседание общего собрания ООО, включая проводимые в дистанционном формате и с применением заочного голосования, не состоялось или признано несостоявшимся, в протоколе следует сделать особые отметки. Так, потребуется прописать основание, на котором сорвалось данное заседание или заочное голосование. Если же таким основанием стали технические сбои, которые появились при использовании цифровых или других технических средств, в протоколе фиксируют информацию об этих проблемах.