Депонирование зарплаты

Компании, выдающие заработную плату наличными, могут столкнуться с ситуацией, когда сотрудники не получили деньги вовремя. Такую зарплату необходимо депонировать. Как это сделать правильно, изложено в статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Что такое депонирование зарплаты
2. Как пошагово оформить депонирование зарплаты
3. Проводки по депонированию зарплаты
4. Срок депонирования зарплаты
5. Депонирование зарплаты умершего сотрудника
6. Как удержать НДФЛ
7. Как перечислить страховые взносы
8. Налоговый учет депонированной зарплаты
9. Как оформить списание задолженности по депонированной зарплате

Что такое депонирование зарплаты

Депонированная заработная плата – это зарплата, которую работники своевременно не получили в кассе компании.

Продолжительность срока выдачи наличных денег определяет руководитель организации с учетом даты выплаты зарплаты, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Он должен быть указан в расчетно-платежной или платежной ведомости.

Максимальный срок выплаты зарплаты из кассы по таким ведомостям – пять рабочих дней, считая со дня получения денег в банке (пп. 6.5 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если работник не получил зарплату в течение установленного срока, невыплаченную сумму депонируют. Сделать это нужно в последний день выдачи зарплаты.

Как пошагово оформить депонирование зарплаты

Депонирование зарплаты производится следующим образом:

1. По истечении установленного срока выдачи кассир в расчетно-платежной (или платежной) ведомости против фамилии лиц, не получивших зарплату, делает отметку или проставляет штамп «Депонировано».

2. В конце ведомости он делает надпись о фактически выплаченных по ведомости и подлежащих депонированию суммах.

3. Составляется реестр депонированных сумм. Унифицированной формы реестра нет. Его составляют в свободной форме. В документ включают:

• название организации или Ф.И.О. ИП;
• дату составления реестра;
• период возникновения депонированных средств;
• номер платежной ведомости;
• Ф.И.О. и табельный номер (если есть) сотрудников, не получивших зарплату;
• размер невыплаченной заработной платы;
• итоговую сумму невыплаченной зарплаты;
• подпись кассира с расшифровкой.

4. Данные из реестра переносятся в книгу учета депонированных сумм. Форма книги не утверждена, ее нужно разработать самостоятельно.

5. На сумму неполученной зарплаты оформляют расходный кассовый ордер, денежные средства сдают в банк.

Проводки по депонированию зарплаты

При депонировании начисленной, но не выплаченной в срок заработной платы задолженность перед работником нужно перенести со счета 70 в кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» (инструкция по применению плана счетов).

Депонирование заработной платы и ее выплату сотруднику отражают бухгалтерскими записями.

Срок депонирования зарплаты

Работник может обратиться за выплатой причитающейся ему зарплаты в течение трех лет с момента ее депонирования (ст. 196 ГК РФ, письма Роструда от 09.12.2009 № 6646-Т3, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109).

Депонирование зарплаты умершего сотрудника

Депонирование невыданных сумм умершему сотруднику оформляется по общим правилам. Депонированная заработная плата выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ). К членам семьи относятся супруги, родители, дети (ст. 2 СК РФ). В некоторых случаях ими в судебном порядке могут быть признаны братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица, отчим и мачеха (гл. 15 СК РФ).

Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов:

• свидетельства о смерти работника;
• заявления о выплате невыплаченной умершему работнику суммы заработной платы;
• документа, удостоверяющего личность заявителя;
• документа, подтверждающего факт родства с умершим работником.

Обратиться за выплатой члены семьи умершего работника (лицо, находившееся на его иждивении) должны в течение четырех месяцев со дня открытия наследства (ст. 1183 ГК РФ). Если они не обратятся в установленный срок, неполученная заработная плата включается в состав наследства и наследуется на общих основаниях, установленных ГК РФ.

Работодателю не нужно удерживать НДФЛ с зарплаты умершего работника, выплачиваемой его родственникам. Обязанность налогового агента в такой ситуации не возникает (пп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217, п. 4 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина РФ от 06.09.2022 № 03-04-05/86450).

Необходимость платить страховые взносы зависит от того, когда начислена зарплата, выплачиваемая родственникам, — до или после смерти сотрудника.

Если зарплата начислена после даты кончины сотрудника и выплачена родственникам умершего, эти выплаты не облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, так как отсутствует застрахованное лицо по обязательному социальному страхованию (письма Минфина РФ от 05.07.2023 № 03-15-05/62648, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374).

Если зарплата начислена до даты смерти сотрудника и получена родственниками умершего, эти выплаты облагаются страховыми взносами, поскольку они начислены в рамках трудовых отношений в период, когда сотрудник был застрахованным лицом (ст. 141 ТК РФ, письма Минфина РФ от 05.07.2023 № 03-15-05/62648, от 22.08.2017 № 03-15-07/53912 (направлено письмом ФНС РФ от 01.09.2017 № БС-4-11/17463)).

Как удержать НДФЛ

До фактической выплаты работнику депонированных сумм зарплаты НДФЛ не удерживается.

При последующей выплате этих сумм налог:

• удерживается из перечисляемых доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ);
• уплачивается в общеустановленный срок, определяемый по правилам п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ.

Как перечислить страховые взносы

Страховые взносы с заработной платы, включая депонированную, платят в установленный срок – не позднее 28-го числа следующего месяца (ст. 431 НК РФ).

Налоговый учет депонированной зарплаты

В налоговом учете сумму задолженности по депонированной заработной плате включают во внереализационные доходы в последний день того отчетного (налогового) периода, в котором истек срок исковой давности (п. 18 ст. 250, пп. 5 п. 4 ст. 271 НК РФ, письма Минфина РФ от 21.10.2019 № 03-03-06/1/80551, от 12.09.2014 № 03-03-РЗ/45767, ФНС РФ от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).

Как оформить списание задолженности по депонированной зарплате

Сумму депонированной заработной платы, не выплаченную из кассы в установленный срок из-за неявки получателя, нужно списать по истечении срока исковой давности, если она так и не будет востребована работником.

Срок исковой давности составляет три года. Исчисляют его начиная со дня, следующего за днем депонирования (ст. 196, п. 2 ст. 200 ГК РФ, письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, от 22.12.2009 № 03-03-05/244, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109).

Для списания депонированной заработной платы нужно оформить (п. 78 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• документы, содержащие результаты инвентаризации депонентской задолженности, например, акт по форме № ИНВ-17 и справку к нему;
• документ с письменным обоснованием списания депонентской задолженности, например, протокол заседания инвентаризационной комиссии;
• приказ (распоряжение) руководителя о списании задолженности.

В бухгалтерском учете каждую сумму задолженности по депонированной заработной плате признают прочим доходом в том отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности. Доход признают в сумме, в которой данная задолженность была отражена в бухгалтерском учете (пп. 7, 10.4, 16 ПБУ 9/99 «Доходы организации», п. 78 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Для списания задолженности по депонированной зарплате делают проводку.