Дебиторская и кредиторская задолженность

В статье рассмотрены основные моменты, касающиеся порядка учета дебиторской и кредиторской задолженности, основания для их списания, а также каким образом в компаниях следует вести работу с данными видами задолженности.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Дегтяренко Анастасия

Содержание

1. Учет дебиторской и кредиторской задолженности
2. Дебиторка и кредиторка в балансе
3. Инвентаризация требований и обязательств
4. Списание дебиторской и кредиторской задолженности
5. Соотношение требований и обязательств
6. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности
7. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

Учет дебиторской и кредиторской задолженности

Понятие «дебиторская задолженность», как и «кредиторская задолженность» находятся на стыке гражданского права и бухгалтерского законодательства. Проще говоря, дебиторская задолженность – это долг перед вами, то есть ваше право требования, а кредиторская – наоборот, является вашим обязательством. Причем речь идет необязательно о договорах займа.

Не всегда сделка исполняется в момент ее совершения. Напротив, чаще всего бывает, что товары поставляют после полной или частичной оплаты, либо стороны договариваются об оплате работ спустя некоторое время после их выполнения. В результате таких договоренностей образуется дебиторская или кредиторская задолженность. Причем для одной из сторон задолженность будет дебиторской, а для другой – кредиторской.

Единый нормативный акт, который регулировал бы бухгалтерский учета дебиторки и кредиторки, отсутствует. Для учета задолженностей применяются общие положения таких НПА, как положение по ведению бухучета, и ряд ПБУ, например, 4/99, ПБУ 9/99, ПБУ 10/99, ПБУ 15/2008.

Для целей бухгалтерского учета дебиторскую задолженность делят:

— на долгосрочную и краткосрочную;
— просроченную, срок погашения которой еще не наступил;
— по видам дебиторов: задолженность покупателей и заказчиков (сч. 62), поставщиков и подрядчиков (сч. 60), бюджета и фондов (сч. 68 и 69), работников (сч. 70, 73), подотчетных лиц (сч. 71), учредителей по вкладам в уставной капитал (сч. 75), прочих дебиторов (сч. 76).

Кредиторскую задолженность делят:

— на долгосрочную и краткосрочную;

— по видам кредиторов: задолженность перед поставщиками и подрядчиками (сч. 60), покупателями и заказчиками (сч. 62), по полученным займам и кредитам (сч. 66 и 67), перед налоговой и фондами (сч. 68 и 69), перед работниками (сч. 70), перед прочими кредиторами (сч. 75, 76, 86 и другие).

Дебиторка и кредиторка в балансе

Дебиторская задолженность – это актив, который может быть как краткосрочным, так и долгосрочным. Однако в разделе I баланса по стандартной форме из Приказа Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н в составе внеоборотных активов не предусмотрена статья под долгосрочную дебиторку. Поэтому до перехода на ФСБУ 4/2023 не будет нарушением отражать ее всю, вне зависимости от того, является ли она долгосрочной или краткосрочной, по строке 1230 баланса в разделе II «Оборотные активы».

Но чтобы выполнить требование ПБУ 4/99, нужно выделить в этой статье дополнительные строки, на которых будет указана расшифровка срока погашения дебиторской задолженности. Необходимо добавить строки и в актив баланса для расшифровки существенной дебиторской задолженности (п. 19 ПБУ 4/99).

Исключение из указанного правила — авансы, уплаченные за приобретение (строительство) внеоборотных активов, например, основных средств или нематериальных активов. Они отражаются в составе внеоборотных активов в разделе I баланса независимо от периода исполнения контрагентами своих обязательств в счет авансов (письмо Минфина РФ от 24.01.2011 № 07-02-18/01).

Кроме того, в строке 1230 баланса отдельно приводят показатели:

— начисленной и не предъявленной к оплате выручки по дебету счета 46, признанной по ПБУ 2/2008 (приложение к письму Минфина РФ от 29.01.2014 № 07-04-18/01);
— существенной дебиторки в части госпомощи на счете 86, признанной по ПБУ 13/2000.

Чтобы определить размер дебиторской задолженности, подлежащий отражению в строке 1230 баланса, нужно сложить дебетовые остатки по счетам учета расчетов с дебиторами (сч. 46, 60 и 76 (кроме выданных авансов под внеоборотные активы), сч. 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75) и уменьшить данное значение на величину резерва по сомнительным долгам (п. 35 ПБУ 4/99). Она отражается по кредиту счета 63.

При подсчете дебетовых остатков обратите внимание на то, что они не уменьшаются на кредитовые остатки по этими же счетам, поскольку зачет между статьями активов и пассивов запрещен (п. 34 ПБУ 4/99, п.73 положения по ведению бухучета).

Сумма перечисленных компанией авансов отражается в балансе за минусом подлежащего вычету НДС. Такие разъяснения Минфин дал еще в 2013 году, но они до сих пор сохраняют свою актуальность (письма от 09.01.2013 № 07-02-18/01, от 12.04.2013 № 07-01-06/12203). Причем вычитать НДС из суммы выданных авансов нужно независимо от того, принят НДС к вычету или еще нет.

Информация о кредиторской задолженности отражается в пассиве баланса и вносится на основании счетов учета расчетов с кредиторами (кредитовые обороты по сч. 60, 62, 66 и другим), а также сч. 86 «Целевое финансирование», если у организации имеется задолженность перед бюджетом или жертвователем за предоставление целевых средств.

Кредиторка – это обязательство, которое может краткосрочным и долгосрочным. Краткосрочную кредиторскую задолженность отражают по строке 1520 из раздела V баланса. А для долгосрочной кредиторки отдельная статья не предусмотрена в разделе IV стандартной формы баланса. Поэтому при применении ПБУ 4/99 ее показывают в случае существенности – отдельной дополнительной строкой в разделе IV. А несущественную отражают по строке 1540 в том же разделе IV.

Полученные компанией авансы отражаются в кредиторской задолженности в балансе за минусом НДС, подлежащего уплате (уплаченного) в бюджет (приложение к письму Минфина РФ от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Если в компании есть обособленные подразделения, выведенные на отдельный баланс, то сформированную на их балансе дебиторскую и кредиторскую задолженность тоже нужно учесть в балансе (ч. 6 ст. 13 закона о бухучете). А вот внутрихозяйственные расчеты, отраженные на сч. 79, в балансе не учитывают.

Инвентаризация требований и обязательств

Порядок проведения инвентаризации регулируется федеральным законом о бухучете, положением по ведению бухучета, методическими указаниями по инвентаризации. С первого апреля 2025 года заработает ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Допускается досрочный переход на применение указанного ФСБУ.

Инвентаризацию дебиторки и кредиторки  необходимо проводить в конце года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация должна проводиться и в течение года в случаях, перечисленных в п. 27 положения по ведению бухучета, п. 1.5 методических указаний по инвентаризации или в иных случаях по необходимости. В названных выше пунктах ПБУ и методических указаний перечислены случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. К примеру, смена материально-ответственного лица, ликвидации или реорганизации компании, стихийные бедствия, выявление фактов хищения.

Кроме обязательных случаев, компания может в любое время провести инвентаризацию расчетов со всеми или с отдельными дебиторами или кредиторами. В частности, инвентаризация может помочь определиться с величиной резерва по сомнительным долгам.

Точные сроки инвентаризации устанавливает руководитель организации с учетом требований законодательства о датах обязательных инвентаризаций.
При проведении инвентаризации задолженностей:

• Проверяют правильность и обоснованность отражения сумм на бухгалтерских счетах учета расчетов.

Для проверки правильности сумм желательно провести сверку расчетов с контрагентами, запросить справки в налоговой и СФР (справку о состоянии расчетов по страховым взносам, о наличии положительного (отрицательного, нулевого сальдо на ЕНС, об исполнении обязанности по уплате налогов и другие). Можно также провести сверку расчетов с бюджетом.

При наличии расхождений в сведениях нужно выяснить их причину и устранить разногласия. Если провести сверку с контрагентом не удалось, проверка правильности учета сумм на бухгалтерских счетах производится на основании данных компании.

Не забываем проверить правильность всех расчетов с сотрудниками.

• Выявляют сомнительную дебиторскую задолженность и создают под нее резерв;

Сомнительной называют задолженность, которая ничем не обеспечена и не погашена в срок или в отношении которой существует высокий риск того, что она не будет погашена вовремя (п. 70 положения по ведению бухучета). Если дебитор не исполнит свои обязанности и задолженность будет невозможно взыскать, ее надо списать за счет сумм резерва по сомнительным долгам.

Суждение о вероятности погашения задолженности может формироваться на основании данных проверки контрагента (бухгалтерской отчетности, сведений, размещенных на официальных сайтах службы судебных приставов, федресурса, картотеки судебных дел и других источников).

Создание в бухгалтерском учете резерва по сомнительным долгам обязательно для всех компаний, даже для малых предприятий, которым разрешается вести бухучет в упрощенном порядке. При проведении инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами проверяют также размер резерва по сомнительным долгам и обоснованность его создания.

• Выявляют задолженность, нереальную ко взысканию. Задолженность, которую невозможно взыскать, списывают;

• Проверяют списанную дебиторскую задолженность, учтенную на счете 007.

При проведении инвентаризации нужно проверить, есть ли основания для списания данной задолженность со счета 007 (погашение долга, истечение 5-летнего срока, ликвидация должника).

Списание дебиторской и кредиторской задолженности

Дебиторская задолженность списывается с баланса, если нет возможность взыскать ее с должника. Такую задолженность называют нереальной ко взысканию.

Задолженность признается нереальной ко взысканию:

• если истек срок исковой давности по требованию о ее погашении;
• должник ликвидирован или исключен из ЕГРЮЛ;
• пристав-исполнитель закончил исполнительное производство и известил о невозможности произвести взыскание долга;
• в иных случаях, когда документами подтверждено, что истребовать долг нереально.

Истечение лишь строка возврата долга не делает задолженность нереальной ко взысканию и не является основанием для ее списания.
Для списания долга контрагента потребуются документы о проведенной инвентаризации дебиторской задолженности, письменное обоснование нереальности взыскания долга и приказ руководителя. Образец любого документа можно найти в справочной правовой системе.

Нельзя списать всю дебиторскую задолженность одним махом: ее нужно списывать отдельно по каждому обязательству.

Дебиторскую задолженность списывают за счет сумм ранее созданного резерва по сомнительным долгам проводкой Д 63 К 62 (60, 76 и другие). Если оказалось, что размер резерва не покрывает списываемый долг, величину превышения списывают в прочие расходы (на дебет счета 91-2). Аналогичным образом списываются и нереальные ко взысканию долги, если по каким-то причинам резерв под них не создавался.

Списывать нереальные для взыскания долги сразу за счет чистой прибыли, минуя прочие расходы, нельзя, поскольку в этом случае списанный долг не будет учтен в финансовом результате (п. 77 положения по ведению бухучета, п. 11, 14.3 ПБУ 10/99, инструкция по применению плана счетов в части сч. 84).

Отметим, что долг списывается вместе с суммами входящего в него НДС. Отдельная проводка для списания НДС не требуется. При списании дебиторки по выданному авансу надо восстановить НДС, ранее принятый к вычету (письмо Минфина РФ от 28.01.2020 N 03-07-11/5018).

Если должник не исполнил свое обязательство, но существует вероятность, что его финансовое положение изменится в лучшую сторону, списанную с баланса задолженность отражают на забалансовом счете 007. Наблюдать за финансовым состоянием должника нужно в течение 5 лет.

В случае если дебитор был исключен из реестра юридических лиц, вероятность того, что долг будет возвращен, отсутствует. Поэтому при списании такая задолженность не учитывается за балансом. Если установлено, что должник, задолженность которого отражена на забалансовом счете, ликвидирован, то основания продолжать учитывать это требование за балансом прекращаются.
Теперь поговорим про кредиторскую задолженность. Ее также можно списать, если кредитор не востребовал долг. Основаниями для списания кредиторки являются:

• Истечение срока исковой давности. Срок давности для взыскания долга составляет 3 года со дня, когда долг должен был быть погашен в соответствии с условиями договора. Обратите внимание на важный нюанс: при подписании акта сверки с контрагентом срок давности начинает течь заново. Считается, что таким образом должник признает существование своего долга (ст. 203, 206 ГК РФ, Постановление Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

• Ликвидация кредитора или его исключение из реестра юрлиц как недействующее юридическое лицо. Списать долг перед ИП при прекращении им своей коммерческой деятельности не получится, поскольку закон не разделяет денежные средства ИП и физического лица. Предприниматель может взыскать задолженность даже после прекращения деятельности в качестве ИП, но в пределах срока исковой давности (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 08.07.2020 № Ф06-62911/2020).

Для списания долга понадобятся такие же документы, как и для списания дебиторской задолженности: документы, содержащие результаты инвентаризации кредиторской задолженности, обоснование списания долга и приказ руководителя.

Списанную кредиторскую задолженность (в том числе НДС) отражают в составе прочих доходов Дт 60 (62, 66, 67, 76 …) Кт 91-1. Суммы НДС с полученного, но не отработанного аванса списывают на прочие расходы в корреспонденции со счетом 91-2.

Учитывать списанную кредиторскую задолженность за балансом на случай ее взыскания кредитором не нужно.

Соотношение требований и обязательств

Часто у компании есть и дебиторская, и кредиторская задолженность одновременно. В этом случае важно отслеживать соотношение различных видов задолженности.

Для этого нужно посчитать коэффициент, отражающий размер дебиторки, приходящейся на 1 рубль кредиторской задолженности. Его считают как отношение суммы дебиторской задолженности к кредиторской. Формула, чтобы произвести расчет коэффициента выглядит следующим образом: К = сумма ДЗ / сумма КЗ.

Если значение коэффициента превышает 1, имеет место превышение дебиторской задолженности. Это может свидетельствовать о неэффективном использовании денежных средств, поскольку большая дебиторская задолженность говорит о том, что оборотные денежные средства не используются, а заморожены. Если задолженность не будет погашена, существует вероятность, что компании придется пополнять свои оборотные денежные средства за счет заемных средств.

Значение коэффициента менее 1 говорит о том, что кредиторская задолженность выше дебиторки. Чем меньше значение данного коэффициента, тем выше риск, что предприятие не сможет рассчитаться по своим долговым обязательствам.

Очень хорошо, когда значение коэффициента стремится к единице. В этом случае соотношение различных видов задолженности оптимальное.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Для анализа и эффективного управления задолженностями рассчитывают такие показатели, как коэффициенты оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности определяется как отношение выручки (или стоимости отгрузок) за период к среднему размеру дебиторской задолженности за этот же период.

Он нужен, чтобы определить, насколько эффективно ведется работа с должниками компании. На его основании возможна оценка успешности политики организации в отношении продаж с отсрочкой платежей.

Этот коэффициент демонстрирует, сколько раз за период (месяц, квартал, год) организация получила денежные средства в размере среднего остатка неоплаченной задолженности.

Чем больше значение коэффициента, тем быстрее покупатели погашают свою задолженность перед компанией. Приоритетным является более высокое значение коэффициента оборачиваемости дебиторки.

Второй коэффициент – коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности. Он показывает, сколько раз компания успела прокрутить кредиторскую задолженность за расчетный период. Он рассчитывается как отношение выручки к среднему размеру кредиторской задолженности за интересующий период. Более высокое значение коэффициента также говорит об эффективности управления кредиторской задолженность.

Если сравнивать значения обоих показателей, то превышение оборачиваемости дебиторской задолженности свидетельствует об устойчивости финансового положения компании.

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

Состояние дебиторки и кредиторки нужно обязательно отслеживать. Недостаточно лишь отражать их на статьях бухучета и в виде строк в отчетности, ведь наличие любого вида задолженности влияет на финансовое состояние организации.

В отношении дебиторской задолженности должна вестись работа по ее взысканию. Хорошо, если в организации есть лица, осуществляющие контроль над задолженностями. Нужно составить список долгов перед компанией, наблюдать за финансовым состоянием должников и периодически напоминать им о необходимости оплаты. Также важно помнить о сроках исковой давности по каждому из требований, чтобы не пропустить сроки для принудительного взыскания долга. Помимо этого, следует контролировать информацию о предстоящей ликвидации контрагента или его банкротстве, чтобы успеть заявить соответствующие требования.

Кредиторская задолженность также требует внимания. Компании следует отслеживать сроки ее погашения, так как при его пропуске могут начисляться проценты и другие штрафные санкции.

Если срок на взыскание долга кредитором истек, его можно списать. При этом должнику следует проявить внимательность, чтобы случайно не восстановить срок исковой давности, письменно признав существование долга.