Что такое кредит-нота в бухгалтерском учете

Российское законодательство не дает толкования понятию «кредит-нота». Однако в действительности оно широко применяется и представляет собой определенное извещение (уведомление), которое поставщик направляет покупателю. В нем говорится о записи некой суммы в кредит-счете покупателя. Для этого приобретатель должен выполнить условия договора о преференциях, под которыми понимаются скидки, премии или бонусы. Перечисленные льготы предоставляются при определенных условиях.

Проще говоря, КН — это пересмотр условий сделки при наступлении определенных обстоятельств. Благодаря этому документу задолженность покупателя уменьшается на некую сумму. Также он имеет право требовать эту сумму, если положения договора им выполнены.

КН в конечном итоге позволяет получать больше дохода поставщиком. Она служит стимулом для покупателей в целях увеличения закупок. Также она позволяет рассчитывать на перспективу долгосрочных отношений.

Кредит-нота — это не единственное название. В жизни могут использоваться такие определения, как:
— авизо;
— расчетный документ;
— ретробонус или ретроскидки;
— иные термины.

Несмотря на то что термин КН не установлен в законе, использовать ноту не запрещено. Это следует из нескольких положений ГК РФ, в частности:
— периоды, порядок поставки и проведения расчетов определяются договором (ст. 508, 509, п. 1 ст. 516 ГК РФ);
— принцип свободы договора (пп. 1, 4 ст. 421 ГК РФ);
— возможность изменения цены после заключения договора (пп. 1, 2 ст. 424 ГК РФ).

Другие особенности:
— законодательство не ограничивает размер льгот при поставке непродовольственных товаров. В случае с продовольственными товарами есть ограничение по вознаграждению;
— изменение цены договора должно быть оформлено согласно обычаям делового оборота;
— КН является расчетным документом. Она помогает в ситуациях, когда нужно предоставить какую-нибудь поблажку. Но бывает, что используется и в иных случаях, например, когда продавец нарушает условия соглашения;
— при создании кредит-ноты не нужно согласование с другой стороной. Она делается в одностороннем порядке;
— выписывать документ можно на часть продукции или полностью на всю сумму сделки;
— не запрещено оформлять данный документ покупателем. Хотя в большинстве случаев это делает продавец;
— все условия предоставления льготы полностью расписываются в договоре поставки;
— если в договоре установлено условие о КН, ничего согласовывать дополнительно не нужно.

Льготы предоставляются при следующих условиях:
— если товар приобретен в определенном количестве или на обговоренную сумму — при условии, что товар приобретается в течение конкретного срока, со стопроцентной предоплатой и так далее;
— некачественный (бракованный) товар возвращен покупателем. В этом случае покупатель сможет приобрести иной товар или получить компенсацию за убытки. Такие возможности предоставляет кредит-нота;
— покупатель взял на себя дополнительные расходы на товар, например, доставку или хранение. В этом случае можно предусмотреть частичную компенсацию;
— при наличии других положений, установленных договором. Перечень является открытым. Например, ускоренная реализация по причине истечения срока годности.

Предоставление КН может быть не только между российскими сторонами. Такая практика существует и при импорте (экспорте) товаров. В частности, нота может быть предоставлена также от иностранного поставщика. Однако в этом случае стоит учитывать еще и валютный контроль. Более того, начало КН берет не из РФ, а из международной практики.

КН это не только бонусы, премии и тому подобное. К ней также прибегают и в других ситуациях. Рассмотрим пару таких случаев.

Возврат бракованного продукта. Приобретатель имеет право направить претензию по такому продукту и вернуть его обратно. Но если право собственности к нему уже перешло, нужно сделать следующее:
— сформировать акт произвольной формы. В нем необходимо прописать все недостатки бракованного товара;
— составить претензию. В ней указывают Ф.И.О. и наименование сторон. Также прописывают ссылки на конкретные пункты договора и обнаруженные недостатки. Нужно использовать ссылки на законодательные нормы и описать приложения к претензии. В конце ставится подпись и расшифровка;
— отразить в учете соответствующий возврат;
— в налоговом учете учесть обратную реализацию. Нужно будет сделать вычет по НДС, собрать подтверждающие документы и так далее.

Прощение долгов. Соглашением могут быть предусмотрены последствия при нарушении сроков поставки. Если это произошло, в этом случае тоже можно оформить КН. В ней указывается, что цена уменьшается по сравнению с отгрузочной. При этом бумаги выставляют на всю стоимость в соответствии с соглашением. Таким образом, прощается часть долга.

В этой ситуации будут учитываться такие обстоятельства:
— прощение долга в бухучете приобретателя будет фиксироваться в прочих доходах;
— желание поставщика простить долг должно быть отражено в письменной форме. Если он не выразит желание и просто промолчит, это не будет являться прощением;
— с точки зрения налогового учета покупатель учитывает прощеный долг во внереализационных доходах;
— отражение происходит при получении уведомления о прощении.

Оформление происходит в одностороннем порядке. Этим занимается поставщик. Далее нота отправляется приобретателю.

Форма документа законодательством не установлена. Поэтому ее нужно разработать своими силами. Далее ее необходимо утвердить во внутреннем стандарте компании. Это может быть, например, маркетинговая политика и тому подобное. Также образец может быть приложением к договору.

Несмотря на то что формы не установлены, существуют другие требования закона. В частности, они относятся к первичным документам. Кредит-нота таким документом как раз является. Поэтому она должна содержать в обязательном порядке следующие данные:
— наименование и реквизиты поставщика и покупателя;
— дату составления и наименование документа;
— сведения о договоре;
— ссылку на соответствующие обстоятельства. Нужно сослаться при этом на конкретный пункт соглашения;
— данные о том, за что дается льгота;
— реквизиты подтверждающих документов (отгрузочных и других);
— размер уменьшения долга и вид преференции (скидка, бонус и так далее);
— должность уполномоченного, а также его Ф.И.О. и подпись.

Условия получения КН могут быть отражены в договоре между сторонами. Также это может быть дополнительное соглашение к первоначальному договору. Допсоглашение должно содержать соответствующую оговорку по изменению цены.

Особые черты КН:
— условия предоставления льготы согласуются в двустороннем порядке;
— применяется принцип ретроспективности. Это означает, что бонус выдается через некоторый временной интервал после продажи. Льготы, предоставляемые в момент реализации, не требуют составления КН. При этом они сразу отражаются в документах по отгрузке;
— нота оформляется в одностороннем порядке. Делает это только поставщик. После этого она направляется приобретателю;
— документы оформляют в свободном виде. Нет определенной формы документа и порядка составления.

Бухгалтерский учет. Начнем с общего. Бухгалтерский учет не зависит от таких факторов, как:
— изменение цены товаров;
— вид товаров (продовольственные или непродовольственные);
— форма преференции (бонус, скидки и прочее).

Окончательно определить размер скидки можно после отчетного периода или периода действия договора. До момента предоставления КН все расчетные документы выставляют без учета скидок, в частности, товарные накладные, счета-фактуры и прочее.

Также действующее законодательство не регулирует конкретный порядок бухучета в данной ситуации. Поэтому регламент нужно закрепить в учетной политике. Причем сделать это должны как поставщик, так и покупатель.

Учет у продавца. При наличии соответствующего условия в договоре поставщик признает выручку за вычетом скидки. В учет берутся все скидки, форма их предоставления значения не имеет.

На дату составления отчетности выручка определяется в оценочной величине. Это значит, что уменьшение происходит на наиболее вероятную величину скидки.

Скидки следует учесть на счете 90 «Продажи». Выручка признается за минусом вероятной величины. Сумму переменного возмещения можно оценить одним из методов:
— расчет ожидаемой стоимости;
— расчет наиболее вероятной величины.

Проводки. Период отгрузки:

Дт 62 Кт 90-1 — признана выручка от реализации без учета скидки;
Дт 90-3 Кт 68 — начислен НДС, также без учета скидки;
Дт 90-2 Кт 41 — списана фактическая себестоимость;
Дт 62 Кт 90-1 — сторно уменьшена выручка на размер скидки. Делать запись нужно, если поставщик знает, какой будет скидка.

Проводки. Период направления КН:

Дт 62 Кт 90-1 — cторно, уменьшение долга на разницу оценочной и фактической величины;
Дт 90-3 Кт 68 — cторно вычет НДС по корректировочному счету-фактуре.

Учет у покупателя. Льготы учитывают в фактической себестоимости, если они связаны с приобретением конкретных запасов. Величина преференции до момента ее предоставления определяется с учетом вероятности ее получения.

Сумма скидки признается в стоимости товара при наличии следующих условий:
— высокая вероятность получения льготы;
— ее получение под контролем покупателя;
— оценка может быть произведена на основании практического опыта компании.

Разница включается в том периоде, в котором скидка была признана. Иначе говоря, покупатель признает расходы за минусом скидки. Исключением является случай, когда покупатель не в состоянии выполнить условия скидки.

Для учета можно использовать счета 15 или 16. В первом случае отражают купленные товары без учета скидки, во втором отражаются будущая скидка и разница между величинами.

Если вероятность выполнения условий высокая и скидка будет предоставлена, проводки будут такими.

Проводки. Период отгрузки:
Дт 15 Кт 60 — отражено поступление товаров без учета скидки;
Дт 41 Кт 15 — товары приняты к учету также без учета скидки;
Дт 16 Кт 60 — сторно, уменьшение долга на сумму скидки.

Проводки. После получения КН:

Дт 16 Кт 60 — cторно, уменьшение долга поставщику на сумму разницы;
Дт 90-2 Кт 41 — покупная стоимость товара списана на себестоимость продаж;
Дт 90-2 Кт 16 — скидка учтена в себестоимости.

При наличии сомнений в соблюдении условий фактическая себестоимость не уменьшается. Учет происходит по фактической себестоимости, это сумма фактических затрат на приобретение.

Полученная впоследствии скидка отражается так.

В период отгрузки:

Дт 15 Кт 60 — поступление товаров без учета скидки;
Дт 41 Кт 15 — приняты к учету без льготы.

После получения КН:

Дт 16 Кт 60 — cторно, отражение уменьшение долга на сумму скидки

В периоде реализации:

Дт 90-2 Кт 41 — покупная стоимость списана на себестоимость;
Дт 90-2 Кт 16 — сумма бонуса учтена в себестоимости.

Так фиксируется перспективное отражение еще не произошедших, но вероятных фактов. То есть существует высокая вероятность получения бонуса в будущем.

Другой метод — это корректировка в случае, когда меняется договорная стоимость продукта. В этой ситуации величина кредиторской задолженности корректируется. Корректировку стоимости продукта и НДС отражают сторнировочными записями.

Налоговый учет. В этом случае есть зависимость от цены поставленных товаров, в частности, меняется ли она от предоставления кредит-ноты или нет.

Учет у поставщика. Если цена товара не уменьшается. Доход от продажи учитывается полностью на дату реализации. Сумма скидок учитывается во внереализационных расходах на дату предъявления КН. При этом должны быть соблюдены положения п. 1 ст. 252 НК РФ. Учитываться будут только те льготы, которые не противоречат закону РФ.

Если цена товара уменьшается. Скидка в этом случае рассматривается как уменьшение цены договора. В составе доходов отражается сумма с учетом предоставленной скидки.

Учет возможен такими способами:
— корректировка налоговой базы и налога на прибыль, также подача уточненки. Берется тот период, в котором товары были проданы;
— учет бонуса в периоде его предоставления. Применяется, даже когда товары реализованы в прошлом периоде.

Учет у приобретателя. Цена не уменьшается. Сумма льготы учитывается во внереализационных доходах. Учет происходит на дату получения от поставщика КН.

Цена уменьшается. Нужно делать корректировку налоговой базы по налогу на прибыль. Берется тот период, когда стоимость товаров была учтена в расходах. Также нужно заплатить недоимку, пени и подать уточненку.

Преимущества:
— свобода в отражении условий кредит-ноты. Стороны могут самостоятельно определить размер, срок и обстоятельства предоставления льготы;
— не нужно лишних формальностей. Нет никакого государственного механизма, согласования и тому подобное. Стороны все решают между собой, используя произвольный формат;
— покупатель получает приятный бонус, а продавец привлекает больше клиентов.

Недостатки:
— отсутствие четкого регулирования в законе. Это может быть как плюсом, так и минусом. Неопределенность создает хаос, из-за которого могут возникать споры;
— проблемы с налоговыми органами. Нужно быть готовыми обосновать свои действия контролирующим лицам. Они могут разглядеть в таких сделках нарушение Налогового кодекса, что влечет штрафы, пени, возмещение недоимки и иную ответственность.

В документе обычно указывается следующая информация:
— наименование организации, адрес, телефон, факс;
— КПП, ИНН, ОГРН;
— лицо, к которому направлено обращение;
— ссылка на конкретные условия договора о КН. Также указывают его полные реквизиты;
— дается ссылка, например, на политику лояльности компании. Там же прописывают условия предоставления бонуса (скидки, премии и так далее);
— в конце указывается просьба уведомить поставщика заранее и соответствующий срок;
— ставится подпись директора продавца и расшифровка.

Подробнее с образцом можно ознакомиться по ссылке.