Бухгалтерский учет расчетов по корпоративной банковской карте

Корпоративная карта – это банковская карта, которую выпускает кредитная организация по договору банковского счета с компанией или ИП для оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью данного клиента.

Корпоративная карта может быть (пп. 1.5, 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 № 266-П, далее – положение № 266-П):

• расчетной (дебетовой);

• кредитной.

Также карта может быть:

• именной – оформленной на конкретного сотрудника;

• на предъявителя, которой может пользоваться любой работник компании, получивший карту.

Договор банковского счета заключается по правилам главы 45 ГК РФ. Открывается специальный карточный счет, к которому банк выпускает одну или несколько корпоративных карт. Поскольку каких-либо специальных требований для открытия специальных карточных счетов действующим законодательством РФ не предусмотрено, необходимо учитывать требования, установленные к открытию расчетных счетов.
Корпоративные банковские карты используют (п. 2.5 положения № 266-П):

• для получения наличных денежных средств в рублях в целях осуществления на территории России расчетов, связанных с деятельностью юрлица или ИП, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

• получения наличных денежных средств в иностранной валюте за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;

• оплаты расходов, связанных с деятельностью компании: в рублях – на территории РФ, в иностранной валюте – за пределами нашей страны;

• других операций в рублях и иностранной валюте, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Клиент (компания или ИП) совершает операции с использованием корпоративных карт по банковскому счету, открытому на основании договора банковского счета (п. 1.12 положения № 266-П).

Договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и иными способами с использованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), кодов, паролей и других средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом (п. 4 ст. 847 ГК РФ).

Права лиц, осуществляющих от имени клиента распоряжения о перечислении и выдаче средств со счета, удостоверяются клиентом путем представления банку документов, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и договором банковского счета (п. 1 ст. 847 ГК РФ).

Расходование средств с корпоративной карты допускается, только если эти расходы непосредственно связаны с деятельностью компании или ИП — собственника средств на специальном корпоративном карточном счете. Если сотрудники используют денежные средства не по целевому назначению, работодатель вправе требовать от них возмещения убытков (Определение Верховного Суда РФ от 23.07.2018 № 305-ЭС18-9549). Лица, входящие в состав исполнительных органов организации, несут ответственность за убытки в соответствии со ст. 15 и 53.1 ГК РФ, а рядовые сотрудники могут быть привлечены к материальной ответственности по правилам главы 39 ТК РФ.

Кредитная организация должна установить лимит снятия наличных денежных средств по корпоративной карте в течение одного операционного дня. Рекомендуемое значение составляет не более 100 тыс. рублей в течение одного операционного дня (абз. 9 п. 2.5 положения № 266-П, методические рекомендации, утвержденные Банком России 21.07.2017 № 19-МР).

Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт в организации необходимо разработать внутреннее положение о порядке использования карт, а также регистр их учета и движения.

В таком регистре следует отразить:

• номер карты;

• Ф.И.О. сотрудника;

• даты передачи и возврата карты;

• список разрешенных операций;

• лимит ежемесячных расходов для каждого сотрудника в зависимости от его должностных обязанностей;

• список документов, которые работник обязан представить в качестве отчета за расходы;

• предоставление расписки о сохранении ПИН-кода в тайне;

• ответственность за нарушение правил положения.

Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться подписью сотрудника, ее получившим (вернувшим), и ответственного должностного лица.
По ссылке можно скачать образец положения об использовании корпоративных банковских карт.

Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам отражают:

• на счете 51 «Расчетные счета», если корпоративная банковская карта привязана к расчетному счету компании;

• на счете учета 55 «»Специальные счета в банках», к которому открыт субсчет 55-4 «Корпоративные карты», если карта привязана к специально открытому счету, который пополняется с расчетного счета организации. Аналитический учет по данному субсчету удобно вести по каждому счету и каждой карте.

Когда работник снимает деньги с карты или рассчитывается ею, списанные суммы поступают ему в подотчет.

Корпоративную карту учитывают за балансом, например, на счете 002. При выдаче карты работнику никаких проводок не делают.

В бухучете делают следующие записи.

После того как сотрудник оплатил расходы корпоративной картой, например, находясь в командировке, он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами (счета за проживание, проездные документы, квитанции, чеки и иные документы).

Организации бюджетной сферы авансовый отчет оформляют по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Все остальные компании могут оформлять авансовые отчеты:

• по формам, разработанным самостоятельно;

• по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Разберем правила заполнения авансового отчета на примере формы № АО-1. Подотчетное лицо заполняет графы 1—6 оборотной стороны авансового отчета. В графы 2—6 он заносит сведения из первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных денег, а в графе 1 нумерует эти документы по порядку.

Если работник снимал с корпоративной карты наличные, то на оборотной стороне авансового отчета не нужно отражать реквизиты чека банкомата и снятую сумму, которая не является расходом подотчетного лица или организации. Полученная работником через банкомат по корпоративной карте сумма считается выданной ему под отчет.

На лицевой стороне авансового отчета бухгалтер должен изложить информацию о суммах, списанных со счета корпоративной карты. Эти суммы считаются выданными под отчет. Денежные средства могут быть списаны со счета карты:

• при оплате работником расходов в безналичной форме;

• снятии наличных работником через банкомат.

Если подотчетному лицу наличные деньги из кассы не выдавались, в строке «Получен аванс 1. из кассы» необходимо проставить прочерк.

Списания с корпоративной карты нужно отразить в строке 2, пустой строке, расположенной ниже, а также в строках, которые при необходимости можно добавить самостоятельно, расположив их над строкой «Итого получено».

В строке «Итого получено» следует указать сумму, списанную со счета карты, как при безналичных расчетах картой, так и при снятии наличных.

В строке «Израсходовано»» нужно прописать сумму из графы 7 (8) строки «Итого» оборотной стороны авансового отчета.

По строке «Остаток» ставится прочерк, если работнику не выдавались наличные из кассы и он не снимал наличные с корпоративной карты, а также отсутствовал остаток предыдущего аванса. В противном случае показатель строки определяют по формуле: строка «Предыдущий аванс остаток» — строка «Предыдущий аванс перерасход» + строка «Итого получено» — строка «Израсходовано».

Если результат вычисления получился отрицательный, его нужно указать по строке «Перерасход», а по строке «Остаток» поставить прочерк.

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

• чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ);

• документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях.

Также необходимо приложить первичные документы на приобретение товаров, работ, услуг, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В качестве первичных документов выступают товарные накладные, товарные чеки, акты выполненных работ, оказанных услуг и так далее.

Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (п. 3.1 gоложения № 266-П). Документ по операциям с использованием банковской карты является основанием для осуществления расчетов по указанным процессам и служит подтверждением их совершения.

Поэтому при расчетах банковской картой подотчетное лицо должно представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты (письма Минфина РФ от 24.03.2021 № 03-03-07/21069, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253).