Бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка – это документ, который бухгалтер составляет в ситуациях, когда нужно провести операцию, которую нельзя оформить другим первичным документом по причине отсутствия утвержденной формы. Справка в этом случае выполняет функцию первичного документа. Она универсальная, поэтому использовать ее можно для оформления практически любой хозяйственной операции, для которой не предусмотрен другой первичный документ, или имеющихся документов недостаточно.

Потребуется справка и в случаях, когда выявлены неточности или ошибки в бухучете, есть необходимость провести корректировку ранее проведенных операций либо детализировать учет, подтвердить проводку расчетом.

Бухгалтерской справкой не следует подменять утерянные или непредставленные документы, бумаги, в составлении которых должны участвовать другие лица, в том числе контрагенты (к примеру, накладные, акты), а также документы, применение которых обязательно в силу закона (например, счета-фактуры).

Бухгалтерская справка-расчет отличается от обычной справки бухгалтера только тем, что в ней фиксируется расчет каких-либо сумм, которые должны быть отражены в бухучете.

Отсутствие бухгалтерской справки-расчета, являющейся первичным учетным документом, или наличие в нем ошибок, влекущих искажение показателей в бухгалтерской (финансовой) отчетности не менее чем на 10 процентов, относится к грубым нарушениям требований к бухгалтерскому учету. За это должностным лицам грозит штраф в размере от 5 до 10 тыс. рублей. При повторном нарушении – в размере от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет (ч. 1, 2 ст. 15.11, п. 1 прим. к ст. 15.11 КоАП РФ).

Кроме того, отсутствие такого первичного учетного документа, как бухгалтерская справка-расчет, может быть расценено налоговым органом как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Если такие деяния совершены в течение (пп. 1, 2 ст. 120 НК РФ):

• одного налогового периода штраф составит 10 тыс. рублей;

• более одного налогового периода – 30 тыс. рублей.

При заполнении бухгалтерской справки ответственным работником (главным бухгалтером или иным лицом, которое несет ответственность за совершаемую операцию) рекомендуем включать в ее текст как можно больше полезной информации, а также прилагать к ней копии расчетных и неправильно составленных документов (если справка оформляется для корректировки). Это позволит исполнителю не запутаться в исправлениях и сведет к минимуму возможность возникновения дополнительных вопросов у проверяющих.

Бюджетные организации должны составлять бухгалтерскую справку по унифицированной форме № 0504833. Унифицированной формы бухгалтерской справки, предназначенной для коммерческих компаний, нет. Поэтому они должны разработать бланк самостоятельно.

Взять за основу можно форму справки № 0504833 или же разработать полностью свою. Разработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты первичного документа, а именно (ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• название документа «Бухгалтерская справка»;

• дату его составления;

• название компании в соответствии с уставными документами;

• суть проведенной операции;

• единицы, в которых выражается операция;

• название должности лица, ответственного за составление документа, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Только при наличии этих реквизитов бланк будет считаться действительным. В остальном форма справки произвольная.

Законодательство не устанавливает каких-либо ограничений на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (строк, столбцов, граф, надписей, примечаний и так далее). Любой бланк может быть дополнен ими при необходимости, например, связанной с характером оформляемых операций, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации (письмо Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Разработанную форму необходимо утвердить приказом руководителя в составе учетной политики.

Сумму кредиторской задолженности можно учесть в составе внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли, если она списана в связи с истечением срока исковой давности (п. 18 ст. 250 НК РФ). Делается это на основании данных инвентаризации, письменного обоснования списания «кредиторки» и приказа руководителя организации.

В качестве такого письменного обоснования может выступить бухгалтерская справка. В ней необходимо прописать:

• дату и номер договора, по которому возникла просроченная кредиторская задолженность;

• данные контрагента;

• сведения о документах, свидетельствующих о наличии задолженности (акты, накладные, счета-фактуры);

• сведения об окончании срока давности.

Бухгалтерская справка пригодится и при списании просроченной дебиторской задолженности. В нее следует включить те же данные, что и при списании кредиторской задолженности.

В налоговом учете списываемую дебиторскую задолженность вместе с НДС следует учитывать во внереализационных расходах (ст. 265 НК РФ). А если был создан резерв по сомнительным долгам, то списать долг нужно за счет него. Если осталась сумма долга, не покрытая за счет резерва, то этот остаток нужно включить во внереализационные расходы.

При списании задолженности в виде уплаченного аванса необходимо восстановить НДС с такой предоплаты, если он ранее принимался к вычету (письмо Минфина РФ от 05.06.2018 № 03-07-11/38251).

Коррекция любой ошибки оформляется бухгалтерской справкой, в которой необходимо указать:

• когда и какая ошибка допущена;

• когда ошибка выявлена;

• почему ошибка признана несущественной/на какие строки отчетности и в какой сумме ошибка повлияла и почему признана существенной;

• какими проводками исправлена ошибка;

• какие строки отчетности скорректированы при существенности ошибки.

Порядок исправления ошибки предшествующего отчетного периода будет зависеть от того, является ошибка значительной или нет.

Существенной признается ошибка, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения компании, принимаемые ею на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период (п. 3 ПБУ 22/2010).

При этом существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и из характера соответствующей статьи бухгалтерской отчетности. Такие сведения нужно закрепить в учетной политике компании.

Значение уровня существенности организация может установить из процентного искажения строки отчетности, например, ошибка признается существенной, если имеется искажение строки отчетности на 5 процентов. Можно установить определенный стоимостный предел, например, ошибка признается существенной, если превышает 100 тыс. рублей.

Ошибка предшествующего отчетного года, не являющаяся существенной, выявленная после подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором она выявлена (п. 14 ПБУ 22/2010). Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражают в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода.

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется (п. 9 ПБУ 22/2010):

• записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка);

• путем пересчета сравнительных показателей бухгалтерской отчетности за отчетные периоды, отраженные в бухгалтерской отчетности организации за текущий отчетный год. Пересчет сравнительных показателей бухгалтерской отчетности осуществляется путем ретроспективного пересчета: исправления показателей бухгалтерской отчетности, как если бы ошибка предшествующего отчетного периода никогда не была бы допущена.

При этом утвержденная бухгалтерская отчетность за предшествующие отчетные периоды не подлежит пересмотру, замене и повторному представлению пользователям бухотчетности.

Как свидетельствует арбитражная практика, своевременно и грамотно составленная бухгалтерская справка в совокупности с другими документами признается судами в качестве аргумента, помогающего компаниям отстоять свою позицию в споре с налоговыми органами.

Суды принимают бухгалтерскую справку в качестве подтверждающего документа, в частности, в следующих случаях:

• при верификации размера причиненного вреда вместе с отчетом об определении рыночной стоимости имущества (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 23.01.2015 № Ф09-9606/14 по делу № А50-3915/2014);

• в качестве обоснованности включения в состав материальных расходов сверхнормативных (технологических) потерь наряду с приказами руководителя об их списании, актами инвентаризации, требованиями-накладными, калькуляциями себестоимости (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.08.2015 № Ф09-4855/15 по делу № А71-12229/2014);

• при распределении прямых и косвенных расходов наряду с учетной политикой (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 15.04.2015 № Ф06-22131/2013 по делу № А72-5832/2014);

• при обосновании раздельного учета по НДС наряду с учетной политикой (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 17.06.2014 по делу № А32-1583/2013).

При рассмотрении споров бухгалтерские справки принимаются судами только в совокупности с другими документами, на основании которых они были составлены.
Вместе с тем бухгалтерская справка в отсутствие других документов, подтверждающих объем и факт выполнения работ (оказания услуг), не может быть доказательством. В Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.05.2015 № 15АП-5302/2015 по делу № А32-18249/2014, в частности, указано, что бухгалтерская справка не является универсальным оправдательным документом, а представляет собой подтверждение операций в случае возникновения необходимости засвидетельствования тех или иных показателей, возникших в процессе ведения бухгалтерского и налогового учета.

Одной лишь бухгалтерской справки будет недостаточно для подтверждения списанной дебиторской задолженности. Так, суд поддержал позицию налогового органа по исключению расходов из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, поскольку первичные документы, на основании которых организация определила сумму просроченной дебиторской задолженности, не представлены. При этом бухгалтерские справки к таковым документам не относятся (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.06.2015 № Ф06-24384/2015 по делу № А55-18535/2014).

В качестве примера разберем образец заполнения бухгалтерской справки о списании дебиторской задолженности. В документе следует указать:

• название компании (можно составить документ на бланке организации);

• сведения о проведенной инвентаризации (дату и номер приказа о ее проведении);

• данные о выявленной дебиторской задолженности (дату и номер договора, данные накладных, актов, счетов-фактур);

• данные об истечении срока исковой давности.

Скачать образец бухгалтерской справки.

С помощью бухгалтерской справки-расчета можно:

• оформить имевший место факт хозяйственной жизни;

• подтвердить данные налогового учета.

Ее используют, когда необходимо определить величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни, например, для расчета процентов по займам, подлежащих восстановлению сумм НДС, курсовых разниц и так далее.

Иногда, чтобы провести какую-либо операцию, необходимо сделать дополнительные расчеты, зафиксировать которые следует как раз в бухгалтерской справке-расчете. Она будет выступать дополнительным основанием для отражения в учете того или иного факта, являясь первичным документом.

Потребоваться такая справка может, к примеру, при расчете процентов по займу, суточных, суммы к доплате по уточненной декларации, при начислении дивидендов, списании расходов будущих периодов.

В справке-расчете необходимо указать:

• причины ее составления;

• расчеты по операции;

• проводки по начислению или списанию рассчитанных сумм.

По ссылке можно скачать образец бухгалтерской справки-расчета.

Ниже по ссылке можно скачать пустой бланк справки, использовать его для заполнения и направить на печать.

Скачать бланк бухгалтерской справки.

Для удобства мы подготовили пустой бланк справки-расчета, в который можно внести свои данные.

Скачать бланк бухгалтерской справки-расчета.